Vi ved alle, at det kan være en stor udfordring at vurdere størrelsen og omkostningerne ved et projekt. Da et projekt pr. definition er unikt i sin natur, ofte et nyt produkt, en ny tjeneste eller en forretningsændring, er det svært at forudsige leveringsdatoen. Jo større og mere komplekst projektet bliver, jo sværere kan det være at gøre dette korrekt. Men der findes flere teknikker, der i høj grad kan forbedre projektets estimeringsproces og nøjagtighed.
I dette indlæg vil jeg forsøge at dække nogle af de mest kendte estimeringsteknikker, der kan bruges til at bedømme størrelsen af ethvert projekt.
Det er vigtigt at understrege, at disse ting gælder uanset om du arbejder agilt (Scrum, Kanban osv.) eller foretrækker mere traditionelt vandfald (Prince2, PMI osv.). Du vil være nødt til at gøre nogle af disse ting på et eller andet tidspunkt i alle typer projekter!
Dette indlæg henvender sig primært til projektledere med lidt eller ingen erfaring med projektestimation. Hvis du er en projektleder med mange års erfaring, tror jeg stadig, at du kan lære nogle nye tricks af koncepterne i dette indlæg, så du kan måske alligevel skimme det. Her er fem enkle trin, som du skal følge.
Projektets omfang
Projektestimation kan ikke udføres korrekt uden i det mindste en vis forståelse af projektets omfang. Hvis man ikke ved, hvad projektet forsøger at opnå, er der kun ringe chance for at kunne estimere den krævede indsats præcist.
En god tommelfingerregel er, at jo mere detaljeret projektets omfang er, jo mere detaljeret og præcis vil projektestimatet være. Projektets størrelse, kompleksitet og fase vil i høj grad påvirke det krævede niveau af nøjagtighed.
Det skal også overvejes at tilpasse kravene til projektestimater og dermed det tidsforbrug, der er nødvendigt for at udarbejde estimaterne, til den krævede nøjagtighed, projektets omfang og fase.
Niveauer for nøjagtighed af projektestimater
Projektestimater kan typisk udføres med størst succes med en agil tankegang. Hermed mener jeg, at estimaterne skal genereres så tidligt som muligt, f.eks. i forslagsfasen, og derefter løbende forfines over tid, både før og efter at projektet er blevet igangsat. Disse forfininger kan tænkes som niveauer eller versioner, der bliver mere og mere præcise.
Når man estimerer et projekt, er det vigtigt at forstå, på hvilket stadie projektets omfang og definition befinder sig, da dette vil afgøre, hvilket niveau af nøjagtighed der kræves. Nøjagtigheden vil være den afgørende faktor for, hvor mange procent over eller under projektet kan forventes at ende, når det er færdigt. Hvis estimatet f.eks. er defineret som et “Order of Magnitude”-estimat, vil det have en nøjagtighed på ca. plus eller minus 50-100%.
Det betyder, at hvis projektets estimat er på 200 dollars med en estimeringsnøjagtighed på f.eks. 50%, ved virksomheden, at det mindst vil koste 100 dollars og højst 300 dollars at gennemføre projektet.
Pointen er at give et “ballpark”-estimat ved hjælp af de oplysninger, der er til rådighed på det pågældende tidspunkt. Da projektestimat er en proces, vil estimatet altid gennemgå flere gentagelser af finjusteringer. Nøjagtigheden af estimatet vil således blive forbedret, efterhånden som projektets omfang bliver mere grundigt forstået. Det betyder også, at usikkerheden vil blive mindre, jo længere projektet skrider frem mod færdiggørelse.
Projektets estimeringsteknikker
I dette afsnit vil jeg beskrive nogle af de mulige metoder, der kan bruges til at generere et estimat.
Hvor vi gør det, er det vigtigt at understrege, at input til estimater i videst muligt omfang bør komme fra “eksperter” eller “udførere” af de afgrænsede krav, da dette vil give de bedste resultater. Det er typisk projektlederens rolle at indsamle denne viden eller udpege de eksperter, der skal konsulteres. Det er også typisk projektlederens ansvar at vurdere eventuelle risici, der kan opstå før, under eller efter projektet.
Med det sagt, lad os gå i dybden med de forskellige estimeringsteknikker.
Analog estimering
Analog estimering bruger et eller flere lignende tidligere projekter til at estimere varigheden eller omkostningerne ved dit nuværende projekt. Dette bruges, når der er begrænsede oplysninger om det projekt, der skal planlægges. Et analogt estimat betragtes som “top-down” og er generelt ikke så nøjagtigt som andre estimeringsteknikker, hvis det udelukkende anvendes.
Fors eksempelvis, hvis det kostede 100 $ at udvikle et 2-siders websted for et par måneder siden, og du er ansvarlig for at udvikle et nyt 2-siders websted, estimerer du, at det vil koste 100 $. Du kan også udlede, at det vil koste 200 dollars at udvikle et websted med 4 sider.
Bottom-up-estimater / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Dette er metoder, der indebærer, at problemet opdeles i mindre mere håndterbare dele, indtil det er muligt at estimere med rimelig manuel nøjagtighed. Afhængigt af den nødvendige nøjagtighed kan dette opdeles i hver enkelt opgave eller aggregeres til et højere niveau af arbejdspakker eller milepæle. De individuelle omkostninger for hver arbejdspakke summeres derefter for at danne det fulde bottom-up-projektestimat.
Det “bottom-up”-estimat tog tidligere længst tid at udarbejde, men forudsat at der tages højde for tilstrækkelige komponentdetaljer, kan denne projektestimationsteknik give den højeste grad af nøjagtighed og kan automatiseres med kunstig intelligens.
Top-down-estimater
Top-down-estimater er en fuldstændig modsætning til bottom-up-tilgangen. Hvis du går denne vej, betyder det i bund og grund, at du enten har et projekt med en fast pris eller ved, hvor meget specifikke milepæle kan koste dig baseret på din fælles erfaring med tidligere projekter. Udfordringen ved denne tilgang er, at du skal opdele projektet i opgaver på en måde, der er rentabel for virksomheden, hvilket ofte er svært at opnå uden at forstå, hvordan hver enkelt aktivitet påvirker din økonomi og projektets basislinje.
Top-down-estimation anvendes i situationer, hvor account executives sælger projektet, og projektledere inddrages for at finde den perfekte balance mellem kundens forventninger og forretningsmål. Det vigtige i dette tilfælde er at allokere ressourcerne intelligent, at være i stand til at sammenligne det oprindelige tilbud med det planlagte med det faktiske resultat og sikre, at du ikke overskrider perimeterne i den oprindelige plan.
Trepunktsskøn
Trepunktsskønnet er en af de nemmeste teknikker, fordi det ikke kun kan øge nøjagtigheden af projektskøn i høj grad, men hele tilgangen gør det også lettere for mere end én ekspert at give deres input. Det svarer til bottom-up estimat, men er mere præcist og kan også bedre bruges på et højt niveau.
Det 3-punkts estimat, også kendt som PERT (Project Evaluation and Review Technique), giver et interval af projektes estimater og beregner det vægtede gennemsnit af dette interval. Det betyder, at der altid skal angives 3 datapunkter, “best case”, “most likely case” og “worst case”, for hver del af estimatet.
- Best case – Hvad er det mest optimistiske scenarie for at bygge X?
- Most likely case – Hvad er det mest sandsynlige scenarie for at bygge X?
- Worst Case – Hvad er det mest pessimistiske scenario for at bygge X?
En fordel ved denne metode er, at det psykologisk set kan være lettere at give et tal inden for et interval, og at det ofte fører til mindre modstand at begynde med det værste tilfælde. Denne teknik reducerer også risikoen for opblæste estimater.
For eksempel i forbindelse med vores eksempel med et websted på 2 sider fra ovenfor, kan vi sige, at den mest optimistiske omkostning til færdiggørelse er 80 dollars, det mest sandsynlige tilfælde er 100 dollars og det dyreste, det nogensinde bliver, er 200 dollars. Uden at gå i detaljer med at beregne dette, ville det ved hjælp af 3-punktsmetoden svare til et estimat på 114 $.
Parametrisk estimering
Parametrisk estimering svarer til analog estimering, men giver et øget niveau af nøjagtighed på grund af estimeringsteknikkens statistiske karakter. Grundlæggende bestemmes et parametrisk estimat ved at identificere enhedsomkostningerne eller varigheden og det antal enheder, der er nødvendige for projektet eller aktiviteten. Det er vigtigt, at målingen er skalerbar, for at den er nøjagtig.
For eksempel, hvis det tog mig to timer at slå min 1 hektar store have i sidste uge, og jeg i denne uge skal slå 4 hektar, kan jeg estimere, at det vil tage otte timer at slå.
Hvis den første time imidlertid blev brugt på at transportere min traktor og forberede den til at slå, skal estimatet skaleres tilsvarende: En time til transport og derefter fire timer til at slå græs, hvilket giver i alt fem timer.
Størrelsesbaserede / Story Points / Function Points / Use Case Points
En almindelig måde at få styr på størrelsesbaserede teknikker er ved at beregne estimater baseret på brugen af en formel, der er afledt af historiske data. For at udlede nogen mening af disse typer af punkter, som er en vilkårlig størrelse, er det nødvendigt at kigge tilbage i de historiske data for at udlede, hvor mange timer der udgør et enkelt punkt. Hvis der ikke findes historiske data, er det muligt at tage udgangspunkt i en standardbasislinje fra branchedata, indtil der er indsamlet tilstrækkeligt med data i organisationen.
For eksempel kan man på baggrund af antallet af historiepunkter, der er tildelt en enkelt brugerhistorie, spore sig tilbage til, hvor mange timer det i gennemsnit vil tage at udvikle et punkt. Der kan således gives et fuldstændigt overslag for projektet, hvis hele backloggen er kendt, inden projektet er påbegyndt. Ofte er det ikke muligt at kende hele backlogens omfang, men alligevel kan den foreløbige version af den give en god indikation af projektets helhed, selv om den måske ikke er 100 % nøjagtig.
Kombination af flere estimeringsteknikker
Ingen enkelt projektes estimeringsteknik vil passe til alle projekter. For at opnå de mest præcise resultater foreslår vi, at du bruger og kombinerer nogle af disse estimeringsteknikker for at opnå større nøjagtighed i dine projektoverslag. Du kan f.eks. bruge en bottom-up-metode som 3-punktsmetoden og kombinere den med en top-down-metode som f.eks. funktionspunkter.
Vi ved, at den indsats, der er forbundet med at kombinere flere metoder, oftest ikke er en realistisk vej at gå. I så fald anbefaler vi at holde sig til én enkelt metode til alt, da det i det mindste vil give dig nogle sammenlignelige historiske tal, som du kan bruge proaktivt til at lære af.
Usikkerhed og risiko
Selvfølgelig kommer intet estimat uden en risiko, ellers ville det ikke være et estimat, hvilket betyder, at risici og usikkerheder også bør tages i betragtning. Disse kan antage mange former, men det er altid en god idé at inddrage en form for spillerum i planen, helst baseret på historiske data, i form af ekstra timer, en buffer til uforudsete omkostninger og/eller begge dele. Dette forvaltes ofte gennem et “uforudsete” budget.
Bedste praksis
Som med de fleste projektoverslagsteknikker har de hver især deres egne fordele og begrænsninger. Nogle af de vigtigste overvejelser, når man arbejder med en af teknikkerne, er:
- Hvordan adskiller projektet sig fra de historiske data?
- Hvilke eksterne faktorer er der ikke taget højde for?
- Kan estimatet verificeres af en fagekspert?
- Hvor fuldstændig er forståelsen af projektspecifikationen?
- Hvor stor indsats i form af tid og omkostninger vil blive afsat til at udvikle estimaterne?
- Hvilke teknikker har organisationen erfaring med?
Hvis du skal vælge én og kun én metode at bruge, og ikke har en masse erfaring, anbefaler vi altid at lave 3-punktsanalysen, da den giver de mest præcise resultater og giver dig mulighed for hurtigt at måle de risici, der er forbundet med dine estimater. En anden fordel ved denne metode er, at du nemt og hurtigt kan nå frem til et overordnet estimat og derefter nedbryde det yderligere, efterhånden som flere oplysninger om projektet afdækkes.
Som næste skridt vil du måske også gerne lære nogle best practices for at sikre, at dine estimater forbliver gyldige: