プロジェクト見積もりテクニック101

プロジェクトの規模やコストを見積もることが非常に困難であることは、誰もが知っていることでしょう。プロジェクトは定義上、新製品、サービス、またはビジネスの変更など、その性質上一意であることが多いため、納期を予測することは困難です。プロジェクトの規模や複雑さが大きくなればなるほど、これを適切に行うことは難しくなります。しかし、プロジェクトの見積もりプロセスと精度を大幅に向上させることができるテクニックがいくつかあります。

この投稿では、あらゆるプロジェクトの規模の判断に使用できる、最もよく知られている見積もりテクニックをいくつか取り上げることにします。どのようなタイプのプロジェクトでも、ある時点でこれらのことを行う必要があります！

この投稿は、主にプロジェクトの見積もりの経験がほとんどないプロジェクトマネージャーを対象としています。もしあなたが長年の経験を持つプロジェクトマネージャーであれば、この投稿のコンセプトからいくつかの新しいトリックを学ぶことができると思いますので、とにかくざっと読んでみてください。

Scope of the project

Project estimation は、少なくともプロジェクトの範囲をある程度理解していなければ、適切に行うことはできません。プロジェクトが何を達成しようとしているかがわからなければ、必要な労力を正確に見積もることができる可能性はほとんどありません。

経験則では、プロジェクトの範囲が詳しければ詳しいほど、プロジェクト見積もりはより詳細で正確になります。プロジェクトの規模、複雑さ、および段階は、必要とされる精度のレベルに大きく影響します。

プロジェクト見積もり要件、したがって見積もりを作成するために必要な時間消費を、必要とされる精度、プロジェクトの範囲および段階に合わせることも考慮する必要があります。これは、見積もりはできるだけ早く、たとえば提案段階で作成され、その後、プロジェクトが開始される前と後の両方で、時間をかけて継続的に改良されるべきであるという意味である。プロジェクトの見積もりをする際には、プロジェクトの範囲と定義がどの段階にあるかを理解することが重要で、それによって必要な精度のレベルが決まるからだ。精度は、プロジェクトが完了したときに、何パーセントの過不足で終わることが期待できるかを決定する要因になります。

これは、プロジェクトの見積りが200ドルで、見積り精度が50％であれば、そのプロジェクトは少なくとも100ドル、最大で300ドルの完成費用がかかると分かっていることを意味します。プロジェクトの見積もりはプロセスであるため、見積もりは常に何度か繰り返され、改良される。したがって、プロジェクトの範囲がより深く理解されればされるほど、見積もり精度は向上していく。

プロジェクト見積もり技術

このセクションでは、見積もりを生成するために使用することができるいくつかのメソッドを説明します。この知識を集めたり、相談する専門家を特定するのは、通常プロジェクトマネージャの役割です。

それを踏まえて、異なる見積もり技術を掘り下げてみましょう。

Analogous estimating

Analogous estimatingは現在のプロジェクトの期間またはコストを推定するために1つか複数の類似した過去のプロジェクトを使用します。これは、計画されるプロジェクトに関する情報が限られている場合に使用されます。

たとえば、数か月前に 2 ページの Web サイトを開発するのに100 ドルかかり、新しい 2 ページの Web サイトの開発を担当する場合、100 ドルかかると見積もる。また、4 ページの Web サイトの開発には 200 ドルかかると推測されます。

ボトムアップ見積もり / 作業内訳 (WBS) / 活動内訳

これらは、手動で妥当な精度で見積もることが可能になるまで、問題をより小さな管理可能な部分に分割することを含む方法です。必要な精度に応じて、個々のタスクに分解したり、より高いレベルのワークパッケージやマイルストーンに集約したりすることができます。各ワークパッケージの個々のコストを合計して、完全なボトムアップのプロジェクト見積もりを作成します。

「ボトムアップ」見積もりは、準備に最も長い時間がかかりましたが、十分な部品の詳細を考慮に入れている場合、このプロジェクト見積もり手法は最高レベルの精度を提供でき、人工知能で自動的に行うことができます。本質的に、この方法を取るということは、固定価格のプロジェクトがあるか、または、過去のプロジェクトでの共通の経験に基づいて、特定のマイルストーンにどれだけのコストがかかるかを知っていることを意味します。この方法の課題は、ビジネスとして採算が合うようにプロジェクトをタスクに分解する必要があることです。これは、各アクティビティが財務やプロジェクトのベースラインにどのように影響するかを理解しなければ、しばしば達成することが難しくなります。

トップダウン見積もりは、アカウントエグゼクティブがプロジェクトを売り込み、プロジェクトマネージャーが、顧客の期待とビジネス目標の間の完璧なバランスを見つけるために投入されるような状況で適用されます。この場合に重要なのは、リソースを賢く配分すること、最初の見積もりと計画と実際を比較できること、そして、最初の計画の境界を越えないようにすることです。

3点見積り

3点見積りは、プロジェクト見積りの精度を大幅に向上できるだけでなく、アプローチ全体によって複数の専門家が意見を提供しやすくなるので、最も簡単な手法の 1 つと言えます。ボトムアップの見積もりに似ていますが、より正確で、高いレベルでもよりよく使用できます。

PERT (Project Evaluation and Review Technique) とも呼ばれる 3 点見積もりは、プロジェクト見積もりの範囲を提供し、その範囲の加重平均を計算するものです。これは、見積もりの各部分について、「最良の場合」「最も可能性の高い場合」「最悪の場合」の3つのデータを常に提供しなければならないことを意味します。

Best Case – Xを建設するための最も楽観的なシナリオは何ですか。
Most Likely Case – Xを建設するための可能性が高いシナリオは何ですか。
Worst Case – X を構築するための最も悲観的なシナリオは何か？

この方法の利点は、心理的に範囲内の数字を提供しやすく、最悪のケースから始めると抵抗が少なくなることが多いということです。この手法により、見積もりが膨らむリスクも軽減されます。

たとえば、前述の 2 ページウェブサイトの例では、完成までの最も楽観的なコストは 80 ドル、最も可能性が高い場合は 100 ドル、最も高くなる場合は 200 ドルだと言うかもしれません。これを計算する詳細は省きますが、3 ポイントを使用すると、114 ドルの見積もりに相当します。

Parametric estimating

Parametric estimation は analog estimating と似ていますが、見積もり技術の統計的性質により、精度が向上しています。基本的に、パラメトリック見積もりは、プロジェクトまたはアクティビティに必要な単位コストまたは期間と、単位数を特定することによって決定されます。正確であるためには、測定がスケーラブルであることが重要です。

たとえば、先週、1エーカーの庭を刈るのに2時間かかり、今週は4エーカーを刈る場合、刈るのに8時間かかると推定できます。

しかし、最初の1時間がトラクターの運搬と刈るための準備にかかった場合、見積りは適切にスケーリングする必要があります。

Size-based / Story Points / Function Points / Use Case Points

Size-based テクニックのコツをつかむには、過去のデータから得た公式を使用して見積もりを計算する方法が一般的です。このような、任意のサイズであるポイントから何らかの意味を導き出すには、過去のデータを振り返って、何時間で1つのポイントが構成されるかを導き出す必要があるのです。履歴データが存在しない場合、組織で十分なデータが収集されるまで、業界データから標準ベースラインを開始することが可能です。

たとえば、1 つのユーザーストーリーに割り当てられたストーリーポイントの数に基づいて、1 ポイントを開発するのに平均何時間かかるかまでさかのぼることが可能です。このように、プロジェクト開始前にバックログ全体がわかっていれば、プロジェクトの完全な見積もりが可能です。

複数の見積もりテクニックを組み合わせる

単一のプロジェクト見積もりテクニックがすべてのプロジェクトに適合するわけではありません。最も正確な結果を得るためには、プロジェクト見積もりの精度を上げるために、これらの見積もりテクニックをいくつか使用し、組み合わせることをお勧めします。たとえば、3 ポイントのようなボトムアップ手法を使用し、ファンクションポイントのようなトップダウン手法と組み合わせることができます。

私たちは、ほとんどの場合、複数の手法を組み合わせることに伴う労力が現実的な方法でないことを知っています。その場合、少なくとも、比較可能な過去の数字が得られ、そこから積極的に学ぶことができるため、すべてにおいて1つの手法にこだわることをお勧めします。これらはさまざまな形をとりますが、できれば過去のデータに基づいて、余分な時間、予期せぬコストに対するバッファ、および/またはその両方の形で、計画にある種の余裕を含めることが常に良いアイデアです。これは、しばしば「コンティンジェンシー」予算で管理されます。

ベストプラクティス

ほとんどのプロジェクト見積もり手法と同様に、それぞれに利点と限界があります。

プロジェクトは過去のデータとどう違うのか。
どのような外部要因が考慮されていないのか。
見積りは専門家により検証可能か。
プロジェクト仕様の理解はどれほど完全か。
組織はどのような手法で作業した経験があるか。

使用する手法を1つだけ選択する必要があり、多くの経験がない場合は、常に3点分析を行うことをお勧めします。この方法のもう 1 つの利点は、簡単に素早くハイレベルの見積もりを作成し、プロジェクトに関するより多くの情報が明らかになったときに、さらにそれを分解することができることです。