We weten allemaal dat het een enorme uitdaging kan zijn om de omvang en kosten van een project te schatten. Omdat een project per definitie uniek van aard is, vaak een nieuw product, dienst of bedrijfsverandering, is het moeilijk om de opleverdatum te voorspellen. Hoe groter de omvang en de complexiteit van het project, hoe moeilijker het kan zijn om dit goed te doen. Maar er zijn verschillende technieken beschikbaar die het projectschattingsproces en de nauwkeurigheid sterk kunnen verbeteren.
In deze post zal ik proberen enkele van de meest bekende schattingstechnieken te behandelen die kunnen worden gebruikt voor het beoordelen van de grootte van elk project.
Het is belangrijk om te benadrukken dat deze dingen van toepassing zijn, ongeacht of je agile (Scrum, Kanban, enz.) doet of de voorkeur geeft aan meer traditionele waterval (Prince2, PMI, enz.). Je zult sommige van deze dingen op een gegeven moment moeten doen in elk type project!
Deze post is vooral gericht op Project Managers met weinig of geen ervaring in projectschatting. Als je een Project Manager bent met vele jaren ervaring geloof ik nog steeds dat je een aantal nieuwe trucs kunt leren van de concepten in deze post, dus misschien wil je het toch even doornemen. Hier zijn vijf eenvoudige stappen om te volgen.
Scope van het project
Projectschatting kan niet goed worden gedaan zonder op zijn minst enig begrip van de scope van het project. Als je niet weet wat je met het project wilt bereiken, is de kans klein dat je de benodigde inspanning nauwkeurig kunt schatten.
Een goede vuistregel is dat hoe gedetailleerder de reikwijdte van het project is, des te gedetailleerder en nauwkeuriger de projectschatting zal zijn. De omvang, complexiteit en fase van het project zullen van grote invloed zijn op de vereiste mate van nauwkeurigheid.
Het afstemmen van de projectschattingsvereisten, en daarmee het tijdverbruik dat nodig is om de schattingen te maken, op de vereiste nauwkeurigheid, reikwijdte en fase van het project moet ook worden overwogen.
Niveaus van nauwkeurigheid van projectschatting
Projectschatting kan doorgaans het succesvolst worden gedaan met een agile mindset. Hiermee bedoel ik dat de schattingen zo vroeg mogelijk moeten worden gegenereerd, bijvoorbeeld in de offertefase, en vervolgens in de loop van de tijd voortdurend moeten worden verfijnd, zowel voor als na de start van het project. Deze verfijningen kunnen worden gezien als niveaus of versies die steeds nauwkeuriger worden.
Bij het schatten van een project is het belangrijk te begrijpen in welk stadium de reikwijdte en de definitie van het project zich bevinden, omdat dit het vereiste nauwkeurigheidsniveau zal bepalen. De nauwkeurigheid zal de beslissende factor zijn voor hoeveel procent over of onder het project kan worden verwacht te eindigen wanneer het voltooid is. Als de schatting bijvoorbeeld wordt gedefinieerd als een “orde van grootte”-schatting, zal zij een nauwkeurigheid hebben van ongeveer plus of min 50-100%.
Dit betekent dat als de projectschatting $200 is met een schattingsnauwkeurigheid van zeg 50%, het bedrijf weet dat het project ten minste $100 en ten hoogste $300 zal kosten om te voltooien.
Het punt is om een “ballpark”-schatting te geven met behulp van de informatie die op dat moment beschikbaar is. Aangezien het ramen van een project een proces is, zal de raming altijd verschillende iteraties van verfijning ondergaan. De nauwkeurigheid van de raming zal dus verbeteren naarmate het projectgebied grondiger wordt begrepen. Dit betekent ook dat de onzekerheid zal afnemen naarmate het project vordert in de richting van voltooiing.
Projectschattingstechnieken
In deze paragraaf zal ik enkele van de mogelijke methoden beschrijven die kunnen worden gebruikt om een schatting te genereren.
Voordat we dat doen, is het belangrijk om te benadrukken dat de input voor schattingen zoveel mogelijk afkomstig moet zijn van “experts” of “uitvoerders” van de gescande eisen, omdat dit de beste resultaten zal opleveren. Het is typisch de rol van de Project Manager om deze kennis te verzamelen of de experts aan te wijzen die geraadpleegd kunnen worden. Het is ook de verantwoordelijkheid van de Project Manager om eventuele risico’s in te schatten die zich voor, tijdens of na het project kunnen voordoen.
Dit gezegd hebbende, laten we ons eens verdiepen in de verschillende schattingstechnieken.
Analoog schatten
Analoog schatten maakt gebruik van een of meer soortgelijke projecten uit het verleden om de duur of kosten van je huidige project te schatten. Dit wordt gebruikt wanneer er beperkte informatie is over het te plannen project. Een analoge schatting wordt beschouwd als “top-down” en is over het algemeen niet zo nauwkeurig als andere schattingstechnieken als deze alleen worden gebruikt.
Bijv. als het een paar maanden geleden $ 100 kostte om een website van 2 pagina’s te ontwikkelen en u bent verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een nieuwe website van 2 pagina’s, schat u dat deze $ 100 kost. U zou ook kunnen afleiden dat het ontwikkelen van een website van 4 pagina’s $200 zal kosten om te bouwen.
Bottom-up schattingen / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Dit zijn methoden waarbij het probleem wordt opgedeeld in kleinere, beter beheersbare delen totdat het mogelijk is om met redelijke handmatige nauwkeurigheid een schatting te maken. Afhankelijk van de vereiste nauwkeurigheid kan dit worden opgesplitst in elke afzonderlijke taak of worden samengevoegd tot een hoger niveau van werkpakketten of mijlpalen. De individuele kosten van elk werkpakket worden vervolgens opgeteld om de volledige bottom-up projectraming te vormen.
De “bottom-up” raming kostte vroeger de meeste tijd om op te stellen, maar op voorwaarde dat voldoende rekening wordt gehouden met de details van de onderdelen, kan deze projectramingstechniek de grootste nauwkeurigheid opleveren en kan ze worden geautomatiseerd met artificiële intelligentie.
Top-down ramingen
Top-down raming is een compleet tegenovergestelde van de bottom-up benadering. In wezen betekent deze benadering dat u ofwel een project met een vaste prijs hebt, ofwel weet hoeveel specifieke mijlpalen u zouden kunnen kosten op basis van uw gezamenlijke ervaring met eerdere projecten. De uitdaging van deze aanpak is dat u het project zult moeten opsplitsen in taken op een manier die winstgevend is voor het bedrijf, wat vaak moeilijk te bereiken is zonder te begrijpen hoe elke activiteit uw financiën en de basislijn van het project beïnvloedt.
Top-down schatting wordt toegepast in situaties waarin account executives het project verkopen en projectmanagers worden ingeschakeld om de perfecte balans te vinden tussen de verwachtingen van de klant en de bedrijfsdoelstellingen. Wat in dit geval belangrijk is, is het intelligent toewijzen van middelen, het kunnen vergelijken van de aanvankelijke offerte met de planning en de werkelijkheid, en ervoor zorgen dat u de grenzen van het aanvankelijke plan niet overschrijdt.
Driepuntsschattingen
De driepuntsschatting is een van de gemakkelijkste technieken omdat deze niet alleen de nauwkeurigheid van projectschattingen sterk kan verhogen, maar de hele aanpak maakt het ook gemakkelijker voor meer dan één expert om hun input te leveren. Het is vergelijkbaar met bottom-up schatten, maar nauwkeuriger en kan beter worden gebruikt op een hoog niveau ook.
De drie-punts schatting, ook bekend als de PERT (Project Evaluation and Review Technique), geeft een bereik van project schattingen en berekent het gewogen gemiddelde van dat bereik. Dit betekent dat voor elk deel van de raming altijd 3 gegevens moeten worden verstrekt: het “beste geval”, het “meest waarschijnlijke geval” en het “slechtste geval”.
- Best Case – Wat is het meest optimistische scenario om X te bouwen?
- Most Likely Case – Wat is het meest waarschijnlijke scenario om X te bouwen?
- Worst Case – Wat is het meest pessimistische scenario om X te bouwen?
Een voordeel van deze methode is dat het psychologisch gemakkelijker kan zijn om een getal binnen een bandbreedte te geven en dat beginnen met het slechtste geval vaak tot minder weerstand leidt. Deze techniek vermindert ook het risico van opgeblazen schattingen.
In het geval van ons voorbeeld van een website van 2 pagina’s zouden we bijvoorbeeld kunnen zeggen dat de meest optimistische kostprijs 80 dollar is, het meest waarschijnlijke 100 dollar en de duurste ooit 200 dollar. Zonder in te gaan op de details van de berekening hiervan, zou het gebruik van 3-punten neerkomen op een schatting van $114.
Parametrisch schatten
Parametrisch schatten is vergelijkbaar met analoog schatten, maar biedt een hogere mate van nauwkeurigheid door de statistische aard van de schattingstechniek. In wezen wordt een parametrische schatting bepaald door de eenheidskosten of -duur en het aantal eenheden vast te stellen dat voor het project of de activiteit nodig is. Het is belangrijk dat de meting schaalbaar is om nauwkeurig te zijn.
Bij voorbeeld, als het me vorige week twee uur kostte om mijn tuin van een hectare te maaien en ik deze week vier hectare maai, kan ik schatten dat het acht uur zal duren om te maaien.
Als het eerste uur echter werd besteed aan het vervoeren van mijn tractor en het voorbereiden van het maaien, zou de schatting op de juiste manier moeten worden geschaald:
Op grootte gebaseerde / Verhaalpunten / Functiepunten / Use Case-punten
Een veelgebruikte manier om op grootte gebaseerde technieken onder de knie te krijgen, is door schattingen te berekenen op basis van een formule die is afgeleid van historische gegevens. Om enige betekenis te ontlenen aan dit soort punten, die een arbitraire grootte hebben, is het nodig terug te kijken in de historische gegevens om af te leiden hoeveel uren een enkel punt vormt. Als er geen historische gegevens bestaan, is het mogelijk om uit te gaan van een standaard baseline uit industriegegevens, totdat er voldoende gegevens in de organisatie zijn verzameld.
Op basis van het aantal story points dat aan een enkele user story is toegekend, kan bijvoorbeeld worden herleid hoeveel uur het gemiddeld kost om één punt te ontwikkelen. Zo kan een volledige schatting voor het project worden gegeven als de volledige backlog bekend is voordat het project van start is gegaan. Vaak is het niet mogelijk om de volledige omvang van de backlog te kennen, maar toch kan de voorlopige versie ervan een goede indicatie geven van de volledige omvang van het project, ook al is die misschien niet 100% nauwkeurig.
Combinatie van meerdere schattingstechnieken
Geen enkele projectschattingstechniek zal geschikt zijn voor alle projecten. Om de meest nauwkeurige resultaten te bereiken, raden wij u aan om een paar van deze schattingstechnieken te gebruiken en te combineren om de nauwkeurigheid van uw projectschattingen te vergroten. U kunt bijvoorbeeld een bottom-up methode zoals 3-punts gebruiken en deze combineren met een top-down methode zoals functiepunten.
We weten dat de inspanning die het combineren van verschillende methodes met zich meebrengt meestal geen realistische manier is. In dat geval raden wij aan om het bij één methode te houden, omdat u dan tenminste vergelijkbare historische cijfers krijgt, die u proactief kunt gebruiken om van te leren.
Onzekerheid en risico
Een schatting gaat natuurlijk niet zonder risico, anders zou het geen schatting zijn, en dat betekent dat ook risico’s en onzekerheden in aanmerking moeten worden genomen. Deze kunnen vele vormen aannemen, maar het is altijd een goed idee om een soort van speling in het plan op te nemen, bij voorkeur gebaseerd op historische gegevens, in de vorm van extra uren, een buffer voor onvoorziene kosten en/of beide. Dit wordt vaak beheerd door middel van een “contingency” budget.
Best practice
Zoals bij de meeste projectschattingstechnieken, heeft elk zijn eigen voordelen en beperkingen. Enkele belangrijke overwegingen bij het werken met een van de technieken zijn:
- Hoe verschilt het project van dat van de historische gegevens?
- Welke externe factoren zijn niet in aanmerking genomen?
- Kan de schatting worden geverifieerd door een Subject Matter Expert?
- Hoe volledig is het begrip van de projectspecificatie?
- Hoeveel inspanning in termen van tijd en kosten zal worden toegewezen aan de ontwikkeling van de schattingen?
- Met welke technieken heeft de organisatie ervaring?
Als u slechts één methode moet kiezen en niet veel ervaring hebt, raden wij u altijd aan de driepunts-analyse te gebruiken, omdat dit de meest nauwkeurige resultaten oplevert en u ook snel de risico’s van uw ramingen kunt inschatten. Een ander voordeel van deze methode is dat u snel tot een hoge schatting kunt komen en deze vervolgens verder kunt uitsplitsen naarmate meer informatie over het project aan het licht komt.
Als volgende stap wilt u misschien ook enkele best practices leren om ervoor te zorgen dat uw schattingen geldig blijven: