Mindannyian tudjuk, hogy egy projekt méretének és költségének becslése rendkívül nagy kihívást jelenthet. Mivel egy projekt definíció szerint egyedi jellegű, gyakran új termék, szolgáltatás vagy üzleti változás, nehéz megjósolni a teljesítési határidőt. Minél nagyobb a projekt mérete és összetettsége, annál nehezebb lehet ezt megfelelően elvégezni. De számos olyan technika áll rendelkezésre, amelyek nagyban javíthatják a projektbecslés folyamatát és pontosságát.
Ebben a bejegyzésben megpróbálok kitérni a legismertebb becslési technikákra, amelyek bármely projekt méretének megítélésére alkalmasak.
Fontos hangsúlyozni, hogy ezek a dolgok attól függetlenül érvényesek, hogy agilis (Scrum, Kanban stb.) vagy inkább hagyományos vízeséses (Prince2, PMI stb.) módszereket alkalmazunk. Ezekből a dolgokból valamikor bármelyik projekttípusnál meg kell tennie valamit!
Ez a bejegyzés elsősorban olyan projektmenedzsereknek szól, akiknek kevés vagy egyáltalán nincs tapasztalatuk a projektbecslésben. Ha Ön sokéves tapasztalattal rendelkező projektmenedzser, akkor is úgy gondolom, hogy tanulhat néhány új trükköt az ebben a bejegyzésben szereplő fogalmakból, ezért mindenképpen érdemes átfutnia. Íme öt egyszerű lépés, amelyet érdemes követni.
A projekt terjedelme
A projektbecslést nem lehet megfelelően elvégezni a projekt terjedelmének legalább némi megértése nélkül. Ha nem tudjuk, hogy mit akar elérni a projekt, akkor kevés esélyünk van arra, hogy pontosan meg tudjuk becsülni a szükséges ráfordításokat.
A jó ökölszabály szerint minél részletesebb a projekt hatóköre, annál részletesebb és pontosabb lesz a projektbecslés. A projekt mérete, összetettsége és szakasza nagyban befolyásolja a szükséges pontosság szintjét.
A projektbecslés követelményeinek, és így a becslések elkészítéséhez szükséges időigénynek a szükséges pontossághoz, a projekt terjedelméhez és szakaszához való igazítását is figyelembe kell venni.
A projektbecslés pontosságának szintjei
A projektbecslés jellemzően agilis gondolkodásmóddal végezhető a legsikeresebben. Ez alatt azt értem, hogy a becsléseket a lehető legkorábban, pl. a javaslattételi fázisban kell elkészíteni, majd idővel folyamatosan finomítani, mind a projekt megkezdése előtt, mind pedig utána. Ezeket a finomításokat szinteknek vagy verzióknak lehet elképzelni, amelyek egyre pontosabbá válnak.
A projekt becslésekor fontos megérteni, hogy a projekt terjedelme és meghatározása melyik szakaszban van, mivel ez határozza meg a szükséges pontossági szintet. A pontosság lesz a döntő tényező, hogy hány százalékkal több vagy kevesebb lesz a projekt várható végeredménye, amikor befejeződik. Ha például a becslést “nagyságrendi” becslésként határozzák meg, akkor annak pontossága körülbelül plusz vagy mínusz 50-100% lesz.
Ez azt jelenti, hogy ha a projekt becsült értéke 200 dollár, mondjuk 50%-os becslési pontossággal, akkor a vállalkozás tudja, hogy a projekt befejezése legalább 100 dollárba, de legfeljebb 300 dollárba fog kerülni.
A lényeg az, hogy az adott időpontban rendelkezésre álló információk alapján egy “nagyjából” becslést adjunk. Mivel a projektbecslés egy folyamat, a becslés mindig több iterációs finomításon megy keresztül. A becslés pontossága így javulni fog, ahogy a projekt hatókörét egyre alaposabban megértjük. Ez azt is jelenti, hogy a bizonytalanság annál kisebb lesz, minél tovább halad a projekt a befejezés felé.
Projektbecslési technikák
Ebben a részben ismertetek néhány lehetséges módszert, amelyekkel becslést lehet készíteni.
Előtte fontos hangsúlyozni, hogy a becslésekhez szükséges inputoknak a lehető legnagyobb mértékben a terjedelmileg meghatározott követelmények “szakértőitől” vagy “megvalósítóitól” kell származniuk, mivel ez adja a legjobb eredményeket. Általában a projektmenedzser feladata, hogy összegyűjtse ezt a tudást, vagy meghatározza a szakértőket, akikkel konzultálni kell. Az is jellemzően a projektmenedzser felelőssége, hogy felmérje az esetlegesen felmerülő kockázatokat a projekt előtt, alatt vagy után.
Ezt elmondva, térjünk rá a különböző becslési technikákra.
Analóg becslés
Az analóg becslés egy vagy több hasonló korábbi projektet használ a jelenlegi projekt időtartamának vagy költségének becsléséhez. Ezt akkor alkalmazzák, ha a tervezendő projektre vonatkozóan korlátozott információ áll rendelkezésre. Az analóg becslés “felülről lefelé” irányulónak tekinthető, és általában nem olyan pontos, mint más becslési technikák, ha kizárólagosan alkalmazzák.
Ha például néhány hónappal ezelőtt egy 2 oldalas weboldal kifejlesztése 100 dollárba került, és Ön felelős egy új 2 oldalas weboldal kifejlesztéséért, akkor 100 dollárra becsüli annak költségét. Arra is következtethet, hogy egy 4 oldalas weboldal kifejlesztése 200 dollárba fog kerülni.
Bottom-up becslések / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Ezek olyan módszerek, amelyek során a problémát kisebb, jobban kezelhető részekre bontják, amíg ésszerű kézi pontosságú becslés nem lehetséges. A szükséges pontosságtól függően ez lebontható az egyes feladatokra, vagy magasabb szintű munkacsomagokra vagy mérföldkövekre aggregálva. Az egyes munkacsomagok egyedi költségeit ezután összegzik a teljes “bottom-up” projektbecsléshez.
Az “bottom-up” becslés elkészítése régebben a leghosszabb időt igényelte, de feltéve, hogy kellő részletességgel veszik figyelembe a komponenseket, ez a projektbecslési technika képes a legnagyobb pontosságot biztosítani, és mesterséges intelligenciával automatizálható.
Top-down becslés
A “top-down” becslés az “bottom-up” megközelítés teljes ellentéte. Lényegében az erre az útra lépés azt jelenti, hogy vagy van egy fix áras projektje, vagy a korábbi projektek közös tapasztalatai alapján tudja, hogy bizonyos mérföldkövek mennyibe kerülhetnek. Ennek a megközelítésnek az a kihívása, hogy a projektet úgy kell feladatokra bontania, hogy az a vállalkozás számára nyereséges legyen, amit gyakran nehéz megvalósítani anélkül, hogy megértené, hogyan hatnak az egyes tevékenységek a pénzügyeire és a projekt alapvonalára.
A felülről lefelé történő becslést olyan helyzetekben alkalmazzák, amikor a számlavezetők adják el a projektet, és a projektmenedzsereket vonják be, hogy megtalálják a tökéletes egyensúlyt az ügyfél elvárásai és az üzleti célok között. Ebben az esetben fontos az erőforrások intelligens elosztása, az, hogy az eredeti árajánlatot össze lehessen hasonlítani a tervezett és a tényleges adatokkal, és hogy ne lépje át az eredeti terv határait.
Hárompontos becslés
A hárompontos becslés az egyik legegyszerűbb technika, mert nemcsak a projektbecslések pontosságát növelheti jelentősen, hanem az egész megközelítés azt is megkönnyíti, hogy több szakértő is hozzájáruljon. Hasonló az alulról felfelé történő becsléshez, de pontosabb, és magas szinten is jobban használható.
A hárompontos becslés, más néven a PERT (Project Evaluation and Review Technique, projektértékelési és felülvizsgálati technika), a projektbecslések tartományát adja meg, és ennek a tartománynak a súlyozott átlagát számítja ki. Ez azt jelenti, hogy a becslés minden egyes részéhez mindig 3 adatpontot, a “legjobb esetet”, a “legvalószínűbb esetet” és a “legrosszabb esetet” kell megadni.
- Best Case – Mi a legoptimistább forgatókönyv X megépítésére?
- Most Likely Case – Mi a legvalószínűbb forgatókönyv X megépítésére?
- Legrosszabb eset – Mi a legpesszimistább forgatókönyv X megépítésére?
Ez a módszer előnye, hogy pszichológiailag könnyebb lehet egy tartományon belüli számot megadni, és a legrosszabb esettel való kezdés gyakran kisebb ellenálláshoz vezet. Ez a technika csökkenti a túlzó becslések kockázatát is.
A fenti 2 oldalas weboldalas példánk esetében például azt mondhatjuk, hogy a legoptimistább elkészítési költség 80 dollár, a legvalószínűbb eset 100 dollár, a legdrágább pedig 200 dollár. Anélkül, hogy belemennénk ennek kiszámításának részleteibe, a 3 pont használatával ez 114 $-os becslésnek felelne meg.
Parametrikus becslés
A parametrikus becslés hasonló az analóg becsléshez, de a becslési technika statisztikai jellege miatt nagyobb pontosságot biztosít. A parametrikus becslés lényegében a projekthez vagy tevékenységhez szükséges egységköltség vagy időtartam és az egységek számának meghatározásával történik. Fontos, hogy a mérés skálázható legyen ahhoz, hogy pontos legyen.
Ha például a múlt héten két órába telt az egyhektáros kertem kaszálása, és ezen a héten négy hektárt kaszálok, akkor megbecsülhetem, hogy a kaszálás nyolc órát vesz igénybe.
Ha azonban az első egy órát a traktorom szállításával és a kaszálás előkészítésével töltöm, akkor a becslést megfelelően skálázni kell: 1 óra a szállításra, majd négy óra a kaszáláshoz, tehát összesen öt óra.
Méretalapú / Történetpontok / Funkciópontok / Használati esetpontok
A méretalapú technikák megismerésének gyakori módja a becslések kiszámítása egy múltbeli adatokból származó képlet felhasználásával. Ahhoz, hogy az ilyen típusú, tetszőleges méretű pontokból bármilyen értelmet lehessen levezetni, vissza kell nézni a történelmi adatokba, hogy levezessük, hány óra alkot egy pontot. Ha nem léteznek historikus adatok, akkor az iparági adatokból kiindulva egy szabványos alapvonalból lehet kiindulni, amíg a szervezetben elegendő adat nem gyűlik össze.
Az egyetlen felhasználói történethez rendelt történetpontok száma alapján például visszavezethető, hogy átlagosan hány órát vesz igénybe egy pont kifejlesztése. Így teljes körű becslést lehet adni a projektre, ha a teljes backlog ismert a projekt megkezdése előtt. Gyakran nem lehet ismerni a backlog teljes terjedelmét, de ennek előzetes változata mégis jó támpontot adhat a projekt egészére vonatkozóan, még ha nem is biztos, hogy 100%-ban pontos.
Más becslési technikák kombinálása
Nem egyetlen projektbecslési technika felel meg minden projektnek. A legpontosabb eredmények elérése érdekében javasoljuk, hogy használjon és kombináljon néhányat ezek közül a becslési technikák közül, hogy nagyobb pontosságot biztosítson a projektbecslésekben. Például használhat egy alulról felfelé irányuló módszert, mint a 3 pont, és kombinálhatja egy felülről lefelé irányuló módszerrel, mint a Funkciópontok.
Tudjuk, hogy a több módszer kombinálásával járó erőfeszítés a legtöbbször nem reális út. Ebben az esetben azt javasoljuk, hogy mindenre egyetlen módszerhez ragaszkodjunk, mivel így legalább összehasonlítható történelmi számokat kapunk, amelyekből proaktívan tanulhatunk.
bizonytalanság és kockázat
Természetesen nincs becslés kockázat nélkül, különben nem lenne becslés, ami azt jelenti, hogy a kockázatokat és bizonytalanságokat is figyelembe kell venni. Ezek sokféle formát ölthetnek, de mindig jó ötlet valamilyen lazaságot beépíteni a tervbe, lehetőleg múltbeli adatok alapján, plusz órák, puffer az előre nem látható költségekre és/vagy mindkettő formájában. Ezt gyakran egy “tartalék” költségvetésen keresztül kezelik.
A legjobb gyakorlat
Mint a legtöbb projektbecslési technikának, mindegyiknek megvannak a maga előnyei és korlátai. Néhány kulcsfontosságú szempont bármelyik technikával való munka során:
- Miben különbözik a projekt a korábbi adatoktól?
- Milyen külső tényezőket nem vettünk figyelembe?
- A becslést ellenőrizni tudja egy szakterületi szakértő?
- Mennyire teljes a projektspecifikáció megértése?
- Hány erőfeszítést kell idő és költség tekintetében a becslések kidolgozására fordítani?
- Milyen technikákkal van tapasztalata a szervezetnek?
Ha egy és csak egy módszertant kell kiválasztania, és nincs nagy tapasztalata, mindig a 3 pontos elemzést javasoljuk, mivel ez adja a legpontosabb eredményeket, és lehetővé teszi a becslésekkel kapcsolatos kockázatok gyors felmérését is. A módszer további előnye, hogy könnyen és gyorsan eljuthat egy magas szintű becsléshez, amelyet aztán tovább bonthat, amint több információ derül ki a projektről.
A következő lépésként érdemes megtanulnia néhány bevált gyakorlatot is, hogy biztosítsa, hogy becslései érvényesek maradjanak: