Cunoaștem cu toții că poate fi extrem de dificil să estimăm dimensiunea și costul unui proiect. Deoarece, prin definiție, un proiect este unic prin natura sa, adesea un produs nou, un serviciu sau o schimbare de afaceri, este dificil de prezis data de livrare. Cu cât dimensiunea și complexitatea proiectului devin mai mari, cu atât mai greu poate fi să faci acest lucru în mod corespunzător. Dar există mai multe tehnici disponibile care pot îmbunătăți foarte mult procesul de estimare a proiectului și acuratețea acestuia.
În această postare, voi încerca să acopăr unele dintre cele mai cunoscute tehnici de estimare care pot fi folosite pentru a judeca dimensiunea oricărui proiect.
Este important de subliniat faptul că aceste lucruri se aplică indiferent dacă faceți agile (Scrum, Kanban, etc.) sau preferați cascada mai tradițională (Prince2, PMI, etc.). Va trebui să faceți unele dintre aceste lucruri la un moment dat în orice tip de proiect!
Acest post se adresează în principal managerilor de proiect cu puțină sau deloc experiență în estimarea proiectelor. Dacă sunteți un manager de proiect cu mulți ani de experiență, cred totuși că puteți învăța câteva trucuri noi din conceptele din această postare, așa că ar fi bine să o parcurgeți oricum. Iată cinci pași simpli de urmat.
Amplasamentul proiectului
Scopul proiectului nu se poate face corect fără cel puțin o oarecare înțelegere a domeniului de aplicare a proiectului. Dacă nu știți ce încearcă să realizeze proiectul, atunci sunt puține șanse să puteți estima cu exactitate efortul necesar.
O bună regulă de bază este că, cu cât este mai detaliat domeniul de aplicare al proiectului, cu atât mai detaliată și mai exactă va fi estimarea proiectului. Mărimea, complexitatea și stadiul proiectului vor avea un mare impact asupra nivelului de acuratețe necesar.
Alinierea cerințelor de estimare a proiectului și, prin urmare, a consumului de timp necesar pentru a crea estimările, la acuratețea necesară, domeniul de aplicare și stadiul proiectului trebuie, de asemenea, să fie luate în considerare.
Nivelurile de acuratețe a estimării proiectului
Evaluarea proiectului poate fi, de obicei, realizată cu cel mai mare succes cu o mentalitate agilă. Prin aceasta mă refer la faptul că estimările ar trebui să fie generate cât mai devreme posibil, de exemplu în faza de propunere și apoi rafinate continuu în timp, atât înainte cât și după ce proiectul a fost inițiat. Aceste rafinări pot fi gândite ca niveluri sau versiuni care devin din ce în ce mai precise.
Când se estimează un proiect, este important să se înțeleagă în ce stadiu se află domeniul de aplicare și definiția proiectului, deoarece acest lucru va determina nivelul de precizie necesar. Acuratețea va fi factorul decisiv pentru cât de multe procente în plus sau în minus se poate aștepta ca proiectul să ajungă la final când va fi finalizat. De exemplu, dacă estimarea este definită ca o estimare de „ordin de mărime”, aceasta va avea o acuratețe de aproximativ plus sau minus 50-100%.
Aceasta înseamnă că, dacă estimarea proiectului este de 200 de dolari cu o acuratețe de estimare de, să zicem, 50%, întreprinderea știe că proiectul va costa cel puțin 100 de dolari și cel mult 300 de dolari pentru a fi finalizat.
Ideea este de a furniza o estimare „aproximativă” folosind informațiile disponibile la momentul respectiv. Deoarece estimarea proiectului este un proces, estimarea va trece întotdeauna prin mai multe iterații de rafinare. Astfel, acuratețea estimării se va îmbunătăți pe măsură ce domeniul de aplicare al proiectului este mai bine înțeles. Acest lucru înseamnă, de asemenea, că incertitudinea va scădea cu cât proiectul avansează mai mult spre finalizare.
Tehnici de estimare a proiectului
În această secțiune voi descrie câteva dintre metodele posibile care pot fi utilizate pentru a genera o estimare.
Înainte de a face acest lucru, este important să subliniem faptul că datele de intrare în estimări ar trebui, în cea mai mare măsură posibilă, să provină de la „experți” sau de la „realizatori” ai cerințelor cuprinse în domeniul de aplicare, deoarece acest lucru va da cele mai bune rezultate. De obicei, rolul managerului de proiect este de a aduna aceste cunoștințe sau de a identifica experții cu care să se consulte. De asemenea, este de obicei responsabilitatea managerului de proiect să evalueze orice riscuri care ar putea apărea înainte, în timpul sau după proiect.
După aceste precizări, haideți să ne ocupăm de diferitele tehnici de estimare.
Stimarea analogică
Stimarea analogică folosește unul sau mai multe proiecte anterioare similare pentru a estima durata sau costul proiectului dumneavoastră actual. Aceasta se utilizează atunci când există informații limitate cu privire la proiectul care urmează să fie planificat. O estimare analogică este considerată „de sus în jos” și, în general, nu este la fel de precisă ca alte tehnici de estimare dacă este utilizată exclusiv.
De exemplu, dacă dezvoltarea unui site web de 2 pagini a costat 100 de dolari în urmă cu câteva luni și sunteți responsabil pentru dezvoltarea unui nou site web de 2 pagini, estimați că acesta va costa 100 de dolari. De asemenea, ați putea deduce că dezvoltarea unui site web de 4 pagini va costa 200 de dolari.
Stimări de jos în sus / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Aceste sunt metode care implică împărțirea problemei în părți mai mici și mai ușor de gestionat până când este posibilă estimarea cu o precizie manuală rezonabilă. În funcție de acuratețea necesară, aceasta poate fi defalcată în fiecare sarcină individuală sau agregată la un nivel superior de pachete de lucru sau repere. Costurile individuale ale fiecărui pachet de lucru sunt apoi însumate pentru a forma estimarea completă a proiectului de tip „bottom-up”.
Evaluarea „bottom-up” obișnuia să necesite cel mai mult timp pentru a fi pregătită, dar, cu condiția să fie luate în considerare suficiente detalii ale componentelor, această tehnică de estimare a proiectului poate oferi cel mai înalt nivel de acuratețe și poate fi automatizată cu ajutorul inteligenței artificiale.
Evaluări de tip „top-down”
Evaluarea de tip „top-down” este complet opusă abordării de tip „bottom-up”. În esență, a merge pe această cale înseamnă fie că aveți un proiect cu preț fix, fie că știți cât v-ar putea costa anumite repere specifice pe baza experienței comune cu proiecte anterioare. Provocarea acestei abordări constă în faptul că va trebui să împărțiți proiectul în sarcini într-un mod care să fie profitabil pentru afacere, ceea ce este adesea dificil de realizat fără a înțelege modul în care fiecare activitate vă afectează finanțele și linia de bază a proiectului.
Stimarea de sus în jos se aplică în situațiile în care directorii de cont vând proiectul, iar managerii de proiect sunt aduși pentru a găsi echilibrul perfect între așteptările clienților și obiectivele de afaceri. Ceea ce este important în acest caz este alocarea inteligentă a resurselor, posibilitatea de a compara estimarea inițială cu cea planificată cu cea reală și de a vă asigura că nu depășiți perimetrul planului inițial.
Stimarea în trei puncte
Stimarea în trei puncte este una dintre cele mai ușoare tehnici, deoarece nu numai că poate crește foarte mult acuratețea estimărilor de proiect, dar întreaga abordare facilitează, de asemenea, ca mai mulți experți să își ofere contribuția. Este similară estimării de jos în sus, dar mai precisă și poate fi folosită mai bine și la un nivel înalt.
Stimarea în trei puncte, cunoscută și sub numele de PERT (Project Evaluation and Review Technique), oferă un interval de estimări ale proiectului și calculează media ponderată a acestui interval. Acest lucru înseamnă că 3 puncte de date, „cel mai bun caz”, „cel mai probabil caz” și „cel mai rău caz”, trebuie să fie întotdeauna furnizate pentru fiecare parte a estimării.
- Cazul cel mai bun – Care este cel mai optimist scenariu pentru construirea lui X?
- Cazul cel mai probabil – Care este scenariul probabil pentru construirea lui X?
- Cazul cel mai pesimist – Care este cel mai pesimist scenariu pentru a construi X?
Un avantaj al acestei metodologii este că, din punct de vedere psihologic, poate fi mai ușor să oferi un număr în cadrul unui interval, iar începerea cu cazul cel mai rău duce adesea la mai puțină rezistență. Această tehnică reduce, de asemenea, riscul unor estimări umflate.
De exemplu, în cazul exemplului nostru de site web de 2 pagini de mai sus, am putea spune că cel mai optimist cost de finalizare este de 80 de dolari, cazul probabil este de 100 de dolari și cel mai scump va fi vreodată de 200 de dolari. Fără a intra în detaliile calculului, folosind 3 puncte ar echivala cu o estimare de 114 $.
Stimare parametrică
Stimarea parametrică este similară cu estimarea analogică, dar oferă un nivel sporit de precizie datorită naturii statistice a tehnicii de estimare. În esență, o estimare parametrică se determină prin identificarea costului unitar sau a duratei și a numărului de unități necesare pentru proiect sau activitate. Este important ca măsurarea să fie scalabilă pentru ca aceasta să fie precisă.
De exemplu, dacă săptămâna trecută mi-a luat două ore pentru a tunde curtea mea de un acru, iar săptămâna aceasta tund patru acri, aș putea estima că va dura opt ore pentru a tunde.
Cu toate acestea, dacă prima oră a fost cheltuită pentru a transporta tractorul meu și a-l pregăti pentru a tunde, estimarea ar trebui să fie scalată în mod corespunzător: 1 oră pentru transport și apoi patru ore pentru a tunde, pentru un total de cinci ore.
Size-based / Story Points / Function Points / Use Case Points
Un mod obișnuit de a prinde gustul tehnicilor bazate pe dimensiuni este calcularea estimărilor pe baza utilizării unei formule derivate din date istorice. Pentru a extrage vreo semnificație din aceste tipuri de puncte, care reprezintă o dimensiune arbitrară, este necesar să ne uităm înapoi în datele istorice pentru a extrage câte ore constituie un singur punct. Dacă nu există date istorice, este posibil să se pornească de la o linie de bază standard din datele din industrie până când se colectează suficiente date în organizație.
De exemplu, pe baza numărului de puncte de poveste alocate unei singure povestiri de utilizator, se poate urmări câte ore în medie vor fi necesare pentru a dezvolta un punct. Astfel, se poate oferi o estimare completă pentru proiect dacă întregul backlog este cunoscut înainte de începerea proiectului. Adesea, nu este posibil să se cunoască întregul domeniu de aplicare al backlog-ului, dar totuși versiunea preliminară a acestuia poate oferi o bună indicație a întregului proiect, chiar dacă s-ar putea să nu fie 100% exactă.
Combinarea mai multor tehnici de estimare
Nici o singură tehnică de estimare a proiectului nu se va potrivi tuturor proiectelor. Pentru a obține cele mai precise rezultate, vă sugerăm să folosiți și să combinați câteva dintre aceste tehnici de estimare pentru a oferi o acuratețe sporită estimărilor proiectului dumneavoastră. De exemplu, puteți utiliza o metodă de jos în sus, cum ar fi metoda 3 puncte, și să o combinați cu o metodă de sus în jos, cum ar fi Punctele funcționale.
Știm că efortul pe care îl implică combinarea mai multor metodologii de cele mai multe ori nu este o cale realistă de urmat. În acest caz, vă recomandăm să rămâneți la o singură metodă pentru tot, deoarece astfel veți obține cel puțin niște cifre istorice comparabile care pot fi folosite în mod proactiv pentru a învăța din ele.
Incertitudine și risc
Desigur nicio estimare nu vine fără un risc, altfel nu ar fi o estimare, ceea ce înseamnă că trebuie luate în considerare și riscurile și incertitudinile. Acestea pot lua mai multe forme, dar este întotdeauna o idee bună să includeți un fel de marjă de manevră în plan, de preferință pe baza datelor istorice, sub forma unor ore suplimentare, a unui tampon pentru costuri neprevăzute și/sau ambele. Acest lucru este adesea gestionat prin intermediul unui buget de „neprevăzut”.
Bune practici
Ca și în cazul majorității tehnicilor de estimare a proiectelor, fiecare are propriile avantaje și limitări. Unele considerații cheie atunci când se lucrează cu oricare dintre tehnici sunt:
- Cum diferă proiectul de cel din datele istorice?
- Ce factori externi nu au fost luați în considerare?
- Poate fi verificată estimarea de către un expert în domeniu?
- Cât de completă este înțelegerea specificațiilor proiectului?
- Cât de mult efort în termeni de timp și costuri va fi alocat pentru a dezvolta estimările?
- Cât de mult efort în termeni de timp și costuri va fi alocat pentru a dezvolta estimările?
- Cu ce tehnici are organizația experiență de lucru?
Dacă trebuie să selectați una și numai o singură metodologie de utilizat și nu aveți o tonă de experiență, recomandăm întotdeauna să faceți analiza în 3 puncte, deoarece aceasta oferă cele mai precise rezultate și vă permite să evaluați rapid și riscurile asociate estimărilor dumneavoastră. Un alt avantaj al acestei metode este că puteți ajunge cu ușurință și rapid la o estimare de nivel înalt și apoi să o descompuneți în continuare pe măsură ce sunt descoperite mai multe informații despre proiect.
Ca pas următor, poate doriți să învățați și câteva bune practici pentru a vă asigura că estimările dvs. rămân valabile: