Vi vet alla att det kan vara en stor utmaning att uppskatta storleken och kostnaden för ett projekt. Eftersom ett projekt per definition är unikt till sin natur, ofta en ny produkt, tjänst eller verksamhetsförändring, är det svårt att förutsäga leveransdatumet. Ju större och mer komplext projektet blir, desto svårare kan det vara att göra detta på rätt sätt. Men det finns flera tekniker som kan förbättra projektets uppskattningsprocess och noggrannhet avsevärt.
I det här inlägget ska jag försöka täcka några av de mest välkända uppskattningsteknikerna som kan användas för att bedöma storleken på vilket projekt som helst.
Det är viktigt att betona att dessa saker gäller oavsett om du arbetar agilt (Scrum, Kanban, etc.) eller föredrar mer traditionellt vattenfall (Prince2, PMI, etc.). Du kommer att behöva göra några av dessa saker någon gång i alla typer av projekt!
Detta inlägg riktar sig främst till projektledare med liten eller ingen erfarenhet av projektskattning. Om du är en projektledare med många års erfarenhet tror jag fortfarande att du kan lära dig några nya knep av begreppen i det här inlägget, så du kanske vill skumma det ändå. Här är fem enkla steg att följa.
Projektets omfattning
Projektskattning kan inte göras ordentligt utan åtminstone en viss förståelse för projektets omfattning. Om du inte vet vad projektet försöker uppnå är chansen liten att du kan uppskatta den insats som krävs på ett korrekt sätt.
En bra tumregel är att ju mer detaljerad omfattningen av projektet är, desto mer detaljerad och noggrannare kommer projektuppskattningen att bli. Projektets storlek, komplexitet och skede påverkar i hög grad den nivå av noggrannhet som krävs.
Avstämning av kraven på projektuppskattning, och därmed den tidsåtgång som krävs för att skapa uppskattningarna, till den noggrannhet som krävs, projektets omfattning och skede måste också beaktas.
Nivåer av noggrannhet i projektuppskattningar
Projektuppskattningar kan typiskt sett göras med störst framgång med ett agilt tankesätt. Med detta menar jag att uppskattningarna bör genereras så tidigt som möjligt, t.ex. i förslagsfasen, och sedan kontinuerligt förfinas över tiden, både före och efter det att projektet har inletts. Dessa förfiningar kan ses som nivåer eller versioner som blir mer och mer exakta.
När man uppskattar ett projekt är det viktigt att förstå i vilket skede projektets omfattning och definition befinner sig, eftersom detta kommer att avgöra vilken nivå av noggrannhet som krävs. Noggrannheten kommer att vara den avgörande faktorn för hur många procent över eller under projektet kan förväntas hamna när det är färdigt. Om uppskattningen till exempel definieras som en uppskattning av ”storleksordning” kommer den att ha en noggrannhet på cirka plus eller minus 50-100 %.
Detta innebär att om projektets uppskattning är 200 dollar med en uppskattningsnoggrannhet på till exempel 50 %, vet företaget att projektet kommer att kosta minst 100 dollar och högst 300 dollar att slutföra.
Punkten är att ge en uppskattning av ungefärlig storlek med hjälp av den information som finns tillgänglig vid den aktuella tidpunkten. Eftersom uppskattning av ett projekt är en process kommer uppskattningen alltid att genomgå flera iterationer av förfining. Uppskattningsnoggrannheten kommer därför att förbättras i takt med att man får en bättre förståelse för projektets omfattning. Detta innebär också att osäkerheten kommer att minska ju längre projektet fortskrider mot sitt slutförande.
Tekniker för projektuppskattning
I det här avsnittet kommer jag att beskriva några av de möjliga metoder som kan användas för att generera en uppskattning.
Förut är det viktigt att betona att input till uppskattningar i största möjliga mån bör komma från ”experter” eller ”utförare” av de avgränsade kraven, eftersom detta kommer att ge de bästa resultaten. Det är typiskt sett projektledarens roll att samla in denna kunskap eller att identifiera de experter som ska rådfrågas. Det är också typiskt sett projektledarens ansvar att bedöma eventuella risker som kan dyka upp före, under eller efter projektet.
Med detta sagt, låt oss gräva i de olika uppskattningsteknikerna.
Analogisk uppskattning
Analogisk uppskattning använder ett eller flera liknande tidigare projekt för att uppskatta varaktigheten eller kostnaden för ditt nuvarande projekt. Detta används när det finns begränsad information om det projekt som ska planeras. En analog uppskattning anses vara ”uppifrån och ner” och är i allmänhet inte lika exakt som andra uppskattningstekniker om den används enbart.
Till exempel, om det kostade 100 dollar att utveckla en webbsida med två sidor för några månader sedan och du är ansvarig för att utveckla en ny webbsida med två sidor, uppskattar du att det kommer att kosta 100 dollar. Du kan också dra slutsatsen att det kommer att kosta 200 dollar att utveckla en webbplats med 4 sidor.
Bottom-up-beräkningar / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Dessa är metoder som innebär att man bryter ner problemet i mindre, mer lätthanterliga delar tills det är möjligt att göra en uppskattning med rimlig manuell noggrannhet. Beroende på den nödvändiga noggrannheten kan detta delas upp i varje enskild uppgift eller aggregeras till en högre nivå av arbetspaket eller milstolpar. De enskilda kostnaderna för varje arbetspaket summeras sedan för att bilda den fullständiga bottom-up projektskattningen.
Bottom-up-skattningen brukade ta längst tid att förbereda, men under förutsättning att tillräckliga komponentdetaljer beaktas kan denna projektskattningsmetod ge den högsta noggrannheten och kan automatiseras med artificiell intelligens.
Top-down-skattningar
Top-down-skattningar är den fullständiga motsatsen till bottom-up-metoden. Att gå den här vägen innebär i huvudsak att du antingen har ett projekt med fast pris eller att du vet hur mycket specifika milstolpar kan kosta dig baserat på din gemensamma erfarenhet av tidigare projekt. Utmaningen med detta tillvägagångssätt är att du måste bryta ner projektet i uppgifter på ett sätt som är lönsamt för företaget, vilket ofta är svårt att åstadkomma utan att förstå hur varje aktivitet påverkar din ekonomi och projektets baslinje.
Top-down-estimering tillämpas i situationer när kundansvariga säljer projektet och projektledare tas in för att hitta den perfekta balansen mellan kundens förväntningar och affärsmålen. Det viktiga i det här fallet är att fördela resurserna på ett intelligent sätt, att kunna jämföra den ursprungliga offerten med planerad och faktisk verksamhet och att se till att du inte överskrider den ursprungliga planens gränser.
Trepunktsskattningar
Trepunktsskattningen är en av de enklaste teknikerna eftersom den inte bara kan öka noggrannheten i projektskattningar avsevärt, utan hela tillvägagångssättet gör det också lättare för mer än en expert att bidra med sina synpunkter. Den liknar bottom-up estimering men är mer exakt och kan bättre användas även på en hög nivå.
Den trepunktsskattningen, även känd som PERT (Project Evaluation and Review Technique), ger ett intervall av projektskattningar och beräknar det viktade genomsnittet av detta intervall. Detta innebär att tre datapunkter, det ”bästa fallet”, det ”mest sannolika fallet” och det ”värsta fallet”, alltid måste tillhandahållas för varje del av uppskattningen.
- Bästa fallet – Vilket är det mest optimistiska scenariot för att bygga X?
- Mest sannolika fallet – Vilket är det mest sannolika scenariot för att bygga X?
- Worst Case – Vilket är det mest pessimistiska scenariot för att bygga X?
En fördel med denna metod är att det psykologiskt sett kan vara lättare att ge en siffra inom ett intervall och att börja med det värsta fallet ofta leder till mindre motstånd. Denna teknik minskar också risken för uppblåsta uppskattningar.
I fallet med vårt exempel på en webbsida med två sidor från ovan kan vi till exempel säga att den mest optimistiska kostnaden för att färdigställa är 80 dollar, det mest sannolika fallet är 100 dollar och det dyraste fallet som någonsin kommer att bli är 200 dollar. Utan att gå in på detaljerna för att beräkna detta skulle det med hjälp av 3-punktsmetoden motsvara en uppskattning på 114 dollar.
Parametrisk uppskattning
Parametrisk uppskattning liknar analog uppskattning men ger en ökad noggrannhet på grund av den statistiska karaktären hos uppskattningstekniken. I huvudsak bestäms en parametrisk uppskattning genom att identifiera enhetskostnaden eller varaktigheten och det antal enheter som krävs för projektet eller aktiviteten. Det är viktigt att mätningen är skalbar för att den ska vara korrekt.
Till exempel, om det tog mig två timmar att klippa min en tunnland stora trädgård förra veckan och den här veckan ska jag klippa fyra tunnland, kan jag uppskatta att det kommer att ta åtta timmar att klippa.
Och om den första timmen gick åt till att transportera min traktor och förbereda den för att klippa, måste uppskattningen skalas upp på lämpligt sätt: En timme för transport och sedan fyra timmar för att klippa, vilket ger totalt fem timmar.
Size-based / Story Points / Function Points / Use Case Points
Ett vanligt sätt att få grepp om storleksbaserade tekniker är att beräkna uppskattningar som bygger på en formel som härrör från historiska data. För att härleda någon mening ur dessa typer av punkter, som är en godtycklig storlek, är det nödvändigt att titta tillbaka i de historiska uppgifterna för att härleda hur många timmar som utgör en enda punkt. Om det inte finns några historiska data är det möjligt att utgå från en standardbaslinje från industridata tills tillräckligt med data har samlats in i organisationen.
Från antalet story points som tilldelats en enskild användarhistoria kan det till exempel spåras hur många timmar det i genomsnitt tar att utveckla en punkt. Således kan en fullständig uppskattning för projektet ges om hela backloggen är känd innan projektet har påbörjats. Ofta är det inte möjligt att känna till hela omfattningen av backloggen, men ändå kan den preliminära versionen av den ge en bra indikation på projektets helhet även om den kanske inte är 100 % korrekt.
Kombinera flera uppskattningstekniker
Ingen enskild uppskattningsteknik för ett projekt passar alla projekt. För att uppnå de mest exakta resultaten föreslår vi att du använder och kombinerar några av dessa uppskattningstekniker för att ge ökad noggrannhet i dina projektuppskattningar. Du kan till exempel använda en nedifrån och upp-metod som 3-punktsmetoden och kombinera den med en uppifrån och ner-metod som funktionspoäng.
Vi vet att den ansträngning som det innebär att kombinera flera metoder oftast inte är en realistisk väg att gå. I det fallet rekommenderar vi att man håller sig till en enda metod för allt eftersom det åtminstone kommer att ge dig några jämförbara historiska siffror som kan användas proaktivt för att lära sig av.
Säkerhet och risk
Självklart kommer ingen uppskattning utan en risk, annars skulle det inte vara en uppskattning, vilket innebär att risker och osäkerheter också bör tas i beaktande. Dessa kan ta sig många uttryck, men det är alltid en bra idé att inkludera någon form av slapphet i planen, helst baserat på historiska data, i form av extra timmar, en buffert för oförutsedda kostnader och/eller både och. Detta hanteras ofta genom en budget för oförutsedda utgifter.
Bästa praxis
Som med de flesta projektskattningsmetoder har var och en sina egna fördelar och begränsningar. Några viktiga överväganden när man arbetar med någon av teknikerna är:
- Hur skiljer sig projektet från de historiska uppgifterna?
- Vilka externa faktorer har inte beaktats?
- Kan uppskattningen verifieras av en sakkunnig?
- Hur fullständig är förståelsen för projektspecifikationen?
- Hur stor ansträngning i form av tid och kostnader kommer att avsättas för att utveckla uppskattningarna?
- Vilka tekniker har organisationen erfarenhet av att arbeta med?
Om du behöver välja en och endast en metod att använda och inte har så mycket erfarenhet rekommenderar vi alltid att du använder dig av 3-punktsanalysen, eftersom den ger de mest exakta resultaten och gör det möjligt för dig att snabbt bedöma riskerna i samband med dina uppskattningar. En annan fördel med den här metoden är att du enkelt och snabbt kan få fram en uppskattning på hög nivå och sedan bryta ner den ytterligare allteftersom mer information om projektet avslöjas.
Som nästa steg kanske du också vill lära dig några bästa metoder för att se till att dina uppskattningar förblir giltiga:
.