Me kaikki tiedämme, että projektin koon ja kustannusten arviointi voi olla erittäin haastavaa. Koska projekti on määritelmällisesti luonteeltaan ainutlaatuinen, usein uusi tuote, palvelu tai liiketoiminnan muutos, toimituspäivää on vaikea ennustaa. Mitä suuremmaksi ja monimutkaisemmaksi hanke kasvaa, sitä vaikeampaa voi olla tehdä tämä kunnolla. Käytettävissä on kuitenkin useita tekniikoita, jotka voivat parantaa huomattavasti projektin arviointiprosessia ja -tarkkuutta.
Tässä postauksessa yritän käsitellä joitakin tunnetuimpia arviointitekniikoita, joita voidaan käyttää minkä tahansa projektin koon arvioimiseen.
On tärkeää korostaa, että nämä asiat pätevät riippumatta siitä, teetkö ketterästi (Scrum, Kanban jne.) vai suositko perinteisempiä vesiputousmenetelmiä (Prince2, PMI jne.). Joitakin näistä asioista on tehtävä jossain vaiheessa minkä tahansa projektin yhteydessä!
Tämä viesti on suunnattu lähinnä projektipäälliköille, joilla on vähän tai ei lainkaan kokemusta projektin arvioinnista. Jos olet projektipäällikkö, jolla on monen vuoden kokemus, uskon silti, että voit oppia joitain uusia niksejä tämän postauksen käsitteistä, joten saatat silti haluta sivuuttaa sen. Seuraavassa on viisi yksinkertaista vaihetta, joita kannattaa noudattaa.
Projektin laajuus
Projektin arviointia ei voi tehdä kunnolla, ellei ymmärrä edes jonkin verran projektin laajuutta. Jos ei tiedetä, mitä projektilla pyritään saavuttamaan, ei ole juurikaan mahdollisuuksia arvioida vaadittavaa työmäärää tarkasti.
Hyvä nyrkkisääntö on, että mitä yksityiskohtaisempi on projektin laajuus, sitä yksityiskohtaisempi ja tarkempi on myös projektiarvio. Projektin koko, monimutkaisuus ja vaihe vaikuttavat suuresti vaadittavaan tarkkuustasoon.
Projektin arviointivaatimusten ja siten arvioiden laatimiseen tarvittavan ajankäytön mukauttaminen vaadittavaan tarkkuuteen, laajuuteen ja projektin vaiheeseen on myös otettava huomioon.
Projektin arviointitarkkuuden tasot
Projektin arviointia voidaan tyypillisesti tehdä menestyksekkäimmin ketterällä ajattelutavalla. Tällä tarkoitan sitä, että arviot olisi laadittava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, esimerkiksi ehdotusvaiheessa, ja niitä olisi sitten jatkuvasti hiottava ajan mittaan sekä ennen projektin aloittamista että sen jälkeen. Nämä tarkennukset voidaan ajatella tasoina tai versioina, jotka muuttuvat yhä tarkemmiksi.
Projektin arvioinnissa on tärkeää ymmärtää, missä vaiheessa projektin laajuus ja määrittely ovat, sillä se määrittää vaadittavan tarkkuustason. Tarkkuus on ratkaiseva tekijä sen suhteen, kuinka monta prosenttia yli- tai alimitoitettuna projektin voidaan olettaa päätyvän, kun se on valmis. Jos arvio on esimerkiksi määritelty ”suuruusluokka-arvioksi”, sen tarkkuus on noin plus tai miinus 50-100 prosenttia.
Tämä tarkoittaa, että jos hankearvio on 200 dollaria ja arviointitarkkuus on esimerkiksi 50 prosenttia, yritys tietää, että hanke tulee maksamaan vähintään 100 dollaria ja korkeintaan 300 dollaria valmistuessaan.
Tarkoituksena on laatia ”suuntaa-antava” arvio, jossa käytetään sillä hetkellä saatavilla olevia tietoja. Koska hankearviointi on prosessi, arviota tarkennetaan aina useaan kertaan. Arvion tarkkuus paranee siis sitä mukaa, kun projektin laajuus ymmärretään perusteellisemmin. Tämä tarkoittaa myös sitä, että epävarmuus vähenee sitä mukaa, mitä pidemmälle projekti etenee kohti valmistumista.
Projektin arviointitekniikat
Tässä osiossa kuvaan joitakin mahdollisia menetelmiä, joita voidaan käyttää estimaatin laatimiseen.
Etukäteen on tärkeää painottaa sitä, että estimaattien syötteiden tulisi tulla mahdollisimman suuressa määrin laajuudeltaan rajattujen vaatimusten ”asiantuntijoilta” tai ”toteuttajilta”, koska näin saadaan parhaat tulokset. Tavallisesti projektipäällikön tehtävänä on kerätä tämä tieto tai määrittää asiantuntijat, joita konsultoida. Tyypillisesti projektipäällikön vastuulla on myös arvioida kaikki riskit, joita saattaa ilmetä ennen projektia, sen aikana tai sen jälkeen.
Tämän sanottuamme syvennytään erilaisiin arviointitekniikoihin.
Analoginen estimointi
Analoginen estimointi käyttää yhtä tai useampaa samankaltaista aiempaa projektia nykyisen projektin keston tai kustannusten arviointiin. Tätä käytetään silloin, kun suunniteltavasta projektista on vain vähän tietoa. Analogista arviota pidetään ”ylhäältä alaspäin” suuntautuvana, eikä se ole yleensä yhtä tarkka kuin muut arviointitekniikat, jos sitä käytetään pelkästään.
Jos esimerkiksi 2-sivuisen verkkosivuston kehittäminen maksoi 100 dollaria muutama kuukausi sitten ja olet vastuussa uuden 2-sivuisen verkkosivuston kehittämisestä, arvioit sen maksavan 100 dollaria. Saatat myös päätellä, että 4-sivuisen verkkosivuston kehittäminen maksaa 200 dollaria.
Alhaalta ylöspäin tehtävät arviot / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Nämä ovat menetelmiä, joissa ongelma pilkotaan pienempiin helpommin hallittaviin osiin, kunnes se on mahdollista arvioida kohtuullisella manuaalisella tarkkuudella. Riippuen tarvittavasta tarkkuudesta tämä voidaan pilkkoa jokaiseen yksittäiseen tehtävään tai aggregoida korkeammalle tasolle työpaketteihin tai välitavoitteisiin. Kunkin työpaketin yksittäiset kustannukset lasketaan sitten yhteen, jolloin saadaan täysi alhaalta ylöspäin suuntautuva hankearvio.
Alhaalta ylöspäin suuntautuvan arvion laatiminen vei ennen pisimmän ajan, mutta edellyttäen, että osatekijöiden riittävät yksityiskohdat otetaan huomioon, tällä hankearviointitekniikalla voidaan saavuttaa korkein mahdollinen tarkkuus, ja se on automatisoitavissa keinotekoisen älykkyyden avulla.
Alhaalta alaspäin suuntautuvat arviot
Alhaalta alaspäin suuntautuvat arviot ovat alhaalta ylöspäin suuntautuvan lähestymistavan täydellinen vastakohta. Pohjimmiltaan tälle tielle meneminen tarkoittaa sitä, että sinulla on joko kiinteähintainen projekti tai tiedät, kuinka paljon tietyt välitavoitteet voivat maksaa aiemmista projekteista saatujen yhteisten kokemusten perusteella. Tämän lähestymistavan haasteena on se, että sinun on pilkottava hanke tehtäviin siten, että se on liiketoiminnan kannalta kannattavaa, mikä on usein vaikeaa ilman, että ymmärrät, miten kukin toiminto vaikuttaa talouteen ja hankkeen perustasoon.
Top-down-arviointia sovelletaan tilanteissa, joissa asiakkuusjohtajat myyvät projektin ja projektipäälliköt otetaan mukaan löytämään täydellinen tasapaino asiakkaan odotusten ja liiketoiminnan tavoitteiden välillä. Tällöin on tärkeää kohdentaa resurssit älykkäästi, pystyä vertaamaan alkuperäistä tarjousta suunniteltuun ja toteutuneeseen ja varmistaa, ettei alkuperäisen suunnitelman rajoja ylitetä.
Kolmipiste-estimaatit
Kolmipiste-estimaatti on yksi helpoimmista tekniikoista, sillä sen avulla voidaan paitsi lisätä huomattavasti hankearvioiden tarkkuutta, koko lähestymistapa myös helpottaa useamman kuin yhden asiantuntijan panoksen antamista. Se on samanlainen kuin alhaalta ylöspäin tapahtuva estimointi, mutta tarkempi, ja sitä voidaan käyttää paremmin myös korkealla tasolla.
Kolmen pisteen estimaatti, joka tunnetaan myös nimellä PERT (Project Evaluation and Review Technique, projektin arviointi- ja tarkistustekniikka), antaa vaihteluvälin projektin arvioille ja laskee tämän vaihteluvälin painotetun keskiarvon. Tämä tarkoittaa sitä, että jokaisesta arvion osasta on aina esitettävä kolme tietopistettä, ”paras tapaus”, ”todennäköisin tapaus” ja ”huonoin tapaus”.
- Paras tapaus – Mikä on optimistisin skenaario X:n rakentamiselle?
- Todennäköisin tapaus – Mikä on todennäköisin skenaario X:n rakentamiselle?
- Pahin tapaus – Mikä on pessimistisin skenaario X:n rakentamiseksi?
Tämän menetelmän etuna on se, että psykologisesti voi olla helpompaa antaa luku vaihteluvälin sisällä, ja huonoimmasta mahdollisesta tapauksesta aloittaminen johtaa usein pienempään vastustukseen. Tämä tekniikka vähentää myös liioiteltujen arvioiden riskiä.
Tässä edellä mainitussa 2-sivuisen verkkosivuston esimerkissämme voisimme esimerkiksi sanoa, että optimistisin kustannus on 80 dollaria, todennäköisin tapaus on 100 dollaria ja kallein mahdollinen kustannus on 200 dollaria. Menemättä tämän laskemisen yksityiskohtiin, 3-pistettä käyttäen se vastaisi 114 dollarin arviota.
Parametrinen estimointi
Parametrinen estimointi on samankaltaista kuin analoginen estimointi, mutta se tarjoaa suuremman tarkkuuden estimointitekniikan tilastollisen luonteen vuoksi. Periaatteessa parametrinen estimaatti määritetään määrittelemällä yksikkökustannus tai kesto ja projektissa tai toiminnassa tarvittavien yksiköiden määrä. On tärkeää, että mittaus on skaalattavissa, jotta se olisi tarkka.
Jos esimerkiksi yhden hehtaarin suuruisen pihani niittäminen vei minulta viime viikolla kaksi tuntia ja tällä viikolla niitän neljä hehtaaria, voisin arvioida, että niittoon kuluu kahdeksan tuntia.
Jos kuitenkin ensimmäinen tunti kuluu traktorini kuljettamiseen ja sen valmistelemiseen ruohonleikkuuta varten, arvio olisi skaalattava asianmukaisesti: Yksi tunti kuljetukseen ja sitten neljä tuntia niittoon, eli yhteensä viisi tuntia.
Kokopohjainen / Tarinapisteet / Toimintopisteet / Käyttötapauspisteet
Yleinen tapa päästä kiinni kokopohjaisiin tekniikoihin on laskea arvioita, jotka perustuvat historiatiedoista johdetun kaavan käyttöön. Jotta tämäntyyppisistä pisteistä, joiden koko on mielivaltainen, saataisiin mitään merkitystä, on katsottava taaksepäin historiatietoihin ja johdettava, kuinka monta tuntia muodostaa yhden pisteen. Jos historiallista dataa ei ole olemassa, on mahdollista lähteä liikkeelle toimialan tiedoista saadusta vakiomuotoisesta lähtötasosta, kunnes organisaatiossa on kerätty riittävästi dataa.
Esimerkiksi yksittäiselle käyttäjätarinalle osoitettujen tarinapisteiden määrän perusteella voidaan jäljittää, kuinka monta tuntia yhden pisteen kehittäminen keskimäärin kestää. Näin ollen projektille voidaan antaa täydellinen arvio, jos koko backlog on tiedossa ennen projektin aloittamista. Usein ei ole mahdollista tietää koko backlogin laajuutta, mutta silti sen alustava versio voi antaa hyvän osviittaa projektin kokonaisuudesta, vaikka se ei ehkä olisikaan sataprosenttisen tarkka.
Monien estimointitekniikoiden yhdistäminen
Kään yksittäinen projektin estimointitekniikka ei sovi kaikkiin projekteihin. Tarkimpien tulosten saavuttamiseksi suosittelemme käyttämään ja yhdistelemään muutamia näistä arviointitekniikoista, jotta projektiarviot olisivat entistä tarkempia. Voit esimerkiksi käyttää alhaalta ylöspäin suuntautuvaa menetelmää, kuten 3-pistettä, ja yhdistää sen ylhäältä alaspäin suuntautuvaan menetelmään, kuten funktiopisteisiin.
Tiedämme, että useiden menetelmien yhdistämiseen liittyvä vaiva ei useimmiten ole realistinen tapa toimia. Siinä tapauksessa suosittelemme pitäytymään yhdessä ainoassa menetelmässä kaikessa, sillä silloin saat ainakin vertailukelpoisia historiallisia lukuja, joista voit oppia ennakoivasti.
Varmuus ja riski
Ei tietenkään mikään arvio tule ilman riskiä, muuten se ei olisi arvio, mikä tarkoittaa, että myös riskit ja epävarmuustekijät on otettava huomioon. Niitä voi olla monenlaisia, mutta aina on hyvä sisällyttää suunnitelmaan jonkinlaista väljyyttä, mieluiten historiatietoihin perustuvaa, ylimääräisten tuntien muodossa, puskurina odottamattomien kustannusten varalle ja/tai molempien muodossa. Tämä hoidetaan usein varabudjetin avulla.
Parhaat käytännöt
Kuten useimmilla projektin arviointimenetelmillä, jokaisella on omat etunsa ja rajoituksensa. Joitakin keskeisiä näkökohtia työskenneltäessä minkä tahansa tekniikan kanssa ovat:
- Miten hanke eroaa aiemmista tiedoista?
- Mitä ulkoisia tekijöitä ei ole otettu huomioon?
- Voidaanko estimaatti todentaa asiantuntijan toimesta?
- Miten kattava ymmärrys projektin määrittelystä on saavutettu?
- Miten paljon työpanosta ajan ja kustannusten suhteen kohdennetaan estimaattien kehittämiseen?
- Millä tekniikoilla organisaatiolla on kokemusta työskentelystä?
Jos sinun on valittava yksi ja ainoa käytettävä menetelmä, eikä sinulla ole paljon kokemusta, suosittelemme aina kolmen pisteen analyysin tekemistä, koska se antaa tarkimmat tulokset ja mahdollistaa myös arvioihin liittyvien riskien nopean arvioinnin. Tämän menetelmän etuna on myös se, että pääset helposti ja nopeasti korkeatasoiseen arvioon ja voit sitten pilkkoa sitä edelleen sitä mukaa, kun hanketta koskevia lisätietoja paljastuu.
Seuraavana askeleena kannattaa myös opetella joitakin parhaita käytäntöjä, joilla voit varmistaa, että arviosi pysyvät pätevinä: