Todos sabemos que puede ser muy difícil estimar el tamaño y el coste de un proyecto. Dado que un proyecto, por definición, es de naturaleza única, a menudo un nuevo producto, servicio o cambio de negocio, es difícil predecir la fecha de entrega. A medida que aumenta el tamaño y la complejidad del proyecto, más difícil puede ser hacerlo correctamente. Pero hay varias técnicas disponibles que pueden mejorar en gran medida el proceso de estimación del proyecto y la precisión.
En este post, voy a tratar de cubrir algunas de las técnicas de estimación más conocidas que se pueden utilizar para juzgar el tamaño de cualquier proyecto.
Es importante destacar que estas cosas se aplican no importa si usted está haciendo ágil (Scrum, Kanban, etc.) o prefiere cascada más tradicional (Prince2, PMI, etc.). Necesitarás hacer algunas de estas cosas en algún momento en cualquier tipo de proyecto!
Este post está dirigido principalmente a Directores de Proyecto con poca o ninguna experiencia en estimación de proyectos. Si eres un Director de Proyectos con muchos años de experiencia, sigo creyendo que puedes aprender algunos trucos nuevos de los conceptos de este post, así que quizás quieras hojearlo de todas formas. Aquí tienes cinco sencillos pasos a seguir.
Alcance del proyecto
La estimación de un proyecto no puede hacerse correctamente si no se conoce al menos el alcance del mismo. Si no se sabe lo que el proyecto está tratando de lograr, entonces hay pocas posibilidades de ser capaz de estimar con precisión el esfuerzo requerido.
Una buena regla general es que cuanto más detallado sea el alcance del proyecto, más detallada y precisa será la estimación del proyecto. El tamaño, la complejidad y la etapa del proyecto tendrán un gran impacto en el nivel de precisión requerido.
También hay que tener en cuenta la alineación de los requisitos de estimación del proyecto, y por lo tanto el consumo de tiempo necesario para crear las estimaciones, con la precisión requerida, el alcance y la etapa del proyecto.
Niveles de precisión en la estimación del proyecto
La estimación del proyecto normalmente se puede hacer con más éxito con una mentalidad ágil. Con esto quiero decir que las estimaciones deben generarse lo antes posible, por ejemplo en la fase de propuesta, y luego refinarse continuamente a lo largo del tiempo, tanto antes como después de iniciado el proyecto. Estos refinamientos pueden considerarse como niveles o versiones cada vez más precisas.
Al estimar un proyecto es importante comprender en qué fase se encuentra el alcance y la definición del proyecto, ya que esto determinará el nivel de precisión necesario. La precisión será el factor decisivo para saber cuántos porcentajes por encima o por debajo del proyecto se pueden esperar cuando se complete. Por ejemplo, si la estimación se define como una estimación de «orden de magnitud», tendrá una precisión de más o menos el 50-100%.
Esto significa que si la estimación del proyecto es de 200 dólares con una precisión de estimación de, digamos, el 50%, la empresa sabe que el proyecto costará como mínimo 100 dólares y como máximo 300 dólares para completarlo.
La cuestión es proporcionar una estimación «aproximada» utilizando la información disponible en ese momento. Dado que la estimación del proyecto es un proceso, la estimación siempre se someterá a varias iteraciones de perfeccionamiento. Por tanto, la precisión de la estimación mejorará a medida que se conozca mejor el alcance del proyecto. Esto también significa que la incertidumbre disminuirá cuanto más avance el proyecto hacia su finalización.
Técnicas de estimación de proyectos
En esta sección describiré algunos de los posibles métodos que se pueden utilizar para generar una estimación.
Antes de hacerlo, es importante destacar que las aportaciones a las estimaciones deben proceder, en la mayor medida posible, de los «expertos» o «realizadores» de los requisitos del alcance, ya que esto dará los mejores resultados. Por lo general, el papel del director de proyecto consiste en reunir estos conocimientos o identificar a los expertos a los que consultar. También suele ser responsabilidad del director del proyecto evaluar cualquier riesgo que pueda surgir antes, durante o después del proyecto.
Dicho esto, vamos a profundizar en las diferentes técnicas de estimación.
Estimación análoga
La estimación análoga utiliza uno o más proyectos anteriores similares para estimar la duración o el coste de su proyecto actual. Se utiliza cuando hay poca información sobre el proyecto que se va a planificar. Una estimación análoga se considera «descendente» y, por lo general, no es tan precisa como otras técnicas de estimación si se utiliza exclusivamente.
Por ejemplo, si costó 100 dólares desarrollar un sitio web de 2 páginas hace unos meses y usted es responsable de desarrollar un nuevo sitio web de 2 páginas, estima que costará 100 dólares. También puede deducir que el desarrollo de un sitio web de 4 páginas costará 200 dólares.
Estimaciones ascendentes / Estructura de desglose del trabajo (EDT) / Desglose de actividades
Estos son métodos que implican dividir el problema en partes más pequeñas y manejables hasta que sea posible estimar con una precisión manual razonable. Dependiendo de la precisión necesaria, esto puede desglosarse en cada tarea individual o agregarse a un nivel superior de paquetes de trabajo o hitos. Los costes individuales de cada paquete de trabajo se suman entonces para formar la estimación completa del proyecto «bottom-up».
La estimación «bottom-up» solía llevar más tiempo de preparación, pero siempre que se tuviera en cuenta el suficiente detalle de los componentes, esta técnica de estimación del proyecto puede proporcionar el mayor nivel de precisión y puede automatizarse con inteligencia artificial.
Estimaciones «top-down»
La estimación «top-down» es todo lo contrario al enfoque «bottom-up». En esencia, ir por este camino significa que usted tiene un proyecto de precio fijo o sabe cuánto podrían costar los hitos específicos sobre la base de su experiencia compartida con proyectos anteriores. El reto de este enfoque es que tendrá que desglosar el proyecto en tareas de una manera que sea rentable para el negocio, lo que a menudo es difícil de lograr sin entender cómo cada actividad afecta a sus finanzas y la línea de base del proyecto.
La estimación descendente se aplica en situaciones en las que los ejecutivos de cuentas venden el proyecto y se recurre a los gestores de proyectos para encontrar el equilibrio perfecto entre las expectativas del cliente y los objetivos empresariales. Lo importante en este caso es asignar los recursos de forma inteligente, ser capaz de comparar el presupuesto inicial con lo planificado con lo real y asegurarse de no traspasar los perímetros del plan inicial.
Estimaciones de tres puntos
La estimación de tres puntos es una de las técnicas más sencillas porque no sólo puede aumentar en gran medida la precisión de las estimaciones del proyecto, sino que todo el enfoque también facilita que más de un experto aporte su opinión. Es similar a la estimación ascendente, pero más precisa y también puede utilizarse mejor a alto nivel.
La estimación de 3 puntos, también conocida como PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos), proporciona un rango de estimaciones del proyecto y calcula la media ponderada de ese rango. Esto significa que siempre se deben proporcionar 3 puntos de datos, el «mejor caso», el «caso más probable» y el «peor caso», para cada parte de la estimación.
- Mejor caso – ¿Cuál es el escenario más optimista para construir X?
- Caso más probable – ¿Cuál es el escenario probable para construir X?
- Peor caso – ¿Cuál es el escenario más pesimista para construir X?
Una ventaja de esta metodología es que psicológicamente puede ser más fácil proporcionar un número dentro de un rango y comenzar con el peor caso a menudo conduce a menos resistencia. Esta técnica también reduce el riesgo de estimaciones infladas.
Por ejemplo, en el caso de nuestro sitio web de 2 páginas de arriba, podríamos decir que el costo más optimista para completar es de $ 80, el caso probable es de $ 100 y el más caro será de $ 200. Sin entrar en los detalles del cálculo, utilizando 3 puntos equivaldría a una estimación de 114 dólares.
Estimación paramétrica
La estimación paramétrica es similar a la estimación análoga pero proporciona un mayor nivel de precisión debido a la naturaleza estadística de la técnica de estimación. Esencialmente, una estimación paramétrica se determina identificando el coste unitario o la duración y el número de unidades necesarias para el proyecto o actividad. Es importante que la medida sea escalable para que sea precisa.
Por ejemplo, si la semana pasada tardé dos horas en segar mi jardín de un acre y esta semana voy a segar cuatro acres, podría estimar que tardaré ocho horas en segar.
Sin embargo, si la primera hora se dedicó a transportar mi tractor y a prepararlo para segar, la estimación tendría que escalarse adecuadamente: 1 hora para el transporte y luego cuatro horas para segar, para un total de cinco horas.
Basado en el tamaño / Puntos de historia / Puntos de función / Puntos de caso de uso
Una forma común de entender las técnicas basadas en el tamaño es calcular estimaciones basadas en el uso de una fórmula derivada de datos históricos. Para derivar cualquier significado de este tipo de puntos, que es un tamaño arbitrario, es necesario mirar hacia atrás en los datos históricos para derivar cuántas horas constituyen un solo punto. Si no existen datos históricos, es posible partir de una línea de base estándar a partir de datos de la industria hasta que se recopilen suficientes datos en la organización.
Por ejemplo, basándose en el número de puntos de historia asignados a una sola historia de usuario, se puede rastrear cuántas horas de media llevará desarrollar un punto. Así, se puede dar una estimación completa del proyecto si se conoce todo el backlog antes de que el proyecto haya comenzado. A menudo no es posible conocer todo el alcance del backlog, pero aun así la versión preliminar del mismo puede dar una buena indicación de la totalidad del proyecto, aunque no sea 100% exacta.
Combinar múltiples técnicas de estimación
Ninguna técnica de estimación de proyectos se adapta a todos los proyectos. Para conseguir los resultados más precisos, le sugerimos que utilice y combine algunas de estas técnicas de estimación para proporcionar una mayor precisión a las estimaciones de su proyecto. Por ejemplo, puede utilizar un método ascendente, como el de los 3 puntos, y combinarlo con un método descendente, como el de los puntos de función.
Sabemos que el esfuerzo que supone la combinación de varias metodologías no suele ser realista. En ese caso, recomendamos seguir con un solo método para todo, ya que eso le dará al menos algunos números históricos comparables que se pueden utilizar de forma proactiva para aprender.
Incertidumbre y riesgo
Por supuesto, ninguna estimación viene sin un riesgo, de lo contrario no sería una estimación, lo que significa que los riesgos y las incertidumbres deben tenerse en cuenta también. Éstos pueden adoptar muchas formas, pero siempre es una buena idea incluir algún tipo de holgura en el plan, preferiblemente basada en datos históricos, en forma de horas extra, un colchón para costes imprevistos y/o ambos. Esto suele gestionarse mediante un presupuesto de «contingencia».
Mejores prácticas
Como ocurre con la mayoría de las técnicas de estimación de proyectos, cada una tiene sus propias ventajas y limitaciones. Algunas consideraciones clave cuando se trabaja con cualquiera de las técnicas son:
- ¿Cómo difiere el proyecto del de los datos históricos?
- ¿Qué factores externos no se han tenido en cuenta?
- ¿Puede la estimación ser verificada por un experto en la materia?
- ¿Cómo de completa es la comprensión de la especificación del proyecto?
- ¿Cuánto esfuerzo en términos de tiempo y coste se asignará para desarrollar las estimaciones?
- ¿Qué técnicas tiene la organización para trabajar?
Si tiene que seleccionar una y sólo una metodología para utilizar, y no tiene una tonelada de experiencia, siempre recomendamos hacer el análisis de 3 puntos, ya que esto da los resultados más precisos y le permite medir rápidamente los riesgos asociados a sus estimaciones también. Otra ventaja de este método es que se puede llegar rápidamente a una estimación de alto nivel y luego desglosarla más a medida que se descubre más información sobre el proyecto.
Como siguiente paso, es posible que también desee aprender algunas de las mejores prácticas para garantizar que sus estimaciones sigan siendo válidas: