Har du en anställd som bor i en stat men arbetar i en annan? I så fall håller du vanligtvis inne statlig och lokal skatt för arbetsstaten. Den anställde skulle fortfarande vara skyldig skatt till sin hemstat, vilket kan bli besvärligt för honom eller henne. Eller kan det vara så? Ömsesidiga avtal.
Stater med ömsesidiga avtal har något som kallas ömsesidighet i beskattningen mellan dem, vilket underlättar detta problem.
Vad är ömsesidighet i fråga om skatter?
Skattereciprocitet är ett avtal mellan stater som sänker skattebördan för anställda som pendlar till arbetet över statsgränserna. I stater med ömsesidighet i beskattningen behöver de anställda inte lämna in flera statliga skattedeklarationer. Om det finns ett ömsesidigt avtal mellan hemstaten och arbetsstaten är den anställde befriad från statlig och lokal skatt i arbetsstaten.
Vad sägs om en anställd som bor i Pennsylvania men arbetar i Virginia. Pennsylvania och Virginia har ett ömsesidigt avtal. Den anställde behöver bara betala statlig och lokal skatt för Pennsylvania, inte för Virginia. Du håller inne skatten för den anställdes hemstat.
Skattemässig ömsesidighet gäller endast för statliga och lokala skatter. Den har ingen effekt på federala löneskatter. Oavsett var du bor vill den federala regeringen fortfarande ha sin andel.
Hur är det med stater utan ömsesidiga skatter?
Anställda behöver inte betala dubbelt så mycket skatt i stater utan ömsesidighet. Men de anställda kan behöva göra lite extra arbete, till exempel lämna in skattedeklarationer för flera delstater.
Om inte ett avtal om ömsesidighet föreligger, håller arbetsgivaren inne statlig inkomstskatt för den stat där den anställde utför arbete.
Istället för dubbel källsortering och beskattning kan den anställdes hemstat tillgodoräkna sig det belopp som innehålls för den stat där de arbetar. Tänk dock på att den anställdes hemstat och arbetsstat kanske inte tillämpar samma inkomstskattesats i staten.
Om arbetstagarens arbetsstat har en lägre statlig inkomstskattesats än hemstaten är han eller hon skyldig hemstaten mer vid beskattningen. Om den anställdes arbetsstat har en högre statlig inkomstskatt än hemstaten måste de vänta på återbetalning.
Vad är din roll i fråga om ömsesidighet i statlig skatt?
De anställda måste begära att du ska hålla inne skatt för deras hemstat och inte för deras arbetsstat.
Sluta hålla inne skatt för en anställds arbetsstat när din anställde ger dig sin blankett för befrielse från statlig skatt. Börja sedan med källskatt för den anställdes hemstat.
I slutet av året använder du blankett W-2 för att tala om för den anställde hur mycket du har innehållit i statlig inkomstskatt.
Vad händer om du håller inne skatt för arbetsstaten?
När en anställd som bor i en stat och arbetar i en annan börjar arbeta för dig, kan det hända att du automatiskt börjar hålla inne skatt för arbetsstaten. Om du håller inne skatt för arbetsstaten och inte för bosättningsstaten måste den anställde lämna in kvartalsvisa skattebetalningar till sin hemstat.
När den anställde gör sin individuella skattedeklaration lämnar han eller hon in en skattedeklaration för varje stat där du hållit inne skatt. Den anställde får sannolikt en skatteåterbäring eller kredit för de skatter som betalats till arbetsstaten.
Ömsesidiga avtal per stat
Ömsesidighet mellan stater gäller inte överallt. En arbetstagare måste bo i en stat och arbeta i en stat som har ett ömsesidigt skatteavtal tillsammans.
Så vilka stater är ömsesidiga stater? Följande stater är de stater där den anställde arbetar.
Arizona
Arizona har ömsesidiga avtal med:
- California
- Indiana
- Oregon
- Virginia
Om en anställd arbetar i Arizona men bor i någon av de ömsesidiga staterna kan han eller hon lämna in formuläret WEC, Employee Withholding Exemption Certificate. Anställda måste också använda denna blankett för att avsluta sin källskattebefrielse (t.ex. om de flyttar till Arizona).
D.C.
Anställda som arbetar i D.C. men inte bor där behöver inte få D.C. inkomstskatt innehållen. Varför? D.C. har ett avtal om ömsesidighet på skatteområdet med alla delstater.
För att kvalificera sig för D.C.:s ömsesidighet måste den anställdes permanenta hemvist vara utanför D.C., och de får inte vara bosatta i D.C. i 183 dagar eller mer under året.
De anställda måste lämna in blankett D-4A, Certificate of Nonresidence in the District of Columbia, till dig för att slippa källsortering av inkomstskatt i District of Columbia.
Illinois
Illinois har ömsesidiga avtal med:
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Om din anställde arbetar i Illinois men bor i någon av de ömsesidiga staterna, kan han/hon lämna in formuläret IL-W-5-NR, Employee’s Statement of Nonresidence in Illinois, för att bli befriad från Illinois statliga inkomstskatt.
Indiana
Anställda som arbetar i Indiana men bor i någon av följande stater kan ansöka om att bli befriade från källskatt i Indianas delstat:
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvania
- Wisconsin
Anställda som är bosatta i någon av de ömsesidiga staterna kan lämna in formuläret WH-47, Certificate Residence, för att ansöka om befrielse från källsortering av inkomstskatt i Indiana.
Om en anställd bor i en stat som inte har ett ömsesidigt avtal med Indiana kan han/hon ta ut en skattekredit för den skatt som innehålls för Indiana.
Iowa
Vilka stater har ömsesidighet med Iowa? Iowa har faktiskt bara en stat med ömsesidighet på skatteområdet: Illinois.
Anställda som arbetar i Iowa och bor i Illinois kan lämna in blankett IA 44-016, Employee’s Statement of Nonresidence in Iowa.
Kentucky
Kentucky har ömsesidiga avtal med:
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginia*
- West Virginia
- Wisconsin
.
Anställda som arbetar i Kentucky och bor i någon av de ömsesidiga staterna kan lämna in blankett 42A809 för att begära att arbetsgivaren inte ska ta ut inkomstskatt i Kentucky.
*Både Ohio och Virginia har villkorliga avtal. Om en anställd bor i Virginia måste han eller hon pendla dagligen till sitt arbete i Kentucky för att vara berättigad. Anställda som bor i Ohio kan inte vara aktieägare-anställda med 20 % eller mer eget kapital i ett S-bolag.
Maryland
Anställda kan ansöka om befrielse från Marylands delstatliga inkomstskatt om de arbetar i Maryland och är bosatta i något av följande:
- D.C.
- Pennsylvania
- Virginia
- West Virginia
För att ansöka om befrielse från statlig inkomstskatt i Maryland måste kvalificerade anställda lämna in blankett MW507, Employee’s Maryland Withholding Exemption Certificate.
Michigan
Michigans ömsesidiga stater för skatter inkluderar:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Arbetstagare måste lämna in blankett MI-W4, Employee’s Michigan Withholding Exemption Certificate, för ömsesidig beskattning.
Minnesota
Minnesota har skatteömsesidighet med:
- Michigan
- North Dakota
Om en anställd bor i Michigan eller North Dakota och arbetar i Minnesota, måste han/hon lämna in blankett MWR, Reciprocity Exemption Certificate. Anställda måste återvända till Michigan eller North Dakota minst en gång i månaden för att vara berättigade.
Montana
Montana har ömsesidighet i fråga om beskattning med North Dakota. Invånare i North Dakota som arbetar i Montana kan ansöka om befrielse från källskatt i delstaten Montana.
Inhämta blankett MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, från anställda.
New Jersey
New Jersey har endast ömsesidighet med Pennsylvania. Detta gäller anställda som bor i Pennsylvania och arbetar i New Jersey.
Anställda kan ansöka om befrielse från NJ:s statliga inkomstskatt genom att fylla i formuläret NJ-165, Employee’s Certificate of Nonresidence in New Jersey.
Nord Dakota
Arbetar din anställde i Nord Dakota och bor i Minnesota eller Montana? Om svaret är ja kan de fylla i formuläret NDW-R, Reciprocity exemption from withholding for qualifying Minnesota and Montana residents working in North Dakota, för ömsesidighet i beskattningen.
Ohio
Ohio har ömsesidighet i fråga om statlig skatt med följande fem stater:
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvania
- West Virginia
Inhämta blankett IT 4NR, Employee’s Statement of Residency in A reciprocity State, för att upphöra med att hålla inne Ohio inkomstskatt.
Pennsylvania
Pennsylvania har ömsesidiga skatteavtal med följande stater:
- Indiana
- Maryland
- New Jersey
- Ohio
- Virginia
- West Virginia
Arbetstagare måste ge dig blankett REV-419 EX, Employee’s Nonwithholding Application Certificate, för ömsesidighetssyften.
Virginia
Virginias ömsesidiga stater omfattar:
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvania
- West Virginia
Anställda som arbetar i Virginia kan fylla i och lämna in formuläret VA-4, Personal Exemption Worksheet.
West Virginia
West Virginias ömsesidiga stater för skatter inkluderar:
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvania
- Virginia
Inhämta formuläret IT-140NRS, West Virginias särskilda deklaration för inkomstskatt för personer som inte är bosatta i landet, från anställda.
Wisconsin
Wisconsins delstater med ömsesidiga skatteavtal är:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Anställda som arbetar i Wisconsin men bor i någon av de ömsesidiga delstaterna kan lämna in formuläret W-220, Nonresident Employee’s Withholding Reciprocity Declaration.
Lista över stater med ömsesidiga avtal
Använd vårt diagram för att ta reda på vilka stater som har ömsesidiga avtal. Och ta reda på vilken blankett den anställde måste fylla i för att begära att du ska göra källskatt i deras hemstat:
| Det land där den anställde arbetar | Det land där den anställde bor | Formulär som den anställde fyller i |
| Arizona | Kalifornien, Indiana, Oregon, Virginia | Arizonas formulär WEC |
| D.C. | Överallt utom D.C. | Formulär D-4A |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Formulär IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, och Wisconsin | Form WH-47 |
| Iowa | Illinois | Form IA 44-106 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, West Virginia, Wisconsin Virginia, Ohio (på vissa villkor) |
Form 42A809 |
| Maryland | D.C., Pennsylvania, Virginia, West Virginia | Formulär MW507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Formulär MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | Form MWR |
| Montana | North Dakota | Form MW-4 |
| New Jersey | Pennsylvanien | Formulär NJ-165 |
| Nord Dakota | Minnesota, Montana | Formulär NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvania | Formulär IT 4NR |
| Pennsylvanien | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | Formulär REV-419 EX |
| Virginia | D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | Formulär VA-4 |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | Formulär IT-140NRS |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Formulär W-220 |
Och även om de stater som inte är uppräknade inte har ömsesidighet i beskattningen har många ett avtal i form av krediter. Återigen innebär en kreditöverenskommelse att den anställdes hemstat ger honom eller henne en skattekredit för att han eller hon betalar statlig inkomstskatt till sin arbetsstat.
Oavsett om du har en, fem eller 50 anställda kan det bli komplicerat att beräkna skatter. Låt Patriot Software ta hand om skatterna så att du kan återgå till dina affärer – dina affärer, vill säga. Med Patriots online-lönesystem kan du sköta löneadministrationen i tre enkla steg och beräkna skattebeloppen exakt åt dig. Få din kostnadsfria provperiod nu!
Denna artikel har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 6 januari 2017.
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.