Heeft u een werknemer die in de ene staat woont, maar in een andere werkt? Zo ja, dan houdt u gewoonlijk staats- en lokale belastingen in voor de werkstaat. De werknemer is dan nog steeds belasting verschuldigd aan zijn thuisstaat, wat een heel gedoe voor hem kan worden. Of niet? Wederkerigheidsovereenkomsten
Wederzijdse overeenkomsten tussen de staten van de staat van herkomst en die van de staat van herkomst hebben iets wat belastingwederkerigheid wordt genoemd, waardoor dat gedoe wordt verlicht.
Wat is belastingwederkerigheid?
Takswederkerigheid is een overeenkomst tussen staten die de belastingdruk verlaagt voor werknemers die over de staatsgrens pendelen om te werken. In staten met belastingwederkerigheid hoeven werknemers niet meerdere belastingaangiften in te dienen. Als er een wederkerigheidsovereenkomst is tussen de thuisstaat en de werkstaat, is de werknemer vrijgesteld van staats- en lokale belastingen in zijn werkstaat.
Let op: een werknemer woont in Pennsylvania maar werkt in Virginia. Pennsylvania en Virginia hebben een wederkerigheidsovereenkomst. De werknemer hoeft alleen staats- en lokale belastingen voor Pennsylvania te betalen, niet voor Virginia. U houdt de belastingen in voor de thuisstaat van de werknemer.
De belastingwederkerigheid geldt alleen voor staats- en lokale belastingen. Het heeft geen effect op de federale loonbelasting. Het maakt niet uit waar u woont, de federale overheid wil nog steeds haar deel.
Hoe zit het met staten zonder wederkerige belastingen?
Werknemers zijn niet twee keer zoveel belasting verschuldigd in niet-wederkerige staten. Maar het kan zijn dat werknemers wat extra werk moeten doen, zoals het indienen van belastingaangiften in meerdere staten.
Zonder een wederkerigheidsovereenkomst houden werkgevers staatsinkomstenbelasting in voor de staat waar de werknemer werk verricht.
In plaats van dubbele inhouding en belastingheffing, kan de thuisstaat van de werknemer hen crediteren voor het bedrag dat is ingehouden voor hun werkstaat. Maar houd er rekening mee dat de thuisstaat en de werkstaat van een werknemer mogelijk niet hetzelfde staatsinkomstenbelastingtarief hanteren.
Als de werkstaat van de werknemer een lager staatsinkomenbelastingtarief heeft dan hun thuisstaat, zijn ze in de belastingtijd meer verschuldigd aan hun thuisstaat. Als de werkstaat van de werknemer een hogere staatsinkomstenbelasting heeft dan zijn thuisstaat, moet hij wachten op een terugbetaling.
Wat is uw rol in de wederkerigheid van staatsbelastingen?
Werknemers moeten u verzoeken om belasting in te houden voor hun thuisstaat en niet voor hun werkstaat.
Stop met het inhouden van belasting voor de werkstaat van een werknemer wanneer uw werknemer u zijn vrijstellingsformulier voor de staatsbelasting geeft. Begin dan met het inhouden van belasting voor de thuisstaat van de werknemer.
Aan het einde van het jaar gebruikt u formulier W-2 om de werknemer te vertellen hoeveel u hebt ingehouden voor de staatsinkomstenbelasting.
Wat als u belasting inhoudt voor de werkstaat?
Wanneer een werknemer die in de ene staat woont en in de andere werkt, voor u gaat werken, houdt u mogelijk automatisch belasting in voor de werkstaat. Als u belasting inhoudt voor de werkstaat en niet voor de woonstaat, moet de werknemer elk kwartaal belasting betalen aan zijn thuisstaat.
Wanneer de werknemer zijn individuele belastingaangifte doet, dient hij een belastingaangifte in voor elke staat waar u belasting hebt ingehouden. De werknemer ontvangt waarschijnlijk een belastingteruggave of -krediet voor de belastingen die aan de werkstaat zijn betaald.
Wederzijdse overeenkomsten per staat
Wederzijdse overeenkomsten tussen staten zijn niet overal van toepassing. Een werknemer moet in een staat wonen en in een staat werken die samen een overeenkomst inzake belastingwederkerigheid hebben.
Dus, welke staten zijn wederkerige staten? De volgende staten zijn de staten waar de werknemer werkt.
Arizona
Arizona heeft wederkerige overeenkomsten met:
- California
- Indiana
- Oregon
- Virginia
Als een werknemer in Arizona werkt maar in een van de wederkerige staten woont, kan hij het formulier WEC, Employee Withholding Exemption Certificate, indienen. Werknemers moeten dit formulier ook gebruiken om hun inhoudingsvrijstelling te beëindigen (bv. als zij naar Arizona verhuizen).
D.C.
Werknemers die in D.C. werken maar er niet wonen, hoeven geen inkomstenbelasting in D.C. te laten inhouden. Waarom? D.C. heeft met elke staat een wederkerigheidsovereenkomst op belastinggebied.
Om in aanmerking te komen voor de wederkerigheid van D.C., moet de permanente verblijfplaats van de werknemer buiten D.C. liggen, en ze mogen niet 183 dagen of meer in het jaar in D.C. wonen.
Werknemers moeten formulier D-4A, Certificate of Nonresidence in the District of Columbia, bij u indienen om onder de inhouding van D.C. inkomstenbelasting uit te komen.
Illinois
Illinois heeft wederkerige overeenkomsten met:
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Als uw werknemer in Illinois werkt maar in een van de wederkerige staten woont, kan hij of zij formulier IL-W-5-NR, Employee’s Statement of Nonresidence in Illinois, indienen voor vrijstelling van de Illinois state income tax.
Indiana
Werknemers die in Indiana werken maar in een van de volgende staten wonen, kunnen verzoeken om te worden vrijgesteld van de staatsinkomstenbelasting van Indiana:
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvania
- Wisconsin
Werknemers die in een van de wederkerige staten wonen, kunnen formulier WH-47, Certificate Residence, indienen om vrijstelling te vragen van de inhouding van de Indiana state income tax (inkomstenbelasting van de staat).
Als een werknemer in een staat woont zonder wederkerige overeenkomst met Indiana, kan hij een belastingkrediet krijgen voor de belastingen die voor Indiana zijn ingehouden.
Iowa
Welke staten hebben wederkerigheid met Iowa? Iowa heeft eigenlijk maar één staat met fiscale wederkerigheid: Illinois.
Werknemers die in Iowa werken en in Illinois wonen, kunnen formulier IA 44-016, Employee’s Statement of Nonresidence in Iowa, indienen.
Kentucky
Kentucky heeft wederkerige overeenkomsten met:
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginia*
- West Virginia
- Wisconsin
Werknemers die in Kentucky werken en in een van de wederkerige staten wonen, kunnen formulier 42A809 indienen om te verzoeken dat werkgevers geen Kentucky-inkomstenbelasting inhouden.
* Zowel Ohio als Virginia hebben voorwaardelijke overeenkomsten. Als een werknemer in Virginia woont, moet hij dagelijks naar zijn werk in Kentucky pendelen om in aanmerking te komen. Werknemers die in Ohio wonen, kunnen geen aandeelhouder-werknemers zijn met 20% of meer aandelen in een S-vennootschap.
Maryland
Werknemers kunnen vrijstelling van de staatsinkomstenbelasting van Maryland aanvragen als ze in Maryland werken en in een van de volgende gebieden wonen:
- D.C.
- Pennsylvania
- Virginia
- West Virginia
Om vrijstelling van de staatsinkomstenbelasting van Maryland aan te vragen, moeten in aanmerking komende werknemers formulier MW507, Employee’s Maryland Withholding Exemption Certificate, indienen.
Michigan
Michigan’s wederkerige staten voor belastingen zijn onder andere:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Werknemers moeten het formulier MI-W4, Employee’s Michigan Withholding Exemption Certificate, indienen voor belastingwederkerigheid.
Minnesota
Minnesota heeft belastingwederkerigheid met:
- Michigan
- North Dakota
Als een werknemer in Michigan of North Dakota woont en in Minnesota werkt, moet hij Formulier MWR, Reciprocity Exemption Certificate, indienen. Werknemers moeten ten minste eenmaal per maand naar Michigan of North Dakota terugkeren om in aanmerking te komen.
Montana
Montana heeft belastingwederkerigheid met North Dakota. Inwoners van North Dakota die in Montana werken, kunnen vrijstelling aanvragen van de inhouding van de inkomstenbelasting van de staat Montana.
Verzamel formulier MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, van werknemers.
New Jersey
New Jersey heeft alleen wederkerigheid met Pennsylvania. Dit geldt voor werknemers die in Pennsylvania wonen en in New Jersey werken.
Werknemers kunnen vrijstelling van de staatsinkomstenbelasting van NJ aanvragen door formulier NJ-165 in te dienen, Werknemerscertificaat van niet-inwonerschap in New Jersey.
North Dakota
Werkt uw werknemer in North Dakota en woont hij in Minnesota of Montana? Zo ja, dan kunnen zij formulier NDW-R, Reciprocity exemption from withholding for qualifying Minnesota and Montana residents working in North Dakota, invullen voor belastingwederkerigheid.
Ohio
Ohio heeft wederkerigheid van staatsbelastingen met de volgende vijf staten:
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvania
- West Virginia
Verzamel formulier IT 4NR, Werknemersverklaring van ingezetenschap in een wederkerige staat, om de inhouding van inkomstenbelasting van Ohio te stoppen.
Pennsylvania
Pennsylvania heeft overeenkomsten van fiscale wederkerigheid met de volgende staten:
- Indiana
- Maryland
- New Jersey
- Ohio
- Virginia
- West Virginia
Werknemers moeten u voor wederkerigheidsdoeleinden formulier REV-419 EX, Employee’s Nonwithholding Application Certificate, overleggen.
Virginia
Virginia’s wederkerige staten zijn onder meer:
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvania
- West Virginia
Werknemers die in Virginia werken, kunnen formulier VA-4, Personal Exemption Worksheet, invullen en indienen.
West Virginia
West Virginia’s wederkerige staten voor belastingen zijn:
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvania
- Virginia
Verzamel het formulier IT-140NRS, West Virginia Special Nonresident Income Tax Return, in bij de werknemers.
Wisconsin
Wisconsin’s staten met wederkerige belastingovereenkomsten zijn:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Werknemers die in Wisconsin werken maar in een van de wederkerige staten wonen, kunnen formulier W-220, Withholding Reciprocity Declaration voor niet-ingezeten werknemers, indienen.
Lijst van staten met wederkerige overeenkomsten
Gebruik onze tabel om te zien welke staten wederkerige overeenkomsten hebben. En ontdek welk formulier de werknemer moet invullen om de inhouding in zijn thuisstaat aan te vragen:
| Waar de werknemer werkt | Waar de werknemer woont | Formulier dat werknemer invult |
| Arizona | Californië, Indiana, Oregon, Virginia | Arizona-formulier WEC |
| D.C. | Anywhere but D.C. | Form D-4A |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Form IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, en Wisconsin | Form WH-47 |
| Ierland | Illinois | Form IA 44-106 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, West Virginia, Wisconsin Virginia, Ohio (met voorwaarden) |
Form 42A809 |
| Maryland | D.C., Pennsylvania, Virginia, West Virginia | Form MW507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Form MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | Form MWR |
| Montana | North Dakota | Form MW-4 |
| New Jersey | Pennsylvania | Form NJ-165 |
| North Dakota | Minnesota, Montana | Form NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvania | Form IT 4NR |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | Form REV-419 EX |
| Virginia | D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | Form VA-4 |
| Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | Form IT-140NRS | |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Form W-220 |
Hoewel niet vermelde staten geen fiscale wederkerigheid hebben, hebben vele een overeenkomst in de vorm van kredieten. Ook hier betekent een verrekeningsovereenkomst dat de thuisstaat van de werknemer hem een belastingkrediet verleent voor het betalen van staatsinkomstenbelasting aan zijn werkstaat.
Of u nu één, vijf of 50 werknemers hebt, het berekenen van belastingen kan ingewikkeld worden. Laat Patriot Software zorgen over de belastingen, zodat u kunt terugkeren naar het bedrijfsleven – uw bedrijf, dat is. Met de online salarisadministratie van Patriot kunt u de salarisadministratie in drie eenvoudige stappen uitvoeren, waarbij de belastingbedragen nauwkeurig voor u worden berekend. Download nu uw gratis proefversie!
Dit artikel is bijgewerkt ten opzichte van de oorspronkelijke publicatiedatum van 6 januari 2017.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.