Har du en medarbejder, der bor i en stat, men arbejder i en anden? Hvis det er tilfældet, tilbageholder du typisk stats- og lokalskat for arbejdsstaten. Medarbejderen vil stadig skylde skat til sin hjemstat, hvilket kan blive besværligt for vedkommende. Eller kan det? Gensidige aftaler.
Sammenfaldende stater har noget, der kaldes skattemæssig gensidighed mellem dem, hvilket gør det nævnte besvær mindre besværligt.
Hvad er skattemæssig gensidighed?
Skattemæssig gensidighed er en aftale mellem stater, der sænker skattebyrden for ansatte, der pendler til arbejde på tværs af statsgrænserne. I stater med skattemæssig gensidighed behøver de ansatte ikke at indsende selvangivelser i flere stater. Hvis der er en gensidig aftale mellem hjemstaten og arbejdsstaten, er den ansatte fritaget for stats- og lokalskat i arbejdsstaten.
Lad os sige, at en medarbejder bor i Pennsylvania, men arbejder i Virginia. Pennsylvania og Virginia har en gensidig aftale. Medarbejderen skal kun betale stats- og lokalskat for Pennsylvania, ikke for Virginia. Du tilbageholder skatterne for medarbejderens hjemstat.
Skattereciprocitet gælder kun for statslige og lokale skatter. Det har ingen virkning på føderale lønsumsafgifter. Uanset hvor du bor, vil den føderale regering stadig have sin andel.
Hvad med stater uden gensidige skatter?
Medarbejdere skylder ikke dobbelt så meget i skat i stater uden gensidighed. Men medarbejderne kan være nødt til at gøre lidt ekstra arbejde, f.eks. ved at indsende flere staters selvangivelser.
Og uden en gensidighedsaftale tilbageholder arbejdsgiverne statslig indkomstskat for den stat, hvor medarbejderen udfører sit arbejde.
I stedet for dobbelt tilbageholdelse og beskatning kan medarbejderens hjemstat kreditere dem for det beløb, der er tilbageholdt for deres arbejdsstat. Men husk, at en medarbejders hjemstat og arbejdsstat måske ikke opkræver den samme indkomstskattesats i staten.
Hvis medarbejderens arbejdsstat har en lavere indkomstskattesats end hans/hendes hjemstat, skylder han/hun mere til sin hjemstat på skattetidspunktet. Hvis medarbejderens arbejdsstat har en højere statslig indkomstskat end deres hjemstat, skal de vente på en tilbagebetaling.
Hvad er din rolle i forbindelse med gensidighed i statsskatten?
Medarbejderne skal anmode om, at du tilbageholder skat for deres hjemstat og ikke for deres arbejdsstat.
Stop med at tilbageholde skat for en medarbejders arbejdsstat, når din medarbejder giver dig sin formular til fritagelse for statsskat. Derefter skal du begynde at tilbageholde skat for medarbejderens hjemstat.
I slutningen af året skal du bruge formular W-2 til at fortælle medarbejderen, hvor meget du har tilbageholdt i indkomstskat i staten.
Hvad sker der, hvis du tilbageholder skat for arbejdsstaten?
Når en medarbejder, der bor i én stat og arbejder i en anden, begynder at arbejde for dig, begynder du måske automatisk at tilbageholde skat for arbejdsstaten. Hvis du tilbageholder skat for arbejdsstaten og ikke for bopælsstaten, skal medarbejderen indsende kvartalsvise skattebetalinger til sin hjemstat.
Når medarbejderen laver sin individuelle selvangivelse, indsender han en selvangivelse for hver stat, hvor du har tilbageholdt skat. Medarbejderen modtager sandsynligvis en skatterefusion eller et skattefradrag for de skatter, der er betalt til arbejdsstaten.
Gensidige aftaler pr. stat
Gensidighed mellem stater gælder ikke overalt. En medarbejder skal bo i en stat og arbejde i en stat, der har en aftale om gensidighed på skatteområdet sammen.
Sådan, hvilke stater er gensidige stater? Følgende stater er de stater, hvor den ansatte arbejder.
Arizona
Arizona har gensidige aftaler med:
- Californien
- Indiana
- Oregon
- Virginia
Hvis en medarbejder arbejder i Arizona, men bor i en af de gensidige stater, kan vedkommende indsende formularen WEC, Employee Withholding Exemption Certificate (certifikat for fritagelse for indeholdelse af lønmodtagere). Medarbejderne skal også bruge denne formular til at ophæve deres fritagelse for kildeskat (f.eks. hvis de flytter til Arizona).
D.C.
Medarbejdere, der arbejder i D.C., men som ikke bor der, behøver ikke at få tilbageholdt indkomstskat i D.C. Hvorfor? D.C. har en aftale om skattemæssig gensidighed med alle delstater.
For at være omfattet af D.C.’s gensidighed skal medarbejderens faste bopæl være uden for D.C., og de må ikke være bosiddende i D.C. i 183 dage eller mere i løbet af året.
Medarbejderne skal indsende formular D-4A, Certificate of Non Residency in the District of Columbia, til dig for at slippe for tilbageholdelse af indkomstskat i D.C.
Illinois
Illinois har gensidige aftaler med:
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Hvis din medarbejder arbejder i Illinois, men bor i en af de gensidige stater, kan vedkommende indsende formular IL-W-5-NR, Employee’s Statement of Non Residency in Illinois, for at blive fritaget for indkomstskat i staten Illinois.
Indiana
Medarbejdere, der arbejder i Indiana, men bor i en af følgende stater, kan anmode om at blive fritaget for tilbageholdelse af indkomstskat i staten Indiana:
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvania
- Wisconsin
Medarbejdere, der er bosiddende i en af de gensidige stater, kan indsende formular WH-47, Certificate Residence, for at anmode om fritagelse for indeholdelse af Indiana State Income Tax Withholding.
Hvis en medarbejder bor i en stat uden en gensidig aftale med Indiana, kan vedkommende tage et skattefradrag for den skat, der tilbageholdes til Indiana.
Iowa
Hvilke stater har gensidighed med Iowa? Iowa har faktisk kun én stat med skattemæssig gensidighed: Illinois.
Medarbejdere, der arbejder i Iowa og bor i Illinois, kan indsende formular IA 44-016, Employee’s Statement of Non Residency in Iowa.
Kentucky
Kentucky har gensidige aftaler med:
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginia*
- Virginia*
- West Virginia
- Wisconsin
Medarbejdere, der arbejder i Kentucky og bor i en af de gensidige stater, kan indsende formular 42A809 for at anmode arbejdsgiverne om ikke at tilbageholde indkomstskat i Kentucky.
*Både Ohio og Virginia har betingede aftaler. Hvis en medarbejder bor i Virginia, skal han/hun pendle dagligt til sit arbejde i Kentucky for at være kvalificeret. Medarbejdere, der bor i Ohio, kan ikke være aktionær-ansatte med 20 % eller mere egenkapital i et S-selskab.
Maryland
Medarbejdere kan ansøge om fritagelse for indkomstskat i staten Maryland, hvis de arbejder i Maryland og bor i et af følgende områder:
- D.C.
- Pennsylvania
- Virginia
- West Virginia
For at ansøge om fritagelse for indkomstskat i staten Maryland skal kvalificerede medarbejdere indsende formular MW507, Employee’s Maryland Withholding Exemption Certificate (certifikat om fritagelse for indeholdelse i Maryland).
Michigan
Michigan’s gensidige stater for skatter omfatter:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Medarbejdere skal indsende formular MI-W4, Employee’s Michigan Withholding Exemption Certificate, for at opnå gensidighed med hensyn til skat.
Minnesota
Minnesota har skattemæssig gensidighed med:
- Michigan
- North Dakota
Hvis en medarbejder bor i Michigan eller North Dakota og arbejder i Minnesota, skal vedkommende indsende Form MWR, Reciprocity Exemption Certificate (certifikat for fritagelse for gensidighed). Medarbejderne skal vende tilbage til Michigan eller North Dakota mindst én gang om måneden for at være kvalificeret.
Montana
Montana har skattemæssig gensidighed med North Dakota. Indbyggere i North Dakota, der arbejder i Montana, kan ansøge om fritagelse fra indkomstskat i staten Montana.
Indhent formular MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, fra de ansatte.
New Jersey
New Jersey har kun gensidighed med Pennsylvania. Dette gælder for medarbejdere, der bor i Pennsylvania og arbejder i New Jersey.
Medarbejdere kan ansøge om fritagelse for indkomstskat i staten NJ ved at udfylde formular NJ-165, Employee’s Certificate of Non Residency in New Jersey.
Nord Dakota
Arbejder din medarbejder i Nord Dakota og bor i Minnesota eller Montana? Hvis svaret er ja, kan de udfylde formular NDW-R, Reciprocity exemption from withholding for qualifying Minnesota and Montana residents working in North Dakota, for tax reciprocity.
Ohio
Ohio har gensidighed med hensyn til statsskat med følgende fem stater:
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvania
- West Virginia
Indhent formular IT 4NR, Employee’s Statement of Residency in A reciprocity State, for at stoppe indeholdelsen af indkomstskat fra Ohio.
Pennsylvania
Pennsylvania har aftaler om skattemæssig gensidighed med følgende stater:
- Indiana
- Maryland
- New Jersey
- Ohio
- Virginia
- West Virginia
Medarbejdere skal give dig formular REV-419 EX, Employee’s Nonwithholding Application Certificate, til gensidighedsformål.
Virginia
Virginias gensidige stater omfatter:
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvania
- West Virginia
Medarbejdere, der arbejder i Virginia, kan udfylde og indsende formular VA-4, Personal Exemption Worksheet.
West Virginia
West Virginias gensidige stater med hensyn til skatter omfatter:
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvania
- Virginia
Indriver formular IT-140NRS, West Virginia Special Nonresident Income Tax Return, fra ansatte.
Wisconsin
Wisconsinsins stater med gensidige skatteaftaler er:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Medarbejdere, der arbejder i Wisconsin, men bor i en af de gensidige stater, kan indsende formular W-220, Nonresident Employee’s Withholding Reciprocity Declaration (Erklæring om gensidig skatteopkrævning for ikke-hjemmehørende medarbejdere).
Liste over stater med gensidige aftaler
Brug vores skema for at finde ud af, hvilke stater der har gensidige aftaler. Og find ud af, hvilken formular medarbejderen skal udfylde for at anmode dig om at tilbageholde fra deres hjemstat:
| Hvor medarbejderen arbejder | Hvor medarbejderen bor | Formular, som medarbejderen udfylder | |
| Arizona | Californien, Indiana, Oregon, Virginia | Arizona Form WEC | |
| D.C. | Alle andre steder end D.C. | Formular D-4A | |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Formular IL-W-5-NR | |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, og Wisconsin | Formular WH-47 | |
| Iowa | Illinois | Formular IA 44-106 | |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, West Virginia, Wisconsin Virginia, Ohio (på visse betingelser) |
Formular 42A809 | |
| Maryland | D.C., Pennsylvania, Virginia, West Virginia | Formular MW507 | |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Formular MI-W4 | |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | Form MWR | |
| Montana | North Dakota | Form MW-4 | |
| New Jersey | Pennsylvanien | Formular NJ-165 | |
| Nord Dakota | Minnesota, Montana | Formular NDW-R | |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvania | Formular IT 4NR | |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | Formular REV-419 EX | |
| Virginia | D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | Formular VA-4 | |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | Formular IT-140NRS | |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Formular W-220 |
Og selv om de stater, der ikke er anført, ikke har skattemæssig gensidighed, har mange af dem en aftale i form af kreditter. Igen betyder en kreditaftale, at medarbejderens hjemstat giver dem et skattefradrag for at betale statslig indkomstskat til deres arbejdsstat.
Hvad enten du har én, fem eller 50 ansatte, kan det være kompliceret at beregne skat. Lad Patriot Software bekymre sig om skatterne, så du kan vende tilbage til forretningen – din forretning, det vil sige. Med Patriots online-lønregistrering kan du køre lønregistrering i tre nemme trin og beregne skattebeløbene nøjagtigt for dig. Få din gratis prøveperiode nu!
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige udgivelsesdato den 6. januar 2017.
Dette er ikke ment som juridisk rådgivning; for mere information, klik her.