Všichni víme, že odhadnout velikost a náklady projektu může být velmi náročné. Vzhledem k tomu, že projekt je ze své podstaty jedinečný, často se jedná o nový produkt, službu nebo obchodní změnu, je obtížné předvídat termín dodání. Čím větší je velikost a složitost projektu, tím těžší může být toto správně provést. Existuje však několik technik, které mohou výrazně zlepšit proces a přesnost odhadu projektu.
V tomto příspěvku se pokusím popsat některé z nejznámějších technik odhadu, které lze použít pro posouzení velikosti jakéhokoli projektu.
Je důležité zdůraznit, že tyto věci platí bez ohledu na to, zda děláte agilně (Scrum, Kanban atd.), nebo dáváte přednost tradičnějšímu vodopádu (Prince2, PMI atd.). Některé z těchto věcí budete muset někdy udělat v jakémkoli typu projektu!“
Tento příspěvek je určen především projektovým manažerům s malými nebo žádnými zkušenostmi s odhadováním projektů. Pokud jste projektový manažer s dlouholetými zkušenostmi, přesto věřím, že se z konceptů v tomto příspěvku můžete naučit některé nové triky, takže jej možná přesto budete chtít přelouskat. Zde je pět jednoduchých kroků, kterými se můžete řídit.
Rozsah projektu
Odhad projektu nelze provést správně bez alespoň částečného pochopení rozsahu projektu. Pokud nevíte, čeho chcete projektem dosáhnout, pak je jen malá šance, že budete schopni přesně odhadnout potřebné úsilí.
Dobré pravidlo je, že čím podrobnější je rozsah projektu, tím podrobnější a přesnější bude odhad projektu. Velikost, složitost a fáze projektu výrazně ovlivní požadovanou úroveň přesnosti.
Je třeba také zvážit sladění požadavků na odhad projektu, a tedy i časovou náročnost potřebnou k vytvoření odhadů, s požadovanou přesností, rozsahem a fází projektu.
Úrovně přesnosti odhadu projektu
Odhad projektu lze obvykle nejúspěšněji provést při agilním způsobu myšlení. Tím mám na mysli, že odhady by měly být vytvářeny co nejdříve, např. ve fázi návrhu, a poté průběžně zpřesňovány v průběhu času, a to jak před zahájením projektu, tak po něm. Tato zpřesnění si lze představit jako úrovně nebo verze, které se stávají stále přesnějšími.
Při odhadování projektu je důležité pochopit, v jaké fázi se rozsah a definice projektu nachází, protože to určí požadovanou úroveň přesnosti. Přesnost bude rozhodujícím faktorem pro to, o kolik procent více nebo méně lze očekávat, že projekt skončí po dokončení. Například pokud je odhad definován jako odhad „řádově“, bude mít přesnost přibližně plus minus 50-100 %.
To znamená, že pokud je odhad projektu 200 USD s přesností odhadu řekněme 50 %, podnik ví, že dokončení projektu bude stát nejméně 100 USD a nejvýše 300 USD.
Jde o to, aby byl poskytnut „přibližný“ odhad s využitím informací dostupných v daném okamžiku. Protože odhad projektu je proces, odhad vždy projde několika iteracemi zpřesnění. Přesnost odhadu se tak bude zlepšovat s tím, jak bude rozsah projektu důkladněji pochopen. To také znamená, že nejistota se bude zmenšovat tím více, čím více bude projekt postupovat k dokončení.
Techniky odhadu projektu
V této části popíšu některé z možných metod, které lze použít k vytvoření odhadu.
Předtím je důležité zdůraznit, že vstupy do odhadů by měly v co největší míře pocházet od „odborníků“ nebo „realizátorů“ požadavků na rozsah, protože to poskytne nejlepší výsledky. Shromáždění těchto znalostí nebo určení odborníků, s nimiž je třeba konzultovat, je obvykle úkolem projektového manažera. Obvykle je také odpovědností projektového manažera posoudit veškerá rizika, která se mohou objevit před projektem, v jeho průběhu nebo po jeho skončení.
Pokračujme v různých technikách odhadu.
Analogický odhad
Analogický odhad využívá jeden nebo více podobných minulých projektů k odhadu doby trvání nebo nákladů vašeho současného projektu. Používá se v případech, kdy jsou k dispozici jen omezené informace týkající se plánovaného projektu. Analogický odhad je považován za odhad „shora dolů“ a obecně není tak přesný jako jiné techniky odhadu, pokud se používají výhradně.
Příklad pokud před několika měsíci stálo vytvoření dvoustránkové webové stránky 100 USD a vy jste zodpovědní za vytvoření nové dvoustránkové webové stránky, odhadnete, že bude stát 100 USD. Můžete také odvodit, že vytvoření 4stránkového webu bude stát 200 USD.
Odhady odspodu / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown
Jedná se o metody, které zahrnují rozdělení problému na menší lépe zvládnutelné části, dokud není možné provést odhad s přiměřenou manuální přesností. V závislosti na potřebné přesnosti to může být rozděleno na jednotlivé úkoly nebo agregováno na vyšší úroveň pracovních balíčků nebo milníků. Jednotlivé náklady každého pracovního balíčku se pak sečtou a vytvoří úplný odhad projektu „zdola nahoru“.
Příprava odhadu „zdola nahoru“ bývá nejzdlouhavější, ale za předpokladu, že jsou zohledněny dostatečně podrobné součásti, může tato technika odhadu projektu poskytnout nejvyšší úroveň přesnosti a lze ji automatizovat pomocí umělé inteligence.
Odhad „shora dolů“
Odhad „shora dolů“ je úplným opakem přístupu „zdola nahoru“. Jít touto cestou v podstatě znamená, že buď máte projekt s pevnou cenou, nebo víte, kolik by vás konkrétní milníky mohly stát na základě společných zkušeností s minulými projekty. Problém tohoto přístupu spočívá v tom, že budete muset projekt rozdělit na úkoly tak, aby byl pro firmu ziskový, což je často obtížné provést bez pochopení toho, jak jednotlivé činnosti ovlivňují vaše finance a základní linii projektu.
Odhad shora dolů se uplatňuje v situacích, kdy projekt prodávají account manažeři a projektoví manažeři jsou přizváni, aby našli dokonalou rovnováhu mezi očekáváním klienta a obchodními cíli. Důležité je v tomto případě inteligentně alokovat zdroje, umět porovnat počáteční cenovou nabídku s plánovanou a skutečnou hodnotou a zajistit, abyste nepřekročili hranice původního plánu.
Tříbodový odhad
Tříbodový odhad je jednou z nejjednodušších technik, protože může nejen výrazně zvýšit přesnost odhadu projektu, ale celý přístup také usnadňuje, aby své podklady poskytlo více odborníků. Je podobný odhadu zdola nahoru, ale je přesnější a lze jej lépe použít i na vysoké úrovni.
Tříbodový odhad, známý také jako PERT (Project Evaluation and Review Technique), poskytuje rozsah odhadů projektu a vypočítává vážený průměr tohoto rozsahu. To znamená, že pro každou část odhadu musí být vždy uvedeny 3 údaje, a to „nejlepší případ“, „nejpravděpodobnější případ“ a „nejhorší případ“.
- Nejlepší případ – Jaký je nejoptimističtější scénář výstavby X.
- Nejpravděpodobnější případ – Jaký je pravděpodobný scénář výstavby X?
- Nejhorší případ – Jaký je nejpesimističtější scénář k vybudování X?
Výhodou této metodiky je, že psychologicky může být snazší poskytnout číslo v určitém rozmezí a začít nejhorším případem často vede k menšímu odporu. Tato technika také snižuje riziko nadsazených odhadů.
Například v případě našeho příkladu dvoustránkového webu z výše uvedeného textu můžeme říci, že nejoptimističtější náklady na dokončení jsou 80 USD, pravděpodobný případ je 100 USD a nejdražší, co kdy bude, je 200 USD. Aniž bychom zacházeli do podrobností výpočtu, při použití 3 bodů by to odpovídalo odhadu 114 USD.
Parametrický odhad
Parametrický odhad je podobný analogickému odhadu, ale poskytuje vyšší úroveň přesnosti díky statistické povaze techniky odhadu. Parametrický odhad je v podstatě určen určením jednotkových nákladů nebo doby trvání a počtu jednotek potřebných pro projekt nebo činnost. Aby byl odhad přesný, je důležité, aby se dal škálovat.
Příklad pokud mi minulý týden trvalo dvě hodiny posekat můj jednoakrový dvorek a tento týden budu sekat čtyři akry, mohl bych odhadnout, že posekání bude trvat osm hodin.
Pokud bych však první hodinu strávil přepravou traktoru a jeho přípravou na sekání, musel by se odhad vhodně škálovat:
Podle velikosti / Story Points / Function Points / Use Case Points
Běžným způsobem, jak se seznámit s technikami založenými na velikosti, je výpočet odhadů na základě použití vzorce odvozeného z historických dat. Aby bylo možné z těchto typů bodů, jejichž velikost je libovolná, odvodit nějaký význam, je nutné se podívat zpět do historických dat a odvodit, kolik hodin tvoří jeden bod. Pokud žádná historická data neexistují, je možné vycházet ze standardního základu z oborových dat, dokud se v organizaci neshromáždí dostatek dat.
Například na základě počtu story pointů přiřazených jedné uživatelské story lze vysledovat, kolik hodin v průměru zabere vývoj jednoho bodu. Úplný odhad projektu lze tedy poskytnout, pokud je celý backlog znám ještě před zahájením projektu. Často není možné znát celý rozsah backlogu, ale přesto jeho předběžná verze může poskytnout dobrou představu o celém projektu, i když nemusí být stoprocentně přesná.
Kombinace více technik odhadu
Žádná jednotlivá technika odhadu projektu nevyhovuje všem projektům. Chcete-li dosáhnout co nejpřesnějších výsledků, doporučujeme použít a zkombinovat několik z těchto odhadovacích technik, které zajistí vyšší přesnost odhadů projektu. Můžete například použít metodu zdola nahoru, jako je tříbodová, a kombinovat ji s metodou shora dolů, jako jsou funkční body.
Víme, že úsilí spojené s kombinací několika metodik většinou není reálné. V takovém případě doporučujeme zůstat u jedné jediné metody pro všechno, protože tak získáte alespoň nějaká srovnatelná historická čísla, ze kterých se můžete proaktivně poučit.
Nejistota a riziko
Žádný odhad se samozřejmě neobejde bez rizika, jinak by to nebyl odhad, což znamená, že je třeba brát v úvahu i rizika a nejistoty. Ta mohou mít různou podobu, ale vždy je dobré zahrnout do plánu nějakou rezervu, nejlépe na základě historických údajů, ve formě hodin navíc, rezervy na nepředvídané náklady a/nebo obojího. To se často řídí prostřednictvím „nepředvídatelného“ rozpočtu.
Nejlepší praxe
Stejně jako u většiny technik odhadu projektu má každá své výhody a omezení. Některé klíčové úvahy při práci s některou z technik jsou:
- Jak se projekt liší od historických údajů?
- Jaké vnější faktory nebyly zohledněny?
- Může být odhad ověřen odborníkem na danou problematiku?
- Jak úplné je porozumění specifikaci projektu?
- Jak velké úsilí z hlediska času a nákladů bude věnováno vypracování odhadů?
- S jakými technikami má organizace zkušenosti?
Pokud potřebujete vybrat jednu jedinou metodiku, kterou chcete použít, a nemáte mnoho zkušeností, vždy doporučujeme provést tříbodovou analýzu, protože ta poskytuje nejpřesnější výsledky a umožňuje také rychle posoudit rizika spojená s odhady. Další výhodou této metody je, že se můžete snadno a rychle dostat k odhadu na vysoké úrovni a pak jej dále rozčlenit podle toho, jak budete zjišťovat další informace o projektu.
V dalším kroku byste se také mohli naučit některé osvědčené postupy, abyste zajistili, že vaše odhady zůstanou platné:
.