Techniken der Projektschätzung 101

Wir alle wissen, dass es äußerst schwierig sein kann, den Umfang und die Kosten eines Projekts zu schätzen. Da es sich bei einem Projekt per definitionem um ein einmaliges Projekt handelt, oft um ein neues Produkt, eine neue Dienstleistung oder eine Geschäftsänderung, ist es schwierig, den Liefertermin vorherzusagen. Je größer und komplexer das Projekt ist, desto schwieriger ist es, dies richtig zu tun. Es gibt jedoch mehrere Techniken, die den Projektschätzungsprozess und die Genauigkeit erheblich verbessern können.

In diesem Beitrag werde ich versuchen, einige der bekanntesten Schätzungstechniken zu behandeln, die zur Beurteilung der Größe eines jeden Projekts verwendet werden können.

Es ist wichtig zu betonen, dass diese Dinge unabhängig davon gelten, ob Sie agil arbeiten (Scrum, Kanban usw.) oder eher traditionelle Wasserfallmethoden (Prince2, PMI usw.) bevorzugen. Sie werden einige dieser Dinge irgendwann in jeder Art von Projekt tun müssen!

Dieser Beitrag richtet sich hauptsächlich an Projektmanager mit wenig oder gar keiner Erfahrung in der Projektschätzung. Wenn Sie ein Projektmanager mit langjähriger Erfahrung sind, glaube ich trotzdem, dass Sie einige neue Tricks aus den Konzepten in diesem Beitrag lernen können, also sollten Sie ihn vielleicht trotzdem überfliegen. Hier sind fünf einfache Schritte, die Sie befolgen sollten.

Projektumfang

Projektschätzungen können nicht richtig durchgeführt werden, wenn man nicht zumindest den Umfang des Projekts kennt. Wenn Sie nicht wissen, was mit dem Projekt erreicht werden soll, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass Sie den erforderlichen Aufwand genau einschätzen können.

Eine gute Faustregel besagt, dass die Projektschätzung umso detaillierter und genauer ist, je detaillierter der Umfang des Projekts ist. Der Umfang, die Komplexität und die Phase des Projekts wirken sich stark auf die erforderliche Genauigkeit aus.

Die Anforderungen an die Projektschätzung und damit der für die Erstellung der Schätzungen erforderliche Zeitaufwand müssen ebenfalls auf die erforderliche Genauigkeit, den Umfang und die Phase des Projekts abgestimmt werden.

Genauigkeit der Projektschätzung

Projektschätzungen können in der Regel am erfolgreichsten mit einer agilen Denkweise durchgeführt werden. Damit meine ich, dass die Schätzungen so früh wie möglich erstellt werden sollten, z.B. in der Angebotsphase, und dann im Laufe der Zeit kontinuierlich verfeinert werden, sowohl vor als auch nach dem Projektstart. Diese Verfeinerungen kann man sich als Stufen oder Versionen vorstellen, die immer genauer werden.

Bei der Schätzung eines Projekts ist es wichtig zu verstehen, in welchem Stadium sich der Projektumfang und die Projektdefinition befinden, da dies den Grad der erforderlichen Genauigkeit bestimmt. Die Genauigkeit ist der entscheidende Faktor dafür, um wie viel Prozent das Projekt nach Abschluss voraussichtlich über- oder unterschritten wird. Wenn die Schätzung beispielsweise als „Größenordnung“ definiert ist, hat sie eine Genauigkeit von etwa plus oder minus 50-100 %.

Das bedeutet, dass das Unternehmen bei einer Projektschätzung von 200 $ und einer Schätzgenauigkeit von etwa 50 % weiß, dass die Fertigstellung des Projekts mindestens 100 $ und höchstens 300 $ kosten wird.

Es geht darum, eine grobe Schätzung auf der Grundlage der zum jeweiligen Zeitpunkt verfügbaren Informationen vorzunehmen. Da es sich bei der Projektschätzung um einen Prozess handelt, wird die Schätzung immer mehrere Iterationen zur Verfeinerung durchlaufen. Die Genauigkeit der Schätzung wird sich also verbessern, wenn der Projektumfang besser verstanden wird. Das bedeutet auch, dass die Unsicherheit abnimmt, je weiter das Projekt in Richtung Fertigstellung fortschreitet.

Projektschätzungstechniken

In diesem Abschnitt beschreibe ich einige der möglichen Methoden, die zur Erstellung einer Schätzung verwendet werden können.

Bevor wir dies tun, ist es wichtig zu betonen, dass die Eingaben für die Schätzungen so weit wie möglich von „Experten“ oder „Machern“ der Anforderungen des Umfangs stammen sollten, da dies die besten Ergebnisse liefert. Es ist in der Regel die Aufgabe des Projektmanagers, dieses Wissen zu sammeln oder die zu konsultierenden Experten ausfindig zu machen. Außerdem ist es in der Regel die Aufgabe des Projektleiters, alle Risiken zu bewerten, die vor, während oder nach dem Projekt auftreten können.

Nach diesen Ausführungen wollen wir uns nun den verschiedenen Schätztechniken zuwenden.

Analoge Schätzungen

Analoge Schätzungen verwenden ein oder mehrere ähnliche Projekte aus der Vergangenheit, um die Dauer oder die Kosten des aktuellen Projekts zu schätzen. Sie wird verwendet, wenn nur wenige Informationen über das zu planende Projekt vorliegen. Eine analoge Schätzung gilt als „top-down“ und ist im Allgemeinen nicht so genau wie andere Schätztechniken, wenn sie allein verwendet wird.

Wenn beispielsweise die Entwicklung einer zweiseitigen Website vor ein paar Monaten 100 $ gekostet hat und Sie für die Entwicklung einer neuen zweiseitigen Website verantwortlich sind, schätzen Sie die Kosten auf 100 $. Sie könnten auch zu dem Schluss kommen, dass die Entwicklung einer 4-seitigen Website 200 $ kosten wird.

Bottom-up-Schätzungen / Work Breakdown Structure (WBS) / Activity breakdown

Das sind Methoden, bei denen das Problem in kleinere, besser handhabbare Teile zerlegt wird, bis eine Schätzung mit angemessener manueller Genauigkeit möglich ist. Je nach erforderlicher Genauigkeit kann dies auf jede einzelne Aufgabe heruntergebrochen oder auf eine höhere Ebene von Arbeitspaketen oder Meilensteinen aggregiert werden. Die Einzelkosten jedes Arbeitspakets werden dann zur vollständigen Bottom-up-Schätzung des Projekts addiert.

Die „Bottom-up“-Schätzung war früher am zeitaufwändigsten, aber sofern genügend Details der Komponenten berücksichtigt werden, kann diese Projektschätzungsmethode den höchsten Genauigkeitsgrad bieten und lässt sich mit künstlicher Intelligenz automatisieren.

Top-down-Schätzungen

Die Top-down-Schätzung ist das genaue Gegenteil des Bottom-up-Ansatzes. Im Wesentlichen bedeutet dieser Ansatz, dass Sie entweder ein Projekt mit einem festen Preis haben oder aufgrund Ihrer gemeinsamen Erfahrungen mit früheren Projekten wissen, wie viel bestimmte Meilensteine kosten könnten. Die Herausforderung bei diesem Ansatz besteht darin, dass Sie das Projekt so in Aufgaben aufteilen müssen, dass es für das Unternehmen rentabel ist, was oft schwer zu bewerkstelligen ist, wenn Sie nicht wissen, wie sich jede Aktivität auf Ihre Finanzen und die Projektbasis auswirkt.

Die Top-Down-Kalkulation wird in Situationen angewandt, in denen Kundenbetreuer das Projekt verkaufen und Projektmanager hinzugezogen werden, um das perfekte Gleichgewicht zwischen Kundenerwartungen und Unternehmenszielen zu finden. In diesem Fall kommt es darauf an, die Ressourcen intelligent zuzuteilen, das ursprüngliche Angebot mit der Planung zu vergleichen und sicherzustellen, dass die Grenzen des ursprünglichen Plans nicht überschritten werden.

Drei-Punkte-Schätzung

Die Drei-Punkte-Schätzung ist eine der einfachsten Techniken, da sie nicht nur die Genauigkeit der Projektschätzungen erheblich steigern kann, sondern der gesamte Ansatz es auch einfacher macht, dass mehr als ein Experte seinen Beitrag leistet. Sie ähnelt der Bottom-up-Schätzung, ist aber genauer und kann auch auf hohem Niveau besser eingesetzt werden.

Die 3-Punkte-Schätzung, die auch als PERT (Project Evaluation and Review Technique) bekannt ist, liefert einen Bereich von Projektschätzungen und berechnet den gewichteten Durchschnitt dieses Bereichs. Das bedeutet, dass für jeden Teil der Schätzung immer 3 Datenpunkte, der „beste Fall“, der „wahrscheinlichste Fall“ und der „schlechteste Fall“, angegeben werden müssen.

• Bester Fall – Was ist das optimistischste Szenario für den Bau von X?
• Wahrscheinlichster Fall – Was ist das wahrscheinlichste Szenario für den Bau von X?
• Worst Case – Was ist das pessimistischste Szenario für den Bau von X?

Ein Vorteil dieser Methode ist, dass es psychologisch einfacher sein kann, eine Zahl innerhalb einer Spanne zu nennen, und dass der Beginn mit dem schlimmsten Fall oft zu weniger Widerstand führt. Diese Technik verringert auch das Risiko überhöhter Schätzungen.

Im Falle unserer oben genannten zweiseitigen Website könnten wir sagen, dass die optimistischsten Kosten für die Fertigstellung 80 $ betragen, der wahrscheinlichste Fall 100 $ und der teuerste Fall 200 $. Ohne auf die Einzelheiten der Berechnung einzugehen, würde dies bei Verwendung von 3-Punkten einer Schätzung von 114 $ entsprechen.

Parametrische Schätzung

Die parametrische Schätzung ähnelt der analogen Schätzung, bietet aber aufgrund der statistischen Natur der Schätztechnik ein höheres Maß an Genauigkeit. Im Wesentlichen wird eine parametrische Schätzung durch die Ermittlung der Einheitskosten oder der Dauer und der Anzahl der für das Projekt oder die Tätigkeit erforderlichen Einheiten bestimmt. Es ist wichtig, dass die Messung skalierbar ist, damit sie genau ist.

Wenn ich zum Beispiel letzte Woche zwei Stunden gebraucht habe, um meinen 1-Hektar-Hof zu mähen, und ich diese Woche vier Hektar mähe, könnte ich schätzen, dass ich acht Stunden zum Mähen brauche.

Wenn jedoch die erste Stunde damit verbracht wurde, meinen Traktor zu transportieren und ihn zum Mähen vorzubereiten, müsste die Schätzung entsprechend skaliert werden: 1 Stunde für den Transport und dann vier Stunden für das Mähen, also insgesamt fünf Stunden.

Größenbasierte / Story Points / Function Points / Use Case Points

Eine gängige Methode, um den Umgang mit größenbasierten Techniken zu erlernen, ist die Berechnung von Schätzungen auf der Grundlage einer aus historischen Daten abgeleiteten Formel. Um diese Art von Punkten, bei denen es sich um eine willkürliche Größe handelt, sinnvoll nutzen zu können, muss man auf die historischen Daten zurückgreifen, um herauszufinden, wie viele Stunden einen einzelnen Punkt ausmachen. Wenn keine historischen Daten vorhanden sind, kann man von einer Standard-Basislinie aus Branchendaten ausgehen, bis genügend Daten in der Organisation gesammelt wurden.

Aus der Anzahl der Story Points, die einer einzelnen User Story zugeordnet sind, lässt sich beispielsweise ableiten, wie viele Stunden die Entwicklung eines Points im Durchschnitt dauert. So kann eine vollständige Schätzung für das Projekt gegeben werden, wenn das gesamte Backlog vor Projektbeginn bekannt ist. Oft ist es nicht möglich, den gesamten Umfang des Backlogs zu kennen, aber die vorläufige Version kann dennoch einen guten Hinweis auf die Gesamtheit des Projekts geben, auch wenn sie vielleicht nicht 100%ig genau ist.

Kombinieren mehrerer Schätztechniken

Keine einzelne Projektschätztechnik ist für alle Projekte geeignet. Um die genauesten Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir, einige dieser Schätztechniken zu verwenden und zu kombinieren, um die Genauigkeit Ihrer Projektschätzungen zu erhöhen. Sie können zum Beispiel eine Bottom-up-Methode wie die 3-Punkte-Methode verwenden und sie mit einer Top-down-Methode wie den Funktionspunkten kombinieren.

Wir wissen, dass der Aufwand, der mit der Kombination mehrerer Methoden verbunden ist, meist nicht realistisch ist. In diesem Fall empfehlen wir, bei einer einzigen Methode für alles zu bleiben, da Sie so zumindest einige vergleichbare historische Zahlen erhalten, aus denen Sie proaktiv lernen können.

Ungewissheit und Risiko

Natürlich kommt keine Schätzung ohne Risiko aus, sonst wäre es keine Schätzung, was bedeutet, dass auch Risiken und Unsicherheiten berücksichtigt werden sollten. Diese können viele Formen annehmen, aber es ist immer eine gute Idee, einen gewissen Spielraum in den Plan einzuplanen, vorzugsweise auf der Grundlage historischer Daten, in Form von zusätzlichen Stunden, einem Puffer für unvorhergesehene Kosten und/oder beidem. Dies wird oft durch ein Budget für unvorhergesehene Kosten verwaltet.

Best practice

Wie bei den meisten Projektschätzungsmethoden hat jede ihre eigenen Vorteile und Grenzen. Einige wichtige Überlegungen bei der Arbeit mit einer der Techniken sind:

• Wie unterscheidet sich das Projekt von den historischen Daten?
• Welche externen Faktoren wurden nicht berücksichtigt?
• Kann die Schätzung von einem Fachexperten überprüft werden?
• Wie vollständig ist das Verständnis der Projektspezifikation?
• Wie viel Aufwand in Form von Zeit und Kosten wird für die Entwicklung der Schätzungen aufgewendet?
• Mit welchen Techniken hat das Unternehmen Erfahrung?

Wenn Sie eine einzige Methode auswählen müssen und nicht viel Erfahrung haben, empfehlen wir immer die 3-Punkte-Analyse, da diese die genauesten Ergebnisse liefert und es Ihnen ermöglicht, auch die mit Ihren Schätzungen verbundenen Risiken schnell zu beurteilen. Ein weiterer Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie schnell zu einer groben Schätzung gelangen und diese dann weiter aufschlüsseln können, wenn Sie mehr Informationen über das Projekt erhalten.

Als nächsten Schritt sollten Sie sich mit einigen bewährten Verfahren vertraut machen, um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen gültig bleiben: