En bra kostnadsberäkning är nödvändig för att hålla ett projekt inom budget. Många kostnader kan dyka upp under ett projekts livscykel, och en noggrann uppskattningsmetod kan vara skillnaden mellan en lyckad plan och en misslyckad plan. Uppskattning är dock lättare sagt än gjort. Projekt medför risker, och risker medför oväntade kostnader.
Kostnadsberäkning är den process som tar hänsyn till dessa faktorer och beräknar en budget som uppfyller det ekonomiska åtagande som krävs för ett framgångsrikt projekt. Kostnadsberäkning av projekt gäller allt från att bygga en bro till att utveckla den nya killer-appen. Allt kostar pengar, så ju tydligare du är om det belopp som krävs, desto större är sannolikheten att du uppnår ditt mål.
En översikt över kostnadsberäkning
Som ett annat sätt att uttrycka det definierar United States Government Accountability Office kostnadsberäkning som ”summering av enskilda kostnadselement, med hjälp av etablerade metoder och giltiga data, för att beräkna de framtida kostnaderna för ett program, baserat på vad som är känt idag”.”
Det definierar vidare de grundläggande egenskaperna hos en trovärdig kostnadsberäkning som följande:
- Enklare identifiering av uppgifter
- Bredt deltagande i utarbetandet av beräkningar
- Tillgång till giltiga data
- Standardiserade strukturer för beräkningarna
- Förutsättningar för. programosäkerheter
- Inflation beaktas
- Exkluderade kostnader
- Oberoende granskningar av beräkningar
- Revision av beräkningar vid betydande programändringar
12-Steg för kostnadsberäkning
Den amerikanska myndigheten U.USA:s regering har identifierat en 12-stegsprocess som resulterar i tillförlitliga och giltiga kostnadsberäkningar. Dessa tolv steg beskrivs nedan.
- Definiera syftet med kostnadsberäkningen: Bestäm syftet med kostnadsberäkningen, vilken detaljnivå som krävs, vem som får kostnadsberäkningen och den övergripande omfattningen av kostnadsberäkningen.
- Utveckla en kostnadsberäkningsplan: Sätt ihop ett team för kostnadsberäkning och beskriv deras tillvägagångssätt. Ta fram en tidslinje och bestäm vem som ska göra den oberoende kostnadsberäkningen. Slutligen skapar du teamets tidsplan.
- Definiera egenskaper: Skapa en grundläggande beskrivning av syfte, system och prestanda. Detta omfattar eventuella tekniska konsekvenser, systemkonfigurationer, tidsplaner, strategier och relationer till befintliga system. Glöm inte support, säkerhet, riskobjekt, testning och produktion, driftsättning och underhåll samt eventuella liknande äldre system.
- Bestäm uppskattningsmetod: Definiera en arbetsfördelningsstruktur (WBS) och välj en uppskattningsmetod som är bäst lämpad för varje element i WBS. Gör en dubbelkontroll för kostnads- och tidsplanedrivande faktorer och skapa sedan en checklista.
- Identifiera regel och antaganden: Definiera tydligt vad som ingår och inte ingår i uppskattningen och identifiera specifika antaganden.
- Skaffa data: Skapa en plan för datainsamling och analysera data för att hitta kostnadsdrivare.
- Utveckla punktskattning: Utveckla en kostnadsmodell genom att uppskatta varje WBS-element.
- Genomför känslighetsanalys: Testa kostnadernas känslighet för förändringar i värden och nyckelantaganden för uppskattning och fastställa de viktigaste kostnadsdrivande faktorerna.
- Utför risk- och osäkerhetsanalys: Bestäm vilka kostnads-, tidsplanerings- och tekniska risker som är förknippade med varje post i WBS och hur de ska hanteras.
- Dokumentera uppskattningen: Dokumentera varje steg i processen för att hålla alla på samma sida när det gäller kostnadsberäkningen.
- Presentera kostnadsberäkningen för ledningen: Presentera kostnadsberäkningen för ledningen: Informera beslutsfattarna om kostnadsberäkningen för att få den godkänd.
- Uppdatera kostnadsberäkningen: Presentera kostnadsberäkningen för ledningen: Alla ändringar måste uppdateras och rapporteras. Utför också en postmortem där du kan dokumentera lärdomar.
Utmaningar med kostnadsberäkning
Det finns många faktorer som är osäkra när man gör kostnadsberäkningar. Om projektet till exempel inte är som tidigare projekt hjälper erfarenheten inte till att vägleda dig. Om planeringshorisonten ligger längre fram i tiden, desto större blir osäkerheten. Med det sagt, ju längre projektets varaktighet är, desto mindre i fokus kommer kostnadsuppskattningar att vara.
Därefter har vi teamet: nivån på kompetens och erfarenhet som finns tillgänglig kommer att ha en stor faktor på de totala kostnaderna för projektet.
Tekniker för kostnadsuppskattning av projektkostnader
Alla dessa faktorer påverkar kostnadsuppskattningen av projektkostnader, vilket gör det svårt att komma fram till exakta uppskattningar. Lyckligtvis finns det tekniker som kan hjälpa till att ta fram en mer exakt kostnadsuppskattning.
Analogisk uppskattning
Sök hjälp av experter som har erfarenhet av liknande projekt, eller använd dina egna historiska data. Om du har tillgång till relevanta historiska data kan du prova analog uppskattning, som kan visa på prejudikat som hjälper till att definiera vad dina framtida kostnader kommer att bli i projektets tidiga skeden.
Statistisk modellering
Det finns statistisk modellering, eller parametrisk uppskattning, som också använder historiska data om viktiga kostnadsdrivare och sedan räknar ut hur dessa kostnader skulle bli om varaktigheten eller en annan aspekt av projektet ändras.
Bottom-up Estimating
En mer detaljerad metod är bottom-up estimering, som använder uppskattningar av enskilda uppgifter och sedan adderar dessa för att bestämma den totala kostnaden för projektet.
Treepunktsskattning
En annan metod är trepunktsskattningen, som kommer fram till tre scenarier: de mest sannolika, optimistiska och pessimistiska intervallerna. Dessa sätts sedan in i en ekvation för att ta fram en uppskattning.
Reservanalys
Reservanalysen fastställer hur mycket reserv för oförutsedda händelser som måste tilldelas. Med detta tillvägagångssätt försöker man brottas med osäkerheten.
Kostnad för kvalitet
Kostnad för kvalitet använder pengar som spenderas under projektet för att undvika misslyckanden och pengar som används efter projektet för att åtgärda misslyckanden. Detta kan hjälpa till att finjustera din övergripande uppskattning av projektkostnaden. Och att jämföra anbud från leverantörer kan också hjälpa till att räkna ut kostnaderna.
Dynamiska verktyg
När du uppskattar kostnaderna hjälper det att använda en programvara online för att samla all din projektinformation. Projektledningsprogram som kan användas i kongress med många av dessa tekniker för att underlätta processen. Använd onlinemjukvara för att definiera dina projektgrupper, uppgifter och mål. Du kan till och med hantera dina leverantörer och spåra kostnaderna under projektets gång. Vi visar dig hur.
Hur ProjectManager.com kan hjälpa till med kostnadsberäkning
ProjectManager.com är en programvara för projekthantering som har funktioner som hjälper till att skapa en mer exakt kostnadsberäkning för ett projekt. Vårt online Gantt-diagram kan användas för att hjälpa dig att spåra kostnader och utgifter för projekt och uppgifter.
Skatta kostnader för specifika uppgifter
När du uppskattar enskilda uppgifter kan kostnaderna också samlas in och spåras i vårt online Gantt-diagram. Här kan du lägga till en kolumn för de uppskattade kostnaderna, baslinjekostnaden och de faktiska kostnaderna för att hjälpa dig att hålla projektet inom budgeten när det väl har utförts.
Vårt online Gantt-diagram kan inte bara spåra uppgifter, utan du kan ställa in det för att spåra material och fasta kostnader som är förknippade med varje projektuppgift, och övervaka skillnaden mellan budget och faktiska kostnader, som du kan göra med varje uppgift. Alla dessa uppgifter samlas på en sida.
Start med att skapa ett projekt och sedan gå till Gantt-vyn på ProjectManager.com. Om du redan har data kan du importera dem genom att klicka på importknappen uppe till höger på sidan. Eller så kan du använda det här Gantt-diagrammet online för att samla in data. Det kan enkelt delas med teammedlemmar och intressenter när du är redo att få input eller godkännande.
Beräkning av resurskostnader
Resurshanteringsfunktionen i ProjectManager.com är ett annat verktyg som kan hjälpa dig att få en mer exakt projektkostnadsberäkning. Den erbjuder ett sätt att titta på dina kostnader genom arbetsbelastningen i olika uppgifter och projekt.
När du planerar ett projekt med vårt verktyg för resurshantering kan du ta hänsyn till anställdas scheman, hyra av utrustning, semestrar och kontorsutrymme, bland andra faktorer som kommer att påverka din budget. Att fördela projektresurser är ett sätt att balansera en budget.
Skapa en resursplan genom att schemalägga datum för planerade resurser, hur länge du kommer att behöva dem och vilka personer som kommer att vara inblandade. Detta inkluderar eventuell hyra av utrustning eller platser. Bryt också ner det i mängden resurser som behövs för varje aktivitet på daglig basis. Skapa sedan ett schema med detaljerade resurser, inklusive varaktighet och uppskattade kostnader.
När du uppskattar kostnaderna för ett projekt vill du ha de bästa verktygen som hjälper dig att beräkna en mer exakt budget. ProjectManager.com är en molnbaserad projektledningsprogramvara med online Gantt-diagram och resurshanteringsfunktioner som ger dig kontroll över dina projektkostnader. Se hur ProjectManager.com kan hjälpa dig med din uppskattning av projektkostnader genom att ta denna kostnadsfria 30-dagars testversion idag.