Una buona stima dei costi è essenziale per mantenere un progetto sotto il budget. Molti costi possono apparire durante il ciclo di vita di un progetto, e un metodo di stima accurato può fare la differenza tra un piano di successo e uno fallito. La stima, tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi. I progetti portano rischi, e i rischi portano costi inaspettati.
La stima dei costi è il processo che prende in considerazione questi fattori, e calcola un budget che soddisfa l’impegno finanziario necessario per un progetto di successo. La stima dei costi del progetto si applica a tutto, dalla costruzione di un ponte allo sviluppo di una nuova killer app. Tutto costa denaro, quindi più chiaro è l’importo richiesto, più è probabile che tu raggiunga il tuo obiettivo.
Una panoramica della stima dei costi
In un altro modo, lo United States Government Accountability Office definisce la stima dei costi come “la somma dei singoli elementi di costo, utilizzando metodi stabiliti e dati validi, per stimare i costi futuri di un programma, sulla base di ciò che è noto oggi.”
Inoltre definisce le caratteristiche di base di una stima credibile dei costi come segue:
- Clear identification of tasks
- Broad participation in preparing estimates
- Availability of valid data
- Standardized structures for the estimates
- Provisions for incertezze del programma
- Riconoscimento dell’inflazione
- Costi esclusi
- Revisioni indipendenti delle stime
- Revisione delle stime per cambiamenti significativi del programma
12-Step Process for Cost Estimation
Il governo degli Stati Uniti ha identificato un processo in 12 fasi.Il governo degli Stati Uniti ha identificato un processo in 12 passi che porta a stime dei costi affidabili e valide. Questi dodici passi sono delineati qui sotto.
- Definire lo scopo della stima: Determinare lo scopo della stima, il livello di dettaglio che è richiesto, chi riceve la stima e lo scopo generale della stima.
- Sviluppare un piano di stima: Assemblare una squadra di stima dei costi e delineare il loro approccio. Sviluppare una linea temporale e determinare chi farà la stima indipendente dei costi. Infine, creare il programma della squadra.
- Definire le caratteristiche: Creare una descrizione di base dello scopo, del sistema e delle caratteristiche delle prestazioni. Questo include qualsiasi implicazione tecnologica, configurazioni di sistema, programmi, strategie e relazioni con i sistemi esistenti. Non dimenticare il supporto, la sicurezza, gli elementi di rischio, i test e la produzione, l’implementazione e la manutenzione, e qualsiasi sistema legacy simile.
- Determinare l’approccio di stima: Definire una struttura di ripartizione del lavoro (WBS), e scegliere un metodo di stima che è più adatto per ogni elemento nella WBS. Fare un controllo incrociato per i driver di costo e di programmazione; poi creare una lista di controllo.
- Identificare la regola e le assunzioni: Definire chiaramente cosa è incluso ed escluso dalla stima, e identificare ipotesi specifiche.
- Ottenere dati: Creare un piano di raccolta dati e analizzare i dati per trovare i driver di costo.
- Sviluppare una stima a punti: Sviluppare un modello di costo stimando ogni elemento della WBS.
- Condurre analisi di sensibilità: Testare la sensibilità dei costi ai cambiamenti nei valori di input di stima e nelle assunzioni chiave, e determinare i driver di costo chiave.
- Condurre l’analisi del rischio e dell’incertezza: Determinare il costo, il programma e i rischi tecnici inerenti ad ogni voce della WBS e come gestirli.
- Documentare la stima: Avere una documentazione per ogni fase del processo per mantenere tutti sulla stessa pagina con la stima dei costi.
- Presentare la stima alla gestione: Informare i decisori sulle stime dei costi per ottenere l’approvazione.
- Aggiornare la stima: Qualsiasi cambiamento deve essere aggiornato e riportato. Inoltre, esegui un postmortem dove puoi documentare le lezioni apprese.
Sfide della stima dei costi
Ci sono molti fattori che sono incerti quando si stima il costo. Per esempio, se il progetto non è come quelli precedenti, allora l’esperienza non vi aiuterà a guidarvi. Se l’orizzonte di pianificazione è più lontano, maggiore è l’incertezza. Detto questo, più lunga è la durata del progetto, meno a fuoco saranno le stime dei costi.
Poi c’è la squadra: il livello di abilità ed esperienza disponibile avrà un grande fattore sui costi complessivi del progetto.
Tecniche di stima dei costi del progetto
Tutti questi fattori hanno un impatto sulla stima dei costi del progetto, rendendo difficile arrivare a stime precise. Fortunatamente, ci sono tecniche che possono aiutare a sviluppare una stima dei costi più accurata.
Stima analogica
Cerca l’aiuto di esperti che hanno esperienza in progetti simili, o usa i tuoi dati storici. Se hai accesso a dati storici rilevanti, prova la stima analogica, che può mostrare precedenti che aiutano a definire quali saranno i tuoi costi futuri nelle prime fasi del progetto.
Modellazione statistica
C’è la modellazione statistica, o stima parametrica, che usa anche dati storici di fattori di costo chiave e poi calcola quali sarebbero i costi se la durata o un altro aspetto del progetto venisse cambiato.
Stima dal basso verso l’alto
Un approccio più granulare è la stima dal basso verso l’alto, che usa le stime dei singoli compiti e poi le somma per determinare il costo complessivo del progetto.
Stima a tre punti
Un altro approccio è la stima a tre punti, che arriva a tre scenari: più probabile, ottimistico e pessimistico. Questi sono poi messi in un’equazione per sviluppare una stima.
Analisi della riserva
L’analisi della riserva determina quanta riserva di emergenza deve essere assegnata. Questo approccio cerca di gestire l’incertezza.
Costo della qualità
Il costo della qualità usa il denaro speso durante il progetto per evitare fallimenti e il denaro applicato dopo il progetto per affrontare i fallimenti. Questo può aiutare a mettere a punto la stima del costo complessivo del progetto. E confrontare le offerte dei fornitori può anche aiutare a capire i costi.
Strumenti dinamici
Ogni volta che stai stimando i costi, aiuta ad usare un software online per raccogliere tutte le informazioni del tuo progetto. Il software di gestione del progetto che può essere usato in congresso con molte di queste tecniche per aiutare a facilitare il processo. Usa il software online per definire i tuoi team di progetto, i compiti e gli obiettivi. Anche gestire i tuoi fornitori e tracciare i costi mentre il progetto si svolge. Ti mostreremo come.
Come ProjectManager.com può aiutare con la stima dei costi
ProjectManager.com è un software di gestione dei progetti che ha caratteristiche per aiutare a creare una stima dei costi del progetto più accurata. Il nostro grafico di Gantt online può essere usato per aiutarvi a tracciare i costi e le spese per progetti e compiti.
Stimare i costi di compiti specifici
Quando si stimano compiti individuali, i costi possono anche essere raccolti e tracciati sul nostro grafico di Gantt online. Qui puoi aggiungere una colonna per i costi stimati, il costo di base e i costi effettivi per aiutarti a mantenere il progetto nel budget una volta che è stato eseguito.
Il nostro grafico di Gantt online non solo può tenere traccia delle attività, ma puoi impostarlo per tenere traccia dei materiali e dei costi fissi associati a ogni attività del progetto, e monitorare la differenza tra il budget e i costi effettivi, come puoi fare con ogni attività. Tutti questi dati sono raccolti in una pagina.
Inizia creando un progetto e poi vai alla vista Gantt su ProjectManager.com. Se hai già dei dati, puoi importarli cliccando sul pulsante di importazione in alto a destra della pagina. Oppure puoi usare questo grafico di Gantt online per raccogliere i dati. Può essere facilmente condiviso con i membri del team e le parti interessate quando sei pronto per ottenere input o approvazione.
Stima del costo delle risorse
La funzione di gestione delle risorse su ProjectManager.com è un altro strumento che può aiutarti a ottenere una stima dei costi del progetto più accurata. Offre un modo per guardare i costi attraverso il carico di lavoro attraverso compiti e progetti.
Quando si pianifica un progetto con il nostro strumento di gestione delle risorse, è possibile tenere conto degli orari dei dipendenti, del noleggio di attrezzature, delle vacanze e dello spazio dell’ufficio, tra gli altri fattori che avranno un impatto sul vostro budget. Distribuire le risorse del progetto è un modo per bilanciare un budget.
Crea un piano di risorse programmando le date delle risorse pianificate, per quanto tempo ne avrai bisogno e le persone che saranno coinvolte. Questo include qualsiasi attrezzatura o noleggio di siti. Inoltre, scomponi il tutto nella quantità di risorse necessarie per ogni attività su base giornaliera. Poi crea un programma con risorse dettagliate, compresa la durata e i costi stimati.
Quando si stimano i costi di un progetto, si desidera avere gli strumenti migliori per calcolare un budget più accurato. ProjectManager.com è un software di gestione dei progetti basato sul cloud con grafici di Gantt online e funzioni di gestione delle risorse che ti danno il controllo dei costi del tuo progetto. Guarda come ProjectManager.com può aiutarti a stimare i costi del tuo progetto facendo questa prova gratuita di 30 giorni oggi stesso.