O bună estimare a costurilor este esențială pentru a menține un proiect în limitele bugetului. Multe costuri pot apărea pe parcursul ciclului de viață al unui proiect, iar o metodă de estimare precisă poate fi diferența dintre un plan de succes și unul eșuat. Cu toate acestea, estimarea este mai ușor de spus decât de făcut. Proiectele aduc riscuri, iar riscurile aduc costuri neașteptate.
Stimarea costurilor este procesul care ia în considerare acești factori și calculează un buget care respectă angajamentul financiar necesar pentru un proiect de succes. Estimarea costurilor proiectului se aplică la orice, de la construirea unui pod până la dezvoltarea acelei noi aplicații ucigașe. Totul costă bani, așa că, cu cât sunteți mai clar cu privire la suma necesară, cu atât este mai probabil să vă atingeți obiectivul.
O privire de ansamblu asupra estimării costurilor
După cumva, United States Government Accountability Office definește estimarea costurilor ca fiind „însumarea elementelor individuale de cost, folosind metode stabilite și date valide, pentru a estima costurile viitoare ale unui program, pe baza a ceea ce se știe astăzi.”
Acesta definește, de asemenea, caracteristicile de bază ale unei estimări credibile a costurilor ca incluzând:
- Identificarea clară a sarcinilor
- Participarea largă la pregătirea estimărilor
- Disponibilitatea unor date valide
- Structuri standardizate pentru estimări
- Prevederi pentru incertitudinile programului
- Recunoașterea inflației
- Costuri excluse
- Revizuiri independente ale estimărilor
- Revizuirea estimărilor pentru modificări semnificative ale programului
12-Procesul în etape pentru estimarea costurilor
Procesul U.S. U. A. a identificat un proces în 12 etape care duce la estimări de costuri fiabile și valide. Acești doisprezece pași sunt descriși mai jos.
- Definirea scopului estimării: Determinați scopul estimării, nivelul de detaliu care este necesar, cine primește estimarea și scopul general al estimării.
- Elaborarea planului de estimare: Adunați o echipă de estimare a costurilor și descrieți abordarea acesteia. Elaborați un calendar și stabiliți cine va face estimarea independentă a costurilor. În cele din urmă, creați calendarul echipei.
- Definiți caracteristicile: Creați o descriere de bază a scopului, a sistemului și a caracteristicilor de performanță. Aceasta include orice implicații tehnologice, configurații de sistem, programe, strategii și relații cu sistemele existente. Nu uitați suportul, securitatea, elementele de risc, testarea și producția, implementarea și întreținerea, precum și orice sisteme moștenite similare.
- Determinați abordarea de estimare: Definiți o structură de defalcare a muncii (WBS) și alegeți o metodă de estimare care este cea mai potrivită pentru fiecare element din WBS. Efectuați o verificare încrucișată a factorilor de cost și de planificare; apoi creați o listă de verificare.
- Identificați regula și ipotezele: Definiți în mod clar ce este inclus și exclus din estimare și identificați ipotezele specifice.
- Obțineți date: Creați un plan de colectare a datelor și analizați datele pentru a găsi factorii de cost.
- Elaborați o estimare punctuală: Elaborați un model de cost prin estimarea fiecărui element WBS.
- Efectuați o analiză de sensibilitate: Testați sensibilitatea costurilor la modificări ale valorilor de intrare ale estimării și ale ipotezelor cheie și determinați factorii cheie de cost.
- Efectuați analiza riscurilor și a incertitudinilor: Determinați riscurile de cost, de program și tehnice inerente fiecărui element de pe WBS și cum să le gestionați.
- Documentați estimarea: Dispuneți de documentație pentru fiecare etapă a procesului pentru a menține toată lumea pe aceeași pagină cu estimarea costurilor.
- Prezentați estimarea conducerii: Informați factorii de decizie cu privire la estimările de costuri pentru a obține aprobarea.
- Actualizați estimarea: Orice modificări trebuie să fie actualizate și raportate. De asemenea, efectuați un postmortem în care puteți documenta lecțiile învățate.
Provocări ale estimării costurilor
Există mulți factori care sunt incerți atunci când se estimează costurile. De exemplu, dacă proiectul nu este la fel ca cele anterioare, atunci experiența nu vă va ajuta să vă ghidați. Dacă orizontul de planificare este mai îndepărtat, cu atât mai mare este incertitudinea. Acestea fiind spuse, cu cât durata proiectului este mai lungă, cu atât estimările de costuri vor fi mai puțin concentrate.
Apoi mai este echipa: nivelul de calificare și experiența disponibilă vor avea un factor important asupra costurilor globale ale proiectului.
Tehnici de estimare a costurilor proiectului
Toți acești factori au un impact asupra estimării costurilor proiectului, ceea ce face dificilă realizarea unor estimări precise. Din fericire, există tehnici care pot ajuta la dezvoltarea unei estimări mai precise a costurilor.
Stimare analogică
Cercetați ajutorul experților care au experiență în proiecte similare sau folosiți propriile date istorice. Dacă aveți acces la date istorice relevante, încercați estimarea analogică, care poate arăta precedente care vă ajută să definiți care vor fi costurile viitoare în etapele timpurii ale proiectului.
Modelarea statistică
Există modelarea statistică, sau estimarea parametrică, care utilizează, de asemenea, date istorice ale principalilor factori de cost și apoi calculează care ar fi aceste costuri dacă se modifică durata sau un alt aspect al proiectului.
Stimarea de jos în sus
O abordare mai granulară este estimarea de jos în sus, care utilizează estimări ale sarcinilor individuale și apoi le însumează pentru a determina costul total al proiectului.
Stimarea în trei puncte
O altă abordare este estimarea în trei puncte, care vine cu trei scenarii: intervalul cel mai probabil, optimist și pesimist. Acestea sunt apoi introduse într-o ecuație pentru a dezvolta o estimare.
Analiza rezervei
Analiza rezervei determină câtă rezervă pentru situații neprevăzute trebuie să fie alocată. Această abordare încearcă să se lupte cu incertitudinea.
Costul calității
Costul calității utilizează banii cheltuiți în timpul proiectului pentru a evita eșecurile și banii aplicați după proiect pentru a rezolva eșecurile. Acest lucru poate ajuta la reglarea fină a estimării costului global al proiectului. Iar compararea ofertelor de la furnizori poate ajuta, de asemenea, la calcularea costurilor.
Instrumente dinamice
Când estimați costurile, este util să folosiți un software online pentru a colecta toate informațiile despre proiect. Software-ul de management de proiect care poate fi folosit în congres cu multe dintre aceste tehnici pentru a ajuta la facilitarea procesului. Utilizați un software online pentru a vă defini echipele, sarcinile și obiectivele proiectului. Gestionați chiar și furnizorii dvs. și urmăriți costurile pe măsură ce proiectul se derulează. Vă vom arăta cum.
Cum vă poate ajuta ProjectManager.com cu estimarea costurilor
ProjectManager.com este un software de management de proiect care are caracteristici pentru a ajuta la crearea unei estimări mai precise a costurilor proiectului. Graficul nostru Gantt online poate fi folosit pentru a vă ajuta să urmăriți costurile și cheltuielile pentru proiecte și sarcini.
Stimarea costurilor unor sarcini specifice
Când estimați sarcini individuale, costurile pot fi, de asemenea, colectate și urmărite pe graficul nostru Gantt online. Aici puteți adăuga o coloană pentru costurile estimate, costul de bază și costurile reale pentru a vă ajuta să mențineți proiectul în buget odată ce a fost executat.
Graficul nostru Gantt online nu poate urmări doar sarcinile, ci îl puteți configura pentru a urmări materialele și costurile fixe asociate cu fiecare sarcină de proiect și pentru a monitoriza diferența dintre bugetul și costurile reale, așa cum puteți face cu fiecare sarcină. Toate aceste date sunt colectate pe o singură pagină.
Începeți prin a crea un proiect și apoi mergeți la vizualizarea Gantt pe ProjectManager.com. Dacă aveți deja date, le puteți importa făcând clic pe butonul de import din partea dreaptă sus a paginii. Sau puteți utiliza această diagramă Gantt online pentru a colecta datele. Aceasta poate fi ușor partajată cu membrii echipei și cu părțile interesate atunci când sunteți gata să obțineți contribuții sau aprobări.
Stimarea costului resurselor
Funcția de gestionare a resurselor de pe ProjectManager.com este un alt instrument care vă poate ajuta să obțineți o estimare mai precisă a costurilor proiectului. Acesta oferă o modalitate de a vă analiza costurile prin prisma volumului de muncă între sarcini și proiecte.
Când planificați un proiect cu instrumentul nostru de gestionare a resurselor, puteți lua în considerare programul angajaților, închirierea de echipamente, vacanțele și spațiul de birou, printre alți factori care vor avea un impact asupra bugetului dumneavoastră. Distribuirea resurselor proiectului este o modalitate de a echilibra un buget.
Crearea unui plan de resurse prin programarea datelor pentru resursele planificate, cât timp veți avea nevoie de ele și persoanele care vor fi implicate. Aceasta include orice închiriere de echipamente sau de site-uri. De asemenea, împărțiți acest lucru în cantitatea de resurse necesare pentru fiecare activitate pe zi. Apoi, creați un program cu resurse detaliate, inclusiv durata și costurile estimate.
Când estimați costurile unui proiect, doriți să aveți cele mai bune instrumente pentru a vă ajuta să calculați un buget mai precis. ProjectManager.com este un software de gestionare a proiectelor bazat pe cloud, cu diagrame Gantt online și funcții de gestionare a resurselor care vă oferă control asupra costurilor proiectului dvs. Vedeți cum ProjectManager.com vă poate ajuta cu estimarea costurilor proiectului dvs. făcând astăzi această încercare gratuită de 30 de zile.
.