Una buena estimación de costes es esencial para mantener un proyecto por debajo del presupuesto. Muchos costes pueden aparecer a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, y un método de estimación preciso puede ser la diferencia entre un plan exitoso y uno fallido. Sin embargo, la estimación es más fácil de decir que de hacer. Los proyectos conllevan riesgos, y los riesgos conllevan costes inesperados.
La estimación de costes es el proceso que tiene en cuenta esos factores y calcula un presupuesto que cumpla con el compromiso financiero necesario para el éxito del proyecto. La estimación de los costes del proyecto se aplica a todo, desde la construcción de un puente hasta el desarrollo de esa nueva aplicación revolucionaria. Todo cuesta dinero, por lo que cuanto más clara sea la cantidad necesaria, más probable será que consiga su objetivo.
Una visión general de la estimación de costes
Por decirlo de otra manera, la Oficina de Rendición de Cuentas del Gobierno de los Estados Unidos define la estimación de costes como «la suma de los elementos de coste individuales, utilizando métodos establecidos y datos válidos, para estimar los costes futuros de un programa, basándose en lo que se conoce hoy.»
Define además las características básicas de una estimación de costes creíble como son:
- Identificación clara de las tareas
- Amplia participación en la preparación de las estimaciones
- Disponibilidad de datos válidos
- Estructuras estandarizadas para las estimaciones
- Provisiones para incertidumbres del programa
- Reconocimiento de la inflación
- Costes excluidos
- Revisiones independientes de las estimaciones
- Revisión de las estimaciones para los cambios significativos del programa
12-Proceso de 12 pasos para la estimación de costes
El gobierno de EE.El gobierno de Estados Unidos ha identificado un proceso de 12 pasos que da lugar a estimaciones de costes fiables y válidas. Estos doce pasos se describen a continuación.
- Definir el propósito de la estimación: Determinar el propósito de la estimación, el nivel de detalle que se requiere, quién recibe la estimación y el alcance general de la estimación.
- Desarrollar un plan de estimación: Reunir un equipo de estimación de costes y definir su enfoque. Desarrolle un calendario y determine quién realizará la estimación de costes independiente. Por último, cree el calendario del equipo.
- Defina las características: Cree una descripción de referencia del propósito, el sistema y las características de rendimiento. Esto incluye cualquier implicación tecnológica, configuraciones del sistema, calendarios, estrategias y relaciones con los sistemas existentes. No olvide el soporte, la seguridad, los elementos de riesgo, las pruebas y la producción, el despliegue y el mantenimiento, y cualquier sistema heredado similar.
- Determine el enfoque de estimación: Defina una estructura de desglose del trabajo (EDT) y elija el método de estimación más adecuado para cada elemento de la EDT. Comprobar de forma cruzada los impulsores del coste y del calendario; a continuación, crear una lista de comprobación.
- Identificar la regla y las suposiciones: Definir claramente lo que se incluye y excluye de la estimación, e identificar los supuestos específicos.
- Obtener datos: Crear un plan de recopilación de datos, y analizar los datos para encontrar los factores de coste.
- Desarrollar una estimación puntual: Desarrollar un modelo de costes estimando cada elemento de la EDT.
- Realizar análisis de sensibilidad: Probar la sensibilidad de los costos a los cambios en los valores de entrada de estimación y los supuestos clave, y determinar los impulsores de costos clave.
- Llevar a cabo el análisis de riesgo e incertidumbre: Determinar los riesgos de coste, calendario y técnicos inherentes a cada elemento de la EDT y cómo gestionarlos.
- Documentar la estimación: Disponga de documentación para cada paso del proceso a fin de que todos estén de acuerdo con la estimación de costes.
- Presente la estimación a la dirección: Informe a los responsables de la toma de decisiones sobre las estimaciones de costes para obtener su aprobación.
- Actualizar la estimación: Cualquier cambio debe ser actualizado e informado. Además, realice un postmortem en el que pueda documentar las lecciones aprendidas.
Desafíos de la estimación de costes
Hay muchos factores que son inciertos al estimar los costes. Por ejemplo, si el proyecto no es como los anteriores, la experiencia no servirá de guía. Si el horizonte de planificación es más lejano, mayor será la incertidumbre. Dicho esto, cuanto más larga sea la duración del proyecto, menos enfocadas estarán las estimaciones de costes.
Luego está el equipo: el nivel de habilidad y experiencia disponible va a tener un gran factor en los costes globales del proyecto.
Técnicas de estimación de costes del proyecto
Todos estos factores impactan en la estimación de costes del proyecto, haciendo difícil llegar a estimaciones precisas. Por suerte, existen técnicas que pueden ayudar a desarrollar una estimación de costes más precisa.
Estimación análoga
Busque la ayuda de expertos que tengan experiencia en proyectos similares, o utilice sus propios datos históricos. Si tiene acceso a datos históricos relevantes, pruebe con la estimación análoga, que puede mostrar precedentes que ayuden a definir cuáles serán sus costes futuros en las primeras fases del proyecto.
Modelación estadística
Existe la modelización estadística, o estimación paramétrica, que también utiliza datos históricos de los principales impulsores de costes y luego calcula cuáles serían esos costes si se modifica la duración u otro aspecto del proyecto.
Estimación ascendente
Un enfoque más granular es la estimación ascendente, que utiliza estimaciones de tareas individuales y luego las suma para determinar el coste global del proyecto.
Estimación de tres puntos
Otro enfoque es la estimación de tres puntos, que plantea tres escenarios: rangos más probables, optimistas y pesimistas. A continuación, se introducen en una ecuación para desarrollar una estimación.
Análisis de reservas
El análisis de reservas determina cuánta reserva de contingencia debe asignarse. Este enfoque trata de sortear la incertidumbre.
Coste de la calidad
El coste de la calidad utiliza el dinero gastado durante el proyecto para evitar fallos y el dinero aplicado después del proyecto para solucionarlos. Esto puede ayudar a afinar la estimación del coste global del proyecto. Y comparar las ofertas de los proveedores también puede ayudar a calcular los costes.
Herramientas dinámicas
Cuando se trata de estimar los costes, es útil utilizar un software en línea para recopilar toda la información del proyecto. El software de gestión de proyectos que se puede utilizar en el congreso con muchas de estas técnicas para ayudar a facilitar el proceso. Utilice el software en línea para definir los equipos, las tareas y los objetivos de su proyecto. Incluso gestionar sus proveedores y hacer un seguimiento de los costes a medida que se desarrolla el proyecto. Le mostraremos cómo.
Cómo ProjectManager.com puede ayudar con la estimación de costes
ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos que tiene características para ayudar a crear una estimación de costes del proyecto más precisa. Nuestro diagrama de Gantt en línea se puede utilizar para ayudarle a realizar un seguimiento de los costes y los gastos de los proyectos y las tareas.
Estimar los costes de las tareas específicas
Al estimar las tareas individuales, los costes también se pueden recoger y realizar un seguimiento en nuestro diagrama de Gantt en línea. Aquí puede añadir una columna para los costes estimados, el coste base y los costes reales para ayudarle a mantener el proyecto dentro del presupuesto una vez ejecutado.
Nuestro diagrama de Gantt en línea no sólo puede realizar un seguimiento de las tareas, sino que puede configurarlo para realizar un seguimiento de los materiales y los costes fijos asociados a cada tarea del proyecto, y controlar la diferencia entre el presupuesto y los costes reales, al igual que con cada tarea. Todos estos datos se recogen en una página.
Comience por crear un proyecto y luego ir a la vista Gantt en ProjectManager.com. Si ya tiene datos, puede importarlos haciendo clic en el botón de importación situado en la parte superior derecha de la página. O puede utilizar este diagrama de Gantt en línea para recoger los datos. Se puede compartir fácilmente con los miembros del equipo y las partes interesadas cuando esté listo para obtener información o aprobación.
Estimar el coste de los recursos
La función de gestión de recursos en ProjectManager.com es otra herramienta que puede ayudarle a lograr una estimación más precisa del coste del proyecto. Ofrece una forma de ver sus costes a través de la carga de trabajo en las tareas y proyectos.
Al planificar un proyecto con nuestra herramienta de gestión de recursos, puede tener en cuenta los horarios de los empleados, el alquiler de equipos, las vacaciones y el espacio de oficina, entre otros factores que tendrán un impacto en su presupuesto. Distribuir los recursos del proyecto es una forma de equilibrar el presupuesto.
Crea un plan de recursos programando las fechas de los recursos previstos, el tiempo que los necesitarás y las personas que participarán. Esto incluye el alquiler de equipos o de instalaciones. Además, desglosa la cantidad de recursos necesarios para cada actividad por día. A continuación, cree un cronograma con los recursos detallados, incluyendo la duración y los costes estimados.
Al estimar los costes de un proyecto, querrá contar con las mejores herramientas para ayudarle a calcular un presupuesto más preciso. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos basado en la nube con diagramas de Gantt en línea y funciones de gestión de recursos que le permiten controlar los costes de su proyecto. Vea cómo ProjectManager.com puede ayudarle con la estimación de los costes de su proyecto realizando esta prueba gratuita de 30 días hoy mismo.