Todos sabemos que pode ser extremamente desafiador estimar o tamanho e o custo de um projeto. Uma vez que um projeto por definição é único por natureza, muitas vezes um novo produto, serviço ou mudança de negócio, é difícil prever a data de entrega. À medida que o tamanho e a complexidade do projeto aumentam, mais difícil pode ser fazer isso corretamente. Mas há várias técnicas disponíveis que podem melhorar muito o processo de estimativa e precisão do projeto.
Neste post, vou tentar cobrir algumas das técnicas de estimativa mais conhecidas que podem ser usadas para julgar o tamanho de qualquer projeto.
É importante ressaltar que essas coisas se aplicam não importa se você está fazendo ágil (Scrum, Kanban, etc.) ou prefere cachoeira mais tradicional (Prince2, PMI, etc.). Você precisará fazer algumas dessas coisas em algum momento em qualquer tipo de projeto!
Este post é destinado principalmente a Gerentes de Projeto com pouca ou nenhuma experiência na estimativa de projetos. Se você é um Gerente de Projetos com muitos anos de experiência, eu ainda acredito que você pode aprender alguns truques novos a partir dos conceitos deste post, então você pode querer escamoteá-lo de qualquer maneira. Aqui estão cinco passos simples a seguir.
Escopo do projeto
Proje estimation cannot be done properly without at least some understanding of the scope of the project. Se você não sabe o que o projeto está tentando alcançar, então há poucas chances de ser capaz de estimar com precisão o esforço necessário.
Uma boa regra geral é que quanto mais detalhado o escopo do projeto, mais detalhada e precisa será a estimativa do projeto. O tamanho, complexidade e estágio do projeto terão grande impacto no nível de precisão requerido.
Alinhar os requisitos de estimativa do projeto, e assim o consumo de tempo necessário para criar as estimativas, à precisão requerida, escopo e estágio do projeto também deve ser considerado.
Níveis de precisão da estimativa do projeto
A estimativa do projeto normalmente pode ser feita com mais sucesso com uma mentalidade ágil. Com isto quero dizer que as estimativas devem ser geradas o mais cedo possível, por exemplo, na fase de proposta e depois continuamente refinadas ao longo do tempo, tanto antes como depois de o projeto ter sido iniciado. Esses refinamentos podem ser pensados como níveis ou versões que se tornam cada vez mais precisos.
Ao estimar um projeto é importante entender em que estágio o escopo do projeto e sua definição está, pois isso determinará o nível de precisão necessário. A precisão será o fator decisivo para quantos por cento acima ou abaixo do projeto podem ser esperados para terminar quando completo. Por exemplo, se a estimativa for definida como uma estimativa de “Ordem de Magnitude”, ela terá uma precisão de mais ou menos 50-100%.
Isso significa que se a estimativa do projeto for $200 com uma estimativa de precisão de, digamos, 50%, o negócio sabe que o projeto custará pelo menos $100 e no máximo $300 para ser concluído.
O objetivo é fornecer uma estimativa de “ballpark” usando a informação disponível no momento. Como a estimativa do projeto é um processo, a estimativa será sempre submetida a várias iterações de refinamento. A precisão da estimativa irá assim melhorar à medida que o escopo do projeto for mais bem compreendido. Isto também significa que a incerteza diminuirá quanto mais o projeto avançar para a conclusão.
Técnicas de estimativa de projeto
Nesta seção eu descreverei alguns dos métodos possíveis que podem ser usados para gerar uma estimativa.
Antes de fazermos isso, é importante ressaltar que as entradas para estimativas devem, na maior medida possível, vir de “especialistas” ou “fazedores” dos requisitos do escopo, pois isso dará os melhores resultados. Normalmente o papel do Gerente de Projeto é reunir esse conhecimento ou identificar os especialistas com os quais consultar. Também é tipicamente da responsabilidade do Gestor de Projecto avaliar quaisquer riscos que possam surgir antes, durante ou depois do projecto.
Posto isto, vamos investigar as diferentes técnicas de estimação.
Estimativa análoga
Estimativa análoga utiliza um ou mais projectos anteriores semelhantes para estimar a duração ou custo do seu projecto actual. Isto é usado quando há informações limitadas sobre o projeto a ser planejado. Uma estimativa análoga é considerada “top-down” e geralmente não é tão precisa quanto outras técnicas de estimativa se usada somente.
Por exemplo, se há alguns meses atrás custou $100 para desenvolver um website de 2 páginas e você é responsável por desenvolver um novo website de 2 páginas, você estima que custará $100. Você também pode inferir que desenvolver um website de 4 páginas custará $200 para construir.
Estimativas de baixo para cima / Estrutura de Discriminação do Trabalho (PEP) / Discriminação da Atividade
Estes são métodos que envolvem dividir o problema em partes menores e mais manejáveis até que seja possível estimar com razoável precisão manual. Dependendo da precisão necessária, isto pode ser decomposto em cada tarefa individual ou agregado a um nível mais alto de pacotes de trabalho ou marcos. Os custos individuais de cada pacote de trabalho são então totalizados para formar a estimativa total do projeto de baixo para cima.
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A estimativa “de baixo para cima” usada para levar o maior tempo de preparação, mas desde que detalhes suficientes de componentes sejam levados em conta, esta técnica de estimativa de projeto pode fornecer o mais alto nível de precisão e pode ser automatizada com inteligência artificial.
Estimativa de cima para baixo
Estimativa de cima para baixo é um oposto completo da abordagem de baixo para cima. Em essência, ir por este caminho significa que você tem um projeto de preço fixo ou sabe quanto marcos específicos podem lhe custar com base na sua experiência compartilhada com projetos passados. O desafio desta abordagem é que você precisará dividir o projeto em tarefas de uma forma que seja lucrativa para o negócio, o que geralmente é difícil de realizar sem entender como cada atividade afeta suas finanças e a linha de base do projeto.
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A estimativa de redução de custos é aplicada em situações em que executivos de conta vendem o projeto e gerentes de projeto são trazidos para encontrar o equilíbrio perfeito entre as expectativas do cliente e os objetivos do negócio. O importante neste caso é alocar recursos de forma inteligente, sendo capaz de comparar a cotação inicial com a planejada com a real, e certificar-se de não cruzar os perímetros do plano inicial.
Estimativa de três pontos
A estimativa de três pontos é uma das técnicas mais fáceis porque pode não só aumentar muito a precisão das estimativas do projeto, mas toda a abordagem também torna mais fácil para mais de um especialista fornecer sua contribuição. É semelhante à estimativa de baixo para cima, mas mais precisa e também pode ser melhor utilizada a um nível elevado.
A estimativa de 3 pontos, também conhecida como PERT (Project Evaluation and Review Technique), fornece uma gama de estimativas de projeto e calcula a média ponderada dessa gama. Isto significa que 3 pontos de dados, o “melhor caso”, o “caso mais provável” e o “pior caso”, devem sempre ser fornecidos para cada parte da estimativa.
- Best Case – Qual é o cenário mais optimista para construir X?
- Most Likely Case – Qual é o cenário mais provável para construir X?
- Pior Caso – Qual é o cenário mais pessimista para construir X?
Uma vantagem desta metodologia é que psicologicamente pode ser mais fácil fornecer um número dentro de um intervalo e começando com o pior caso muitas vezes leva a menos resistência. Esta técnica também reduz o risco de estimativas inflacionadas.
Por exemplo, no caso do nosso exemplo de website de 2 páginas acima, podemos dizer que o custo mais optimista a completar é de $80, o caso provável é de $100 e o mais caro de sempre é de $200. Sem entrar nos detalhes do cálculo, usando 3 pontos equivaleria a uma estimativa de $114.
Parametric estimating
Parametric estimation é similar a analogous estimating mas fornece um aumento do nível de precisão devido à natureza estatística da técnica de estimação. Essencialmente, uma estimativa paramétrica é determinada pela identificação do custo unitário ou duração e do número de unidades necessárias para o projeto ou atividade. É importante que a medição seja escalável para que seja precisa.
Por exemplo, se na semana passada demorei duas horas a cortar o meu tractor de um acre e esta semana estou a cortar quatro acres, poderia estimar que demoraria oito horas a cortar.
No entanto, se a primeira hora fosse gasta a transportar o meu tractor e a prepará-lo para cortar, a estimativa teria de ser escalonada de forma apropriada: 1 hora para o transporte e depois quatro horas para cortar, por um total de cinco horas.
Pontos de tamanho / Pontos de História / Pontos de Função / Pontos de Caso de Uso
Uma forma comum de se obter o ponto forte das técnicas baseadas no tamanho é calculando estimativas baseadas no uso de uma fórmula derivada de dados históricos. Para obter qualquer significado desses tipos de pontos, que é um tamanho arbitrário, é necessário olhar para trás nos dados históricos para obter quantas horas constituem um único ponto. Se não houver dados históricos, é possível começar de uma linha de base padrão a partir de dados do setor até que dados suficientes sejam coletados na organização.
Por exemplo, com base no número de pontos de história atribuídos a uma única história de usuário, é possível rastrear quantas horas em média serão necessárias para desenvolver um ponto. Assim, uma estimativa completa para o projeto pode ser dada se todo o backlog for conhecido antes do projeto ter começado. Muitas vezes não é possível saber todo o escopo do backlog mas ainda assim a versão preliminar do mesmo pode dar uma boa indicação da totalidade do projeto mesmo que não seja 100% precisa.
Combinando múltiplas técnicas de estimativa
Nenhuma técnica única de estimativa de projeto será adequada para todos os projetos. Para alcançar os resultados mais precisos, sugerimos o uso e combinação de algumas dessas técnicas de estimativa para fornecer maior precisão às estimativas do seu projeto. Por exemplo, você pode usar um método bottom-up como 3 pontos e combiná-lo com um método top-down como Pontos de Função.
Sabemos que o esforço envolvido na combinação de várias metodologias na maioria das vezes não é um caminho realista a seguir. Nesse caso, recomendamos que se mantenha um único método para tudo, pois isso lhe dará pelo menos alguns números históricos comparáveis que podem ser usados proativamente para aprender com.
Certeza e risco
Se não houver uma estimativa sem risco, caso contrário não seria uma estimativa, o que significa que os riscos e incertezas também devem ser levados em conta. Estes podem assumir muitas formas, mas é sempre uma boa ideia incluir algum tipo de folga no plano, de preferência com base em dados históricos, sob a forma de horas extras, um buffer para custos imprevistos e/ou ambos. Isto é muitas vezes gerido através de um orçamento de “contingência”.
Best practice
Como a maioria das técnicas de estimação de projectos, cada uma tem as suas próprias vantagens e limitações. Algumas considerações chave ao trabalhar com qualquer uma das técnicas são:
- Como o projeto difere dos dados históricos?
- Que fatores externos não foram considerados?
- Pode a estimativa ser verificada por um Perito em Matéria de Assunto?
- Como é completa a compreensão da especificação do projeto?
- Quanto esforço em termos de tempo e custo será alocado para desenvolver as estimativas?
- Com que técnicas a organização tem experiência de trabalho?
Se você precisa selecionar uma e apenas uma metodologia para usar, e não tem uma tonelada de experiência, nós sempre recomendamos fazer a análise de 3 pontos, pois isso dá os resultados mais precisos e permite que você avalie rapidamente os riscos associados às suas estimativas também. Outra vantagem deste método é que você pode facilmente chegar a uma estimativa de alto nível rapidamente e depois decompô-la ainda mais à medida que mais informações sobre o projeto forem descobertas.
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Como próximo passo, você também pode querer aprender algumas melhores práticas para garantir que suas estimativas permaneçam válidas: