¿Tiene usted un empleado que vive en un estado pero trabaja en otro? Si es así, usted suele retener los impuestos estatales y locales del estado de trabajo. El empleado seguiría debiendo impuestos a su estado de origen, lo que podría convertirse en una molestia para ellos. ¿O no? Los estados con acuerdos recíprocos tienen algo llamado reciprocidad fiscal entre ellos, lo que alivia dicha molestia.
¿Qué es la reciprocidad fiscal?
La reciprocidad fiscal es un acuerdo entre estados que reduce la carga fiscal de los empleados que se desplazan a trabajar a través de las fronteras estatales. En los estados con reciprocidad fiscal, los empleados no tienen que presentar varias declaraciones de impuestos estatales. Si existe un acuerdo de reciprocidad entre el estado de origen y el estado de trabajo, el empleado está exento de impuestos estatales y locales en su estado de empleo.
Supongamos que un empleado vive en Pensilvania pero trabaja en Virginia. Pensilvania y Virginia tienen un acuerdo de reciprocidad. El empleado sólo tiene que pagar los impuestos estatales y locales de Pensilvania, no de Virginia. Usted retiene los impuestos para el estado de origen del empleado.
La reciprocidad fiscal sólo se aplica a los impuestos estatales y locales. No tiene ningún efecto sobre los impuestos federales sobre la nómina. No importa donde usted vive, el gobierno federal todavía quiere su parte.
¿Qué pasa con los estados sin impuestos de reciprocidad?
Los empleados no deben dos veces los impuestos en los estados sin reciprocidad. Pero, los empleados pueden tener que hacer un poco de trabajo extra, como la presentación de múltiples declaraciones de impuestos estatales.
Sin un acuerdo de reciprocidad, los empleadores retienen el impuesto estatal sobre la renta para el estado donde el empleado realiza su trabajo.
En lugar de una doble retención e imposición, el estado de origen del empleado puede acreditarle la cantidad retenida para su estado de trabajo. Pero, tenga en cuenta que el estado de origen y el de trabajo de un empleado podrían no cobrar la misma tasa de impuesto sobre la renta estatal.
Si el estado de trabajo del empleado tiene una tasa de impuesto sobre la renta estatal más baja que su estado de origen, deben más a su estado de origen en el momento de los impuestos. Si el estado de trabajo del empleado tiene un impuesto estatal sobre la renta más alto que su estado de origen, debe esperar a que le devuelvan el dinero.
¿Cuál es su papel en la reciprocidad de impuestos estatales?
Los empleados deben solicitar que usted retenga impuestos para su estado de origen y no para su estado de trabajo.
Deje de retener impuestos para el estado de trabajo de un empleado cuando su empleado le entregue su formulario de exención de impuestos estatales. Entonces, comience a retener para el estado de origen del empleado.
Al final del año, utilice el formulario W-2 para decirle al empleado cuánto retuvo para el impuesto estatal sobre la renta.
¿Qué pasa si usted retiene impuestos para el estado de trabajo?
Cuando un empleado que vive en un estado y trabaja en otro comienza a trabajar para usted, usted podría comenzar automáticamente a retener impuestos para el estado de empleo. Si usted retiene impuestos para el estado de trabajo y no para el estado de residencia, el empleado tiene que presentar pagos trimestrales de impuestos a su estado de origen.
Cuando el empleado hace su declaración de impuestos individual, presenta una declaración de impuestos para cada estado donde usted retuvo impuestos. El empleado probablemente recibe un reembolso de impuestos o un crédito por los impuestos pagados al estado de trabajo.
Acuerdos de reciprocidad por estado
La reciprocidad entre estados no se aplica en todas partes. Un empleado debe vivir en un estado y trabajar en un estado que tienen un acuerdo de reciprocidad fiscal juntos.
Entonces, ¿qué estados son estados recíprocos? Los siguientes estados son aquellos en los que el empleado trabaja.
Arizona
Arizona tiene acuerdos de reciprocidad con:
- California
- Indiana
- Oregón
- Virginia
Si un empleado trabaja en Arizona pero vive en uno de los estados recíprocos, puede presentar el formulario WEC, Employee Withholding Exemption Certificate. Los empleados también deben utilizar este formulario para terminar su exención de retención (por ejemplo, si se mudan a Arizona).
D.C.
Los empleados que trabajan en D.C. pero no viven allí no tienen que hacer la retención del impuesto sobre la renta de D.C. ¿Por qué? D.C. tiene un acuerdo de reciprocidad fiscal con todos los estados.
Para poder acogerse a la reciprocidad de D.C., la residencia permanente del empleado debe estar fuera de D.C., y no pueden residir en D.C. durante 183 días o más en el año.
Los empleados deben presentar el formulario D-4A, Certificado de no residencia en el Distrito de Columbia, para salir de la retención del impuesto sobre la renta de D.C.
Illinois
Illinois tiene acuerdos de reciprocidad con:
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Si su empleado trabaja en Illinois pero vive en uno de los estados recíprocos, puede presentar el formulario IL-W-5-NR, Employee’s Statement of Nonresidence in Illinois, para obtener la exención del impuesto sobre la renta del estado de Illinois.
Indiana
Los empleados que trabajan en Indiana pero viven en uno de los siguientes estados pueden solicitar la exención de la retención del impuesto sobre la renta del estado de Indiana:
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvania
- Wisconsin
Los empleados que residen en uno de los estados recíprocos pueden presentar el formulario WH-47, Certificado de residencia, para solicitar la exención de la retención del impuesto sobre la renta del estado de Indiana.
Si un empleado vive en un estado sin acuerdo recíproco con Indiana, puede tomar un crédito fiscal por los impuestos retenidos para Indiana.
Iowa
¿Qué estados tienen reciprocidad con Iowa? En realidad Iowa sólo tiene un estado con reciprocidad fiscal: Illinois.
Los empleados que trabajan en Iowa y viven en Illinois pueden presentar el formulario IA 44-016, Declaración de no residencia del empleado en Iowa.
Kentucky
Kentucky tiene acuerdos recíprocos con:
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginia*
- Virginia Occidental
- Wisconsin
Los empleados que trabajan en Kentucky y viven en uno de los estados recíprocos pueden presentar el formulario 42A809 para solicitar que los empleadores no retengan el impuesto sobre la renta de Kentucky.
*Tanto Ohio como Virginia tienen acuerdos condicionales. Si un empleado vive en Virginia, debe viajar diariamente a su trabajo en Kentucky para tener derecho. Los empleados que viven en Ohio no pueden ser empleados-accionistas con un 20% o más de capital en una corporación S.
Maryland
Los empleados pueden solicitar la exención de los impuestos estatales sobre la renta de Maryland si trabajan en Maryland y viven en uno de los siguientes lugares:
- D.C.
- Pennsylvania
- Virginia
- Virginia Occidental
Para solicitar la exención del impuesto sobre la renta estatal de Maryland, los empleados que reúnan los requisitos deben presentar el Formulario MW507, Certificado de exención de retención de Maryland del empleado.
Michigan
Los estados de reciprocidad de Michigan para los impuestos incluyen:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Los empleados deben presentar el formulario MI-W4, Certificado de exención de retenciones del empleado de Michigan, para la reciprocidad de impuestos.
Minnesota
Minnesota tiene reciprocidad fiscal con:
- Michigan
- Dakota del Norte
Si un empleado vive en Michigan o Dakota del Norte y trabaja en Minnesota, debe presentar el formulario MWR, Certificado de exención de reciprocidad. Los empleados deben regresar a Michigan o Dakota del Norte al menos una vez al mes para tener derecho a ello.
Montana
Montana tiene reciprocidad fiscal con Dakota del Norte. Los residentes de Dakota del Norte que trabajan en Montana pueden solicitar la exención de la retención del impuesto sobre la renta del estado de Montana.
Recoger el formulario MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, de los empleados.
Nueva Jersey
Nueva Jersey sólo tiene reciprocidad con Pensilvania. Esto se aplica a los empleados que viven en Pensilvania y trabajan en Nueva Jersey.
Los empleados pueden solicitar la exención del impuesto sobre la renta estatal de NJ presentando el formulario NJ-165, Certificado de no residencia del empleado en Nueva Jersey.
Dakota del Norte
¿Su empleado trabaja en Dakota del Norte y vive en Minnesota o Montana? Si la respuesta es afirmativa, pueden rellenar el formulario NDW-R, Reciprocity exemption from with withholding for qualifying Minnesota and Montana residents working in North Dakota, for tax reciprocity.
Ohio
Ohio tiene reciprocidad fiscal con los siguientes cinco estados:
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvania
- Virginia Occidental
Recoge el formulario IT 4NR, Declaración de residencia del empleado en un estado de reciprocidad, para dejar de retener el impuesto sobre la renta de Ohio.
Pennsylvania
Pennsylvania tiene acuerdos de reciprocidad fiscal con los siguientes estados:
- Indiana
- Maryland
- Nueva Jersey
- Ohio
- Virginia
- Virginia Occidental
Los empleados deben entregarle el formulario REV-419 EX, Certificado de solicitud de no retención del empleado, a efectos de reciprocidad.
Virginia
Los estados recíprocos de Virginia incluyen:
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvania
- Virginia Occidental
Los empleados que trabajen en Virginia pueden rellenar y presentar el formulario VA-4, Hoja de trabajo de exención personal.
Virginia Occidental
Los estados de reciprocidad de Virginia Occidental para los impuestos incluyen:
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvania
- Virginia
Recoger el formulario IT-140NRS, West Virginia Special Nonresident Income Tax Return, de los empleados.
Wisconsin
Los estados de Wisconsin con acuerdos fiscales recíprocos son:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Los empleados que trabajen en Wisconsin pero vivan en uno de los estados recíprocos pueden presentar el formulario W-220, Declaración de reciprocidad de retenciones del empleado no residente.
Lista de estados con acuerdos recíprocos
Use nuestra tabla para saber qué estados tienen acuerdos recíprocos. Además, averigua qué formulario debe rellenar el empleado para solicitar que le retengas en su estado de origen:
| Donde trabaja el empleado | Donde vive el empleado | Formulario que rellena el empleado |
| Arizona | California, Indiana, Oregón, Virginia | Formulario WEC de Arizona |
| D.C. | En cualquier lugar menos en D.C. | Formulario D-4A |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Formulario IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, y Wisconsin | Formulario WH-47 |
| Illinois | Formulario IA 44-106 | |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, West Virginia, Wisconsin Virginia, Ohio (con condiciones) |
Formulario 42A809 |
| Maryland | D.C., Pennsylvania, Virginia, West Virginia | Formulario MW507 |
| Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Formulario MI-W4 | |
| Minnesota | Michigan, Dakota del Norte | Formulario MWR |
| Montana | Dakota del Norte | Formulario MW-4 |
| Nueva Jersey | Pennsylvania | Form NJ-165 |
| Dakota del Norte | Minnesota, Montana | Form NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvania | Form IT 4NR |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia, Virginia Occidental | Formulario REV-419 EX |
| Virginia | D.C., Kentucky, Maryland, Pensilvania, Virginia Occidental | Formulario VA-4 |
| Virginia Occidental | Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvania, Virginia | Formulario IT-140NRS |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Formulario W-220 |
Aunque los estados que no figuran en la lista no tienen reciprocidad fiscal, muchos tienen un acuerdo en forma de créditos. De nuevo, un acuerdo de crédito significa que el estado de origen del empleado le proporciona un crédito fiscal por pagar el impuesto estatal sobre la renta a su estado de trabajo.
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Este artículo ha sido actualizado desde su fecha de publicación original del 6 de enero de 2017.
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