¿Qué es un extracto de facturación y cómo puedo utilizarlo para mi negocio?
Un extracto de facturación, o simplemente un extracto, es un informe periódico que las empresas envían a sus clientes y que muestra las transacciones recientes y el saldo pendiente de pago para el período de tiempo.
Normalmente, los extractos se envían mensualmente al final de cada ciclo de facturación. Este es el documento más utilizado por las compañías de tarjetas de crédito, aunque cualquier empresa que cobre a sus clientes periódicamente puede utilizarlo.
El extracto de facturación que la empresa envía al cliente normalmente detallará las facturas que el cliente aún no ha pagado, o una lista de productos o servicios que necesitan ser pagados.
Debido a que el extracto de facturación enumera las facturas no pagadas, o parcialmente pagadas, es mucho menos detallado que una factura.
Las declaraciones de facturación también pueden considerarse como una factura de facturas, ya que son facturas periódicas que notifican al cliente las facturas impagadas anteriores.
Las declaraciones de facturación enumerarán las direcciones comerciales del cliente y del vendedor, así como el número de declaración, la fecha y el número de identificación del cliente (si lo hay).
En el cuerpo de la declaración de facturación, normalmente hay cinco columnas importantes.
Estas son:
- la fecha de la factura original
- el tipo de factura
- el número de factura
- una breve descripción de los productos o servicios prestados
- el importe de la factura original
- el importe que se ha pagado por la factura original
- el saldo restante que queda por pagar
Además, el extracto de la factura debe incluir la fecha de vencimiento (por ejemplo: el saldo vence en 30 días).
También incluirá un apartado para la remesa, con el nombre del cliente, el DNI, el número de extracto, la fecha, el importe a pagar y la cantidad que se adjunta.
Si tienes un negocio que cobra periódicamente a tus clientes, debes utilizar el extracto de facturación. El extracto de facturación actuará no sólo como recordatorio de las facturas impagadas, sino también como vehículo para conseguir que esas facturas se paguen en su totalidad.