Haben Sie einen Arbeitnehmer, der in einem Staat lebt, aber in einem anderen arbeitet? Wenn ja, behalten Sie in der Regel Steuern für den Arbeitsstaat ein. Der Angestellte ist aber trotzdem in seinem Heimatstaat steuerpflichtig, was für ihn zu einem Problem werden könnte. Oder doch nicht?
Auf der Grundlage von Gegenseitigkeitsvereinbarungen besteht zwischen den Staaten eine so genannte steuerliche Gegenseitigkeit, die den besagten Ärger mindert.
Was ist steuerliche Gegenseitigkeit?
Steuerliche Gegenseitigkeit ist ein Abkommen zwischen Staaten, das die Steuerlast für Arbeitnehmer senkt, die zur Arbeit über die Staatsgrenzen hinweg pendeln. In Staaten, in denen Gegenseitigkeit besteht, müssen Arbeitnehmer nicht mehrere Steuererklärungen abgeben. Wenn zwischen dem Heimatstaat und dem Arbeitsstaat ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht, ist der Arbeitnehmer in seinem Beschäftigungsstaat von staatlichen und lokalen Steuern befreit.
Angenommen, ein Arbeitnehmer lebt in Pennsylvania, arbeitet aber in Virginia. Pennsylvania und Virginia haben ein gegenseitiges Abkommen. Der Arbeitnehmer muss nur für Pennsylvania Steuern zahlen, nicht für Virginia. Sie behalten die Steuern für den Heimatstaat des Mitarbeiters ein.
Das Gegenseitigkeitsabkommen gilt nur für staatliche und lokale Steuern. Sie hat keine Auswirkungen auf die Lohnsteuer auf Bundesebene. Unabhängig davon, wo Sie leben, will die Bundesregierung immer noch ihren Anteil.
Was ist mit Staaten ohne Gegenseitigkeitssteuern?
In Staaten ohne Gegenseitigkeit schulden die Arbeitnehmer nicht die doppelte Steuer. Allerdings müssen die Arbeitnehmer unter Umständen etwas mehr Arbeit leisten, z. B. mehrere Steuererklärungen für verschiedene Staaten einreichen.
Ohne Gegenseitigkeitsabkommen behält der Arbeitgeber die Einkommensteuer des Staates ein, in dem der Arbeitnehmer seine Arbeit verrichtet.
Anstatt die Steuer doppelt einzubehalten und zu versteuern, kann der Heimatstaat des Arbeitnehmers ihm den Betrag gutschreiben, den er für seinen Arbeitsstaat einbehält. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Heimat- und der Arbeitsstaat des Arbeitnehmers möglicherweise nicht denselben Einkommensteuersatz erheben.
Wenn der Staat, in dem der Arbeitnehmer arbeitet, einen niedrigeren Einkommensteuersatz hat als sein Heimatstaat, schuldet er seinem Heimatstaat zum Zeitpunkt der Besteuerung mehr. Wenn der Staat, in dem der Arbeitnehmer arbeitet, einen höheren Einkommensteuersatz hat als sein Heimatstaat, muss er auf eine Erstattung warten.
Welche Rolle spielen Sie bei der Gegenseitigkeit der staatlichen Besteuerung?
Die Arbeitnehmer müssen beantragen, dass Sie Steuern für ihren Heimatstaat und nicht für ihren Arbeitsstaat einbehalten.
Hören Sie auf, Steuern für den Arbeitsstaat eines Mitarbeiters einzubehalten, wenn Ihr Mitarbeiter Ihnen das Formular für die Steuerbefreiung des Staates aushändigt. Beginnen Sie dann mit dem Einbehalt für den Heimatstaat des Mitarbeiters.
Am Ende des Jahres teilen Sie dem Arbeitnehmer mit dem Formular W-2 mit, wie viel Sie für die staatliche Einkommensteuer einbehalten haben.
Was ist, wenn Sie Steuern für den Arbeitsstaat einbehalten?
Wenn ein Arbeitnehmer, der in einem Staat wohnt und in einem anderen arbeitet, bei Ihnen anfängt, können Sie automatisch mit dem Einbehalt von Steuern für den Arbeitsstaat beginnen. Wenn Sie Steuern für den Arbeitsstaat und nicht für den Wohnsitzstaat einbehalten, muss der Arbeitnehmer vierteljährliche Steuerzahlungen an seinen Heimatstaat leisten.
Wenn der Arbeitnehmer seine individuelle Steuererklärung abgibt, reicht er eine Steuererklärung für jeden Staat ein, in dem Sie Steuern einbehalten haben. Der Arbeitnehmer erhält wahrscheinlich eine Steuerrückerstattung oder -gutschrift für die an den Arbeitsstaat gezahlten Steuern.
Gegenseitigkeitsvereinbarungen nach Staat
Gegenseitigkeit zwischen Staaten gilt nicht überall. Ein Arbeitnehmer muss in einem Staat wohnen und in einem Staat arbeiten, die zusammen ein Gegenseitigkeitsabkommen haben.
Welche Staaten sind also Gegenseitigkeitsstaaten? Die folgenden Staaten sind diejenigen, in denen der Arbeitnehmer arbeitet.
Arizona
Arizona hat Gegenseitigkeitsabkommen mit:
- Kalifornien
- Indiana
- Oregon
- Virginia
Wenn ein Arbeitnehmer in Arizona arbeitet, aber in einem der Gegenseitigkeitsstaaten lebt, kann er das Formular WEC, Employee Withholding Exemption Certificate, einreichen. Arbeitnehmer müssen dieses Formular auch verwenden, um ihre Quellensteuerbefreiung zu beenden (z. B. wenn sie nach Arizona ziehen).
D.C.
Arbeitnehmer, die in D.C. arbeiten, aber nicht dort wohnen, müssen keine Einkommensteuer in D.C. einbehalten. Warum ist das so? D.C. hat mit jedem Bundesstaat ein Abkommen über steuerliche Gegenseitigkeit.
Um in den Genuss der Gegenseitigkeit zu kommen, muss der ständige Wohnsitz des Arbeitnehmers außerhalb von D.C. liegen, und er darf sich nicht 183 Tage oder mehr im Jahr in D.C. aufhalten.
Die Arbeitnehmer müssen Ihnen das Formular D-4A, Bescheinigung über die Nichtansässigkeit im District of Columbia, vorlegen, um von der Einbehaltung der Einkommensteuer in D.C. befreit zu werden.
Illinois
Illinois hat gegenseitige Vereinbarungen mit:
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Wenn Ihr Arbeitnehmer in Illinois arbeitet, aber in einem der Gegenseitigkeitsstaaten wohnt, kann er das Formular IL-W-5-NR, Employee’s Statement of Nonresidence in Illinois (Erklärung des Arbeitnehmers, dass er nicht in Illinois ansässig ist), einreichen, um von der Einkommensteuer des Staates Illinois befreit zu werden.
Indiana
Arbeitnehmer, die in Indiana arbeiten, aber in einem der folgenden Staaten leben, können beantragen, von der Einbehaltung der Einkommensteuer des Staates Indiana befreit zu werden:
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvania
- Wisconsin
Arbeitnehmer, die in einem der Gegenseitigkeitsstaaten wohnen, können das Formular WH-47, Wohnsitzbescheinigung, einreichen, um eine Befreiung von der Einbehaltung der Einkommensteuer des Staates Indiana zu beantragen.
Wohnt ein Arbeitnehmer in einem Staat ohne Gegenseitigkeitsabkommen mit Indiana, kann er eine Steuergutschrift für die für Indiana einbehaltenen Steuern in Anspruch nehmen.
Iowa
Welche Staaten haben ein Gegenseitigkeitsabkommen mit Iowa? In Iowa gibt es eigentlich nur einen Staat mit steuerlicher Gegenseitigkeit: Illinois.
Arbeitnehmer, die in Iowa arbeiten und in Illinois wohnen, können das Formular IA 44-016, Employee’s Statement of Nonresidence in Iowa, einreichen.
Kentucky
Kentucky hat gegenseitige Vereinbarungen mit:
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginia*
- West Virginia
- Wisconsin
Arbeitnehmer, die in Kentucky arbeiten und in einem der Gegenseitigkeitsstaaten leben, können mit dem Formular 42A809 beantragen, dass der Arbeitgeber die Einkommensteuer in Kentucky nicht einbehält.
*Sowohl Ohio als auch Virginia haben bedingte Abkommen. Wenn ein Arbeitnehmer in Virginia wohnt, muss er täglich zu seiner Arbeit in Kentucky pendeln, um die Voraussetzungen zu erfüllen. Arbeitnehmer, die in Ohio wohnen, können nicht als Anteilseigner mit 20 % oder mehr Eigenkapital an einer S-Corporation beteiligt sein.
Maryland
Arbeitnehmer können eine Befreiung von der Einkommensteuer des Bundesstaates Maryland beantragen, wenn sie in Maryland arbeiten und in einem der folgenden Staaten wohnen:
- D.C.
- Pennsylvania
- Virginia
- West Virginia
Um die Befreiung von der Einkommenssteuer des Bundesstaates Maryland zu beantragen, müssen berechtigte Arbeitnehmer das Formular MW507, Employee’s Maryland Withholding Exemption Certificate, einreichen.
Michigan
Michigans reziproke Staaten für Steuern sind:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Die Arbeitnehmer müssen für die Steuergegenseitigkeit das Formular MI-W4 (Employee’s Michigan Withholding Exemption Certificate) einreichen.
Minnesota
Minnesota hat Steuergegenseitigkeit mit:
- Michigan
- North Dakota
Wenn ein Arbeitnehmer in Michigan oder North Dakota wohnt und in Minnesota arbeitet, muss er das Formular MWR, Reciprocity Exemption Certificate, einreichen. Arbeitnehmer müssen mindestens einmal im Monat nach Michigan oder North Dakota zurückkehren, um die Voraussetzungen zu erfüllen.
Montana
Montana hat mit North Dakota eine steuerliche Gegenseitigkeit. Einwohner von North Dakota, die in Montana arbeiten, können eine Befreiung von der Einbehaltung der Einkommensteuer des Bundesstaates Montana beantragen.
Formular MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, von Arbeitnehmern einholen.
New Jersey
New Jersey hat nur mit Pennsylvania Gegenseitigkeit. Dies gilt für Arbeitnehmer, die in Pennsylvania wohnen und in New Jersey arbeiten.
Arbeitnehmer können eine Befreiung von der Einkommensteuer des Bundesstaates NJ beantragen, indem sie das Formular NJ-165, Employee’s Certificate of Nonresidence in New Jersey, einreichen.
North Dakota
Arbeitet Ihr Arbeitnehmer in North Dakota und wohnt in Minnesota oder Montana? Wenn ja, können sie das Formular NDW-R, Gegenseitigkeit Befreiung vom Steuerabzug für qualifizierte Einwohner von Minnesota und Montana, die in North Dakota arbeiten, für die steuerliche Gegenseitigkeit ausfüllen.
Ohio
Ohio hat mit den folgenden fünf Bundesstaaten steuerliche Gegenseitigkeit vereinbart:
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvania
- West Virginia
Formular IT 4NR, Erklärung des Arbeitnehmers über die Ansässigkeit in einem Gegenseitigkeitsstaat, einholen, um die Einbehaltung der Einkommensteuer in Ohio zu beenden.
Pennsylvania
Pennsylvania hat Steuergegenseitigkeitsabkommen mit den folgenden Staaten:
- Indiana
- Maryland
- New Jersey
- Ohio
- Virginia
- West Virginia
Die Arbeitnehmer müssen für die Zwecke der Gegenseitigkeit das Formular REV-419 EX, Employee’s Nonwithholding Application Certificate, vorlegen.
Virginia
Zu den Gegenseitigkeitsstaaten von Virginia gehören:
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvania
- West Virginia
Angestellte, die in Virginia arbeiten, können das Formular VA-4, Personal Exemption Worksheet, ausfüllen und einreichen.
West Virginia
West Virginia’s reziproke Staaten für Steuern sind:
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvania
- Virginia
Das Formular IT-140NRS, West Virginia Special Nonresident Income Tax Return, von den Arbeitnehmern einholen.
Wisconsin
Die Bundesstaaten von Wisconsin mit gegenseitigen Steuerabkommen sind:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Arbeitnehmer, die in Wisconsin arbeiten, aber in einem der Gegenseitigkeitsstaaten leben, können das Formular W-220, Nonresident Employee’s Withholding Reciprocity Declaration, einreichen.
Liste der Staaten mit Gegenseitigkeitsvereinbarungen
Nutzen Sie unsere Tabelle, um zu erfahren, welche Staaten Gegenseitigkeitsvereinbarungen haben. Und finden Sie heraus, welches Formular der Arbeitnehmer ausfüllen muss, um den Einbehalt in seinem Heimatstaat zu beantragen:
| Arbeitsort des Arbeitnehmers | Wohnort des Arbeitnehmers | Formular, das der Arbeitnehmer ausfüllt |
| Arizona | Kalifornien, Indiana, Oregon, Virginia | Arizona Formular WEC |
| D.C. | Überall außer D.C. | Formular D-4A |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Formular IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, und Wisconsin | Form WH-47 |
| Iowa | Illinois | Form IA 44-106 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, West Virginia, Wisconsin Virginia, Ohio (mit Bedingungen) |
Form 42A809 |
| Maryland | D.C., Pennsylvania, Virginia, West Virginia | Form MW507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Form MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | Form MWR |
| Montana | North Dakota | Form MW-4 |
| New Jersey | Pennsylvania | Formular NJ-165 |
| North Dakota | Minnesota, Montana | Formular NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvania | Formular IT 4NR |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | Form REV-419 EX |
| Virginia | D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | Form VA-4 |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | Form IT-140NRS |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Formular W-220 |
Auch wenn in den nicht aufgeführten Staaten keine steuerliche Gegenseitigkeit besteht, haben viele ein Abkommen in Form von Gutschriften. Auch hier bedeutet ein Kreditabkommen, dass der Heimatstaat des Arbeitnehmers ihm eine Steuergutschrift für die Zahlung der staatlichen Einkommenssteuer an seinen Arbeitsstaat gewährt.
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Dieser Artikel wurde gegenüber seinem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum vom 6. Januar 2017 aktualisiert.
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