Har du överarbetade anställda?
Det är naturligt att vilja att dina anställda ska vara så produktiva som möjligt, och varje företag kommer att ha perioder som är mer hektiska än andra. Men gör inte det vanliga misstaget att slita ut dina bästa talanger.
För att undvika utbrändhet hos de anställda bör du balansera dina höga förväntningar med solida strategier för att förhindra att de anställda blir överväldigade.
Överarbetade anställda kan påverka alla delar av ditt företag. Så här gör du:
- Produktiviteten sjunker när de anställda inte kan få allting gjort.
- Kvaliteten försämras när de anställda inte kan ta sig tid att göra sina jobb på rätt sätt.
- Växlingen stannar upp när de anställda inte kan bryta sig loss för att ta en ny utbildning eller implementera en process som skulle kunna hjälpa företaget.
- Kundservicen minskar när de anställda bara är inriktade på att klara sig och inte kan koncentrera sig på att bygga upp och upprätthålla kundrelationer.
- Reputationen blir lidande när ett företag är känt för att köra sina anställda i botten.
- Moralen tar ett rejält kliv när de anställda tappar passionen. De bränner ut sig eller lämnar företaget.
Mer än hälften av de amerikanska arbetstagarna känner sig överarbetade eller utbrända, enligt Staples Business Advantage Workplace Index 2016. Det är viktigt att tidigt känna igen tecknen på överarbetade medarbetare för att förebygga utbrändhet och förhoppningsvis bidra till att minska avgången.
Var uppmärksam på dessa sex varningstecken på överarbetade medarbetare:
Dålig arbetsprestation
Håll utkik efter medarbetare som inte håller tidsfrister, lämnar in projekt sent eller ofullständigt eller gör det allra minsta för att klara sig.
2. Frånvaro
Notera när teammedlemmar ofta kommer för sent eller missar arbete.
Högre känslor hos anställda
Har du observerat att anställda har en kortare stubin när de är stressade; är ofta distraherade, olyckliga eller oengagerade?
Sämre kundåterkoppling
Kommunicerar kunderna att de märker att de har märkt en förändring i servicen? Har du hört kommentarer som ”Jösses, jag försöker planera saker med Shannon, men hon planerar fyra månader i förväg. Hon måste vara väldigt upptagen.”
5. Arbeta länge
Var uppmärksam på om anställda lägger ner tid efter arbetstid, på helger och semestrar och inte tar semester.
Reveterande uttalanden
Var försiktig med kommentarer som: ”Jag bor praktiskt taget här”, eller ”Jag önskar att jag kunde ta semester, men jag skulle vara tvungen att jobba 40 timmar extra bara för att kunna ta en semester”, eller ”Jag kommer inte ihåg den senaste boken jag läste för skojs skull”. Anställda kanske säger dessa saker halvt på skämt, men de är i själva verket en nödsignal.
För att gå till botten med utbrändhet
Om du ser dessa tecken är det dags att agera innan utbrändheten sätter in. Prata med varje anställd enskilt för att ta reda på problemets omfattning.
Du bör också samla in mer information om den anställdes arbetsbelastning eller överväga att anlita en professionell arbetsgivarorganisation, eller PEO, för att gräva djupare i organisationens processer för att hantera arbetsflödet.
En arbetsanalys kan också ge nyttiga insikter.
Vad är den anställdes arbetsbeskrivning? Är den rimlig? Eller är hon ansvarig för fem jobb i ett? Följ upp med en tidsstudie. Använder medarbetaren i fråga 10 timmar i veckan på administrativt arbete, när hon borde koncentrera sig på att sälja din produkt eller andra, viktigare uppgifter?
Om du ser dessa tecken hos mer än en anställd bör du titta närmare på organisationskulturen.
Är det normen att arbeta långa arbetsdagar? Är det okej, och till och med en stolthet, för anställda att säga att de är överarbetade?
Om så är fallet kommer överarbetade anställda troligen inte att berätta för dig när de är stressade och närmar sig utbrändhet. De kommer bara att lämna ditt företag och hitta ett jobb någon annanstans.
Var proaktiv för att förhindra överarbetade anställda
Det ideala scenariot skulle vara att förhindra att dina anställda överarbetas från början. Även om detta inte alltid är möjligt vet företagsledare ofta i förväg när de kan behöva att en anställd arbetar mer – till exempel när företaget får en ny kund eller när en oumbärlig anställd slutar.
Var ärlig och öppen när det är nödvändigt att de anställda måste lägga ner mer tid, och lägg sedan upp en plan för att hjälpa dem att klara det. Om någon lämnar din organisation kanske du kan blanda runt arbetsbördan eller ta in tillfällig eller deltidsanställd hjälp.
Se till att berätta för de anställda steg för steg vad du planerar att göra för att hjälpa dem tills en ersättare har anställts, och din tidslinje för att göra förändringar.
Använd de här bästa metoderna för att undvika att dina anställda blir överväldigade
Hanteringen av arbetsbördan hos din personal, och se till att den inte stressar ut dina anställda, är en ständigt pågående process. Här är några metoder som du kanske vill prova:
- Kontrollera regelbundet med de anställda, i enskilda möten, för att se hur de klarar av sin arbetsbelastning och för att ge hjälp och vägledning. Se till att ingen av er missar mötena.
- Gör företagsundersökningar, avgångsintervjuer och till och med vistelseintervjuer för att se om din företagskultur normaliserar överbelastning. Hur känner de sig om hur mycket de arbetar? Vilket stöd behöver de?
- Möjliggör för de anställda att arbeta hemma eller ha flexibla arbetstider. Att inte pendla till kontoret kan göra stor skillnad när människor känner sig överväldigade.
- Skippa möten som är ineffektiva och utan tydliga mål.
- Förstärk effektivitet som en viktig del av din företagskultur, utbilda din personal i vad effektivitet innebär i din organisation och hjälp dem att eliminera ineffektivitet.
- Myndiga dina anställda att säga nej – oavsett om det är till ett extra projekt eller ett kundbesök som lika lätt skulle kunna hanteras med ett telefonsamtal.
- Bidra med lunch eller snacks till anställda som arbetar övertid. (För anställda som har rätt till övertidsersättning ska du se till att registrera och betala för all arbetad tid, inklusive luncher om du arbetar. Följ alla bestämmelser i Fair Labor Standards Act.)
- Sänd ut regelbundna löneundersökningar för att se hur din organisation ligger till. Om du betalar dina anställda för lite kommer det att leda till utbrändhet snabbare, och de är mer benägna att sluta om de är överarbetade.
- Se till att din personal använder sin PTO och tar ledigt efter högsäsonger (t.ex. skattesäsong för bokföringsbyråer).
Med dessa strategier i handen kommer du att vara väl rustad för att hjälpa dina anställda att hantera sin arbetsbelastning. Som ett resultat kommer de att bli lyckligare och friskare medarbetare i din organisation.
För att lära dig hur en PEO kan hjälpa din organisation att bygga upp solida strategier för att arbeta mer effektivt och hjälpa till att förebygga utbrändhet hos de anställda kan du ladda ner vår kostnadsfria e-bok: HR outsourcing: En steg-för-steg-guide till professionella arbetsgivarorganisationer (PEO).