Máte přepracované zaměstnance?
Je přirozené, že chcete, aby vaši zaměstnanci byli co nejproduktivnější, a každá firma má občas období, kdy je vytíženější než jindy. Nedělejte však častou chybu, která vaše největší talenty vyčerpá.
Chcete-li se vyhnout vyhoření zaměstnanců, vyvažte svá vysoká očekávání pevnými strategiemi, které zabrání jejich přetížení.
Přepracovaní zaměstnanci mohou ovlivnit všechny oblasti vašeho podnikání. Zde je uvedeno jak:
- Produktivita prudce klesá, když zaměstnanci nejsou schopni vše stihnout.
- Kvalita se zhoršuje, když si zaměstnanci nemohou udělat čas na správnou práci.
- Růst se zastaví, když se zaměstnanci nemohou odtrhnout, aby absolvovali nové školení nebo zavedli proces, který by mohl firmě pomoci.
- Obsluha zákazníků klesá, když se zaměstnanci soustředí jen na to, aby se uživili, a nemohou se soustředit na budování a udržování vztahů se zákazníky.
- Reputaci zhoršuje, když je firma známá tím, že své zaměstnance vede do záhuby.
- Morálka klesá, když zaměstnanci ztrácejí nadšení. Vyhoří nebo firmu opustí.
Více než polovina amerických zaměstnanců se podle Staples Business Advantage Workplace Index 2016 cítí přepracovaná nebo vyhořelá. Je důležité včas rozpoznat příznaky přepracovaných zaměstnanců, abyste předešli jejich vyhoření a snad i pomohli snížit jejich úbytek.
Věnujte pozornost těmto šesti varovným příznakům přepracovaných zaměstnanců:
Slabý pracovní výkon
Sledujte zaměstnance, kteří nedodržují termíny, odevzdávají projekty pozdě nebo neúplně nebo dělají jen minimum, aby se uživili.
2. Zaměstnanci, kteří jsou přepracovaní, jsou vyčerpaní a vyčerpaní. Absence
Všimněte si, když členové týmu často chodí pozdě nebo chybí v práci.
Zvýšené emoce zaměstnanců
Všimli jste si, že zaměstnanci mají ve stresu kratší nervy; jsou často roztržití, nespokojení nebo neangažovaní?
Slabá zpětná vazba od zákazníků
Sdělují vám zákazníci, že zaznamenali změnu ve službách? Slyšeli jste komentáře typu: „Ježíšmarjá, snažím se s Shannon něco naplánovat, ale ona to plánuje čtyři měsíce dopředu. Musí být hodně zaneprázdněná.“
5. Jaký je váš názor? Dlouhá pracovní doba
Sledujte, zda si zaměstnanci nepřidělávají čas po pracovní době, o víkendech a svátcích a neberou si dovolenou.
Odhalující výroky
Vyvarujte se komentářů typu: „Já tady prakticky žiju,“ nebo „Chtěl bych si vzít dovolenou, ale musel bych pracovat 40 hodin navíc, abych si ji mohl vzít,“ nebo „Nepamatuji si, jakou knihu jsem naposledy četl pro radost.“ Zaměstnanci mohou tyto věci říkat napůl v žertu, ale ve skutečnosti jsou signálem nouze.
Přijít vyhoření na kloub
Pozorujete-li tyto příznaky, je čas jednat dříve, než se vyhoření dostaví. Promluvte si s každým zaměstnancem individuálně a zjistěte rozsah problému.
Budete také chtít shromáždit další informace o pracovní náplni zaměstnance nebo zvážit najmutí profesionální organizace zaměstnavatelů neboli PEO, která by hlouběji prozkoumala procesy řízení pracovního procesu ve vaší organizaci.
Užitečné informace může poskytnout také analýza pracovních míst.
Jaká je pracovní náplň zaměstnance? Je přiměřená? Nebo je zodpovědný za pět pracovních míst v jednom? V návaznosti na to proveďte časovou studii. Tráví dotyčný zaměstnanec 10 hodin týdně administrativní prací, zatímco by se měl soustředit na prodej vašeho produktu nebo na jiné, důležitější úkoly?
Pozorujete-li tyto příznaky u více než jednoho zaměstnance, podívejte se blíže na kulturu vaší organizace.
Je dlouhá pracovní doba normou? Je v pořádku, a dokonce je považováno za bod hrdosti, když zaměstnanci řeknou, že jsou přepracovaní?
Jestliže tomu tak je, přepracovaní zaměstnanci vám pravděpodobně neřeknou, když jsou vystresovaní a blíží se vyhoření. Prostě z vaší společnosti odejdou a najdou si práci jinde.
Buďte proaktivní, abyste předešli přepracování zaměstnanců
Ideálním scénářem by bylo přepracování zaměstnanců v první řadě zabránit. I když to není vždy možné, vedoucí pracovníci firem často dopředu vědí, kdy mohou potřebovat, aby zaměstnanec pracoval více – například když firma získá nového klienta nebo když odejde nepostradatelný zaměstnanec.
Buďte upřímní a transparentní, když je nutné, aby zaměstnanci věnovali práci navíc, a poté sestavte plán, který jim pomůže se s tím vyrovnat. Pokud někdo organizaci opouští, možná byste mohli pracovní náplň promíchat nebo přivést dočasnou výpomoc či výpomoc na částečný úvazek.
Ujistěte se, že jste zaměstnancům krok za krokem sdělili, co plánujete udělat, abyste jim pomohli, dokud za ně nenajdete náhradu, a časový plán pro provedení změn.
Použijte tyto osvědčené postupy, abyste se vyhnuli přetížení zaměstnanců
Řízení pracovní zátěže vašich zaměstnanců a zajištění toho, aby je nestresovala, je trvalý proces. Zde je několik postupů, které můžete vyzkoušet:
- Pravidelně kontrolujte zaměstnance na individuálních schůzkách, abyste zjistili, jak se jim daří zvládat pracovní zátěž, a poskytněte jim pomoc a vedení. Dbejte na to, aby nikdo z vás na schůzkách nechyběl.
- Provádějte firemní průzkumy, výstupní rozhovory a dokonce i pobytové rozhovory, abyste zjistili, zda firemní kultura normalizuje přepracování. Jaký mají pocit z toho, kolik pracují? Jakou podporu potřebují?
- Umožněte zaměstnancům pracovat z domova nebo mít pružnou pracovní dobu. Nedojíždění do kanceláře může mít velký význam, když se lidé cítí přetížení.
- Zrušte porady, které jsou neefektivní a nemají jasné cíle.
- Důraz na efektivitu jako důležitou součást firemní kultury, proškolte zaměstnance, co efektivita ve vaší organizaci znamená, a pomozte jim odstranit neefektivitu.
- Posilujte své zaměstnance, aby dokázali říci ne – ať už jde o projekt navíc nebo návštěvu klienta, kterou by bylo možné stejně snadno vyřídit telefonátem.
- Zajistěte zaměstnancům, kteří pracují přesčas, oběd nebo občerstvení. (U zaměstnanců, kteří mají nárok na proplacení přesčasů, nezapomeňte zachytit a proplatit veškerou odpracovanou dobu, včetně obědů, pokud byly odpracovány. Dodržujte všechny předpisy Fair Labor Standards Act.“
- Rozesílejte pravidelné průzkumy platů, abyste zjistili, jak si vaše organizace stojí. Pokud své zaměstnance platíte nedostatečně, povede to k rychlejšímu vyhoření, a pokud jsou přepracovaní, je pravděpodobnější, že odejdou.
- Ujistěte se, že vaši zaměstnanci využívají dovolenou na zotavenou a berou si volno po náročných obdobích (například po daňové sezóně u účetních firem).
S těmito strategiemi v ruce budete dobře vybaveni, abyste svým zaměstnancům pomohli zvládat jejich pracovní zátěž. Výsledkem bude, že budou spokojenějšími a zdravějšími přispěvateli vaší organizace.
Chcete-li se dozvědět, jak může PEO pomoci vaší organizaci vytvořit spolehlivé strategie pro efektivnější fungování a zabránit vyhoření zaměstnanců, stáhněte si naši bezplatnou e-knihu: Outsourcing lidských zdrojů:
: Průvodce profesionálními organizacemi zaměstnavatelů (PEO) krok za krokem.