Você tem um funcionário que vive em um estado mas trabalha em outro? Se sim, você normalmente retém impostos estaduais e locais para o estado de trabalho. O empregado ainda deve impostos ao seu estado de origem, o que pode se tornar um incômodo para eles. Ou poderia ser? Cue acordos recíprocos.
Estados de acordo recíprocos têm algo chamado reciprocidade fiscal entre eles, aliviando o incómodo.
O que é a reciprocidade fiscal?
A reciprocidade fiscal é um acordo entre estados que reduz a carga fiscal sobre os empregados que se deslocam para o trabalho através das linhas estaduais. Nos estados de reciprocidade fiscal, os empregados não têm de apresentar múltiplas declarações de impostos estaduais. Se houver um acordo recíproco entre o estado de origem e o estado de trabalho, o empregado está isento de impostos estaduais e locais em seu estado de emprego.
Digamos que um empregado vive na Pensilvânia, mas trabalha na Virgínia. A Pensilvânia e a Virgínia têm um acordo recíproco. O empregado só precisa pagar impostos estaduais e locais para a Pensilvânia, não para a Virgínia. Você retém os impostos para o estado de origem do funcionário.
A reciprocidade fiscal aplica-se apenas aos impostos estaduais e locais. Não tem efeito sobre os impostos federais da folha de pagamento. Não importa onde você mora, o governo federal ainda quer a sua parte.
E os estados sem reciprocidade de impostos?
Os empregados não devem o dobro dos impostos em estados não-recíprocos. Mas, os empregados podem ter que fazer um pouco mais de trabalho extra, como apresentar múltiplas declarações de impostos estaduais.
Sem acordo de reciprocidade, os empregadores retêm o imposto de renda estadual para o estado onde o empregado realiza o trabalho.
Em vez de dupla retenção e tributação, o estado de origem do empregado pode creditá-los pelo montante retido para o seu estado de trabalho. Mas, tenha em mente que o estado de residência e de trabalho do empregado pode não cobrar a mesma taxa de imposto de renda estadual.
Se o estado de trabalho do empregado tem uma taxa de imposto de renda estadual mais baixa do que o seu estado de origem, ele deve mais ao seu estado de origem no momento do imposto. Se o estado de trabalho do empregado tem uma taxa de imposto de renda estadual maior do que o seu estado de origem, ele deve esperar por uma restituição.
Qual é o seu papel na reciprocidade fiscal estadual?
Os empregados devem solicitar que você retenha impostos para o seu estado de origem e não para o seu estado de trabalho.
Pare de reter impostos para o estado de trabalho de um empregado quando o seu empregado lhe entregar o formulário de isenção de impostos estaduais. Em seguida, comece a reter para o estado de origem do empregado.
No final do ano, utilize o formulário W-2 para informar o empregado quanto reteve para o imposto de renda estadual.
E se você retiver impostos para o estado de trabalho?
Quando um empregado que vive num estado e trabalha noutro começa a trabalhar para si, você pode automaticamente começar a reter impostos para o estado de trabalho. Se você reter impostos para o estado de trabalho e não para o estado de residência, o empregado tem de apresentar pagamentos trimestrais de impostos ao seu estado de origem.
Quando o empregado faz a sua declaração de impostos individual, ele apresenta uma declaração de impostos para cada estado onde você reteve impostos. O empregado provavelmente recebe uma restituição de impostos ou crédito pelos impostos pagos ao estado de trabalho.
Acordo recíproco por estado
Reciprocidade entre estados não se aplica em todos os estados. Um empregado deve viver em um estado e trabalhar em um estado que tenha um acordo de reciprocidade fiscal em conjunto.
Então, quais os estados que são estados recíprocos? Os seguintes estados são aqueles onde o empregado trabalha.
Arizona
Arizona tem acordos de reciprocidade com:
- Califórnia
- Indiana
- Oregon
- Virginia
Se um funcionário trabalha no Arizona mas vive em um dos estados recíprocos, ele pode apresentar o Formulário WEC, Certificado de Isenção de Retenção de Empregado. Os funcionários também devem usar este formulário para encerrar sua isenção de retenção (por exemplo, se mudarem para o Arizona).
D.C.
Os funcionários que trabalham em D.C. mas não vivem lá não têm de ter o imposto de renda de D.C. retido. Porquê? D.C. tem um acordo de reciprocidade fiscal com todos os estados.
Para se qualificar para a reciprocidade de D.C., o empregado deve ter residência permanente fora de D.C., e não pode residir em D.C. durante 183 dias ou mais no ano.
Os empregados devem apresentar o Formulário D-4A, Certificado de Não Residência no Distrito de Columbia, para saírem da retenção do imposto de renda de D.C.
Illinois
Illinois tem acordos recíprocos com:
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Se o seu empregado trabalha em Illinois mas vive num dos estados recíprocos, pode apresentar o formulário IL-W-5-NR, Declaração de Não-Residência do Empregado em Illinois, para isenção do imposto de renda do estado de Illinois.
Indiana
Employees who work in Indiana but live in one of the following states can request to be exempt from Indiana state income tax withholding:
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvania
- Wisconsin
Os funcionários que residem em um dos estados recíprocos podem apresentar o Formulário WH-47, Certificado de Residência, para solicitar isenção da retenção na fonte do imposto de renda do estado de Indiana.
Se um empregado reside num estado sem um acordo recíproco com Indiana, ele pode obter um crédito de imposto para os impostos retidos para Indiana.
Iowa
Quais os estados que têm reciprocidade com Iowa? O Iowa na verdade só tem um estado com reciprocidade fiscal: Illinois.
Os funcionários que trabalham em Iowa e vivem em Illinois podem apresentar o formulário IA 44-016, Declaração de Não-Residência do funcionário em Iowa.
Kentucky
Kentucky tem acordos recíprocos com:
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginia*
- Virginia Ocidental
- Wisconsin
Os empregados que trabalham no Kentucky e vivem num dos estados recíprocos podem apresentar o formulário 42A809 para solicitar aos empregadores que não retenham o imposto de renda do Kentucky.
*ambos Ohio e Virgínia têm acordos condicionais. Se um empregado mora na Virgínia, ele deve se deslocar diariamente para o seu trabalho no Kentucky para se qualificar. Empregados que vivem em Ohio não podem ser acionistas-empregados com 20% ou mais de capital em uma corporação S.
Maryland
Os empregados podem solicitar isenção do imposto de renda do estado de Maryland se trabalharem em Maryland e viverem em uma das seguintes empresas:
- D.C.
- Pennsylvania
- Virginia
- Virginia Ocidental
Para solicitar isenção do imposto de renda estadual de Maryland, os funcionários qualificados devem apresentar o Formulário MW507, Employee’s Maryland Withholding Exemption Certificate.
Michigan
Michigan’s reciprocamente estados para impostos incluem:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Os funcionários devem apresentar o Formulário MI-W4, Certificado de Isenção de Retenção na Fonte do Funcionário de Michigan, para reciprocidade fiscal.
Minnesota
Minnesota tem reciprocidade fiscal com:
- Michigan
- Dakota do Norte
Se um funcionário vive em Michigan ou Dakota do Norte e trabalha em Minnesota, deve apresentar o Formulário MWR, Certificado de Isenção de Imposto de Renda na Fonte. Os funcionários devem retornar ao Michigan ou Dakota do Norte pelo menos uma vez por mês para se qualificar.
Montana
Montana tem reciprocidade fiscal com Dakota do Norte. Os residentes do Dakota do Norte que trabalham em Montana podem solicitar a isenção de retenção de imposto de renda do estado de Montana.
Formulário MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, de funcionários.
New Jersey
New Jersey só tem reciprocidade com Pennsylvania. Isto se aplica aos funcionários que vivem na Pensilvânia e trabalham em Nova Jersey.
Os funcionários podem solicitar a isenção do imposto de renda estadual NJ através do preenchimento do formulário NJ-165, Certificado de Não-residência do funcionário em Nova Jersey.
North Dakota
O seu empregado trabalha no Dakota do Norte e vive no Minnesota ou Montana? Se a resposta for sim, eles podem preencher o formulário NDW-R, Reciprocidade de isenção de retenção para os residentes qualificados do Minnesota e Montana que trabalham no Dakota do Norte, para reciprocidade fiscal.
Ohio
Ohio tem reciprocidade fiscal estadual com os cinco estados seguintes:
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvania
- West Virginia
Formulário de Recolha IT 4NR, Declaração de Residência do Empregado num Estado de reciprocidade, para deixar de reter o imposto de renda de Ohio.
Pennsylvania
Pennsylvania tem acordos de reciprocidade fiscal com os seguintes estados:
Virginia
Estados recíprocos da Virgínia incluem:
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvania
- West Virginia
Os funcionários que trabalham na Virginia podem preencher e enviar o formulário VA-4, Ficha de Trabalho de Isenção Pessoal.
Virgínia Ocidental
Estados recíprocos da Virgínia Ocidental para impostos incluem:
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvania
- Virginia
Formulário de Recolha IT-140NRS, West Virginia Declaração Especial de Imposto de Renda de Não Residentes, dos funcionários.
Wisconsin
Estados de Wisconsin com acordos fiscais recíprocos são:
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Os empregados que trabalham no Wisconsin mas vivem num dos estados recíprocos podem apresentar o Formulário W-220, Declaração de Reciprocidade de Retenção na Fonte do Empregado Não-Residente.
Lista de estados com acordos recíprocos
Utilize o nosso gráfico para saber quais os estados que têm acordos recíprocos. E, descubra que formulário o funcionário deve preencher para solicitar a sua retenção do seu estado de origem:
| Onde o funcionário trabalha | Onde o funcionário vive | Formulário de preenchimento do funcionário |
| Arizona | Califórnia, Indiana, Oregon, Virginia | Arizona Formulário WEC |
| D.C. | Anywhere but D.C. | Forma D-4A |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Forma IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, e Wisconsin | Forme WH-47 |
| Iowa | Illinois | Forme IA 44-106 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, West Virginia, Wisconsin Virginia, Ohio (com condições) |
Form 42A809 |
| Maryland | D.C., Pennsylvania, Virginia, West Virginia | Forme MW507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Forme MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, Dakota do Norte | Forma MWR |
| Montana | Dakota do Norte | Forma MW-4 |
| Nova Jersey | Pennsylvania | Forme NJ-165 |
| North Dakota | Minnesota, Montana | Forme NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvania | Forme IT 4NR |
| Pennsylvania | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia | Form REV-419 EX |
| Virginia | D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia | Forme VA-4 |
| West Virginia | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia | Forme IT-140NRS |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Form W-220 |
Embora os estados não listados não tenham reciprocidade fiscal, muitos têm um acordo sob a forma de créditos. Mais uma vez, um acordo de crédito significa que o estado de origem do empregado lhes concede um crédito fiscal para pagar o imposto de renda estadual ao seu estado de trabalho.
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Este artigo foi actualizado desde a data de publicação original de 6 de Janeiro de 2017.
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