A boa estimativa de custo é essencial para manter um projeto abaixo do orçamento. Muitos custos podem aparecer ao longo do ciclo de vida de um projeto, e um método preciso de estimativa pode ser a diferença entre um plano bem sucedido e um plano fracassado. A estimativa, contudo, é mais fácil de dizer do que de fazer. Projetos trazem riscos, e riscos trazem custos inesperados.
O cálculo de custos é o processo que leva esses fatores em conta, e calcula um orçamento que atenda ao compromisso financeiro necessário para um projeto bem sucedido. A estimativa de custos do projeto aplica-se a tudo, desde a construção de uma ponte até o desenvolvimento desse novo aplicativo assassino. Tudo custa dinheiro, portanto, quanto mais claro você estiver sobre a quantidade necessária, mais provável será que você atinja seu objetivo.
Uma Visão Geral da Estimativa de Custos
Por outro lado, o United States Government Accountability Office define a estimativa de custos como “a soma de elementos de custo individuais, usando métodos estabelecidos e dados válidos, para estimar os custos futuros de um programa, com base no que é conhecido hoje.”
Define ainda as características básicas de uma estimativa de custos credível como incluindo:
- Identificação clara de tarefas
- Participação na preparação de estimativas
- Disponibilidade de dados válidos
- Estruturas padronizadas para as estimativas
- Provisões para incertezas do programa
- Reconhecimento da inflação
- Custos excluídos
- Revisões independentes de estimativas
- Revisão de estimativas para mudanças significativas no programa
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12-Processo de estimativa de custos
O U.S. governo identificou um processo de 12 passos que resulta em estimativas de custos confiáveis e válidas. Esses doze passos estão descritos abaixo.
- Definir o propósito da estimativa: Determine o propósito da estimativa, o nível de detalhe que é necessário, quem recebe a estimativa e o escopo geral da estimativa.
- Desenvolver o plano de estimativa: Reúna uma equipe de estimativa de custos e esboce sua abordagem. Desenvolva uma linha do tempo e determine quem fará a estimativa de custos independente. Finalmente, crie o cronograma da equipe.
- Defina as características: Criar uma descrição básica da finalidade, sistema e características de desempenho. Isto inclui quaisquer implicações tecnológicas, configurações de sistema, cronogramas, estratégias e relações com sistemas existentes. Não se esqueça do suporte, segurança, itens de risco, testes e produção, implantação e manutenção, e quaisquer sistemas legados similares.
- Determine a Abordagem de Estimativa: Defina um plano da estrutura do projeto (PEP) e escolha um método de estimativa que seja mais adequado para cada elemento do PEP. Verificar os drivers de custo e programação; em seguida, criar uma lista de verificação.
- Identificar Regra e Suposições: Defina claramente o que está incluído e excluído da estimativa e identifique suposições específicas.
- Obter Dados: Crie um plano de coleta de dados e analise os dados para encontrar fatores de custo.
- Desenvolver Estimativa de Pontos: Desenvolver um modelo de custo estimando cada elemento PEP.
- Conduzir Análise de Sensibilidade: Testar a sensibilidade dos custos às mudanças na estimativa dos valores de entrada e das principais suposições e determinar os principais drivers de custo.
- Conduzir Análise de Risco e Incerteza: Determinar o custo, cronograma e riscos técnicos inerentes a cada item do PEP e como gerenciá-los.
- Documentar a Estimativa: Ter documentação para cada etapa do processo para manter todos na mesma página com a estimativa de custo.
- Apresentar Estimativa à Administração: Breves decisores sobre os orçamentos para obter aprovação.
- Actualizar o Orçamento: Quaisquer alterações devem ser actualizadas e reportadas. Além disso, realize um post-mortem onde você pode documentar as lições aprendidas.
Desafios da Estimativa de Custos
Existem muitos fatores que são incertos ao estimar os custos. Por exemplo, se o projeto não for como os anteriores, então a experiência não ajudará a guiá-lo. Se o horizonte de planejamento estiver mais distante, maior será a incerteza. Dito isto, quanto maior a duração do projeto, menos estimativas de custo em foco serão.
Então há a equipe: o nível de habilidade e experiência disponível terá um grande fator sobre os custos totais do projeto.
Técnicas de estimativa de custo do projeto
Todos esses fatores impactam a estimativa de custo do projeto, dificultando a elaboração de estimativas precisas. Felizmente, existem técnicas que podem ajudar a desenvolver uma estimativa de custo mais precisa.
Estimativa Analógica
Semana a ajuda de especialistas que tenham experiência em projetos similares, ou use seus próprios dados históricos. Se você tem acesso a dados históricos relevantes, tente a estimação análoga, que pode mostrar precedentes que ajudam a definir quais serão seus custos futuros nos estágios iniciais do projeto.
Modelagem Estatística
Existe a modelagem estatística, ou estimação paramétrica, que também usa dados históricos dos principais fatores de custo e então calcula quais seriam esses custos se a duração ou outro aspecto do projeto fosse alterado.
Estimativa de baixo para cima
Uma abordagem mais granular é a estimativa de baixo para cima, que utiliza estimativas de tarefas individuais e depois as soma para determinar o custo total do projeto.
Estimativa de três pontos
Outra abordagem é a estimativa de três pontos, que apresenta três cenários: o mais provável, faixas otimista e pessimista. Estes são então colocados em uma equação para desenvolver uma estimativa.
Análise de reserva
Análise de reserva determina quanta reserva de contingência deve ser alocada. Esta abordagem tenta lidar com a incerteza.
Custo da Qualidade
Custo da Qualidade usa o dinheiro gasto durante o projeto para evitar falhas e o dinheiro aplicado após o projeto para resolver as falhas. Isto pode ajudar a afinar a estimativa do custo total do seu projeto. E comparar propostas de fornecedores também pode ajudar a calcular custos.
Ferramentas Dinâmicas
Quando você está estimando custos, ajuda a usar um software online para coletar todas as informações do seu projeto. Software de gerenciamento de projetos que pode ser usado no congresso com muitas destas técnicas para ajudar a facilitar o processo. Use um software online para definir as equipas, tarefas e objectivos do seu projecto. Até mesmo gerenciar seus fornecedores e acompanhar os custos à medida que o projeto se desdobra. Vamos mostrar como.
Como o ProjectManager.com pode ajudar na estimativa de custos
ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos que possui recursos para ajudar a criar uma estimativa de custos mais precisa do projeto. Nosso gráfico de Gantt online pode ser usado para ajudá-lo a rastrear custos e despesas de projetos e tarefas.
Estimativa de Custos de Tarefas Específicas
Ao estimar tarefas individuais, os custos também podem ser coletados e rastreados em nosso gráfico de Gantt online. Aqui pode adicionar uma coluna para os custos estimados, custo base e os custos reais para ajudar a manter o projecto no orçamento uma vez executado.
O nosso gráfico de Gantt online pode não só rastrear tarefas, mas pode configurá-lo para rastrear materiais e custos fixos associados a cada tarefa do projecto, e monitorar a diferença entre o orçamento e os custos reais, como pode com cada tarefa. Todos estes dados são coletados em uma página.
Inicie criando um projeto e depois vá para a visualização de Gantt no ProjectManager.com. Se você já tem dados, você pode importá-los clicando no botão de importação no lado superior direito da página. Ou você pode usar este gráfico de Gantt online para coletar os dados. Ele pode ser facilmente compartilhado com membros da equipe e partes interessadas quando você estiver pronto para receber entrada ou aprovação.
Estima o custo dos recursos
O recurso de gerenciamento de recursos no ProjectManager.com é outra ferramenta que pode ajudá-lo a obter uma estimativa mais precisa do custo do projeto. Ele oferece uma maneira de olhar para os seus custos através da carga de trabalho entre tarefas e projetos.
Ao planejar um projeto com nossa ferramenta de gerenciamento de recursos, você pode contabilizar os horários dos funcionários, aluguel de equipamentos, férias e espaço de escritório, entre outros fatores que terão um impacto no seu orçamento. Distribuir recursos do projeto é uma forma de equilibrar um orçamento.
Criar um plano de recursos agendando as datas dos recursos planejados, quanto tempo você vai precisar deles e as pessoas que estarão envolvidas. Isso inclui qualquer equipamento ou aluguel de site. Além disso, decomponha isso na quantidade de recursos necessários para cada actividade numa base diária. Depois, crie um cronograma com recursos detalhados, incluindo duração e custos estimados.
Ao estimar custos em um projeto, você quer ter as melhores ferramentas para ajudá-lo a calcular um orçamento mais preciso. O ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem com gráficos de Gantt on-line e recursos de gerenciamento de recursos que lhe dão controle sobre os custos do seu projeto. Veja como o ProjectManager.com pode ajudá-lo com a estimativa de custos do seu projeto, fazendo este teste gratuito por 30 dias hoje.