Wszyscy wiemy, że oszacowanie wielkości i kosztów projektu może być ogromnym wyzwaniem. Ponieważ projekt z definicji ma unikalny charakter, często jest to nowy produkt, usługa lub zmiana biznesowa, trudno jest przewidzieć datę jego realizacji. Im większy jest rozmiar i złożoność projektu, tym trudniej jest to zrobić poprawnie. Ale istnieje kilka dostępnych technik, które mogą znacznie poprawić proces szacowania projektu i dokładność.
W tym poście postaram się omówić niektóre z najbardziej znanych technik szacowania, które można wykorzystać do oceny wielkości każdego projektu.
Ważne jest, aby podkreślić, że te rzeczy mają zastosowanie bez względu na to, czy robisz agile (Scrum, Kanban, itp.) lub wolisz bardziej tradycyjny wodospad (Prince2, PMI, itp.). Będziesz musiał zrobić niektóre z tych rzeczy w pewnym momencie w każdym rodzaju projektu!
Ten post jest skierowany głównie do Kierowników Projektów z niewielkim lub żadnym doświadczeniem w szacowaniu projektu. Jeśli jesteś Kierownikiem Projektu z wieloletnim doświadczeniem, nadal wierzę, że możesz nauczyć się kilku nowych sztuczek z koncepcji w tym poście, więc możesz chcieć go pominąć tak czy inaczej. Oto pięć prostych kroków do naśladowania.
Zakres projektu
Oszacowanie projektu nie może być wykonane prawidłowo bez przynajmniej częściowego zrozumienia zakresu projektu. Jeśli nie wiesz, co projekt chce osiągnąć, to jest mała szansa, że będziesz w stanie dokładnie oszacować wymagany wysiłek.
Dobrą zasadą jest, że im bardziej szczegółowy jest zakres projektu, tym bardziej szczegółowy i dokładny będzie szacunek projektu. Rozmiar, złożoność i etap projektu będą miały duży wpływ na wymagany poziom dokładności.
Należy również rozważyć dostosowanie wymagań dotyczących szacowania projektu, a tym samym czasochłonności potrzebnej do utworzenia szacunków, do wymaganej dokładności, zakresu i etapu projektu.
Poziomy dokładności szacowania projektu
Szacowanie projektu może być zazwyczaj wykonywane z największym powodzeniem przy zastosowaniu podejścia zwinnego. Rozumiem przez to, że szacunki powinny być generowane tak wcześnie, jak to możliwe, np. w fazie propozycji, a następnie stale udoskonalane w czasie, zarówno przed, jak i po rozpoczęciu projektu. Te udoskonalenia można traktować jako poziomy lub wersje, które stają się coraz bardziej dokładne.
Przy szacowaniu projektu ważne jest, aby zrozumieć, na jakim etapie jest zakres projektu i jego definicja, ponieważ będzie to określać poziom wymaganej dokładności. Dokładność będzie czynnikiem decydującym o tym, ile procent nad lub pod projektu można oczekiwać, aby zakończyć się po zakończeniu. Na przykład, jeśli szacunek jest zdefiniowany jako „Order of Magnitude” szacunku, będzie miał dokładność około plus lub minus 50-100%.
To oznacza, że jeśli szacunek projektu jest 200 dolarów z dokładnością szacowania powiedzmy 50%, firma wie, że projekt będzie co najmniej kosztować 100 dolarów i co najwyżej 300 dolarów, aby zakończyć.
Punkt jest zapewnienie „ballpark” szacunek przy użyciu informacji dostępnych w czasie. Ponieważ szacowanie projektu jest procesem, szacunek zawsze będzie przechodził kilka iteracji udoskonalania. Dokładność oszacowania będzie się zatem poprawiać w miarę jak zakres projektu będzie coraz lepiej rozumiany. Oznacza to również, że niepewność będzie się zmniejszać wraz z postępem projektu w kierunku jego ukończenia.
Techniki szacowania projektu
W tej sekcji opiszę niektóre z możliwych metod, które mogą być użyte do wygenerowania szacunku.
Zanim to zrobimy, ważne jest, aby podkreślić, że dane wejściowe do szacunków powinny, w największym możliwym stopniu, pochodzić od „ekspertów” lub „wykonawców” zakresu wymagań, ponieważ da to najlepsze wyniki. Zazwyczaj rolą Kierownika Projektu jest zebranie tej wiedzy lub wskazanie ekspertów, z którymi należy się skonsultować. Jest to również zazwyczaj odpowiedzialność kierownika projektu, aby ocenić wszelkie ryzyko, które może pojawić się przed, w trakcie lub po projekcie.
Z tym powiedziawszy, zagłębmy się w różne techniki szacowania.
Analogiczne szacowanie
Analogiczne szacowanie wykorzystuje jeden lub więcej podobnych przeszłych projektów, aby oszacować czas trwania lub koszt bieżącego projektu. Jest to stosowane, gdy istnieje ograniczona ilość informacji dotyczących projektu, który ma być planowany. Analogiczne szacowanie jest uważane za „top-down” i generalnie nie jest tak dokładne jak inne techniki szacowania, jeśli jest stosowane wyłącznie.
Na przykład, jeśli opracowanie 2-stronicowej strony internetowej kosztowało 100 USD kilka miesięcy temu i jesteś odpowiedzialny za opracowanie nowej 2-stronicowej strony internetowej, szacujesz, że będzie to kosztować 100 USD. Możesz również wywnioskować, że opracowanie 4-stronicowej strony internetowej będzie kosztować 200 USD.
Oszacowania dolne / Struktura podziału pracy (WBS) / Podział czynności
Są to metody, które obejmują rozbicie problemu na mniejsze, bardziej zarządzalne części, dopóki nie jest możliwe oszacowanie z rozsądną dokładnością ręczną. W zależności od wymaganej dokładności można to rozbić na poszczególne zadania lub zagregować na wyższym poziomie pakietów prac lub kamieni milowych. Poszczególne koszty każdego pakietu roboczego są następnie sumowane w celu utworzenia pełnego oszacowania projektu typu bottom-up.
Oszacowanie typu „bottom-up” zajmowało kiedyś najwięcej czasu na przygotowanie, ale pod warunkiem uwzględnienia wystarczającej szczegółowości komponentów ta technika szacowania projektu może zapewnić najwyższy poziom dokładności i może być zautomatyzowana dzięki sztucznej inteligencji.
Oszacowanie typu „top-down”
Oszacowanie typu „top-down” jest całkowitym przeciwieństwem podejścia typu „bottom-up”. W istocie, podążanie tą drogą oznacza, że albo masz projekt o stałej cenie, albo wiesz, ile konkretne kamienie milowe mogą Cię kosztować w oparciu o wspólne doświadczenia z poprzednich projektów. Wyzwaniem tego podejścia jest to, że będziesz musiał rozbić projekt na zadania w sposób, który jest opłacalny dla firmy, co jest często trudne do osiągnięcia bez zrozumienia, jak każde działanie wpływa na finanse i linię bazową projektu.
Oszacowanie odgórne jest stosowane w sytuacjach, gdy dyrektorzy kont sprzedają projekt, a kierownicy projektów są wprowadzani, aby znaleźć idealną równowagę między oczekiwaniami klienta a celami biznesowymi. To, co jest ważne w tym przypadku, to inteligentne przydzielanie zasobów, możliwość porównania początkowej wyceny z planowanymi i rzeczywistymi oraz upewnienie się, że nie przekraczasz granic początkowego planu.
Oszacowania trzypunktowe
Oszacowanie trzypunktowe jest jedną z najłatwiejszych technik, ponieważ może nie tylko znacznie zwiększyć dokładność oszacowań projektu, ale całe podejście ułatwia również więcej niż jednemu ekspertowi dostarczenie swojego wkładu. Jest to podobne do szacowania z dołu do góry, ale bardziej dokładne i może być lepiej wykorzystywane na wysokim poziomie, jak również.
Trzypunktowy szacunek, znany również jako PERT (Technika Oceny i Przeglądu Projektu), zapewnia zakres szacunków projektu i oblicza średnią ważoną tego zakresu. Oznacza to, że zawsze należy podać 3 punkty danych, „najlepszy przypadek”, „najbardziej prawdopodobny przypadek” i „najgorszy przypadek”, dla każdej części oszacowania.
- Najlepszy przypadek – Jaki jest najbardziej optymistyczny scenariusz budowy X?
- Najbardziej prawdopodobny przypadek – Jaki jest najbardziej prawdopodobny scenariusz budowy X?
- Przypadek najgorszy – Jaki jest najbardziej pesymistyczny scenariusz budowy X?
Zaletą tej metodologii jest to, że z psychologicznego punktu widzenia łatwiej jest podać liczbę w pewnym zakresie, a rozpoczęcie od najgorszego przypadku często prowadzi do mniejszego oporu. Technika ta zmniejsza również ryzyko zawyżonych szacunków.
Na przykład w przypadku naszego 2-stronicowego przykładu strony internetowej z góry, możemy powiedzieć, że najbardziej optymistyczny koszt ukończenia to 80$, prawdopodobny przypadek to 100$, a najdroższy jaki kiedykolwiek będzie to 200$. Bez wchodzenia w szczegóły obliczania tego, używając 3-punktowego równałoby się to oszacowaniu $114.
Oszacowanie parametryczne
Oszacowanie parametryczne jest podobne do analogicznego oszacowania, ale zapewnia zwiększony poziom dokładności ze względu na statystyczną naturę techniki szacowania. Zasadniczo, estymacja parametryczna jest określana poprzez identyfikację kosztu jednostkowego lub czasu trwania oraz liczby jednostek wymaganych dla projektu lub działania. Ważne jest, że pomiar jest skalowalny, aby był dokładny.
Na przykład, jeśli zajęło mi dwie godziny, aby kosić moje jedno akrowe podwórko w zeszłym tygodniu, a w tym tygodniu koszę cztery akry, mogę oszacować, że zajmie to osiem godzin, aby kosić.
Jednakże, jeśli pierwsza jedna godzina została spędzona na transporcie mojego ciągnika i przygotowaniu go do koszenia, szacunek musiałby być odpowiednio skalowany: 1 godzina na transport, a następnie cztery godziny na koszenie, co w sumie daje pięć godzin.
Size-based / Story Points / Function Points / Use Case Points
Powszechnym sposobem na zapoznanie się z technikami opartymi na wielkości jest obliczanie szacunków w oparciu o wykorzystanie formuły pochodzącej z danych historycznych. Aby wydobyć jakiekolwiek znaczenie z tego typu punktów, co jest arbitralnym rozmiarem, konieczne jest spojrzenie wstecz na dane historyczne, aby dowiedzieć się, ile godzin stanowi pojedynczy punkt. Jeśli nie istnieją dane historyczne, można zacząć od standardowej linii bazowej z danych branżowych, dopóki w organizacji nie zostanie zebrana wystarczająca ilość danych.
Na przykład, na podstawie liczby punktów historii przypisanych do pojedynczej historii użytkownika, można prześledzić, ile godzin średnio zajmie opracowanie jednego punktu. W ten sposób można podać kompletny szacunek dla projektu, jeśli cały backlog jest znany przed rozpoczęciem projektu. Często nie jest możliwe poznanie całego zakresu backlogu, ale mimo to jego wstępna wersja może dać dobry wskaźnik całości projektu, nawet jeśli może nie być w 100% dokładna.
Połączenie wielu technik szacowania
Żadna pojedyncza technika szacowania projektu nie będzie pasować do wszystkich projektów. Aby osiągnąć najbardziej dokładne wyniki, sugerujemy użycie i połączenie kilku z tych technik szacowania, aby zapewnić większą dokładność szacunków projektu. Na przykład możesz użyć metody bottom-up, takiej jak 3-punktowa i połączyć ją z metodą top-down, taką jak Punkty funkcyjne.
Wiemy, że wysiłek związany z połączeniem kilku metodologii najczęściej nie jest realistyczną drogą do celu. W takim przypadku zalecamy trzymanie się jednej metody dla wszystkiego, ponieważ to przynajmniej da Ci kilka porównywalnych liczb historycznych, które mogą być wykorzystane proaktywnie do nauki.
Pewność i ryzyko
Oczywiście żadne oszacowanie nie przychodzi bez ryzyka, w przeciwnym razie nie byłoby oszacowaniem, co oznacza, że ryzyko i niepewność powinny być również brane pod uwagę. Mogą one przybierać różne formy, ale zawsze dobrze jest uwzględnić w planie pewien rodzaj luzu, najlepiej w oparciu o dane historyczne, w postaci dodatkowych godzin, bufora na nieprzewidziane koszty i/lub obu tych elementów. Jest to często zarządzane poprzez budżet „awaryjny”.
Najlepsza praktyka
Jak w przypadku większości technik szacowania projektu, każda z nich ma swoje zalety i ograniczenia. Niektóre kluczowe rozważania podczas pracy z którąkolwiek z technik są następujące:
- Jak bardzo projekt różni się od danych historycznych?
- Jakie czynniki zewnętrzne nie zostały uwzględnione?
- Czy oszacowanie może zostać zweryfikowane przez eksperta ds. przedmiotu projektu?
- Jak kompletne jest zrozumienie specyfikacji projektu?
- Jak duży wysiłek w kategoriach czasu i kosztów zostanie przeznaczony na opracowanie oszacowań?
- Jakie techniki ma doświadczenie w pracy z organizacją?
Jeśli musisz wybrać jedną i tylko jedną metodologię do wykorzystania, a nie masz dużego doświadczenia, zawsze zalecamy wykonanie analizy 3-punktowej, ponieważ daje ona najdokładniejsze wyniki i pozwala szybko ocenić ryzyko związane z szacunkami. Inną zaletą tej metody jest to, że można łatwo dostać się do wysokiego poziomu szacunku szybko, a następnie rozbić go dalej, jak więcej informacji o projekcie jest odkryte.
Jako następny krok, może również chcesz dowiedzieć się kilka najlepszych praktyk, aby zapewnić, że Twoje szacunki pozostają ważne:
.