Een goede kostenraming is essentieel om een project binnen budget te houden. Tijdens de levenscyclus van een project kunnen veel kosten ontstaan, en een nauwkeurige ramingsmethode kan het verschil betekenen tussen een succesvol plan en een mislukt plan. Schatten is echter gemakkelijker gezegd dan gedaan. Projecten brengen risico’s met zich mee, en risico’s brengen onverwachte kosten met zich mee.
Kostenraming is het proces dat rekening houdt met deze factoren, en een budget berekent dat voldoet aan de financiële toezegging die nodig is voor een succesvol project. Projectkostenraming is van toepassing op alles, van het bouwen van een brug tot het ontwikkelen van die nieuwe killer-app. Het kost allemaal geld, dus hoe duidelijker u bent over het benodigde bedrag, hoe groter de kans dat u uw doel zult bereiken.
Een overzicht van kostenraming
Anders gezegd, het United States Government Accountability Office definieert kostenraming als “de optelling van individuele kostenelementen, met behulp van gevestigde methoden en geldige gegevens, om de toekomstige kosten van een programma te schatten, op basis van wat er vandaag bekend is.”
Het definieert verder de basiskenmerken van geloofwaardige kostenraming als omvattende:
- Een duidelijke identificatie van taken
- Brede deelname aan het opstellen van ramingen
- Beschikbaarheid van geldige gegevens
- Gestandaardiseerde structuren voor de ramingen
- Voorzieningen voor onzekerheden van het programma
- Rekening houden met inflatie
- Exclusieve kosten
- Onafhankelijke beoordelingen van ramingen
- Herziening van ramingen voor belangrijke programmawijzigingen
12-Stappenproces voor kostenraming
De overheid van de V.S.Amerikaanse regering heeft een 12-stappen-proces vastgesteld dat leidt tot betrouwbare en geldige kostenramingen. Deze twaalf stappen worden hieronder beschreven.
- Definieer het doel van de raming: Bepaal het doel van de raming, het vereiste detailleringsniveau, wie de raming ontvangt en het algemene toepassingsgebied van de raming.
- Ontwikkel een ramingsplan: Stel een kostenramingsteam samen, en schets hun aanpak. Ontwikkel een tijdlijn, en bepaal wie de onafhankelijke kostenraming zal maken. Tenslotte, maak de planning van het team.
- Definieer Kenmerken: Maak een basislijn beschrijving van het doel, het systeem en de prestaties kenmerken. Dit omvat alle technologische implicaties, systeemconfiguraties, schema’s, strategieën en relaties met bestaande systemen. Vergeet niet ondersteuning, beveiliging, risico items, testen en productie, inzet en onderhoud, en eventuele soortgelijke legacy systemen.
- Bepaal Estimating Approach: Definieer een work breakdown structure (WBS), en kies een schattingsmethode die het meest geschikt is voor elk element in de WBS. Kruis-check voor kosten en planning drijfveren; maak dan een checklist.
- Identificeer regel en veronderstellingen: Definieer duidelijk wat is inbegrepen en uitgesloten van de schatting, en identificeer specifieke veronderstellingen.
- Verkrijg Gegevens: Maak een gegevensverzamelingsplan, en analyseer de gegevens om kostendrijvers te vinden.
- Ontwikkel puntschatting: Ontwikkel een kostenmodel door elk WBS-element te schatten.
- Voer gevoeligheidsanalyses uit: Test de gevoeligheid van de kosten voor veranderingen in de schattingsinputwaarden en de belangrijkste aannames, en bepaal de belangrijkste cost drivers.
- Conduct Risk and Uncertainty Analysis: Bepaal de kosten, planning en technische risico’s die inherent zijn aan elk item op de WBS en hoe deze te beheren.
- Documenteer de schatting: Heb documentatie voor elke stap in het proces om iedereen op dezelfde pagina te houden met de kostenraming.
- Presenteer de raming aan het management: Informeer besluitvormers over de kostenramingen om goedkeuring te krijgen.
- Update Estimate: Alle wijzigingen moeten worden bijgewerkt en gerapporteerd. Voer ook een postmortem uit waarin u de geleerde lessen kunt documenteren.
Challenges of Cost Estimation
Er zijn veel factoren die onzeker zijn bij het schatten van de kosten. Bijvoorbeeld, als het project niet is zoals eerdere projecten, dan zal ervaring u niet helpen. Hoe verder de planningshorizon verwijderd is, hoe groter de onzekerheid. Dat gezegd hebbende, hoe langer de duur van het project, hoe minder scherp kostenramingen zullen zijn.
Daarnaast is er het team: het niveau van de beschikbare vaardigheden en ervaring zal een grote factor hebben op de totale kosten van het project.
Projectkostenramingstechnieken
Al deze factoren hebben invloed op de projectkostenraming, waardoor het moeilijk is om met nauwkeurige ramingen te komen. Gelukkig zijn er technieken die kunnen helpen bij het ontwikkelen van een nauwkeuriger kostenraming.
Analogous Estimating
Oproep de hulp in van deskundigen die ervaring hebben met soortgelijke projecten, of gebruik uw eigen historische gegevens. Als u toegang hebt tot relevante historische gegevens, probeer dan analoog schatten, wat precedenten kan laten zien die helpen bepalen wat uw toekomstige kosten zullen zijn in de vroege stadia van het project.
Statistical Modeling
Er is statistische modellering, of parametrisch schatten, dat ook historische gegevens van de belangrijkste kostenfactoren gebruikt en vervolgens berekent wat die kosten zouden zijn als de duur of een ander aspect van het project wordt gewijzigd.
Bottom-Up Estimating
Een meer verfijnde benadering is bottom-up estimating, waarbij gebruik wordt gemaakt van schattingen van afzonderlijke taken en die vervolgens worden opgeteld om de totale kosten van het project te bepalen.
Three-point Estimate
Een andere benadering is de driepuntsschatting, waarbij drie scenario’s worden bedacht: meest waarschijnlijke, optimistische en pessimistische bandbreedtes. Deze worden vervolgens in een vergelijking verwerkt om tot een schatting te komen.
Reserve-analyse
Reserve-analyse bepaalt hoeveel reserve voor onvoorziene gebeurtenissen moet worden toegewezen. Deze benadering probeert onzekerheid in de hand te houden.
Kosten van kwaliteit
Kosten van kwaliteit maakt gebruik van geld dat tijdens het project wordt uitgegeven om mislukkingen te voorkomen en geld dat na het project wordt uitgegeven om mislukkingen aan te pakken. Dit kan helpen bij het afstemmen van uw totale projectkostenraming. En het vergelijken van offertes van leveranciers kan ook helpen bij het berekenen van de kosten.
Dynamische hulpmiddelen
Wanneer u kosten gaat schatten, helpt het om een online software te gebruiken om al uw projectinformatie te verzamelen. Project management software die kan worden gebruikt in combinatie met veel van deze technieken om te helpen vergemakkelijken van het proces. Gebruik online software om uw projectteams, taken en doelstellingen te definiëren. Beheer zelfs uw leveranciers en houd de kosten bij terwijl het project zich ontvouwt. Wij laten u zien hoe.
Hoe ProjectManager.com kan helpen met kostenraming
ProjectManager.com is een project management software die functies heeft om te helpen een meer nauwkeurige projectkostenraming te maken. Ons online Gantt-diagram kan worden gebruikt om u te helpen de kosten en uitgaven voor projecten en taken bij te houden.
Raming van kosten van specifieke taken
Bij het schatten van individuele taken kunnen de kosten ook worden verzameld en bijgehouden in ons online Gantt-diagram. Hier kunt u een kolom toevoegen voor de geschatte kosten, basislijnkosten en de werkelijke kosten om u te helpen het project binnen budget te houden zodra het is uitgevoerd.
Onze online Gantt chart kan niet alleen taken bijhouden, maar u kunt het ook instellen om materialen en vaste kosten bij te houden die bij elke projecttaak horen, en het verschil tussen budget en werkelijke kosten te bewaken, zoals u dat bij elke taak kunt doen. Al deze gegevens worden op één pagina verzameld.
Begin met het aanmaken van een project en ga dan naar de Gantt-weergave op ProjectManager.com. Als u al over gegevens beschikt, kunt u deze importeren door op de importeerknop rechtsboven op de pagina te klikken. Of u kunt deze online Ganttgrafiek gebruiken om de gegevens te verzamelen. Het kan eenvoudig worden gedeeld met teamleden en belanghebbenden wanneer u klaar bent om input of goedkeuring te krijgen.
Resourceskosten schatten
De resourcemanagementfunctie op ProjectManager.com is een ander hulpmiddel dat u kan helpen een nauwkeurigere projectkostenraming te maken. Het biedt een manier om naar uw kosten te kijken via de werklast over taken en projecten.
Wanneer u een project plant met ons hulpmiddel voor middelenbeheer, kunt u rekening houden met roosters van werknemers, huur van apparatuur, vakanties en kantoorruimte, naast andere factoren die van invloed zijn op uw budget. Het verdelen van projectmiddelen is één manier om een budget in evenwicht te brengen.
Maak een resourceplan door de data te plannen voor geplande middelen, hoe lang u ze nodig hebt en de mensen die erbij betrokken zullen zijn. Dit geldt ook voor de huur van apparatuur of locaties. Verdeel dat ook in de hoeveelheid middelen die dagelijks voor elke activiteit nodig zijn. Maak vervolgens een planning met gedetailleerde middelen, inclusief duur en geschatte kosten.
Bij het schatten van de kosten van een project, wilt u de beste tools hebben om u te helpen een nauwkeuriger budget te berekenen. ProjectManager.com is een cloud-gebaseerde projectmanagementsoftware met online Gantt-diagrammen en functies voor resourcebeheer waarmee u controle krijgt over uw projectkosten. Zie hoe ProjectManager.com u kan helpen bij het schatten van uw projectkosten door vandaag nog deze gratis 30-dagen proefversie te maken.