Nous savons tous qu’il peut être extrêmement difficile d’estimer la taille et le coût d’un projet. Puisque, par définition, un projet est unique par nature, souvent un nouveau produit, un service ou un changement d’activité, il est difficile de prévoir la date de livraison. Plus la taille et la complexité du projet augmentent, plus il peut être difficile de faire cela correctement. Mais il existe plusieurs techniques disponibles qui peuvent grandement améliorer le processus d’estimation du projet et sa précision.
Dans ce post, je vais essayer de couvrir certaines des techniques d’estimation les plus connues qui peuvent être utilisées pour juger de la taille de n’importe quel projet.
Il est important de souligner que ces choses s’appliquent peu importe si vous faites de l’agile (Scrum, Kanban, etc.) ou préférez la cascade plus traditionnelle (Prince2, PMI, etc.). Vous aurez besoin de faire certaines de ces choses à un moment donné dans n’importe quel type de projet !
Ce post s’adresse principalement aux chefs de projet ayant peu ou pas d’expérience dans l’estimation de projet. Si vous êtes un chef de projet avec de nombreuses années d’expérience, je crois toujours que vous pouvez apprendre de nouvelles astuces à partir des concepts de ce post, donc vous pourriez vouloir le parcourir de toute façon. Voici cinq étapes simples à suivre.
Portée du projet
L’estimation de projet ne peut pas être faite correctement sans au moins une certaine compréhension de la portée du projet. Si vous ne savez pas ce que le projet essaie d’atteindre, alors il y a peu de chances de pouvoir estimer avec précision l’effort requis.
Une bonne règle générale est que plus la portée du projet est détaillée, plus l’estimation du projet sera détaillée et précise. La taille, la complexité et l’étape du projet auront un impact important sur le niveau de précision requis.
L’alignement des exigences d’estimation du projet, et donc la consommation de temps nécessaire pour créer les estimations, sur la précision requise, la portée et l’étape du projet doivent également être pris en compte.
Niveaux de précision de l’estimation du projet
L’estimation du projet peut généralement être effectuée avec plus de succès avec un état d’esprit agile. J’entends par là que les estimations doivent être générées le plus tôt possible, par exemple dans la phase de proposition, puis affinées en permanence au fil du temps, à la fois avant et après le lancement du projet. Ces affinements peuvent être considérés comme des niveaux ou des versions qui deviennent de plus en plus précis.
Lors de l’estimation d’un projet, il est important de comprendre à quel stade se trouvent la portée et la définition du projet, car cela déterminera le niveau de précision requis. La précision sera le facteur décisif pour combien de pourcentages en plus ou en moins le projet peut être attendu une fois terminé. Par exemple, si l’estimation est définie comme une estimation d' »ordre de grandeur », elle aura une précision d’environ plus ou moins 50-100%.
Cela signifie que si l’estimation du projet est de 200 $ avec une précision d’estimation de disons 50%, l’entreprise sait que le projet coûtera au moins 100 $ et au plus 300 $ à réaliser.
Le point est de fournir une estimation « approximative » en utilisant les informations disponibles à ce moment-là. Comme l’estimation d’un projet est un processus, l’estimation subira toujours plusieurs itérations d’affinement. La précision de l’estimation s’améliorera donc au fur et à mesure que la portée du projet sera mieux comprise. Cela signifie également que l’incertitude diminuera au fur et à mesure que le projet avancera vers son achèvement.
Techniques d’estimation de projet
Dans cette section, je décrirai certaines des méthodes possibles qui peuvent être utilisées pour générer une estimation.
Avant cela, il est important de souligner que les entrées des estimations devraient, dans la plus grande mesure possible, provenir des « experts » ou des « faiseurs » des exigences de la portée, car cela donnera les meilleurs résultats. C’est généralement le rôle du chef de projet de rassembler ces connaissances ou d’identifier les experts à consulter. C’est aussi typiquement la responsabilité du gestionnaire de projet d’évaluer tous les risques qui pourraient survenir avant, pendant ou après le projet.
Après cela, creusons les différentes techniques d’estimation.
Estimation analogique
L’estimation analogique utilise un ou plusieurs projets antérieurs similaires pour estimer la durée ou le coût de votre projet actuel. Elle est utilisée lorsque les informations concernant le projet à planifier sont limitées. Une estimation analogue est considérée comme « descendante » et n’est généralement pas aussi précise que les autres techniques d’estimation si elle est utilisée uniquement.
Par exemple, s’il a coûté 100 $ pour développer un site Web de 2 pages il y a quelques mois et que vous êtes responsable du développement d’un nouveau site Web de 2 pages, vous estimez qu’il coûtera 100 $. Vous pourriez également en déduire que le développement d’un site Web de 4 pages coûtera 200 $.
Estimations ascendantes / Structure de répartition du travail (SRT) / Répartition des activités
Ce sont des méthodes qui impliquent de décomposer le problème en parties plus petites et plus faciles à gérer jusqu’à ce qu’il soit possible d’estimer avec une précision manuelle raisonnable. En fonction de la précision nécessaire, cela peut être décomposé en chaque tâche individuelle ou agrégé à un niveau plus élevé de paquets de travail ou de jalons. Les coûts individuels de chaque lot de travail sont ensuite totalisés pour former l’estimation ascendante complète du projet.
L’estimation « ascendante » prenait autrefois le plus de temps à préparer, mais à condition de prendre en compte suffisamment de détails sur les composants, cette technique d’estimation de projet peut fournir le plus haut niveau de précision et peut être automatisée avec l’intelligence artificielle.
Estimations descendantes
L’estimation descendante est un opposé complet de l’approche ascendante. Essentiellement, emprunter cette voie signifie que vous avez un projet à prix fixe ou que vous savez combien des jalons spécifiques pourraient vous coûter en fonction de votre expérience partagée avec des projets antérieurs. Le défi de cette approche est que vous devrez décomposer le projet en tâches d’une manière qui soit rentable pour l’entreprise, ce qui est souvent difficile à accomplir sans comprendre comment chaque activité affecte vos finances et la ligne de base du projet.
L’estimation descendante est appliquée dans les situations où les chargés de compte vendent le projet et où les chefs de projet sont amenés à trouver l’équilibre parfait entre les attentes du client et les objectifs de l’entreprise. Ce qui est important dans ce cas, c’est d’allouer les ressources intelligemment, d’être capable de comparer le devis initial au planifié au réel, et de s’assurer que vous ne franchissez pas les périmètres du plan initial.
L’estimation en trois points
L’estimation en trois points est l’une des techniques les plus faciles car elle peut non seulement augmenter considérablement la précision des estimations de projet, mais l’ensemble de l’approche facilite également la contribution de plus d’un expert. Elle est similaire à l’estimation ascendante mais plus précise et peut mieux être utilisée à un niveau élevé également.
L’estimation en 3 points, également connue sous le nom de PERT (Project Evaluation and Review Technique), fournit une gamme d’estimations de projet et calcule la moyenne pondérée de cette gamme. Cela signifie que 3 points de données, le « meilleur cas », le « cas le plus probable » et le « pire cas », doivent toujours être fournis pour chaque partie de l’estimation.
- Best Case – Quel est le scénario le plus optimiste pour construire X?
- Most Likely Case – Quel est le scénario probable pour construire X ?
- Mauvais cas – Quel est le scénario le plus pessimiste pour construire X?
Un avantage de cette méthodologie est qu’il peut être psychologiquement plus facile de fournir un chiffre dans une fourchette et que commencer par le pire cas entraîne souvent moins de résistance. Cette technique réduit également le risque d’estimations gonflées.
Par exemple, dans le cas de notre site Web de 2 pages de l’exemple ci-dessus, nous pourrions dire que le coût le plus optimiste à réaliser est de 80 $, le cas probable est de 100 $ et le plus cher qu’il sera jamais est de 200 $. Sans entrer dans les détails du calcul, en utilisant 3 points, cela équivaudrait à une estimation de 114 $.
Estimation paramétrique
L’estimation paramétrique est similaire à l’estimation analogique mais fournit un niveau de précision accru en raison de la nature statistique de la technique d’estimation. Essentiellement, une estimation paramétrique est déterminée en identifiant le coût ou la durée unitaire et le nombre d’unités nécessaires pour le projet ou l’activité. Il est important que la mesure soit échelonnable pour qu’elle soit précise.
Par exemple, s’il m’a fallu deux heures pour tondre mon terrain d’un acre la semaine dernière et que cette semaine je tonds quatre acres, je pourrais estimer qu’il faudra huit heures pour tondre.
Toutefois, si la première heure est consacrée au transport de mon tracteur et à sa préparation pour tondre, l’estimation devrait être échelonnée de façon appropriée : 1 heure pour le transport et ensuite quatre heures pour tondre, pour un total de cinq heures.
Size-based / Story Points / Function Points / Use Case Points
Une façon courante d’appréhender les techniques size-based est de calculer des estimations basées sur l’utilisation d’une formule dérivée de données historiques. Pour tirer une quelconque signification de ces types de points, dont la taille est arbitraire, il est nécessaire de remonter dans les données historiques pour déduire combien d’heures constituent un seul point. S’il n’existe pas de données historiques, il est possible de partir d’une base de référence standard à partir des données de l’industrie jusqu’à ce que suffisamment de données soient recueillies dans l’organisation.
Par exemple, en se basant sur le nombre de story points attribués à une seule histoire d’utilisateur, on peut remonter au nombre d’heures en moyenne nécessaires pour développer un point. Ainsi, une estimation complète du projet peut être donnée si l’ensemble du backlog est connu avant le début du projet. Souvent, il n’est pas possible de connaître toute l’étendue du backlog, mais sa version préliminaire peut tout de même donner une bonne indication de l’ensemble du projet, même si elle n’est pas exacte à 100%.
Combinaison de plusieurs techniques d’estimation
Aucune technique d’estimation ne convient à tous les projets. Pour obtenir les résultats les plus précis, nous suggérons d’utiliser et de combiner quelques-unes de ces techniques d’estimation afin de fournir une précision accrue à vos estimations de projet. Par exemple, vous pouvez utiliser une méthode ascendante comme 3 points et la combiner avec une méthode descendante comme les points de fonction.
Nous savons que l’effort à fournir pour combiner plusieurs méthodologies n’est le plus souvent pas une voie réaliste. Dans ce cas, nous recommandons de s’en tenir à une seule méthode pour tout, car cela vous donnera au moins des chiffres historiques comparables qui peuvent être utilisés de manière proactive pour apprendre.
Incertitude et risque
Bien sûr, aucune estimation ne vient sans un risque, sinon ce ne serait pas une estimation, ce qui signifie que les risques et les incertitudes doivent également être pris en compte. Ceux-ci peuvent prendre de nombreuses formes, mais il est toujours bon d’inclure une certaine marge de manœuvre dans le plan, de préférence sur la base de données historiques, sous la forme d’heures supplémentaires, d’un tampon pour les coûts imprévus et/ou les deux. Ceci est souvent géré par le biais d’un budget « contingence ».
Bonne pratique
Comme pour la plupart des techniques d’estimation de projet, chacune a ses propres avantages et limites. Voici quelques considérations clés lorsque l’on travaille avec l’une ou l’autre des techniques :
- Comment le projet diffère-t-il de celui des données historiques ?
- Quels facteurs externes n’ont pas été pris en compte ?
- L’estimation peut-elle être vérifiée par un expert en la matière ?
- Quelle est la compréhension complète de la spécification du projet ?
- Quel effort en termes de temps et de coût sera alloué pour développer les estimations ?
- Quelles sont les techniques avec lesquelles l’organisation a l’expérience de travailler ?
Si vous devez choisir une et une seule méthodologie à utiliser, et que vous n’avez pas une tonne d’expérience, nous recommandons toujours de faire l’analyse en 3 points, car cela donne les résultats les plus précis et vous permet également de mesurer rapidement les risques associés à vos estimations. Un autre avantage de cette méthode est que vous pouvez facilement obtenir une estimation de haut niveau rapidement, puis la décomposer davantage au fur et à mesure que plus d’informations sur le projet sont découvertes.
Pour l’étape suivante, vous pourriez également vouloir apprendre certaines meilleures pratiques pour vous assurer que vos estimations restent valides :
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