Overbelastede medarbejdere: tegn og mulige konsekvenser

Har du overbelastede medarbejdere?

Det er naturligt at ønske, at dine medarbejdere skal være så produktive som muligt, og alle virksomheder vil lejlighedsvis have perioder, hvor der er mere travlt end andre. Men begå ikke den almindelige fejl at udmatte dine bedste talenter.

For at undgå udbrændthed blandt medarbejderne skal du balancere dine høje forventninger med solide strategier for at forhindre, at medarbejderne bliver overbebyrdet.

Overbebyrdede medarbejdere kan påvirke alle områder af din virksomhed. Her er hvordan:

• Produktiviteten falder, når medarbejderne ikke er i stand til at få alting gjort.
• Kvaliteten forringes, når medarbejderne ikke kan tage sig tid til at gøre deres arbejde ordentligt.
• Væksten går i stå, når medarbejderne ikke kan bryde ud for at tage en ny uddannelse eller implementere en proces, der kan hjælpe virksomheden.
• Kundeservicen falder, når medarbejderne kun er fokuseret på at klare sig og ikke kan koncentrere sig om at opbygge og vedligeholde kunderelationer.
• Reputationen lider, når en virksomhed er kendt for at køre sine medarbejdere i sænk.
• Moralen tager et dyk, når medarbejderne mister passionen. De brænder ud eller forlader virksomheden.

Mere end halvdelen af de amerikanske medarbejdere føler sig overbebyrdede eller udbrændte ifølge Staples Business Advantage Workplace Index 2016. Det er vigtigt at genkende tegnene på overbebyrdede medarbejdere tidligt for at forebygge udbrændthed og forhåbentlig hjælpe med at reducere afgangen.

Vær opmærksom på disse seks advarselstegn på overbebyrdede medarbejdere:

Dårlig arbejdspræstation

Hold øje med medarbejdere, der ikke overholder deadlines, afleverer projekter for sent eller ufuldstændigt eller gør det absolutte minimum for at klare sig.

2. Fravær

Opmærk, når teammedlemmer ofte kommer for sent eller mangler arbejde.

Højere følelser hos medarbejderne

Har du observeret, at medarbejdere har en kortere lunte, når de er stressede; er ofte distraherede, ulykkelige eller uengagerede?

Dårlig kundefeedback

Giver kunderne udtryk for, at de har bemærket en ændring i servicen? Har du hørt kommentarer som: “Jeg prøver at planlægge ting med Shannon, men hun planlægger fire måneder ud i fremtiden. Hun må have meget travlt.”

5. Arbejde i lange timer

Vær opmærksom på, om medarbejderne lægger tid efter arbejdstid, i weekender og på helligdage og ikke tager ferie.

Så afslørende udtalelser

Hold øje med kommentarer som: “Jeg bor praktisk talt her” eller “Jeg ville ønske, jeg kunne tage ferie, men jeg ville være nødt til at arbejde 40 timer ekstra bare for at tage en” eller “Jeg kan ikke huske den sidste bog, jeg læste for sjov”. Medarbejderne siger måske disse ting halvt for sjov, men de er i virkeligheden et nødsignal.

Gå til bunds i udbrændthed

Hvis du ser disse tegn, er det på tide at handle, før udbrændthed sætter ind. Tal med hver enkelt medarbejder én til én for at finde ud af problemets omfang.

Du vil også gerne indsamle nogle flere oplysninger om medarbejderens arbejdsbyrde eller overveje at hyre en professionel arbejdsgiverorganisation, eller PEO, til at grave dybere ned i din organisations processer til styring af arbejdsflowet.

En jobanalyse kan også give nyttig indsigt.

Hvad er medarbejderens jobbeskrivelse? Er den rimelig? Eller er hun ansvarlig for fem job i ét? Følg op med en tidsundersøgelse. Bruger den pågældende medarbejder 10 timer om ugen på administrativt arbejde, når hun burde koncentrere sig om at sælge dit produkt eller andre, vigtigere opgaver?

Hvis du ser disse tegn hos mere end én medarbejder, skal du se nærmere på din organisations kultur.

Er det normen at arbejde mange timer? Er det i orden, og betragtes det endda som en stolthed, at medarbejderne siger, at de er overbebyrdet?

Hvis det er tilfældet, vil overbebyrdede medarbejdere sandsynligvis ikke fortælle dig, når de er stressede og tæt på at brænde ud. De vil bare forlade din virksomhed og finde et job et andet sted.

Vær proaktiv for at forhindre overbelastede medarbejdere

Det ideelle scenarie ville være at forhindre overbelastning af dine medarbejdere i første omgang. Selv om det ikke altid er muligt, ved virksomhedsledere ofte på forhånd, hvornår de kan få brug for, at en medarbejder arbejder mere – f.eks. når virksomheden får en ny kunde, eller en uundværlig medarbejder forlader virksomheden.

Vær ærlig og gennemsigtig, når det er nødvendigt for medarbejderne at bruge ekstra tid, og udarbejd derefter en plan for at hjælpe dem med at klare det. Hvis nogen forlader din organisation, kan du måske flytte rundt på arbejdsbyrden eller ansætte midlertidig eller deltidsansat hjælp.

Sørg for at fortælle medarbejderne trin for trin, hvad du planlægger at gøre for at hjælpe dem, indtil der er ansat en afløser, og din tidslinje for at foretage ændringer.

Nyt disse bedste metoder til at undgå at overvælde dine medarbejdere

Håndtering af arbejdsbyrden for din arbejdsstyrke og sikring af, at den ikke stresser dine medarbejdere, er en løbende proces. Her er nogle praksisser, som du måske vil prøve:

• Tjek jævnligt ind hos medarbejderne i individuelle møder for at se, hvordan de klarer deres arbejdsbyrde, og for at give hjælp og vejledning. Sørg for, at ingen af jer går glip af møderne.
• Indfør virksomhedsundersøgelser, exit-interviews og endda opholdsinterviews for at se, om din virksomhedskultur normaliserer overbelastning. Hvordan har de det med, hvor meget de arbejder? Hvilken støtte har de brug for?
• Giv medarbejderne mulighed for at arbejde hjemme eller arbejde på fleksible arbejdstider. Det kan gøre en stor forskel at slippe for at pendle til kontoret, når folk føler sig overvældet.
• Skær møder af, som er ineffektive og uden klare mål.
• Hæv effektivitet som en vigtig del af din virksomhedskultur, uddann dine medarbejdere i, hvad effektivitet betyder i din organisation, og hjælp dem med at fjerne ineffektiviteter.
• Styrk dine medarbejdere til at sige nej – uanset om det er til et ekstra projekt eller et kundebesøg, der lige så let kunne klares med et telefonopkald.
• Sørg for frokost eller snacks til medarbejdere, der arbejder overtid. (For medarbejdere, der har ret til overtidsbetaling, skal du sørge for at registrere og betale for al arbejdstid, herunder frokost, hvis der arbejdes. Følg alle regler i Fair Labor Standards Act.)
• Send regelmæssigt lønundersøgelser ud for at se, hvordan din organisation ligger i forhold til andre. Hvis du underbetaler dine medarbejdere, vil det hurtigere føre til udbrændthed, og de er mere tilbøjelige til at forlade dig, hvis de er overbebyrdede.
• Sørg for, at dine medarbejdere bruger deres PTO og tager fri efter travle sæsoner (f.eks. skattesæsonen for revisionsfirmaer).

Med disse strategier i hånden er du godt rustet til at hjælpe dine medarbejdere med at håndtere deres arbejdsbyrde. Som et resultat heraf vil de være gladere og sundere bidragydere til din organisation.

Download vores gratis e-bog for at lære, hvordan en PEO kan hjælpe din organisation med at opbygge solide strategier til at fungere mere effektivt og hjælpe med at forhindre udbrændthed blandt medarbejderne: HR outsourcing: En trin-til-trin-guide til professionelle arbejdsgiverorganisationer (PEO’er).