Godt omkostningsestimat er afgørende for at holde et projekt under budgettet. Mange omkostninger kan opstå i løbet af et projekts livscyklus, og en nøjagtig estimationsmetode kan være forskellen mellem en vellykket plan og en mislykket plan. Estimering er imidlertid lettere sagt end gjort. Projekter medfører risici, og risici medfører uventede omkostninger.
Kostestimat er den proces, der tager hensyn til disse faktorer og beregner et budget, der opfylder den finansielle forpligtelse, der er nødvendig for et vellykket projekt. Projektomkostningsberegning gælder for alt fra bygning af en bro til udvikling af den nye killer-app. Det koster alt sammen penge, så jo klarere du er over det nødvendige beløb, jo større er sandsynligheden for, at du når dit mål.
En oversigt over omkostningsvurdering
Som en anden måde definerer United States Government Accountability Office omkostningsvurdering som “opsummering af individuelle omkostningselementer ved hjælp af etablerede metoder og gyldige data for at anslå de fremtidige omkostninger ved et program på grundlag af det, der er kendt i dag.”
Det definerer endvidere de grundlæggende karakteristika ved et troværdigt omkostningsestimat som værende bl.a:
- Klar identifikation af opgaver
- Bred deltagelse i udarbejdelsen af overslag
- Tilgængelighed af gyldige data
- Standardiserede strukturer for overslagene
- Forsyninger til programusikkerheder
- Anerkendelse af inflation
- Udelukkede omkostninger
- Uafhængige revisioner af overslag
- Revision af overslag ved væsentlige programændringer
12-Trinproces for omkostningsestimering
Den U.USA’s regering har identificeret en 12-trins proces, der resulterer i pålidelige og gyldige omkostningsoverslag. Disse tolv trin er skitseret nedenfor.
- Definer estimatets formål: Bestem formålet med estimatet, hvilket detaljeringsniveau der kræves, hvem der modtager estimatet og det overordnede omfang af estimatet.
- Udarbejdelse af estimeringsplan: Sammensæt et estimeringsteam og skitsér deres fremgangsmåde. Udarbejd en tidslinje, og bestem, hvem der skal foretage det uafhængige omkostningsoverslag. Endelig skal du udarbejde teamets tidsplan.
- Definer karakteristika: Opret en grundlæggende beskrivelse af formålet, systemet og præstationskarakteristika. Dette omfatter eventuelle teknologiske implikationer, systemkonfigurationer, tidsplaner, strategier og relationer til eksisterende systemer. Glem ikke support, sikkerhed, risikoelementer, test og produktion, implementering og vedligeholdelse og eventuelle lignende ældre systemer.
- Bestem estimeringsmetode: Definer en arbejdsfordelingsstruktur (WBS), og vælg en estimeringsmetode, der er bedst egnet til hvert element i WBS’en. Krydstjek for omkostnings- og tidsplan-drivere; opret derefter en tjekliste.
- Identificer regel og forudsætninger: Definer klart, hvad der er inkluderet og ekskluderet i estimatet, og identificer specifikke antagelser.
- Indhent data: Opret en plan for dataindsamling, og analysér data for at finde omkostningsdrivere.
- Udarbejd et punktskøn: Udvikl en omkostningsmodel ved at estimere hvert enkelt WBS-element.
- Udfør følsomhedsanalyse: Test følsomheden af omkostningerne over for ændringer i estimerede inputværdier og nøgleforudsætninger, og bestem de vigtigste omkostningsdrivere.
- Udfør risiko- og usikkerhedsanalyse: Bestem de omkostnings-, tidsplan- og tekniske risici, der er forbundet med hvert enkelt element i WBS, og hvordan de skal håndteres.
- Dokumenter estimatet: Dokumentér hvert trin i processen for at holde alle på samme side med omkostningsoverslaget.
- Præsentér overslaget for ledelsen: Giv beslutningstagere en kort orientering om omkostningsoverslaget for at få godkendelse.
- Opdater overslaget: Eventuelle ændringer skal opdateres og rapporteres om. Udfør også en postmortem, hvor du kan dokumentere de erfaringer, du har gjort.
Udfordringer ved omkostningsestimering
Der er mange faktorer, der er usikre, når man estimerer omkostninger. Hvis projektet f.eks. ikke er som tidligere projekter, vil erfaringen ikke hjælpe dig med at vejlede dig. Hvis planlægningshorisonten er længere ude i fremtiden, desto større er usikkerheden. Når det er sagt, jo længere projektets varighed er, jo mindre i fokus vil omkostningsestimaterne være.
Så er der teamet: Niveauet af færdigheder og erfaring, der er til rådighed, vil have en stor faktor for projektets samlede omkostninger.
Teknikker til estimering af projektomkostninger
Alle disse faktorer påvirker estimering af projektomkostninger, hvilket gør det vanskeligt at komme med præcise estimater. Heldigvis er der teknikker, der kan hjælpe med at udvikle et mere præcist omkostningsestimat.
Analog estimering
Søg hjælp fra eksperter, der har erfaring med lignende projekter, eller brug dine egne historiske data. Hvis du har adgang til relevante historiske data, kan du prøve analog estimering, som kan vise fortilfælde, der hjælper med at definere, hvad dine fremtidige omkostninger vil være i projektets tidlige faser.
Statistisk modellering
Der findes statistisk modellering eller parametrisk estimering, som også bruger historiske data om de vigtigste omkostningsdrivere og derefter beregner, hvad disse omkostninger ville være, hvis varigheden eller et andet aspekt af projektet ændres.
Bottom-up Estimating
En mere granulær tilgang er bottom-up estimating, som anvender estimater for de enkelte opgaver og derefter lægger dem sammen for at bestemme projektets samlede omkostninger.
Trepunktsskøn
En anden tilgang er trepunktsskønnet, som kommer op med tre scenarier: mest sandsynlige, optimistiske og pessimistiske intervaller. Disse sættes derefter ind i en ligning for at udvikle et estimat.
Reserveanalyse
Reserveanalysen bestemmer, hvor meget reserve til uforudsete udgifter der skal afsættes. Denne fremgangsmåde forsøger at vride usikkerheden i stykker.
Kvalitetsomkostninger
Kvalitetsomkostningerne bruger penge, der bruges under projektet til at undgå fejl, og penge, der anvendes efter projektet til at afhjælpe fejl. Dette kan hjælpe med at finjustere dit samlede projektomkostningsestimat. Og sammenligning af tilbud fra leverandører kan også hjælpe med at regne omkostningerne ud.
Dynamiske værktøjer
Når du estimerer omkostningerne, hjælper det at bruge en online-software til at indsamle alle dine projektoplysninger. Projektstyringssoftware, der kan bruges i kongres med mange af disse teknikker til at hjælpe med at lette processen. Brug online software til at definere dine projektteams, opgaver og mål. Du kan endda administrere dine leverandører og spore omkostningerne, efterhånden som projektet udvikler sig. Vi viser dig hvordan.
Hvordan ProjectManager.com kan hjælpe med omkostningsoverslag
ProjectManager.com er et projektstyringsprogram, der har funktioner til at hjælpe med at skabe et mere præcist omkostningsoverslag for et projekt. Vores online Gantt-diagram kan bruges til at hjælpe dig med at spore omkostninger og udgifter til projekter og opgaver.
Overslag over omkostninger til specifikke opgaver
Når du estimerer individuelle opgaver, kan omkostningerne også indsamles og spores på vores online Gantt-diagram. Her kan du tilføje en kolonne til de estimerede omkostninger, baselineomkostninger og de faktiske omkostninger for at hjælpe dig med at holde projektet på budgettet, når det er blevet udført.
Vores online Gantt-diagram kan ikke kun spore opgaver, men du kan indstille det til at spore materialer og faste omkostninger, der er forbundet med hver projektopgave, og overvåge forskellen mellem budget og faktiske omkostninger, som du kan med hver opgave. Alle disse data er samlet på én side.
Start med at oprette et projekt og gå derefter til Gantt-visning på ProjectManager.com. Hvis du allerede har data, kan du importere dem ved at klikke på importknappen øverst til højre på siden. Eller du kan bruge dette online Gantt-diagram til at indsamle dataene. Det kan nemt deles med teammedlemmer og interessenter, når du er klar til at få input eller godkendelse.
Overslag over ressourceomkostninger
Ressourcehåndteringsfunktionen på ProjectManager.com er et andet værktøj, der kan hjælpe dig med at opnå et mere præcist estimat af projektomkostningerne. Den tilbyder en måde at se på dine omkostninger gennem arbejdsbyrden på tværs af opgaver og projekter.
Når du planlægger et projekt med vores ressourcehåndteringsværktøj, kan du tage højde for medarbejdernes tidsplaner, leje af udstyr, ferier og kontorplads blandt andre faktorer, der vil have en indvirkning på dit budget. Fordeling af projektressourcer er en måde at afbalancere et budget.
Opret en ressourceplan ved at planlægge datoerne for de planlagte ressourcer, hvor længe du har brug for dem og de personer, der skal være involveret. Det omfatter også eventuel leje af udstyr eller steder. Opdel det også i den mængde ressourcer, der er nødvendige for hver aktivitet på daglig basis. Opret derefter en tidsplan med detaljerede ressourcer, herunder varighed og anslåede omkostninger.
Når du estimerer omkostningerne på et projekt, vil du gerne have de bedste værktøjer til at hjælpe dig med at beregne et mere præcist budget. ProjectManager.com er en cloud-baseret projektstyringssoftware med online Gantt-diagrammer og ressourcestyringsfunktioner, der giver dig kontrol over dine projektomkostninger. Se, hvordan ProjectManager.com kan hjælpe dig med at estimere dine projektomkostninger ved at tage denne gratis 30-dages prøveperiode i dag.