Dobrý odhad nákladů je nezbytný pro dodržení rozpočtu projektu. V průběhu životního cyklu projektu se může objevit mnoho nákladů a přesná metoda odhadu může být rozdílem mezi úspěšným a neúspěšným plánem. Odhad se však snáze řekne, než provede. Projekty přinášejí rizika a rizika přinášejí neočekávané náklady.
Odhad nákladů je proces, který tyto faktory zohledňuje a vypočítává rozpočet, který splňuje finanční závazky nezbytné pro úspěšný projekt. Odhad nákladů na projekt se týká všeho od stavby mostu až po vývoj nové „killer“ aplikace. Všechno stojí peníze, takže čím jasněji budete mít o potřebné částce jasno, tím spíše dosáhnete svého cíle.
Přehled odhadu nákladů
Odhad nákladů definuje Úřad vládní odpovědnosti Spojených států amerických jako „součet jednotlivých nákladových položek s použitím zavedených metod a platných údajů, aby bylo možné odhadnout budoucí náklady programu na základě toho, co je dnes známo.“
Dále definuje základní charakteristiky věrohodného odhadu nákladů jako:
- Jasná identifikace úkolů
- Široká účast na přípravě odhadů
- Dostupnost platných údajů
- Standardizované struktury odhadů
- Předpoklady pro nejistoty programu
- Zohlednění inflace
- Vyloučené náklady
- Nezávislé přezkoumání odhadů
- Revize odhadů v případě významných změn programu
12-Krokový proces odhadu nákladů
Proces U.Vláda USA stanovila dvanáctikrokový proces, jehož výsledkem jsou spolehlivé a platné odhady nákladů. Těchto dvanáct kroků je uvedeno níže.
- Definujte účel odhadu: Určete účel odhadu, úroveň podrobnosti, která je požadována, kdo obdrží odhad a celkový rozsah odhadu.
- Vypracujte plán odhadu: Sestavte tým pro odhad nákladů a načrtněte jeho přístup. Vypracujte časový plán a určete, kdo provede nezávislý odhad nákladů. Nakonec vytvořte harmonogram týmu.
- Definujte charakteristiky: Vytvořte základní popis účelu, systému a výkonnostních charakteristik. To zahrnuje veškeré technologické důsledky, konfigurace systému, harmonogramy, strategie a vztahy ke stávajícím systémům. Nezapomeňte na podporu, bezpečnost, rizikové položky, testování a produkci, nasazení a údržbu a případné podobné starší systémy.
- Určete přístup k odhadu: Definujte strukturu rozdělení prací (WBS) a zvolte metodu odhadu, která je nejvhodnější pro jednotlivé prvky WBS. Proveďte křížovou kontrolu faktorů ovlivňujících náklady a harmonogram; poté vytvořte kontrolní seznam.
- Určete pravidlo a předpoklady: Jasně definujte, co je zahrnuto a vyloučeno z odhadu, a určete konkrétní předpoklady.
- Získejte data:
- Vytvořte plán sběru dat a analyzujte data, abyste našli nákladové faktory.
- Vypracujte bodový odhad:
- Proveďte analýzu citlivosti:
- Proveďte analýzu rizik a nejistot: Určete nákladová, časová a technická rizika spojená s každou položkou WBS a způsob jejich řízení.
- Zdokumentujte odhad:
- Představte odhad vedení:
- Aktualizujte odhad: Jakékoli změny je třeba aktualizovat a informovat o nich. Proveďte také postmortem, kde můžete zdokumentovat získané zkušenosti.
Problémy odhadu nákladů
Při odhadu nákladů existuje mnoho faktorů, které jsou nejisté. Například pokud se projekt nepodobá těm předchozím, pak vám zkušenosti nepomohou se řídit. Pokud je horizont plánování vzdálenější, tím větší je nejistota. Přitom platí, že čím delší je doba trvání projektu, tím méně bude odhad nákladů zaostřený.
Pak je tu tým: úroveň dovedností a zkušeností, které jsou k dispozici, budou mít velký vliv na celkové náklady projektu.
Techniky odhadu nákladů projektu
Všechny tyto faktory ovlivňují odhad nákladů projektu, takže je obtížné dospět k přesným odhadům. Naštěstí existují techniky, které mohou pomoci s vypracováním přesnějšího odhadu nákladů.
Analytický odhad
Vyhledejte pomoc odborníků, kteří mají zkušenosti s podobnými projekty, nebo použijte vlastní historická data. Pokud máte přístup k relevantním historickým datům, vyzkoušejte analogický odhad, který může ukázat precedenty, které pomohou definovat, jaké budou vaše budoucí náklady v počátečních fázích projektu.
Statistické modelování
Existuje statistické modelování neboli parametrický odhad, který také využívá historická data klíčových nákladových faktorů a následně vypočítá, jaké by tyto náklady byly, pokud by se změnila doba trvání nebo jiný aspekt projektu.
Odhad zdola nahoru
Podrobnějším přístupem je odhad zdola nahoru, který využívá odhady jednotlivých úkolů a ty pak sčítá, aby určil celkové náklady projektu.
Tříbodový odhad
Dalším přístupem je tříbodový odhad, který přichází se třemi scénáři: nejpravděpodobnější, optimistické a pesimistické rozmezí. Ty se pak dosadí do rovnice a vytvoří se odhad.
Analýza rezerv
Analýza rezerv určuje, jak velkou rezervu na nepředvídané události je třeba vyčlenit. Tento přístup se snaží vypořádat s nejistotou.
Náklady na kvalitu
Náklady na kvalitu využívají peníze vynaložené v průběhu projektu, aby se předešlo selháním, a peníze použité po ukončení projektu na odstranění selhání. To může pomoci zpřesnit celkový odhad nákladů projektu. A porovnání nabídek dodavatelů může také pomoci zjistit náklady.
Dynamické nástroje
Když odhadujete náklady, pomůže vám použít online software pro shromažďování všech informací o projektu. Software pro řízení projektů, který lze použít ve spojení s mnoha z těchto technik, vám pomůže usnadnit tento proces. Pomocí online softwaru můžete definovat projektové týmy, úkoly a cíle. Dokonce můžete spravovat své dodavatele a sledovat náklady v průběhu projektu. Ukážeme vám, jak na to.
Jak může ProjectManager.com pomoci s odhadem nákladů
ProjectManager.com je software pro řízení projektů, který má funkce pomáhající vytvořit přesnější odhad nákladů na projekt. Náš online Ganttův diagram vám může pomoci sledovat náklady a výdaje na projekty a úkoly.
Odhad nákladů na konkrétní úkoly
Při odhadu jednotlivých úkolů lze náklady shromažďovat a sledovat také v našem online Ganttově diagramu. Zde můžete přidat sloupec pro odhadované náklady, výchozí náklady a skutečné náklady, které vám pomohou udržet rozpočet projektu po jeho realizaci.
Náš online Ganttův diagram může sledovat nejen úkoly, ale můžete jej nastavit tak, aby sledoval materiál a fixní náklady spojené s jednotlivými úkoly projektu a sledoval rozdíl mezi rozpočtem a skutečnými náklady, stejně jako u jednotlivých úkolů. Všechny tyto údaje jsou shromážděny na jedné stránce.
Začněte vytvořením projektu a poté přejděte do zobrazení Gantt na ProjectManager.com. Pokud již máte data k dispozici, můžete je importovat kliknutím na tlačítko importovat v pravém horním rohu stránky. Nebo můžete ke shromáždění dat použít tento online Ganttův diagram. Můžete jej snadno sdílet se členy týmu a zúčastněnými stranami, až budete chtít získat podklady nebo souhlas.
Odhad nákladů na zdroje
Funkce správy zdrojů na ProjectManager.com je dalším nástrojem, který vám může pomoci dosáhnout přesnějšího odhadu nákladů projektu. Nabízí způsob, jak se podívat na náklady prostřednictvím pracovní zátěže napříč úkoly a projekty.
Při plánování projektu pomocí našeho nástroje pro správu zdrojů můžete mimo jiné zohlednit rozvrhy zaměstnanců, pronájem vybavení, dovolené a kancelářské prostory, které budou mít vliv na váš rozpočet. Rozdělení zdrojů projektu je jedním ze způsobů, jak vyrovnat rozpočet.
Vytvořte plán zdrojů tak, že naplánujete termíny pro plánované zdroje, dobu, po kterou je budete potřebovat, a osoby, které se na nich budou podílet. To zahrnuje i případné vybavení nebo pronájem místa. Také to rozdělte na množství zdrojů potřebných pro každou činnost na denní bázi. Poté vytvořte harmonogram s podrobným rozpisem zdrojů včetně doby trvání a odhadovaných nákladů.
Při odhadování nákladů na projekt chcete mít k dispozici ty nejlepší nástroje, které vám pomohou vypočítat přesnější rozpočet. ProjectManager.com je cloudový software pro řízení projektů s online Ganttovými diagramy a funkcemi pro správu zdrojů, které vám umožní mít kontrolu nad náklady na projekt. Podívejte se, jak vám ProjectManager.com může pomoci s odhadem nákladů na projekt, a to tak, že ještě dnes využijete tuto bezplatnou 30denní zkušební verzi.