Die Zeiterfassung kann die Kosten auf dreierlei Weise senken: durch eine effizientere Gehaltsabrechnung, durch die Sichtbarmachung der Kosten, so dass sie gesenkt werden können, und durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und Fakturierung.
Die Zeiterfassung kann die Einnahmen durch die Automatisierung der Rechnungsstellung erhöhen, was es einem Unternehmen tendenziell leichter macht, korrekte Rechnungen für alle von den Beratern geleisteten Arbeitsstunden zu erhalten. Dies beschleunigt die Bezahlung und beseitigt die Schwierigkeiten, die mit dem „Fallenlassen“ von Rechnungen verbunden sind.
Indem sie auf drei Arten die Kosten senken und auf eine Art die Einnahmen erhöhen, können webbasierte Zeiterfassungstechnologien die Gesundheit von Unternehmen verbessern.
Im Projektmanagement kann die Zeiterfassung auch dazu verwendet werden, einen Wissensschatz darüber aufzubauen, wie viel Aufwand die Entwicklung von Aufgaben erfordert. Mithilfe des maschinellen Lernens werden automatisch Muster in den Zeiterfassungsbögen gefunden, die dann dazu dienen, künftig genauere Projektpläne zu empfehlen. Wenn zum Beispiel die Entwicklung eines Ausbildungsplans in der Vergangenheit einen Monat gedauert hat, kann man davon ausgehen, dass die Erstellung eines neuen Plans einen Monat dauern wird. Die meisten Zeiterfassungssoftwares sind auch in der Lage, die Kosten für Ressourcen und Projekte zu erfassen, um eine bessere Budgetierung zu ermöglichen.
Für die Personalabteilung kann die Zeit, die Einzelpersonen für Aktivitäten aufwenden, über einen bestimmten Zeitraum analysiert und in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Auf der Grundlage der Ergebnisse könnten die Rollen neu verteilt werden.