Temat ”ansvarsskyldighet” är en viktig del av nästan alla ledarskapsdiskussioner som jag bevittnar nuförtiden. Även om jag hör ordet ansvarsskyldighet i all oändlighet är det jag ser ledare som saknar magkänsla nog att fullfölja de åtgärder som skapar ansvarsskyldighet.
Här är de saker du gör som undergräver ansvarsskyldigheten.
Ledningsteamet i din organisation har bett dig att ge en av dina teammedlemmar i uppdrag att leda ett strategiskt initiativ som omfattar hela företaget. Uppgiften är att ta den ytliga översikten av projektet och förvandla den till en fullfjädrad affärsidé. Du väljer din bästa person, ger honom några instruktioner och skickar honom iväg.
Två veckor senare, tre dagar före tidsfristen, får du hans utkast och upptäcker till din förskräckelse att det är helt bristfälligt. Du rensar din kalender och arbetar febrilt dag och natt för att få det i form så att det kan läggas fram för ledningsgruppen.
Du har just begått den första dödssynden när det gäller att skapa ansvarstagande; du tog kontrollen.
Ditt beslut att ta över kan ha drivits av din perfektionism, av rädsla för att bli dömd av dina överordnade, eller bara av ett obehag eller bristande förmåga att ge konstruktiv feedback så att medarbetaren själv kan rätta till dokumentet.
Oavsett orsaken är det som du just sa högt och tydligt: ”Jag är ansvarig, det är inte du!” Woops.
Ignorera resultat
För att återgå till vårt exempel kan du tänka dig en annan reaktion som du skulle kunna ha när din närmaste chef gav dig ett utkast till affärsplan. En sliten och tröttögög teammedlem ger dig sitt utkast och delar med sig av den process som hon använde för att komma fram till den här punkten. Hon talade med 13 olika intressenter, konsulterade analytikers rapporter och byggde ett enormt kalkylblad för att undersöka konsekvenserna för avkastningen av olika scenarier. Du ler och nickar och ”ooh” och ”aah” över hennes ansträngningar.
Tyvärr är du så upptagen med att imponeras av hur mycket arbete hon gjort att du inte märker att hon missade poängen. Även om hon gjorde dubbelt så mycket arbete som krävdes såg hon på allting ur status quo-perspektiv och underlät att överväga att använda en ny affärsmodell.
Du har begått den andra dödssynden när det gäller att skapa ansvarstagande; du har fokuserat på ansträngningen och ignorerat resultatet.
Ditt beslut att fokusera på processen snarare än på resultatet kan ha berott på bristande klarhet om hur framgång skulle se ut, eller empati på grund av uppgiftens svårighetsgrad, eller obehag att ge konstruktiv feedback.
Oavsett vad orsaken till det är, så är det som du just sa högt och tydligt: ”Vi vet alla att det inte fungerar, men du fortsätter!”
Sugar Coating
Föreställ dig nu att du är medveten om bristerna i arbetet och att du väljer att ge feedback. Den feedbacken vandrar runt och runt och kommer aldrig riktigt fram till en punkt. Varje del av den konstruktiva feedbacken är väl förtäckt av flera positiva uttalanden. Du lämnar personen med en ganska bra känsla för sitt arbete med endast en liten fotnot om mindre saker som skulle kunna göras annorlunda nästa gång.
Du har begått den tredje dödssynden när det gäller att skapa ansvarstagande; du har sockrat feedbacken och misslyckats med att skapa det bestående intrycket som följer av att ha en dålig smak i munnen.
Ditt beslut att (som Mary Poppins skulle ha uttryckt det) ”hjälpa medicinen att gå ner” var troligen knutet till ditt obehag eller din bristande skicklighet i att ge konstruktiv feedback.
Det du just sa var: ”Du gjorde inte ett bra jobb, men jag gillar dig ändå.”
Har du sett ett tema här … du kan prata om ansvarstagande så mycket du vill, men om du inte är villig att genomföra konsekvenser för arbete som inte håller måttet, kommer du INTE att skapa ansvarstagande.
Hur man ökar ansvarstagandet
För det första måste jag erkänna att man faktiskt inte kan skapa ansvarstagande. Ansvarstagande är en känsla inom en person. Du har inte större möjlighet att göra en anställd ansvarig än att göra dem engagerade, glada, produktiva etc.
Men på samma sätt som du kan göra saker som gör det mer sannolikt att en anställd kommer att vara engagerad eller produktiv, kan du göra mycket för att öka sannolikheten för att dina anställda kommer att känna sig ansvariga.
Din roll som chef är att införa saker som främjar en känsla av ansvarstagande och att lösa några av de vanligaste problemen som försvagar den känslan.
Problem nr 1: Anställda känner sig inte ansvarstagande eftersom de inte vet vad som förväntas av dem.
Lösning nr 1: Ställ tydliga förväntningar
När du vill att någon ska vara ansvarstagande ska du använda ett tydligt och direkt språk. ”Dwayne, jag ger dig ansvaret för planeringen av det här strategiska initiativet. Jag förväntar mig att du slutför alla aspekter av den här mallen och att du drar in de personer du behöver för att se till att det blir bra gjort. Om jag inte hör något annat antar jag att allt är på rätt spår.”
Problem nr 2: Delat ansvar sprider ansvar.
Lösning nr 2: Differentiera rollerna
Om två eller flera personer delar ansvaret för ett resultat finns det utrymme för beskyllningar och ursäkter. För att åtgärda detta bör du vara tydlig med vad du förväntar dig av var och en. ”Dwayne, du är ansvarig för det övergripande affärsfallet. Sherry, du är ansvarig ingenjör och ansvarar för de tekniska aspekterna av planen. Sherry, du måste ha alla dina specifikationer till Dwayne senast den 1 februari så att Dwayne hinner bygga in dem.”
Problem nr 3: Anställda kan ha andra standarder än du. De tror att de har utfört uppgiften när du tycker att den är ofullständig eller otillräcklig.
Lösning nr 3: Definiera framgång
Du måste skapa en gemensam uppfattning om hur bra det ser ut. ”Jag vill att det här ska vara mer än bara idéerna i ditt huvud. Din affärsidé måste innehålla en konkurrensanalys och åtminstone preliminära siffror om projektkostnader och avkastning på investeringar. Är det något du vill klargöra om förväntningarna innan ni börjar?”
Problem nr 4: Personen vet inte (eller döljer) att han eller hon ligger efter eller är på fel spår. När någon märker det är det för sent.
Lösning nr 4: Var uppmärksam och ge fortlöpande feedback
Det bästa sättet att öka en anställds ansvarskänsla är att låta honom eller henne veta att du är uppmärksam. Det betyder inte att man ska mikroförvalta (vilket minskar ansvarstagandet).
Det betyder bara att man ska lägga märke till vad de gör och kolla in med jämna mellanrum. ”Hur går det med projektets avgränsning? Finns det något du är orolig för? Det är verkligen viktigt att vi ger cheferna den information som krävs för att de ska kunna fatta ett bra beslut om detta.”
Problem nr 5: Om människor inte ser konsekvenserna när de misslyckas med att leverera kommer de inte att känna sig ansvariga i framtiden. Den bästa konsekvensen är feedback. Det är viktigt att skapa obehag när målen inte uppfylls. ”Låt oss göra en debriefing om det business case som du har förberett. Informationen var välgjord och ledningsgruppen hade en riktigt givande diskussion. Tyvärr tog din plan endast hänsyn till en väg och gav oss inga valbara scenarier. Hur kom du fram till ditt beslut att bara inkludera ett tillvägagångssätt?”
I de flesta fall är detta allt som kommer att krävas. Öppenhet och uppriktighet om personens prestationer i förhållande till målen kommer att skapa precis rätt mängd värme för att motivera personen.
Om det inte är första gången som personen har misslyckats med att leverera eller om prestationen var särskilt problematisk kan du behöva ytterligare konsekvenser. ”Jag kommer att be någon annan att utreda nästa initiativ” eller ”Nästa gång måste du träffa mig mer regelbundet så att jag kan coacha dig närmare.”
Du vill inte skapa ansvarstagande genom att vara elak eller skrämmande eller någon annan form av skitstövel. Du vill bara att medarbetarna ska ha en mycket tydlig bild av vad du förväntar dig och en uppsättning obekväma (men inte smärtsamma) konsekvenser om de inte levererar.
För att diagnostisera dysfunktion i ditt team, klicka här för att få min kostnadsfria e-bok och diagnostik. Om du vill ha fler tips och verktyg som kan hjälpa dig att navigera i den stökiga människosituationen på jobbet kan du registrera dig på www.3coze.com
.