Företagsägare utanför detaljhandeln avfärdar ibland förebyggande av företagsförluster som en utmaning bara för butiker. Men alla företag kan dra nytta av att införa strategier för förebyggande av förluster som skyddar deras inventarier och konton.
En stark strategi för förebyggande av förluster hjälper dig:
- Skydda ditt resultat.
- Förbättra kundtillfredsställelsen genom att hålla en korrekt inventarieförteckning.
- Utveckla en säkerhets- och ansvarskultur som leder till nöjdare och mer investerade anställda.
- Skattstölder
- Leverantörsbedrägeri eller fel, t.ex. när du får en beställning med för litet lager
- Medarbetarstölder, som kostar 2.9 biljoner årligen
- Administrativa fel, t.ex. ett bokföringsfel eller ett felaktigt listat försäljningspris
- Lagerskador, t.ex. svinn eller spill
Vad är förebyggande av förluster?
Förbyggande av förluster är en organiserad ansträngning av ett företag för att minska alla förluster av intäkter. Förluster uppstår i allmänhet på grund av problem med bokföring eller lagerkontroller. Specifika orsaker är bland annat:
Varför varje företag bör ha en strategi för förebyggande av förluster
Den strategi som du beslutar dig för bör passa in i din övergripande plan för hantering av fysisk säkerhet. Men även en liten investering i förlustförebyggande åtgärder kommer att förbättra dina vinstmarginaler.
Förlustförebyggande åtgärder har också några användbara indirekta fördelar.
Medarbetarna märker när stölder sker runt omkring dem och när administrativa fel påverkar deras arbete. Dessa problem kan ha en allvarlig inverkan på moralen. Att göra en proaktiv insats för att förebygga förluster visar både anställda och kunder att du är engagerad i att driva ett högpresterande företag. De kommer att reagera positivt på den insatsen.
8 beprövade strategier för förebyggande av förluster
Här är några beprövade strategier för förebyggande av förluster som kommer att skydda ditt företag och bidra till att utveckla en säkerhetskultur på din arbetsplats:
Leverera dina anställda och uppmuntra dem att köpa in
Experter på förebyggande av förluster har kommit fram till att det oftast är effektivare att uppmuntra de anställda att köpa in sig i ett nytt initiativ för förebyggande av förluster än att helt enkelt erbjuda belöningsprogram eller straff för att locka dem att följa reglerna. De måste se initiativet som en god sak som de kan ställa sig bakom. När de anställda är investerade i företagets framgång kommer de att vara mycket mer benägna att skydda det från förluster.
Förklara för de anställda att du vill skapa en bättre arbetsmiljö för dem och att förebyggande av förluster är en del av den planen. För att förstärka ditt budskap kan du hitta andra sätt att visa de anställda att du värdesätter dem och bryr dig om deras personliga framgång.
Koppla din strategi för förebyggande av förluster till andra insatser för att stödja dina anställda.
Överväg även att implementera:
- Frekventare evenemang för att uppskatta medarbetarna
- Karriärmentorskap
- Prestationsbaserade löneförhöjningsscheman, när de är ett alternativ finansiellt
Har tydliga policyer
Förlustförebyggande åtgärder måste tillämpas regelbundet och konsekvent för att dina ansträngningar verkligen ska få genomslag. Det snabbaste sättet att förlora de anställdas engagemang är om de ser att företaget tillämpar förfarandena för förebyggande av förluster på ett inkonsekvent sätt. Ditt bästa verktyg för att genomdriva ett nytt program för förebyggande av förluster är en väldokumenterad policy.
Alla i ditt företag måste veta hur de förväntas bidra till att förebygga förluster. De måste förstå vilket ansvar företaget har. Dessutom bör din policy beskriva alla nödvändiga förfaranden för att förebygga och reagera på förluster.
Om ditt företag tidigare har haft att göra med interna stölder kan du överväga att justera din anställningspolicy. Även om du måste behandla anställda som tillgångar i din strategi för förebyggande av förluster, bör du se till att du anställer personal som kommer att skydda ditt företag.
Konsultera om det kan vara värt att göra ytterligare referenskontroller eller bakgrundsundersökningar för t.ex. lageranställningar, och om det är meningsfullt att göra kreditupplysningar som en del av screening av kandidater som är redovisningskonsulter.
Använd tydlig kommunikation & Utbildning
Förhindra förluster genom att göra förebyggande av förluster till en del av introduktionen för nyanställda. Förklara att ditt företag bryr sig om sina anställda och vill att de ska arbeta i en säker miljö.
Du behöver dina anställdas hjälp för att avlägsna personer som begår stölder från arbetsplatsen innan de blir en fara för sina medarbetare eller företaget. Du behöver dem också för att varna cheferna så snart de upptäcker bokföringsfel.
Efter introduktionen ska du se till att förebyggande av förluster förblir en prioriterad fråga för dina anställda. Skicka statusrapporter till cheferna så att de får regelbunden feedback om hur deras avdelning, butik eller team förebygger förluster. Kommunicera regelbundet, kanske i ett e-postmeddelande till hela företaget, för att påminna alla om hur viktigt det är att förebygga förluster.
uppdatera bokföring
Håll dig i minnet att förebyggande av förluster handlar om mer än att hantera stölder. Ibland är förlusterna endast märkbara i balansräkningen. Överväg om du kan behöva nya redovisningsmetoder.
Många företag tillämpar endast kostnadsredovisning, vilket innebär att de spårar lagret baserat på den kostnad de betalat för hela partier av artiklar. Att införa detaljhandelsredovisning kräver mer arbete, men det brukar fånga upp fler administrativa fel. Denna redovisningsmetod följer de faktiska detaljhandelspriserna över tid, inklusive påslag, avdrag och försäljningspriser på enskilda artiklar.
Du kan lättare identifiera svinn genom att använda detaljhandelsredovisning än du kan med andra metoder. Motprestationen är att lageruppföljningen enligt detaljhandelsredovisning måste vara mycket noggrannare. Till exempel kommer ett fel i avskrivningen att se ut som en minskning om det inte omedelbart identifieras med denna metod.
Automate Inventory Controls
Identifiera vilka åtgärder som du kan automatisera. Att använda automatisering hjälper till att kompensera det extra arbete som krävs för att utföra bättre förlustförebyggande
Du kan använda intelligenta tillgångsskåp för att förhindra förlust av din egen dyra företagsutrustning. Förvaringsskåp registrerar automatiskt varje transaktion så att du alltid vet vem som har skrivit ut vilka föremål, utan risk för mänskliga fel.
Innehållsövervakningssystem i förvaringsskåp kan verifiera att rätt föremål är placerade i facken. Varje utrustning är märkt med en trådlös RFID-tagg med kort räckvidd. Dessa taggar avläses i skåpsystemet när utrustningen tas eller återlämnas.
Detta minskar interna stölder och ärliga misstag. En användare kan inte falskeligen hävda att han eller hon har lämnat tillbaka en bärbar dator i ett obevakat skåp, eftersom systemet kan verifiera om den bärbara datorn verkligen placerades i facket. Du kan till och med konfigurera skåpsystemet så att det skickar en varning till övervakare om tillgångar inte återlämnas eller om en falsk återlämning försöks.
Använd starka avskräckande medel
Att ge sken av stark säkerhet är lika viktigt som att faktiskt ha stark säkerhet. Att visa att ni tar förluster på allvar med iögonfallande säkerhetsåtgärder kan vara mycket effektivt.
Har ni för närvarande dedikerad personal som arbetar för att förhindra butiksstölder eller svinn personligen på något ställe? Kan ni i stället sätta in övervakningskameror? Närvaron av övervakningskameror kan vara starkt avskräckande för stöld, även om de inte spelar in.
Visibla stöldskyddsmärken på inventarier avskräcker också tjuvar. En enkel skyltning vid ingångarna som varnar för att du övervakar stölder kan skicka snattare någon annanstans för att hitta ett mindre vaksamt mål.
Övervaka förlusttrender
Vissa förluster kommer bara att bli uppenbara med tiden. Bokföringsfel avslöjar sig ofta på det sättet, och små inventarieförluster kan ackumuleras med tiden.
Du måste samla in en stadig ström av data om dessa inventarier och konton. Håll utkik efter trender som kan uppstå. Analysera data för att hitta mönster eller oväntade förluster.
Gör regelbundna, schemalagda revisioner av dessa konton. Be cheferna att utföra ett visst antal överraskande revisioner varje kvartal. Genom att regelbundet utvärdera resultatet av ditt förlustförebyggande program håller det kostnadseffektivt och förhindrar att du spenderar för mycket pengar på nya initiativ eller onödig teknik.
Adaptera
Från och till bör du påminna alla i företaget om målen för ditt förlustförebyggande program. Var öppen och transparent när det gäller hur dina förlustförebyggande strategier fungerar. Ge feedback till chefer och anställda om hur deras avdelningar och företaget som helhet presterar.
Se till att du fortsätter att ge denna feedback på en konsekvent basis. De anställda kommer att utveckla en vana att utvärdera sitt arbete, vilket i sin tur kommer att leda till fler förbättringar. Din strategi för förebyggande av förluster kommer att bli en självförstärkande slinga.
Du kan välja och vraka bland dessa åtta olika idéer för att se vad som fungerar. Men, som säkerhetsexperter rekommenderar, se till att du har en integrerad strategi. Se till att varje förlustförebyggande åtgärd du tillämpar fungerar som en del av ditt övergripande säkerhetsprogram.
Lär dig mer om förlustförebyggande strategier
Du har investerat mycket tid, arbete och pengar i ditt företag. Att införa en effektiv strategi för förebyggande av förluster är ett utmärkt sätt att skydda den investeringen.
Förlustförebyggande åtgärder är bara en del av ett starkt fysiskt säkerhetsprogram. Börja med att tillämpa din nya strategi för förebyggande av förluster och se sedan hur du annars kan förbättra ditt företags resultat.
Vill du bygga ett bättre säkerhetshanteringsprogram? Se hur mycket tid och pengar du kan spara genom att byta till en intelligent lösning för säker förvaring som ett smart skåp. Prova vår ROI-kalkylator för smarta skåp.