Eine gute Kostenschätzung ist unerlässlich, um ein Projekt unter dem Budget zu halten. Während des Lebenszyklus eines Projekts können viele Kosten anfallen, und eine genaue Schätzung kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Plan ausmachen. Eine Schätzung ist jedoch leichter gesagt als getan. Projekte bringen Risiken mit sich, und Risiken bringen unerwartete Kosten mit sich.
Die Kostenschätzung ist der Prozess, der diese Faktoren berücksichtigt und ein Budget berechnet, das die für ein erfolgreiches Projekt erforderlichen finanziellen Verpflichtungen erfüllt. Die Kostenkalkulation für ein Projekt gilt für alles, vom Bau einer Brücke bis zur Entwicklung der neuen „Killer-App“. Alles kostet Geld, und je klarer Sie sich über den erforderlichen Betrag im Klaren sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihr Ziel erreichen.
Ein Überblick über die Kostenschätzung
Mit anderen Worten definiert das United States Government Accountability Office die Kostenschätzung als „die Summierung einzelner Kostenelemente unter Verwendung etablierter Methoden und gültiger Daten, um die künftigen Kosten eines Programms auf der Grundlage des heutigen Kenntnisstands zu schätzen.“
Es definiert ferner die grundlegenden Merkmale einer glaubwürdigen Kostenschätzung wie folgt:
- Klare Identifizierung der Aufgaben
- Breite Beteiligung an der Erstellung von Schätzungen
- Verfügbarkeit valider Daten
- Standardisierte Strukturen für die Schätzungen
- Voraussetzungen für Programmunsicherheiten
- Anerkennung von Inflation
- Ausgenommene Kosten
- Unabhängige Überprüfungen der Schätzungen
- Überarbeitung der Schätzungen bei wesentlichen Programmänderungen
12-Step Process for Cost Estimation
Die U.US-Regierung hat ein 12-stufiges Verfahren festgelegt, das zu zuverlässigen und gültigen Kostenschätzungen führt. Diese zwölf Schritte werden im Folgenden skizziert.
- Zweck der Schätzung definieren: Bestimmen Sie den Zweck der Schätzung, den erforderlichen Detaillierungsgrad, den Empfänger der Schätzung und den Gesamtumfang der Schätzung.
- Plan für die Schätzung entwickeln: Stellen Sie ein Kostenschätzungsteam zusammen und skizzieren Sie dessen Vorgehensweise. Entwickeln Sie einen Zeitplan und legen Sie fest, wer die unabhängige Kostenschätzung durchführen wird. Schließlich erstellen Sie den Zeitplan des Teams.
- Merkmale definieren: Erstellen Sie eine grundlegende Beschreibung des Zwecks sowie der System- und Leistungsmerkmale. Dazu gehören alle technologischen Implikationen, Systemkonfigurationen, Zeitpläne, Strategien und Beziehungen zu bestehenden Systemen. Vergessen Sie nicht Support, Sicherheit, Risikopunkte, Tests und Produktion, Bereitstellung und Wartung sowie ähnliche Altsysteme.
- Bestimmen Sie den Ansatz für die Schätzung: Definieren Sie einen Projektstrukturplan (PSP) und wählen Sie eine Schätzungsmethode, die für jedes Element im PSP am besten geeignet ist. Überprüfen Sie die Kosten- und Termintreiber; erstellen Sie dann eine Checkliste.
- Bestimmen Sie die Regeln und Annahmen: Definieren Sie klar, was in der Schätzung enthalten ist und was nicht, und legen Sie spezifische Annahmen fest.
- Beschaffung von Daten: Erstellen Sie einen Plan zur Datenerfassung und analysieren Sie die Daten, um Kostentreiber zu finden.
- Entwickeln Sie eine Punktschätzung: Entwickeln Sie ein Kostenmodell, indem Sie die einzelnen PSP-Elemente schätzen.
- Führen Sie eine Sensitivitätsanalyse durch: Prüfen Sie die Empfindlichkeit der Kosten gegenüber Änderungen der Schätzungseingabewerte und der wichtigsten Annahmen, und bestimmen Sie die wichtigsten Kostentreiber.
- Führen Sie eine Risiko- und Unsicherheitsanalyse durch: Bestimmen Sie die Kosten-, Termin- und technischen Risiken, die mit jeder Position auf dem Projektstrukturplan verbunden sind, und wie sie zu handhaben sind.
- Dokumentieren Sie die Schätzung: Dokumentieren Sie jeden Schritt des Prozesses, damit alle Beteiligten mit der Kostenschätzung auf dem gleichen Stand sind.
- Präsentieren Sie die Schätzung dem Management: Informieren Sie die Entscheidungsträger über den Kostenvoranschlag, um eine Genehmigung zu erhalten.
- Aktualisieren Sie den Kostenvoranschlag: Alle Änderungen müssen aktualisiert und gemeldet werden. Führen Sie außerdem eine Nachbetrachtung durch, in der Sie die gewonnenen Erkenntnisse dokumentieren.
Herausforderungen bei der Kostenschätzung
Bei der Kostenschätzung gibt es viele Faktoren, die mit Unsicherheit behaftet sind. Wenn zum Beispiel das Projekt nicht mit früheren Projekten vergleichbar ist, kann man sich nicht auf Erfahrungswerte stützen. Je weiter der Planungshorizont in der Zukunft liegt, desto größer ist die Unsicherheit. Je länger die Projektdauer ist, desto unschärfer sind die Kostenschätzungen.
Dann ist da noch das Team: Das Niveau der verfügbaren Fähigkeiten und Erfahrungen hat einen großen Einfluss auf die Gesamtkosten des Projekts.
Techniken zur Projektkostenschätzung
Alle diese Faktoren wirken sich auf die Projektkostenschätzung aus, so dass es schwierig ist, genaue Schätzungen zu erstellen. Glücklicherweise gibt es Techniken, die bei der Entwicklung einer genaueren Kostenschätzung helfen können.
Analoge Schätzung
Suchen Sie die Hilfe von Experten, die Erfahrung mit ähnlichen Projekten haben, oder verwenden Sie Ihre eigenen historischen Daten. Wenn Sie Zugang zu relevanten historischen Daten haben, versuchen Sie es mit analoger Schätzung, die Präzedenzfälle aufzeigen kann, die dabei helfen, die zukünftigen Kosten in den frühen Phasen des Projekts zu definieren.
Statistische Modellierung
Es gibt die statistische Modellierung oder parametrische Schätzung, die ebenfalls historische Daten der wichtigsten Kostentreiber verwendet und dann berechnet, wie diese Kosten aussehen würden, wenn die Dauer oder ein anderer Aspekt des Projekts geändert wird.
Bottom-Up-Schätzung
Ein detaillierterer Ansatz ist die Bottom-Up-Schätzung, bei der Schätzungen einzelner Aufgaben verwendet werden und diese dann addiert werden, um die Gesamtkosten des Projekts zu ermitteln.
Drei-Punkte-Schätzung
Ein weiterer Ansatz ist die Drei-Punkte-Schätzung, bei der drei Szenarien erstellt werden: wahrscheinlichste, optimistische und pessimistische Bereiche. Diese werden dann in eine Gleichung eingesetzt, um eine Schätzung zu entwickeln.
Reservenanalyse
Die Reservenanalyse bestimmt, wie viel Reserve für Unvorhergesehenes bereitgestellt werden muss. Mit diesem Ansatz wird versucht, die Ungewissheit in den Griff zu bekommen.
Qualitätskosten
Qualitätskosten verwenden Geld, das während des Projekts zur Vermeidung von Fehlern ausgegeben wird, und Geld, das nach dem Projekt zur Behebung von Fehlern eingesetzt wird. Dies kann dazu beitragen, die Gesamtkosten des Projekts genauer abzuschätzen. Auch der Vergleich von Angeboten von Anbietern kann bei der Kostenermittlung helfen.
Dynamische Tools
Wenn Sie Kosten schätzen, ist es hilfreich, eine Online-Software zu verwenden, um alle Projektinformationen zu sammeln. Eine Projektmanagement-Software, die zusammen mit vielen dieser Techniken verwendet werden kann, erleichtert den Prozess. Nutzen Sie die Online-Software, um Ihre Projektteams, Aufgaben und Ziele zu definieren. Verwalten Sie sogar Ihre Lieferanten und verfolgen Sie die Kosten im Laufe des Projekts. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Wie ProjectManager.com bei der Kostenschätzung helfen kann
ProjectManager.com ist eine Projektmanagement-Software, die über Funktionen verfügt, die bei der Erstellung einer genaueren Projektkostenschätzung helfen. Unser Online-Gantt-Diagramm kann Ihnen dabei helfen, die Kosten und Ausgaben für Projekte und Aufgaben zu verfolgen.
Kosten für bestimmte Aufgaben schätzen
Bei der Schätzung einzelner Aufgaben können die Kosten auch in unserem Online-Gantt-Diagramm erfasst und verfolgt werden. Hier können Sie eine Spalte für die geschätzten Kosten, die Basiskosten und die tatsächlichen Kosten hinzufügen, um das Projekt nach der Ausführung im Rahmen des Budgets zu halten.
Unser Online-Gantt-Diagramm kann nicht nur Aufgaben verfolgen, sondern Sie können es auch so einrichten, dass Sie die mit jeder Projektaufgabe verbundenen Material- und Fixkosten verfolgen und die Differenz zwischen Budget und tatsächlichen Kosten überwachen können, wie Sie es bei jeder Aufgabe können. All diese Daten werden auf einer Seite gesammelt.
Starten Sie, indem Sie ein Projekt erstellen und dann zur Gantt-Ansicht auf ProjectManager.com gehen. Wenn Sie bereits Daten haben, können Sie diese importieren, indem Sie auf die Schaltfläche „Importieren“ oben rechts auf der Seite klicken. Oder Sie können dieses Online-Gantt-Diagramm verwenden, um die Daten zu sammeln. Das Diagramm kann leicht mit Teammitgliedern und Beteiligten geteilt werden, wenn Sie Beiträge oder Genehmigungen einholen möchten.
Ressourcenkosten schätzen
Die Ressourcenmanagementfunktion auf ProjectManager.com ist ein weiteres Tool, das Ihnen helfen kann, eine genauere Projektkostenschätzung zu erstellen. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kosten durch die Arbeitsbelastung über Aufgaben und Projekte hinweg zu betrachten.
Bei der Planung eines Projekts mit unserem Ressourcenmanagement-Tool können Sie unter anderem die Zeitpläne der Mitarbeiter, die Miete von Geräten, Urlaub und Büroräume berücksichtigen, die sich auf Ihr Budget auswirken werden. Die Verteilung der Projektressourcen ist eine Möglichkeit, das Budget auszugleichen.
Erstellen Sie einen Ressourcenplan, indem Sie die Termine für die geplanten Ressourcen, die Dauer ihres Einsatzes und die beteiligten Personen festlegen. Dazu gehört auch die Anmietung von Ausrüstung oder Räumlichkeiten. Schlüsseln Sie außerdem auf, wie viele Ressourcen für jede Aktivität täglich benötigt werden. Erstellen Sie dann einen Zeitplan mit detaillierten Angaben zu den Ressourcen, einschließlich der Dauer und der geschätzten Kosten.
Wenn Sie die Kosten für ein Projekt schätzen, benötigen Sie die besten Werkzeuge, um ein genaues Budget zu berechnen. ProjectManager.com ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software mit Online-Gantt-Diagrammen und Ressourcenmanagement-Funktionen, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Projektkosten geben. Sehen Sie, wie ProjectManager.com Sie bei der Schätzung Ihrer Projektkosten unterstützen kann, indem Sie noch heute die kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.