Vous avez un employé qui vit dans un État mais travaille dans un autre ? Si c’est le cas, vous retenez généralement les impôts d’État et locaux pour l’État de travail. L’employé devrait toujours payer des impôts à son État d’origine, ce qui pourrait se transformer en un tracas pour lui. N’est-ce pas ? Cue accords réciproques.
Les États ayant conclu des accords réciproques ont quelque chose appelé réciprocité fiscale entre eux, ce qui atténue ledit tracas.
Qu’est-ce que la réciprocité fiscale ?
La réciprocité fiscale est un accord entre États qui réduit la charge fiscale des employés qui font la navette pour travailler au-delà des frontières de l’État. Dans les États où il y a réciprocité fiscale, les employés n’ont pas à remplir plusieurs déclarations fiscales d’État. S’il existe un accord de réciprocité entre l’État d’origine et l’État de travail, l’employé est exonéré des impôts d’État et locaux dans son État d’emploi.
Disons qu’un employé vit en Pennsylvanie mais travaille en Virginie. La Pennsylvanie et la Virginie ont un accord de réciprocité. L’employé ne doit payer que les taxes d’État et locales pour la Pennsylvanie, pas pour la Virginie. Vous retenez les taxes pour l’État d’origine de l’employé.
La réciprocité fiscale ne s’applique qu’aux taxes étatiques et locales. Elle n’a aucun effet sur les charges sociales fédérales. Peu importe où vous vivez, le gouvernement fédéral veut toujours sa part.
Qu’en est-il des États sans réciprocité fiscale ?
Les employés ne doivent pas deux fois plus d’impôts dans les États sans réciprocité. Mais, les employés peuvent avoir à faire un peu de travail supplémentaire, comme remplir des déclarations d’impôt de plusieurs États.
Sans accord de réciprocité, les employeurs retiennent l’impôt sur le revenu de l’État où l’employé effectue son travail.
Au lieu d’une double retenue et imposition, l’État d’origine de l’employé peut lui créditer le montant retenu pour son État de travail. Mais, gardez à l’esprit que l’État d’origine et l’État de travail d’un employé pourraient ne pas appliquer le même taux d’impôt sur le revenu de l’État.
Si l’État de travail de l’employé a un taux d’imposition sur le revenu de l’État inférieur à celui de son État d’origine, il doit plus à son État d’origine au moment de l’imposition. Si l’État de travail de l’employé a un taux d’imposition sur le revenu de l’État plus élevé que son État d’origine, il doit attendre un remboursement.
Quel est votre rôle dans la réciprocité fiscale des États ?
Les employés doivent demander que vous reteniez les impôts pour leur État d’origine et non pour leur État de travail.
Cessez de retenir les impôts pour l’état de travail d’un employé lorsque votre employé vous remet son formulaire d’exemption d’impôt d’état. Ensuite, commencez à retenir les impôts pour l’état de résidence de l’employé.
À la fin de l’année, utilisez le formulaire W-2 pour indiquer à l’employé le montant que vous avez retenu pour l’impôt sur le revenu de l’État.
Que se passe-t-il si vous retenez les impôts pour l’état de travail ?
Lorsqu’un employé qui vit dans un état et travaille dans un autre commence à travailler pour vous, vous pourriez commencer automatiquement à retenir les impôts pour l’état d’emploi. Si vous retenez des impôts pour l’État de travail et non pour l’État de résidence, l’employé doit soumettre des paiements d’impôts trimestriels à son État d’origine.
Lorsque l’employé fait sa déclaration d’impôts individuelle, il soumet une déclaration d’impôts pour chaque État où vous avez retenu des impôts. L’employé reçoit probablement un remboursement d’impôt ou un crédit pour les impôts payés à l’État de travail.
Accords réciproques par État
La réciprocité entre les États ne s’applique pas partout. Un employé doit vivre dans un état et travailler dans un état qui ont un accord de réciprocité fiscale ensemble.
Donc, quels sont les états où il y a réciprocité ? Les états suivants sont ceux où le salarié travaille.
Arizona
L’Arizona a des accords de réciprocité avec :
- Californie
- Indiana
- Oregon
- Virginie
Si un employé travaille en Arizona mais vit dans l’un des États réciproques, il peut remplir le formulaire WEC, Employee Withholding Exemption Certificate. Les employés doivent également utiliser ce formulaire pour mettre fin à leur exemption de retenue (par exemple, s’ils déménagent en Arizona).
D.C.
Les employés qui travaillent à D.C. mais qui n’y vivent pas n’ont pas à faire retenir l’impôt sur le revenu de D.C.. Pourquoi ? Le D.C. a un accord de réciprocité fiscale avec chaque État.
Pour bénéficier de la réciprocité de D.C., la résidence permanente de l’employé doit être en dehors de D.C., et il ne peut pas résider à D.C. pendant 183 jours ou plus dans l’année.
Les employés doivent vous soumettre le formulaire D-4A, Certificat de non-résidence dans le district de Columbia, pour se soustraire à la retenue de l’impôt sur le revenu de D.C..
Illinois
L’Illinois a des accords de réciprocité avec :
- Iowa
- Kentucky
- Michigan
- Wisconsin
Si votre employé travaille dans l’Illinois mais vit dans l’un des États réciproques, il peut remplir le formulaire IL-W-5-NR, Employee’s Statement of Nonresidence in Illinois, pour être exempté de l’impôt sur le revenu de l’État de l’l’Illinois.
Indiana
Les employés qui travaillent dans l’Indiana mais vivent dans l’un des États suivants peuvent demander à être exemptés de la retenue de l’impôt sur le revenu de l’État de l’Indiana :
- Kentucky
- Michigan
- Ohio
- Pennsylvanie
- Wisconsin
Les employés qui résident dans l’un des États réciproques peuvent soumettre le formulaire WH-47, certificat de résidence, pour demander à être exemptés de la retenue de l’impôt sur le revenu de l’État de l’Indiana.
Si un employé réside dans un État sans accord de réciprocité avec l’Indiana, il peut bénéficier d’un crédit d’impôt pour les impôts retenus pour l’Indiana.
Iowa
Quels États ont la réciprocité avec l’Iowa ? L’Iowa n’a en fait qu’un seul État avec une réciprocité fiscale : Illinois.
Les employés qui travaillent dans l’Iowa et vivent dans l’Illinois peuvent remplir le formulaire IA 44-016, Employee’s Statement of Nonresidence in Iowa.
Kentucky
Le Kentucky a des accords de réciprocité avec :
- Illinois
- Indiana
- Michigan
- Ohio*
- Virginie*
- Virginie occidentale
- Wisconsin
.
Les employés qui travaillent au Kentucky et vivent dans l’un des États réciproques peuvent remplir le formulaire 42A809 pour demander que les employeurs ne retiennent pas l’impôt sur le revenu du Kentucky.
*L’Ohio et la Virginie ont tous deux des accords conditionnels. Si un employé vit en Virginie, il doit se rendre quotidiennement à son travail au Kentucky pour être admissible. Les employés qui vivent dans l’Ohio ne peuvent pas être des employés actionnaires avec 20 % ou plus de capitaux propres dans une société S.
Maryland
Les employés peuvent demander une exemption de l’impôt sur le revenu de l’État du Maryland s’ils travaillent dans le Maryland et vivent dans l’une des régions suivantes :
- D.C.
- Pennsylvanie
- Virginie
- Virginie occidentale
Pour demander l’exemption de l’impôt sur le revenu de l’État du Maryland, les employés admissibles doivent soumettre le formulaire MW507, Employee’s Maryland Withholding Exemption Certificate.
Michigan
Les États réciproques du Michigan en matière d’impôts comprennent :
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Minnesota
- Ohio
- Wisconsin
Les employés doivent soumettre le formulaire MI-W4, Employee’s Michigan Withholding Exemption Certificate, pour la réciprocité fiscale.
Minnesota
Le Minnesota a une réciprocité fiscale avec :
- Michigan
- Dakota du Nord
Si un employé vit au Michigan ou au Dakota du Nord et travaille au Minnesota, il doit remplir le formulaire MWR, certificat d’exemption de réciprocité. Les employés doivent retourner au Michigan ou au Dakota du Nord au moins une fois par mois pour être admissibles.
Montana
Le Montana a une réciprocité fiscale avec le Dakota du Nord. Les résidents du Dakota du Nord qui travaillent au Montana peuvent demander une exemption de la retenue de l’impôt sur le revenu de l’État du Montana.
Collez le formulaire MW-4, Montana Employee Withholding Allowance and Exemption Certificate, auprès des employés.
New Jersey
Le New Jersey n’a de réciprocité qu’avec la Pennsylvanie. Cela s’applique aux employés qui vivent en Pennsylvanie et travaillent dans le New Jersey.
Les employés peuvent demander une exemption de l’impôt sur le revenu de l’État du NJ en remplissant le formulaire NJ-165, certificat de non-résidence de l’employé dans le New Jersey.
Dakota du Nord
Votre employé travaille-t-il au Dakota du Nord et vit-il au Minnesota ou au Montana ? Si la réponse est oui, il peut remplir le formulaire NDW-R, Exemption de retenue à la source pour les résidents qualifiés du Minnesota et du Montana travaillant dans le Dakota du Nord, pour obtenir la réciprocité fiscale.
Ohio
L’Ohio a la réciprocité fiscale avec les cinq États suivants :
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
- Pennsylvanie
- Virginie occidentale
Collecter le formulaire IT 4NR, Déclaration de résidence de l’employé dans un État de réciprocité, pour cesser de retenir l’impôt sur le revenu de l’Ohio.
Pennsylvanie
La Pennsylvanie a conclu des accords de réciprocité fiscale avec les Etats suivants :
- Indiana
- Maryland
- New Jersey
- Ohio
- Virginie
- Virginie occidentale
Les employés doivent vous remettre le formulaire REV-419 EX, Employee’s Nonwithholding Application Certificate, aux fins de réciprocité.
Virginie
Les États de réciprocité de la Virginie comprennent :
- D.C.
- Kentucky
- Maryland
- Pennsylvanie
- Virginie occidentale
Les employés travaillant en Virginie peuvent remplir et soumettre le formulaire VA-4, feuille de travail d’exemption personnelle.
Virginie-Occidentale
Les états de réciprocité de la Virginie-Occidentale pour les taxes comprennent :
- Kentucky
- Maryland
- Ohio
- Pennsylvanie
- Virginie
Collecter le formulaire IT-140NRS, déclaration spéciale d’impôt sur le revenu des non-résidents de Virginie occidentale, auprès des employés.
Wisconsin
Les États du Wisconsin ayant conclu des accords de réciprocité fiscale sont :
- Illinois
- Indiana
- Kentucky
- Michigan
Les employés qui travaillent au Wisconsin mais qui vivent dans l’un des États de réciprocité peuvent remplir le formulaire W-220, Déclaration de réciprocité de retenue de l’employé non résident.
Liste des États ayant des accords de réciprocité
Utilisez notre tableau pour savoir quels États ont des accords de réciprocité. Et, découvrez le formulaire que l’employé doit remplir pour vous demander de faire une retenue dans son État d’origine :
| Lieu de travail de l’employé | Lieu de résidence de l’employé | Formulaire que l’employé doit remplir |
| Arizona | Californie, Indiana, Oregon, Virginie | Arizona Formulaire WEC |
| D.C. | Autre part que D.C. | Formule D-4A |
| Illinois | Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin | Formule IL-W-5-NR |
| Indiana | Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvanie, et Wisconsin | Form WH-47 |
| Iowa | Illinois | Form IA 44-106 |
| Kentucky | Illinois, Indiana, Michigan, Virginie occidentale, Wisconsin Virginie, Ohio (avec conditions) |
Form 42A809 |
| Maryland | D.C., Pennsylvanie, Virginie, Virginie occidentale | Form MW507 |
| Michigan | Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin | Form MI-W4 |
| Minnesota | Michigan, North Dakota | Form MWR |
| Montana | North Dakota | Form MW-4 |
| New Jersey | Pennsylvanie | Form NJ-165 |
| Dakota du Nord | Minnesota, Montana | Form NDW-R |
| Ohio | Indiana, Kentucky, West Virginia, Michigan, Pennsylvanie | Form IT 4NR |
| Pennsylvanie | Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginie, Virginie occidentale | Form REV-419 EX |
| Virginie | D.C., Kentucky, Maryland, Pennsylvanie, Virginie occidentale | Formule VA-4 |
| Virginie occidentale | Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvanie, Virginie | Formule IT-140NRS |
| Wisconsin | Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan | Formulaire W-220 |
Bien que les États non listés n’aient pas de réciprocité fiscale, beaucoup ont un accord sous forme de crédits. Encore une fois, un accord sous forme de crédits signifie que l’État d’origine de l’employé lui accorde un crédit d’impôt pour avoir payé l’impôt sur le revenu de l’État à son État de travail.
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Cet article a été mis à jour par rapport à sa date de publication initiale du 6 janvier 2017.
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