Ylityöllistetyt työntekijät: merkit ja mahdolliset seuraukset

Onko teillä ylikuormitettuja työntekijöitä?

On luonnollista haluta, että työntekijät ovat mahdollisimman tuottavia, ja jokaisessa yrityksessä on toisinaan aikoja, jotka ovat kiireisempiä kuin toiset. Älä kuitenkaan tee sitä yleistä virhettä, että uuvutat huippulahjakkuutesi.

Välttääksesi työntekijöiden loppuunpalamisen tasapainota korkeat odotuksesi vankkojen strategioiden kanssa, jotta työntekijät eivät pääse ylikuormittumaan.

Ylityöllistetyt työntekijät voivat vaikuttaa liiketoimintasi kaikkiin osa-alueisiin. Näin:

• Tuottavuus romahtaa, kun työntekijät eivät saa kaikkea tehtyä.
• Laatu heikkenee, kun työntekijät eivät voi käyttää aikaa työnsä tekemiseen oikein.
• Kasvu pysähtyy, kun työntekijät eivät voi irrottautua ottaakseen uutta koulutusta tai ottaakseen käyttöön prosessin, joka voisi auttaa yritystä.
• Asiakaspalvelu heikkenee, kun työntekijät keskittyvät vain pärjäämiseen eivätkä voi keskittyä asiakassuhteiden rakentamiseen ja ylläpitämiseen.
• maine kärsii, kun yritys tunnetaan siitä, että se ajaa työntekijöitään nurin.
• Moraali romahtaa, kun työntekijät menettävät intohimonsa. He palavat loppuun tai lähtevät yrityksestä.

Myös puolet amerikkalaisista työntekijöistä tuntee itsensä ylityöllistetyiksi tai loppuun palaneiksi, kertoo Staples Business Advantage Workplace Index 2016. On tärkeää tunnistaa ylikuormittuneiden työntekijöiden merkit varhaisessa vaiheessa, jotta voidaan ehkäistä loppuunpalamista ja toivottavasti auttaa vähentämään poistumaa.

Kannattaa kiinnittää huomiota näihin kuuteen ylikuormittuneiden työntekijöiden varoitusmerkkiin:

Huono työsuoritus

Katso silmäsi työntekijöihin, jotka eivät pidä kiinni määräajoista, jättävät projektit myöhässä tai keskeneräisinä tai tekevät pelkkiä vähimmäistoimia selvitäkseen toimeenpanostaan. 2. Huomioi nämä kuusi varoitusmerkkiä. Poissaolot

Huomaa, kun tiimin jäsenet myöhästelevät usein tai jättävät töitä tekemättä.

Työntekijöiden kohonnut tunnetila

Oletko havainnut, että työntekijöillä on lyhyempi sulake, kun he ovat stressaantuneita; he ovat usein hajamielisiä, tyytymättömiä tai sitoutumattomia.

Huonoa asiakaspalautetta,

Viestivätkö asiakkaat huomanneensa muutosta palvelussa? Oletko kuullut kommentteja, kuten: ”Hitsi, yritän sopia asioita Shannonin kanssa, mutta hän sopii aikatauluja neljän kuukauden päähän. Hänen täytyy olla hyvin kiireinen.”

5. Pitkien työaikojen tekeminen

Varokaa työntekijöitä, jotka tekevät töitä työajan ulkopuolella, viikonloppuisin ja lomapäivinä, eivätkä pidä lomaa.

Paljastavat lausunnot

Varokaa sellaisia kommentteja kuin: ”Käytännössä asun täällä”, tai ”Toivoisin, että voisin pitää lomaa, mutta minun täytyisi työskennellä 40 tuntia ylimääräistä, jotta voisin pitää lomaa”, tai: ”En muista, milloin viimeksi luin kirjaa huvikseni”. Työntekijät saattavat sanoa näitä asioita puoliksi vitsillä, mutta todellisuudessa ne ovat hätämerkki.

Pääsy burnoutiin

Jos havaitset näitä merkkejä, on aika toimia ennen kuin burnout alkaa. Keskustele jokaisen työntekijän kanssa kahden kesken selvittääksesi ongelman laajuuden.

Haluat myös kerätä lisätietoja työntekijän työmäärästä tai harkita ammattimaisen työnantajaorganisaation eli PEO:n palkkaamista tutkimaan syvällisemmin organisaatiosi prosesseja työnkulun hallitsemiseksi.

Työtehtävien analyysi voi myös antaa hyödyllistä tietoa.

Millainen on työntekijän työnkuva? Onko se järkevä? Vai onko hän vastuussa viidestä työtehtävästä yhdessä? Seuraa sitä aikatutkimuksella. Käyttääkö kyseinen työntekijä 10 tuntia viikossa hallinnollisiin töihin, vaikka hänen pitäisi keskittyä tuotteenne myyntiin tai muihin, tärkeämpiin tehtäviin?

Jos havaitset näitä merkkejä useammassa kuin yhdessä työntekijässä, tarkastele tarkemmin organisaatiosi kulttuuria.

Onko pitkät työpäivät normi? Onko ok ja pidetäänkö sitä jopa ylpeydenaiheena, että työntekijät sanovat olevansa ylityöllistettyjä?

Jos näin on, ylityöllistetyt työntekijät eivät todennäköisesti kerro sinulle, kun he ovat stressaantuneita ja lähellä burnoutia. He vain lähtevät yrityksestäsi ja etsivät töitä jostain muualta.

Ole ennakoiva ehkäistäksesi ylikuormitettuja työntekijöitä

Ideaalitilanne olisi ehkäistäksesi ylikuormitusta työntekijöissäsi alun alkaen. Vaikka tämä ei ole aina mahdollista, yritysjohtajat tietävät usein etukäteen, milloin he saattavat tarvita työntekijän tekevän enemmän töitä – esimerkiksi kun yritys saa uuden asiakkaan tai korvaamaton työntekijä lähtee.

Ole rehellinen ja avoin, kun työntekijöiden on tarpeen tehdä ylimääräistä työaikaa, ja laadi sitten suunnitelma, joka auttaa heitä selviytymään. Jos joku on lähdössä organisaatiostasi, voisit ehkä jakaa työtaakkaa tai hankkia tilapäistä tai osa-aikaista apua.

Muista kertoa työntekijöille vaiheittain, mitä aiot tehdä auttaaksesi heitä siihen asti, kunnes korvaava työntekijä on palkattu, sekä aikataulusi muutosten tekemiselle.

Käytä näitä parhaita käytänteitä välttääksesi työntekijöidesi ylikuormittamisen

Työntekijöiden työmäärän hallinta ja sen varmistaminen, ettei se stressaannuta työntekijöitasi, on jatkuva prosessi. Seuraavassa on muutamia käytäntöjä, joita kannattaa kokeilla:

• Tarkista säännöllisesti työntekijöiden kanssa kahdenkeskisissä tapaamisissa, miten he selviytyvät työtaakastaan, ja tarjoa apua ja ohjausta. Varmista, ettei kukaan teistä jätä tapaamisia väliin.
• Toteuta yrityskyselyitä, poistumishaastatteluja ja jopa oleskeluhaastatteluja selvittääksesi, normalisoiko yrityskulttuuri ylikuormitusta. Mitä mieltä työntekijät ovat siitä, kuinka paljon he työskentelevät? Mitä tukea he tarvitsevat?
• Mahdollistakaa työntekijöille mahdollisuus työskennellä kotona tai tehdä joustavia työaikoja. Työmatkojen tekemättä jättäminen toimistolle voi tehdä valtavan eron, kun ihmiset tuntevat itsensä ylikuormitetuiksi.
• Lopeta kokoukset, jotka ovat tehottomia ja joilla ei ole selkeitä tavoitteita.
• Painota tehokkuutta kriittisenä osana yrityskulttuuria, kouluta henkilöstöäsi siitä, mitä tehokkuus tarkoittaa organisaatiossasi, ja auta heitä poistamaan tehottomuutta.
• Vahvista työntekijöitäsi sanomaan ei – olipa kyse sitten ylimääräisestä projektista tai asiakaskäynnistä, joka voitaisiin hoitaa yhtä helposti puhelinsoitolla.
• Tarjoa lounasta tai välipalaa ylitöitä tekeville työntekijöille. (Jos työntekijät ovat oikeutettuja ylityökorvaukseen, muista kirjata ja maksaa kaikki työaika, myös lounas, jos se on tehty. Noudata kaikkia Fair Labor Standards Act -säännöksiä.)
• Kirjoita säännöllisesti palkkakyselyjä, jotta näet, miten organisaatiosi pärjää. Jos maksat työntekijöillesi liian vähän palkkaa, se johtaa nopeammin työuupumukseen, ja he lähtevät todennäköisemmin pois, jos he tekevät liikaa töitä.
• Varmista, että henkilökuntasi käyttää PTO:nsa ja pitää vapaata kiireisten kausien jälkeen (kuten verokausi tilitoimistoissa).

Kun sinulla on nämä strategiat käsissäsi, sinulla on hyvät edellytykset auttaa työntekijöitäsi hallitsemaan työmääräänsä. Tämän seurauksena heistä tulee onnellisempia ja terveempiä organisaatiosi työntekijöitä.

Lataamalla ilmaisen e-kirjamme voit oppia, miten PEO voi auttaa organisaatiotasi rakentamaan vankkoja strategioita, joiden avulla voit toimia tehokkaammin ja ehkäistä työntekijöiden loppuunpalamista: HR:n ulkoistaminen: A step-to-step guide to professional employer organizations (PEOs).