Hyvä kustannusarviointi on välttämätöntä, jotta projekti pysyy budjetissa. Projektin elinkaaren aikana voi syntyä monia kustannuksia, ja tarkka arviointimenetelmä voi olla ero onnistuneen ja epäonnistuneen suunnitelman välillä. Arviointi on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Projektit tuovat mukanaan riskejä, ja riskit tuovat mukanaan odottamattomia kustannuksia.
Kustannusarviointi on prosessi, jossa nämä tekijät otetaan huomioon ja lasketaan budjetti, joka vastaa onnistuneen projektin edellyttämiä taloudellisia sitoumuksia. Projektikustannusten arviointia sovelletaan kaikkeen sillan rakentamisesta uuden tappajasovelluksen kehittämiseen. Kaikki maksaa rahaa, joten mitä selkeämmin tiedät tarvittavan summan, sitä todennäköisemmin saavutat tavoitteesi.
Katsaus kustannusarviointiin
Yhdysvaltain hallituksen tilintarkastusvirasto (United States Government Accountability Office) määrittelee kustannusarvioinnin seuraavasti: ”Yksittäisten kustannustekijöiden yhteenlaskeminen käyttäen vakiintuneita menetelmiä ja päteviä tietoja ohjelman tulevien kustannusten arvioimiseksi sen perusteella, mitä tällä hetkellä tiedetään”.”
Se määrittelee lisäksi uskottavan kustannusarvion perusominaisuuksiksi muun muassa seuraavat:
- Tehtävien selkeä määrittely
- Laaja osallistuminen arvioiden laatimiseen
- Kelvollisten tietojen saatavuus
- Standardoidut rakenteet arvioita varten
- Säännökset, jotka koskevat Ohjelman epävarmuustekijät
- Inflaation huomioon ottaminen
- Kustannusten huomioiminen
- Kustannusten huomioimatta jättäminen
- Estimaattien riippumattomat tarkistukset
- Estimaattien tarkistaminen merkittävien ohjelmamuutosten vuoksi
12-Step Process for Cost Estimation
The U.Yhdysvaltain hallitus on määritellyt 12-vaiheisen prosessin, joka johtaa luotettaviin ja päteviin kustannusarvioihin. Nämä kaksitoista vaihetta on esitetty alla.
- Määrittele arvion tarkoitus: Määrittele arvion tarkoitus, tarvittava yksityiskohtaisuuden taso, kuka arvion saa ja arvion kokonaislaajuus.
- Kehitä arviointisuunnitelma: Kokoa kustannusarviointiryhmä ja hahmottele sen lähestymistapa. Kehitä aikataulu ja määritä, kuka tekee riippumattoman kustannusarvion. Laadi lopuksi ryhmän aikataulu.
- Määrittele ominaisuudet: Luo peruskuvaus tarkoituksesta, järjestelmän ja suorituskyvyn ominaisuuksista. Tähän sisältyvät mahdolliset teknologiset vaikutukset, järjestelmäkokoonpanot, aikataulut, strategiat ja suhteet olemassa oleviin järjestelmiin. Älä unohda tukea, tietoturvaa, riskikohteita, testausta ja tuotantoa, käyttöönottoa ja ylläpitoa sekä mahdollisia vastaavia vanhoja järjestelmiä.
- Määritä arvioinnin lähestymistapa: Määrittele työnjakorakenne (Work breakdown structure, WBS) ja valitse arviointimenetelmä, joka soveltuu parhaiten kullekin WBS:n elementille. Ristiintaulukoi kustannus- ja aikataulutekijät; luo sitten tarkistuslista.
- Määritä sääntö ja oletukset: Määrittele selkeästi, mitä sisältyy ja mitä ei sisällytetä arvioon, ja yksilöi erityiset oletukset.
- Hanki tietoja: Luo tiedonkeruusuunnitelma ja analysoi tiedot kustannusajureiden löytämiseksi.
- Kehitä pistearvio: Kehitä kustannusmalli arvioimalla jokainen WBS-elementti.
- Suorita herkkyysanalyysi: Testaa kustannusten herkkyyttä arvioinnin syöttöarvojen ja keskeisten oletusten muutoksille ja määritä keskeiset kustannusajurit.
- Suorita riski- ja epävarmuusanalyysi: Määritä kustannus-, aikataulu- ja tekniset riskit, jotka liittyvät kuhunkin WBS:n kohtaan, ja miten niitä hallitaan.
- Dokumentoi arvio: Jokaisesta prosessin vaiheesta on laadittava dokumentaatio, jotta kaikki ovat samalla sivulla kustannusarvion kanssa.
- Esittele kustannusarvio johdolle: Perehdytä päättäjät kustannusarvioihin hyväksynnän saamiseksi.
- Päivitä arvio: Kaikki muutokset on päivitettävä ja niistä on raportoitava. Suorita myös jälkikäteisarviointi, jossa voit dokumentoida saadut kokemukset.
Kustannusarvioinnin haasteet
Kustannusarvioinnissa on monia epävarmuustekijöitä. Jos hanke ei esimerkiksi ole samanlainen kuin aiemmat, kokemus ei auta sinua ohjaamaan. Jos suunnitteluhorisontti on kauempana, epävarmuus on sitä suurempi. Mitä pidempi projektin kesto on, sitä epätarkempi kustannusarvio on.
Sitten on vielä tiimi: käytettävissä olevan ammattitaidon ja kokemuksen taso vaikuttaa suuresti projektin kokonaiskustannuksiin.
Projektin kustannusarviointitekniikat
Kaikki nämä tekijät vaikuttavat projektin kustannusarviointiin, minkä vuoksi tarkkojen kustannusarvioiden laatiminen on vaikeaa. Onneksi on olemassa tekniikoita, jotka voivat auttaa tarkemman kustannusarvion laatimisessa.
Analoginen arviointi
Hae apua asiantuntijoilta, joilla on kokemusta samankaltaisista hankkeista, tai käytä omia historiatietoja. Jos sinulla on pääsy asiaankuuluviin historiatietoihin, kokeile analogista estimointia, joka voi näyttää ennakkotapauksia, jotka auttavat määrittelemään, millaisia tulevat kustannukset ovat projektin alkuvaiheessa.
Tilastollinen mallintaminen
On olemassa tilastollinen mallintaminen eli parametrinen estimointi, jossa käytetään myös historiatietoja keskeisistä kustannusajureista ja lasketaan sitten, millaisiksi nämä kustannukset muodostuisivat, jos kestoaikaa tai jotakin muuta osa-aluetta projektissa muutettaisiin.
Alhaalta ylöspäin tapahtuva estimointi
Rakenteellisempi lähestymistapa on alhaalta ylöspäin tapahtuva estimointi, jossa käytetään yksittäisten tehtävien arvioita ja lasketaan ne sitten yhteen projektin kokonaiskustannusten määrittämiseksi.
Kolmen pisteen estimaatti
Toinen lähestymistapa on kolmen pisteen estimaatti, jossa päädytään kolmeen skenaarioon: todennäköisimpään, optimistisimpaan ja pessimistisimpään. Nämä asetetaan sitten yhtälöön arvion laatimiseksi.
Reservianalyysi
Reservianalyysissä määritetään, kuinka paljon varautumisvaraa on varattava. Tällä lähestymistavalla yritetään riitauttaa epävarmuutta.
Laadun kustannus
Laadun kustannuksessa käytetään projektin aikana epäonnistumisten välttämiseen käytettyä rahaa ja projektin jälkeen epäonnistumisten korjaamiseen käytettyä rahaa. Tämä voi auttaa hienosäätämään projektin kokonaiskustannusarviota. Myös toimittajien tarjousten vertailu voi auttaa kustannusten selvittämisessä.
Dynaamiset työkalut
Kustannusarviota tehtäessäsi on hyödyllistä käyttää verkko-ohjelmaa, johon voit kerätä kaikki projektitiedot. Projektinhallintaohjelmisto, jota voidaan käyttää kongressissa monien näiden tekniikoiden kanssa helpottamaan prosessia. Käytä verkko-ohjelmistoa projektiryhmien, tehtävien ja tavoitteiden määrittelyyn. Hallitse jopa myyjiäsi ja seuraa kustannuksia projektin edetessä. Näytämme miten.
Miten ProjectManager.com voi auttaa kustannusarviossa
ProjectManager.com on projektinhallintaohjelmisto, jossa on ominaisuuksia, jotka auttavat luomaan tarkemman kustannusarvion projektista. Online Gantt-kaavion avulla voit seurata projektien ja tehtävien kustannuksia ja menoja.
Estimate Costs of Specific Tasks
Kun arvioit yksittäisiä tehtäviä, kustannuksia voidaan myös kerätä ja seurata online Gantt-kaaviossamme. Tähän voit lisätä sarakkeen arvioiduille kustannuksille, peruskustannuksille ja toteutuneille kustannuksille, mikä auttaa sinua pitämään projektin budjetissa, kun se on toteutettu.
Online-Gantt-kaavioidemme avulla voit seurata tehtävien lisäksi myös kuhunkin projektitehtävään liittyviä materiaalikustannuksia ja kiinteitä kustannuksia sekä seurata budjetoitujen ja toteutuneiden kustannusten välistä eroa, kuten voit tehdä kunkin tehtävän kohdalla. Kaikki nämä tiedot on koottu yhdelle sivulle.
Aloita luomalla projekti ja siirry sitten ProjectManager.comin Gantt-näkymään. Jos sinulla on jo tietoja, voit tuoda ne napsauttamalla sivun oikeassa yläkulmassa olevaa tuontipainiketta. Tai voit käyttää tätä online Gantt-kaaviota tietojen keräämiseen. Se voidaan helposti jakaa tiimin jäsenten ja sidosryhmien kanssa, kun olet valmis saamaan palautetta tai hyväksyntää.
Resurssien kustannusarvio
ProjectManager.comin resurssienhallintaominaisuus on toinen työkalu, joka voi auttaa sinua saamaan tarkemman projektikustannusarvion. Se tarjoaa tavan tarkastella kustannuksia tehtävien ja projektien työmäärän kautta.
Kun suunnittelet projektia resurssienhallintatyökalun avulla, voit ottaa huomioon muun muassa työntekijöiden aikataulut, laitevuokrat, lomat ja toimistotilat, jotka vaikuttavat budjettiisi. Projektin resurssien jakaminen on yksi tapa tasapainottaa budjettia.
Luo resurssisuunnitelma aikatauluttamalla suunniteltujen resurssien päivämäärät, kuinka kauan tarvitset resursseja, ja henkilöt, jotka ovat mukana. Tämä sisältää myös mahdolliset laitteiden tai paikan vuokraukset. Jaottele myös, kuinka paljon resursseja tarvitaan kuhunkin aktiviteettiin päivittäin. Luo sitten aikataulu, jossa on yksityiskohtaiset resurssit, mukaan lukien kesto ja arvioidut kustannukset.
Kun arvioit projektin kustannuksia, haluat käyttää parhaita työkaluja, jotka auttavat sinua laskemaan tarkemman budjetin. ProjectManager.com on pilvipohjainen projektinhallintaohjelmisto, jossa on online Gantt-kaaviot ja resurssienhallintaominaisuudet, joiden avulla voit hallita projektin kustannuksia. Katso, miten ProjectManager.com voi auttaa projektikustannusten arvioinnissa ottamalla tämän ilmaisen 30 päivän kokeilujakson jo tänään.