¿Tiene empleados con exceso de trabajo?
Es natural que quiera que sus empleados sean lo más productivos posible, y todas las empresas tendrán momentos ocasionales más ocupados que otros. Pero no cometa el error común de agotar a sus mejores talentos.
Para evitar el agotamiento de los empleados, equilibre sus altas expectativas con estrategias sólidas para evitar que los empleados se sientan abrumados.
Los empleados con exceso de trabajo pueden afectar a todas las áreas de su empresa. He aquí cómo:
- La productividad cae en picado cuando los empleados no son capaces de hacerlo todo.
- La calidad se deteriora cuando los empleados no pueden dedicar tiempo a hacer bien su trabajo.
- El crecimiento se estanca cuando los empleados no pueden escaparse para recibir una nueva formación o implementar un proceso que podría ayudar al negocio.
- El servicio al cliente disminuye cuando los empleados se centran sólo en salir adelante y no pueden concentrarse en construir y mantener las relaciones con los clientes.
- La reputación se resiente cuando una empresa es conocida por hacer fracasar a sus empleados.
- La moral cae en picado cuando los empleados pierden la pasión. Se queman o abandonan la empresa.
Más de la mitad de los empleados estadounidenses se sienten sobrecargados de trabajo o quemados, según el Staples Business Advantage Workplace Index 2016. Es importante reconocer los signos de los empleados con exceso de trabajo desde el principio para prevenir el agotamiento y, con suerte, ayudar a reducir el desgaste.
Presta atención a estas seis señales de advertencia de los empleados con exceso de trabajo:
Mal rendimiento en el trabajo
Está atento a los empleados que no cumplen con los plazos, entregan los proyectos tarde o incompletos, o hacen lo mínimo para salir adelante.
2.
Emociones de los empleados
¿Ha observado que los empleados tienen una mecha más corta cuando están estresados; a menudo están distraídos, descontentos o desvinculados?
Malos comentarios de los clientes
¿Los clientes le comunican que han notado un cambio en el servicio? ¿Ha escuchado comentarios como «Dios, trato de programar cosas con Shannon, pero ella está programando con cuatro meses de anticipación. Debe estar muy ocupada»
5. Trabajar muchas horas
Observe si los empleados trabajan fuera de horario, los fines de semana y los días festivos, y no toman vacaciones.
Declaraciones reveladoras
Tenga cuidado con comentarios como: «Prácticamente vivo aquí», o «Me gustaría poder tomar vacaciones, pero tendría que trabajar 40 horas extra sólo para tomarlas», o «No puedo recordar el último libro que leí por diversión». Los empleados pueden decir estas cosas medio en broma, pero en realidad son una señal de angustia.
Cómo llegar al fondo del burnout
Si ve estas señales, es hora de actuar antes de que el burnout se instale. Habla con cada uno de los empleados de forma individual para conocer el alcance del problema.
También querrá recopilar más información sobre la carga de trabajo del empleado o considerar la posibilidad de contratar a una organización profesional de empleadores, o PEO, para profundizar en los procesos de su organización para la gestión del flujo de trabajo.
Un análisis del puesto de trabajo también puede proporcionar una visión útil.
¿Cuál es la descripción del trabajo del empleado? ¿Es razonable? O ¿es responsable de cinco trabajos en uno? Siga con un estudio del tiempo. ¿Pasa la empleada en cuestión 10 horas a la semana en trabajo administrativo, cuando debería estar concentrada en la venta de su producto o en otras tareas más importantes?
Si observa estas señales en más de un empleado, analice más detenidamente la cultura de su organización.
¿Es trabajar muchas horas la norma? ¿Está bien, e incluso se considera un punto de orgullo, que los empleados digan que están sobrecargados de trabajo?
Si ese es el caso, los empleados sobrecargados de trabajo probablemente no le dirán cuando están estresados y cerca del agotamiento. Simplemente dejarán su empresa y encontrarán un trabajo en otro lugar.
Sea proactivo para prevenir el exceso de trabajo de los empleados
El escenario ideal sería prevenir el exceso de trabajo de sus empleados en primer lugar. Aunque esto no siempre es posible, los responsables de las empresas suelen saber de antemano cuándo pueden necesitar que un empleado trabaje más, por ejemplo, cuando la empresa consigue un nuevo cliente o un empleado indispensable se marcha.
Sea honesto y transparente cuando sea necesario que los empleados dediquen tiempo extra, y luego elabore un plan para ayudarles a afrontarlo. Si alguien se va de su organización, tal vez pueda reorganizar la carga de trabajo o traer ayuda temporal o a tiempo parcial.
Asegúrese de informar a los empleados, paso a paso, de lo que piensa hacer para ayudarles hasta que se contrate a un sustituto, así como de su calendario para realizar los cambios.
Utilice estas mejores prácticas para evitar abrumar a sus empleados
Gestionar la carga de trabajo de su plantilla, y asegurarse de que no estresa a sus empleados, es un proceso continuo. Estas son algunas de las prácticas que puede probar:
- Compruebe con los empleados regularmente, en reuniones individuales, para ver cómo están con sus cargas de trabajo, y para proporcionarles ayuda y orientación. Asegúrese de que ninguno falte a las reuniones.
- Realice encuestas de empresa, entrevistas de salida e incluso entrevistas de permanencia para ver si la cultura de su empresa normaliza el exceso de trabajo. Cómo se sienten con respecto a la cantidad de trabajo? ¿Qué apoyo necesitan?
- Permita a los empleados trabajar en casa o tener un horario flexible. No desplazarse a la oficina puede suponer una gran diferencia cuando la gente se siente abrumada.
- Suprima las reuniones ineficaces y sin objetivos claros.
- Enfatiza la eficiencia como parte fundamental de la cultura de tu empresa, forma a tu personal sobre lo que significa la eficiencia en tu organización y ayúdales a eliminar las ineficiencias.
- Potencie a sus empleados para que digan que no, ya sea a un proyecto extra o a una visita de un cliente que podría gestionarse con la misma facilidad con una llamada telefónica.
- Provea un almuerzo o un refrigerio a los empleados que trabajen horas extras. (En el caso de los empleados con derecho al pago de horas extraordinarias, asegúrese de registrar y pagar todo el tiempo trabajado, incluidos los almuerzos si se trabajan. Siga todas las regulaciones de la Ley de Normas Laborales Justas.)
- Envíe encuestas salariales periódicas para ver cómo está su organización. Si está pagando mal a sus empleados, esto va a conducir al agotamiento más rápido, y es más probable que se vayan si están sobrecargados de trabajo.
- Asegúrese de que su personal utiliza su PTO y toma tiempo libre después de las temporadas de trabajo (como la temporada de impuestos para las empresas de contabilidad).
Con estas estrategias en la mano, usted estará bien equipado para ayudar a sus empleados a manejar su carga de trabajo. Como resultado, serán contribuyentes más felices y saludables para su organización.
Para aprender cómo una PEO puede ayudar a su organización a construir estrategias sólidas para operar más eficientemente y ayudar a prevenir el agotamiento de los empleados, descargue nuestro libro electrónico gratuito: Externalización de RRHH: Una guía paso a paso de las organizaciones profesionales de empleadores (PEO).