Hotelkvitteringen udstedes, når regningen er betalt af gæsten. Kvitteringen skal angive gæsteværelsesprisen ud over eventuelle ekstra faciliteter, minibar, madservice, morgenmadsgebyrer, parkeringsgebyrer, skatter og andre gebyrer fra hotellet. Kvitteringen kan bruges af ethvert franchise- eller privat hotel, motel, kro, bed and breakfast eller enhver anden bolig, der stilles til rådighed for offentligheden mod betaling.
Hotel Credit Card Authorization Form – Bruges til at acceptere en gæsts kreditkort eller af en anden person på vegne af gæsten.
Download: Adobe PDF, Microsoft Word (.docx) eller Open Document Text (.odt)
1 – Gem hotelkvitteringen som en genanvendelig skabelon
Den kvitteringsskabelon, der er afbilledet på denne side, kan bruges til at bekræfte, at betaling for hotelgebyrer er blevet betalt. Gem den ved hjælp af knappen “PDF”, “Word” eller “ODT”, der vises i nærheden af forhåndsvisningen.
2 – Udarbejd identifikatorer for denne kvittering og afsenderen
Når du har adgang til den skabelon, du har erhvervet, skal du klikke på den tomme linje øverst til højre på denne side, der er knyttet til etiketten “Kvitteringsnummer”. 
Fortsæt nedad i denne kolonne ved at dispensere kalenderen “Dato”, når dette papirarbejde blev genereret, til den anden linje i denne kolonne. 
Nu er der brug for det juridiske navn, der anvendes af det hotel, som har modtaget den omtalte betaling. Indtast den linje, der er mærket med “Hotelnavn”. 
Hotelets kontaktoplysninger skal medtages for yderligere at verificere den enhed, der har modtaget betalingen. Til dette formål skal du opfylde linjen “Hotel Phone Number” med det telefonnummer, som hotellet ønsker anvendt, hvis dette papirarbejde skal diskuteres. 
Næst skal du udfylde hele den adresse, hvor hotellet modtager post, ved hjælp af linjerne “Hotel Street Address” og “City/State/ZIP”. 
3 – Navngiv Hotelkunden i denne transaktion
Den enhed, der blev faktureret for hotellets tjenester og produkter, skal medtages i denne rapport. Denne identifikation bør betragtes som obligatorisk og kan dokumenteres ved at udfylde afsnittet “Bill To” i venstre side af siden. Denne proces begynder med det juridiske “Navn” på den person, der har indsendt den pågældende betaling. 
Hvis betaleren repræsenterer en enhed, skal du indtaste “Company Name” for denne betalende enhed på det andet tomme felt. 
De tre resterende felter i dette område er afsat til en rapport om Betalers adresse. De to linjer efter enhedens navn (hvis der er nogen) kræver “Street Address” og “City/State/ZIP”, mens “Country” skal registreres på den sidste linje. 
Slutteligt skal gæstens telefonnummer(er) registreres på linjen “Phone Number” 
4 – Hoteltransaktionen skal være detaljeret
Mange hotelkunder vil have brug for en produktion af de poster, der bidrager til det endelige beløb, de har betalt. At tilfredsstille dette mål vil kræve udfyldelse af en grundlæggende tabel sat til midten af denne kvittering. Du kan bruge hver række til at registrere de oplysninger, der kræves af kolonneoverskrifterne. Denne tabel vil være organiseret efter “Rumnummer” i den første kolonne. Udfyld “værelsesnummeret” for hvert enkelt værelse, som hotelkunden har betalt for, og hold hvert værelse på sin egen række. 
Natprisen pr. nat for hvert værelse er nødvendig og skal anføres i den anden kolonne under overskriften “Pris/nat”. 
Det er også nødvendigt at angive antallet af nætter, hvor det betalte værelse var optaget. Se journalerne og anfør derefter, hvor mange nætter der blev betalt for. 
Eventuelle “tillægsgebyrer”, som der blev betalt for, skal fremgå af næstsidste kolonne. 
“Linjesummen” skal være lig med natprisen ganget med antallet af overnatninger og derefter lagt sammen med “tillægsgebyrer”. 
5 – Det betalte beløb skal være detaljeret
Når du har angivet det samlede beløb, der blev betalt for hvert værelse, skal du lægge alle de resultater, du har indtastet, sammen i kolonnen “Line Total”. Dette er “Subtotal” og skal angives på det første tomme felt efter tabellen. 
Det næste ledige felt, “Sales Tax”, kræver det samlede beløb i afgifter, der blev opkrævet af hotelkunden. 
Rækken med betegnelsen “Total” kræver endnu en mindre beregning. På denne linje skal du angive summen af din hotelkundes “Subtotal” og “Sales Tax”. 
Sidst skal vi dokumentere den betalingsmåde, som hotelkunden har anvendt. Indberet dette på linjen “Betalingsmetode” til venstre. Hvis hotelkunden har betalt med et kreditkort eller en check, skal du desuden angive det pågældende postnummer på linjen “Card/Check No.”. 