Indledning til regnskabsinformationssystemer (AIS)

Et regnskabsinformationssystem (AIS) er en struktur, som en virksomhed bruger til at indsamle, lagre, administrere, behandle, behandle, hente og rapportere sine finansielle data, så de kan bruges af revisorer, konsulenter, forretningsanalytikere, ledere, økonomidirektører (CFO’er), revisorer, tilsynsmyndigheder og skattemyndigheder.

Specielt uddannede revisorer arbejder i dybden med AIS for at sikre den højeste grad af nøjagtighed i en virksomheds finansielle transaktioner og bogføring samt gøre finansielle data let tilgængelige for dem, der legitimt har brug for adgang til dem – alt imens dataene holdes intakte og sikre.

Forståelse af regnskabsinformationssystemer (AIS)

Et regnskabsinformationssystem er en måde at spore alle regnskabs- og forretningsaktiviteter for en virksomhed på. Regnskabsinformationssystemer består generelt af seks primære komponenter: mennesker, procedurer og instruktioner, data, software, informationsteknologisk infrastruktur og intern kontrol. Nedenfor er der en detaljeret opdeling af hver enkelt komponent.

1. AIS-personer

Personerne i et AIS er systemets brugere. Et AIS hjælper de forskellige afdelinger i en virksomhed med at arbejde sammen. Fagfolk, der kan have brug for at bruge en virksomheds AIS, omfatter:

• Regnskabsmedarbejdere
• Konsulenter
• Businessanalytikere
• Ledere
• Finansdirektører
• Revisorer

For eksempel kan ledelsen opstille salgsmål, som personalet derefter kan bestille den passende mængde lagerbeholdning til. Inventarordren giver regnskabsafdelingen besked om en ny gæld til regnskabsafdelingen. Når der sker salg i en virksomhed, kan de personer og afdelinger, der er involveret i salgsprocessen, omfatte følgende:

1. Sælgerne indtaster kundeordrerne i AIS.
2. Regnskabsafdelingen fakturerer eller sender en faktura til kunden.
3. Lageret samler ordren.
4. Forsendelsesafdelingen sender ordren ud til kunden.
5. Regnskabsafdelingen får besked om et nyt tilgodehavende, som er en gældsbrev fra kunden, der typisk betales inden for 30, 60 eller 90 dage.
6. Kundeserviceafdelingen følger ordren og kundens forsendelser.
7. Ledelsen bruger AIS til at oprette salgsrapporter og udføre omkostningsanalyser, som kan omfatte lager-, forsendelses- og produktionsomkostninger.

Med et veldesignet AIS kan alle i en organisation få adgang til det samme system og hente de samme oplysninger. Et AIS forenkler også processen med at rapportere oplysninger til folk uden for organisationen, når det er nødvendigt.

For eksempel kan konsulenter bruge oplysningerne i et AIS til at analysere effektiviteten af virksomhedens prisstruktur ved at se på omkostningsdata, salgsdata og indtægter. Revisorer kan også bruge dataene til at vurdere en virksomheds interne kontrol, finansielle tilstand og overholdelse af regler som f.eks. Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS bør være designet til at opfylde behovene hos de personer, der skal bruge det. Systemet bør også være let at bruge og bør forbedre og ikke hindre effektiviteten.

2. Procedurer og instruktioner

Proceduren og instruktionerne i et AIS er de metoder, det anvender til at indsamle, lagre, hente og behandle data. Disse metoder er både manuelle og automatiserede. Dataene kan komme fra både interne kilder (f.eks. medarbejdere) og eksterne kilder (f.eks. kundernes online-ordrer). Procedurer og instruktioner vil blive kodet ind i AIS-softwaren. Procedurerne og instruktionerne bør imidlertid også “kodes” hos medarbejderne gennem dokumentation og uddannelse. Procedurerne og instruktionerne skal følges konsekvent for at være effektive.

3. AIS-data

Et AIS skal have en databasestruktur til lagring af oplysninger, f.eks. struktureret forespørgselssprog (SQL), som er et computersprog, der almindeligvis anvendes til databaser. SQL gør det muligt at manipulere og hente de data, der er i AIS’en, til rapporteringsformål. AIS vil også have brug for forskellige indtastningsskærme til de forskellige typer af systembrugere og dataindtastning samt forskellige outputformater for at opfylde behovene hos forskellige brugere og forskellige typer af oplysninger.

Dataene i et AIS er alle de finansielle oplysninger, der er relevante for organisationens forretningspraksis. Alle forretningsdata, der har indflydelse på virksomhedens økonomi, bør indgå i et AIS.

Typen af data, der indgår i en AIS, afhænger af virksomhedens art, men den kan bestå af følgende:

• Salgsordrer
• Kundefakturaer
• Salgsanalyserapporter
• Købsrekvisitioner
• Leverandørfakturaer
• Checkregistre
• Allmene hovedbog
• Inventaroplysninger
• Lønoplysninger
• Tidsregistrering
• Skatteoplysninger

Dataene kan bruges til at udarbejde regnskaber og finansielle rapporter, herunder aldring af tilgodehavender, afskrivnings- eller afskrivningsskemaer, en prøvebalance og en resultatopgørelse. Når alle disse data er samlet ét sted – i AIS – letter det en virksomheds registrering, rapportering, analyse, revision og beslutningstagning. For at dataene kan være nyttige, skal de være fuldstændige, nøjagtige og relevante.

På den anden side omfatter eksempler på data, der ikke ville blive lagt ind i et AIS, memoer, korrespondance, præsentationer og manualer. Disse dokumenter kan have en tangentiel relation til virksomhedens økonomi, men bortset fra standardfodnoterne er de ikke rigtig en del af virksomhedens finansielle registrering.

4. AIS-software

Softwarekomponenten i et AIS er de computerprogrammer, der anvendes til at lagre, hente, behandle og analysere virksomhedens finansielle data. Før der fandtes computere, var et AIS et manuelt, papirbaseret system, men i dag bruger de fleste virksomheder computersoftware som grundlag for AIS’et. Små virksomheder kan bruge Intuits Quickbooks eller Sages Sage 50 Accounting, men der findes også andre. Små og mellemstore virksomheder kan bruge SAP’s Business One. Mellemstore og store virksomheder kan bruge Microsofts Dynamics GP, Sage Group’s MAS 90 eller MAS 200, Oracles PeopleSoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, pålidelighed og sikkerhed er nøglekomponenter i et effektivt AIS-software. Lederne er afhængige af de oplysninger, der produceres, når de skal træffe beslutninger for virksomheden, og de har brug for oplysninger af høj kvalitet for at kunne træffe fornuftige beslutninger.

AIS-softwareprogrammer kan tilpasses til at opfylde de unikke behov i forskellige typer virksomheder. Hvis et eksisterende program ikke opfylder en virksomheds behov, kan softwaren også udvikles internt med væsentlige input fra slutbrugerne, eller den kan udvikles af en tredjepartsvirksomhed specielt til organisationen. Systemet kan endda outsources til en specialiseret virksomhed.

For børsnoterede virksomheder vil Sarbanes-Oxley-reglerne, uanset hvilket softwareprogram og hvilke tilpasningsmuligheder virksomheden vælger, i et vist omfang diktere AIS’ens struktur. Dette skyldes, at SOX-reglerne fastsætter interne kontroller og revisionsprocedurer, som børsnoterede virksomheder skal overholde.

5. IT-infrastruktur

Informationsteknologisk infrastruktur er blot et fancy navn for den hardware, der bruges til at drive regnskabsinformationssystemet. De fleste af disse hardwareelementer ville en virksomhed alligevel have brug for at have, og kan omfatte følgende:

• Computere
• Mobile enheder
• Servere
• Printere
• Spændingsbeskyttelse
• Routere
• Lagringsmedier
• En nødstrømsforsyning

Udgifterne, faktorer, der skal tages i betragtning ved valg af hardware, omfatter hastighed, lagerkapacitet, og om den kan udvides og opgraderes.

Måske vigtigst af alt er det, at den hardware, der vælges til en AIS, skal være kompatibel med den tilsigtede software. Ideelt set skulle det ikke blot være kompatibelt, men optimalt – et klodset system vil være langt mindre nyttigt end et hurtigt system. En måde, hvorpå virksomheder nemt kan opfylde kravene til hardware- og softwarekompatibilitet, er ved at købe et nøglefærdigt system, der omfatter både den hardware og den software, som virksomheden har brug for. Ved at købe et nøglefærdigt system får virksomheden i teorien en optimal kombination af hardware og software til sit AIS.

Et godt AIS bør også indeholde en plan for vedligeholdelse, servicering, udskiftning og opgradering af komponenterne i hardwaresystemet samt en plan for bortskaffelse af ødelagt og forældet hardware, så følsomme data bliver fuldstændig ødelagt.

6. Interne kontroller

Den interne kontrol af et AIS er de sikkerhedsforanstaltninger, som det indeholder for at beskytte følsomme data. Disse kan være så enkle som adgangskoder eller så komplekse som biometrisk identifikation. Biometriske sikkerhedsprotokoller kan omfatte lagring af menneskelige karakteristika, der ikke ændrer sig over tid, såsom fingeraftryk, stemme- og ansigtsgenkendelse.

En AIS skal have interne kontroller for at beskytte mod uautoriseret computeradgang og for at begrænse adgangen til autoriserede brugere, hvilket omfatter nogle brugere inden for virksomheden. Den skal også forhindre uautoriseret filadgang for personer, der kun har adgang til udvalgte dele af systemet.

En AIS indeholder fortrolige oplysninger, der ikke kun tilhører virksomheden, men også dens medarbejdere og kunder. Disse data kan omfatte:

• Socialsikringsnumre
• Løn- og personaleoplysninger
• Kreditkortnumre
• Kundeoplysninger
• Selskabets finansielle data
• Finansielle oplysninger om leverandører og sælgere

Alle data i et AIS skal krypteres, og adgangen til systemet skal logges og overvåges. Systemets aktivitet bør også kunne spores.

En AIS har også brug for interne kontroller, der beskytter den mod computervirus, hackere og andre interne og eksterne trusler mod netværkssikkerheden. Det skal også beskyttes mod naturkatastrofer og strømstød, der kan forårsage tab af data.

Eksempler på regnskabsinformationssystemer i den virkelige verden

Et veludformet AIS gør det muligt for en virksomhed at køre gnidningsløst i det daglige, mens et dårligt udformet AIS kan hindre dens drift. Den tredje anvendelse af et AIS er, at når en virksomhed er i vanskeligheder, kan dataene i dens AIS bruges til at afdække historien om, hvad der gik galt. WorldCom og Lehman Brothers er to eksempler herpå.

WorldCom

I 2002 brugte WorldComs interne revisorer Eugene Morse og Cynthia Cooper virksomhedens AIS til at afsløre næsten 4 mia. dollars i svigagtige udgiftsfordelinger og andre regnskabsposter.Deres undersøgelse førte til, at finansdirektør Scott Sullivan blev afskediget, og til ny lovgivning – afsnit 404 i Sarbanes-Oxley Act, som regulerer virksomheders interne finansielle kontrol og procedurer.

Lehman Brothers

Ved undersøgelsen af årsagerne til Lehmans sammenbrud var en gennemgang af virksomhedens AIS og andre datasystemer et centralt element sammen med indsamling og gennemgang af dokumenter samt vidneinterviews. Søgningen efter årsagerne til selskabets sammenbrud “krævede en omfattende undersøgelse og gennemgang af Lehman’s drifts-, handels-, værdiansættelses-, finans-, regnskabs- og andre datasystemer”, står der i den 2.200 sider lange, ni bind store undersøgerrapport.

Lehmans systemer er et eksempel på, hvordan et AIS ikke bør være opbygget. I undersøger Anton R. Valukas’ rapport hedder det: “På tidspunktet for konkursbegæringen opretholdt Lehman et kludetæppe af over 2.600 softwaresystemer og applikationer …. Mange af Lehman’s systemer var uigennemskuelige, forældede eller ikke-standardiserede.”

Prøveren besluttede at fokusere sin indsats på de 96 systemer, der syntes mest relevante. Denne undersøgelse krævede uddannelse, studier og trial and error bare for at lære at bruge systemerne.

Valukas’ rapport bemærkede også: “Lehmans systemer var i høj grad indbyrdes afhængige, men deres relationer var vanskelige at tyde og ikke veldokumenterede. Det krævede ekstraordinære anstrengelser at udrede disse systemer for at få de nødvendige oplysninger.”

Bottom line

De seks komponenter i et AIS arbejder alle sammen for at hjælpe nøglemedarbejdere med at indsamle, lagre, administrere, behandle, hente og rapportere deres finansielle data. At have et veludviklet og vedligeholdt regnskabsinformationssystem, der er effektivt og nøjagtigt, er en uundværlig komponent i en succesfuld virksomhed.