Úvod do účetních informačních systémů (AIS)

Účetní informační systém (AIS) je struktura, kterou podnik používá ke shromažďování, ukládání, správě, zpracování, vyhledávání a vykazování svých finančních údajů, aby je mohli používat účetní, konzultanti, podnikoví analytici, manažeři, finanční ředitelé (CFO), auditoři, regulační orgány a daňové úřady.

Speciálně vyškolení účetní důkladně pracují s AIS, aby zajistili nejvyšší úroveň přesnosti finančních transakcí a evidence společnosti a také aby finanční data byla snadno dostupná těm, kteří k nim oprávněně potřebují přístup – to vše při zachování neporušenosti a bezpečnosti dat.

Porozumění účetním informačním systémům (AIS)

Účetní informační systém je způsob sledování veškeré účetní a obchodní činnosti podniku. Účetní informační systémy se obecně skládají ze šesti základních složek: lidé, postupy a instrukce, data, software, infrastruktura informačních technologií a vnitřní kontroly. Níže je uveden podrobný rozpis jednotlivých složek.

1. Informační systém a jeho složky. Lidé v AIS

Lidé v AIS jsou uživatelé systému. AIS pomáhá různým oddělením ve firmě spolupracovat. Mezi odborníky, kteří mohou potřebovat používat AIS organizace, patří:

• účetní
• konzultanti
• obchodní analytici
• manažeři
• finanční ředitelé
• auditoři

Manažeři mohou například stanovit cíle prodeje, pro které pak pracovníci mohou objednat odpovídající množství zásob. Objednávka zásob informuje účetní oddělení o novém závazku. Při prodeji v podniku mohou lidé a oddělení zapojení do procesu prodeje zahrnovat následující:

1. Prodejci zadávají objednávky zákazníků do AIS.
2. Účetnictví účtuje nebo posílá fakturu zákazníkovi.
3. Sklad sestaví objednávku.
4. Oddělení expedice odešle objednávku zákazníkovi.
5. Účetní oddělení dostane oznámení o nové pohledávce, což je IOU od zákazníka, která se obvykle platí do 30, 60 nebo 90 dnů.
6. Oddělení služeb zákazníkům sleduje objednávku a zásilky zákazníkům.
7. Manažeři používají AIS k vytváření přehledů o prodeji a k provádění analýzy nákladů, která může zahrnovat skladové zásoby, náklady na dopravu a výrobu.

Díky dobře navrženému AIS mohou všichni v organizaci přistupovat ke stejnému systému a získávat stejné informace. AIS také v případě potřeby zjednodušuje proces vykazování informací lidem mimo organizaci.

Příklad konzultanti mohou využít informace v AIS k analýze efektivity cenové struktury společnosti na základě údajů o nákladech, prodejích a výnosech. Také auditoři mohou data použít k posouzení vnitřních kontrolních mechanismů společnosti, její finanční situace a dodržování předpisů, jako je například zákon Sarbanes-Oxley (SOX).

AIS by měl být navržen tak, aby vyhovoval potřebám lidí, kteří jej budou používat. Systém by měl být také snadno použitelný a měl by zlepšovat, nikoliv omezovat efektivitu.

2. Systém AIS by měl být v souladu se zásadou transparentnosti. Postupy a instrukce

Postupy a instrukce AIS jsou metody, které používá pro sběr, ukládání, vyhledávání a zpracování dat. Tyto metody jsou jak manuální, tak automatizované. Data mohou pocházet jak z interních zdrojů (např. od zaměstnanců), tak z externích zdrojů (např. z online objednávek zákazníků). Postupy a pokyny budou zakódovány do softwaru AIS. Postupy a pokyny by však měly být „zakódovány“ i do zaměstnanců prostřednictvím dokumentace a školení. Aby byly postupy a pokyny účinné, musí být důsledně dodržovány.

3. Data AIS

AIS musí mít databázovou strukturu pro ukládání informací, například strukturovaný dotazovací jazyk (SQL), což je počítačový jazyk běžně používaný pro databáze. Jazyk SQL umožňuje manipulovat s daty, která jsou v AIS, a získávat je pro účely vykazování. AIS bude také potřebovat různé vstupní obrazovky pro různé typy uživatelů systému a zadávání dat a také různé výstupní formáty, aby vyhovoval potřebám různých uživatelů a různým typům informací.

Data obsažená v AIS jsou všechny finanční informace relevantní pro obchodní postupy organizace. Veškeré obchodní údaje, které mají vliv na finance společnosti, by měly přecházet do AIS.

Typ údajů obsažených v AIS závisí na povaze podniku, ale může se skládat z následujících údajů:

• Objednávky prodeje
• Výpisy z účtů zákazníků
• Analytické zprávy o prodeji
• Nákupní objednávky
• Faktury od dodavatelů
• Kontrolní výkazy
• Všeobecné informace kniha
• Informace o zásobách
• Informace o mzdách
• Časová evidence
• Informace o daních

Údaje lze použít k přípravě účetních výkazů a finančních zpráv, včetně stárnutí pohledávek, odpisových nebo amortizačních plánů, zkušební rozvahy a výkazu zisku a ztráty. Mít všechna tato data na jednom místě – v AIS – usnadňuje podnikům evidenci, výkaznictví, analýzu, audit a rozhodovací činnosti. Aby byla data užitečná, musí být úplná, přesná a relevantní.

Naproti tomu mezi příklady dat, která by se do AIS nedostala, patří poznámky, korespondence, prezentace a manuály. Tyto dokumenty mohou mít styčný vztah k financím společnosti, ale s výjimkou standardních poznámek pod čarou nejsou ve skutečnosti součástí vedení finanční evidence společnosti.

4. V případě, že se jedná o dokumenty, které jsou v rozporu s pravidly, které jsou v AIS obsaženy, mohou být tyto dokumenty v rozporu s pravidly, které jsou v AIS obsaženy. Software AIS

Softwarovou složkou AIS jsou počítačové programy používané k ukládání, vyhledávání, zpracování a analýze finančních údajů společnosti. Před nástupem počítačů představoval AIS manuální, papírový systém, dnes však většina podniků používá jako základ AIS počítačový software. Malé podniky mohou používat účetnictví Quickbooks od společnosti Intuit nebo Sage 50 od společnosti Sage, ale existují i další. Malé a střední podniky mohou používat Business One od společnosti SAP. Střední a velké podniky mohou používat Dynamics GP od společnosti Microsoft, MAS 90 nebo MAS 200 od společnosti Sage Group, PeopleSoft od společnosti Oracle nebo Epicor Financial Management.

Kvalita, spolehlivost a zabezpečení jsou klíčovými složkami efektivního softwaru AIS. Manažeři se při rozhodování o podniku spoléhají na informace, které jsou jeho výstupem, a pro správné rozhodování potřebují kvalitní informace.

Softwarové programy AIS lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly jedinečným potřebám různých typů podniků. Pokud existující program nevyhovuje potřebám podniku, může být software vyvinut také ve vlastní režii s podstatným přispěním koncových uživatelů nebo může být vyvinut externí společností speciálně pro danou organizaci. Systém lze dokonce zadat specializované firmě.

Pro veřejně obchodované společnosti platí, že bez ohledu na to, jaký softwarový program a možnosti přizpůsobení si podnik zvolí, budou předpisy Sarbanes-Oxley do určité míry diktovat strukturu AIS. Je tomu tak proto, že předpisy SOX stanovují interní kontrolní mechanismy a auditorské postupy, které musí veřejné společnosti dodržovat.

5. Způsob, jakým se veřejně přístupné společnosti budou řídit, je v souladu s předpisy SOX. Infrastruktura informačních technologií

Infrastruktura informačních technologií je pouze módní název pro hardware používaný k provozu účetního informačního systému. Většinu těchto hardwarových položek by podnik musel mít tak jako tak a mohou zahrnovat následující položky:

• Počítače
• Mobilní zařízení
• Servery
• Tiskárny
• Přepěťové ochrany
• Routery
• Úložná média
• Záložní zdroj

Kromě nákladů, faktorů, které je třeba při výběru hardwaru zvážit, patří rychlost, úložné možnosti a možnost jeho rozšíření a modernizace.

Možná nejdůležitější je, aby hardware vybraný pro AIS byl kompatibilní se zamýšleným softwarem. V ideálním případě by měl být nejen kompatibilní, ale optimální – neohrabaný systém bude mnohem méně užitečný než rychlý. Jedním ze způsobů, jak mohou podniky snadno splnit požadavky na kompatibilitu hardwaru a softwaru, je zakoupení systému na klíč, který obsahuje hardware i software, který podnik potřebuje. Nákup systému na klíč teoreticky znamená, že podnik získá optimální kombinaci hardwaru a softwaru pro svůj AIS.

Dobrý AIS by měl také obsahovat plán údržby, servisu, výměny a aktualizace součástí hardwarového systému a také plán likvidace nefunkčního a zastaralého hardwaru, aby byla citlivá data zcela zničena.

6. Způsoby likvidace hardwaru a softwaru v AIS Vnitřní kontroly

Vnitřní kontroly AIS jsou bezpečnostní opatření, která obsahuje za účelem ochrany citlivých údajů. Ta mohou být tak jednoduchá jako hesla nebo tak složitá jako biometrická identifikace. Biometrické bezpečnostní protokoly mohou zahrnovat ukládání lidských charakteristik, které se v průběhu času nemění, jako jsou otisky prstů, hlas a rozpoznávání obličeje.

AIS musí mít vnitřní kontroly, které chrání před neoprávněným přístupem k počítači a omezují přístup na oprávněné uživatele, což zahrnuje i některé uživatele uvnitř společnosti. Musí také zabránit neoprávněnému přístupu k souborům osobám, které mají povolen přístup pouze k vybraným částem systému.

AIS obsahuje důvěrné informace patřící nejen společnosti, ale také jejím zaměstnancům a zákazníkům. Tato data mohou zahrnovat:

• Čísla sociálního pojištění
• Mzdové a personální informace
• Čísla kreditních karet
• Informace o zákaznících
• Finanční údaje společnosti
• Finanční informace dodavatelů a prodejců

Všechna data v AIS by měla být šifrována a přístup do systému by měl být zaznamenáván a sledován. Činnost systému by měla být také sledovatelná.

AIS potřebuje také vnitřní kontrolní mechanismy, které jej chrání před počítačovými viry, hackery a dalšími vnitřními i vnějšími hrozbami pro bezpečnost sítě. Musí být také chráněn před přírodními katastrofami a přepětím, které mohou způsobit ztrátu dat.

Reálné příklady účetních informačních systémů

Dobře navržený AIS umožňuje bezproblémový každodenní chod podniku, zatímco špatně navržený AIS může jeho provoz brzdit. Třetí využití AIS spočívá v tom, že když se podnik dostane do potíží, mohou být data v jeho AIS použita k odhalení příběhu toho, co se pokazilo. Jako dva příklady lze uvést případy společností WorldCom a Lehman Brothers.

WorldCom

V roce 2002 použili interní auditoři společnosti WorldCom Eugene Morse a Cynthia Cooperová AIS společnosti, aby odhalili podvodné alokace nákladů a další účetní záznamy v hodnotě téměř 4 miliard dolarů.Jejich vyšetřování vedlo k propuštění finančního ředitele Scotta Sullivana a také k přijetí nové legislativy – oddílu 404 zákona Sarbanes-Oxley, který upravuje vnitřní finanční kontroly a postupy společností.

Lehman Brothers

Při vyšetřování příčin krachu společnosti Lehman byla klíčovou součástí prověrka AIS a dalších datových systémů, shromažďování a kontrola dokumentů a výslechy svědků. Pátrání po příčinách krachu společnosti „vyžadovalo rozsáhlé vyšetřování a prověřování provozních, obchodních, oceňovacích, finančních, účetních a dalších datových systémů společnosti Lehman“, jak uvádí devítisvazková zpráva vyšetřovatele o 2 200 stranách.

Systémy společnosti Lehman jsou příkladem toho, jak by AIS neměl být strukturován. Zpráva zkoušejícího Antona R. Valukase uvádí: „V době vyhlášení úpadku udržovala společnost Lehman mozaiku více než 2 600 softwarových systémů a aplikací…. Mnohé ze systémů společnosti Lehman byly obskurní, zastaralé nebo nestandardní.“

Prověřovatel se rozhodl zaměřit své úsilí na 96 systémů, které se jevily jako nejvýznamnější. Toto zkoumání vyžadovalo školení, studium a pokusy a omyly, jen aby se naučil systémy používat.

Valukasova zpráva také uvádí: „Systémy společnosti Lehman byly vysoce provázané, ale jejich vztahy bylo obtížné rozluštit a nebyly dobře zdokumentovány. Rozplést tyto systémy a získat potřebné informace vyžadovalo mimořádné úsilí.“

Sečteno a podtrženo

Všech šest složek AIS spolupracuje, aby pomohlo klíčovým zaměstnancům shromažďovat, ukládat, spravovat, zpracovávat, vyhledávat a vykazovat finanční údaje. Mít dobře vyvinutý a udržovaný účetní informační systém, který je efektivní a přesný, je nepostradatelnou součástí úspěšného podnikání.

.