Introduktion till redovisningsinformationssystem (AIS)

Ett redovisningsinformationssystem (AIS) är en struktur som ett företag använder för att samla in, lagra, hantera, bearbeta, hämta och rapportera sina ekonomiska data så att de kan användas av revisorer, konsulter, affärsanalytiker, chefer, ekonomichefer, revisorer, tillsynsmyndigheter och skattemyndigheter.

Speciellt utbildade revisorer arbetar på djupet med AIS för att säkerställa högsta möjliga noggrannhet i ett företags finansiella transaktioner och bokföring, samt för att göra finansiella data lättillgängliga för dem som legitimt behöver tillgång till dem – samtidigt som data hålls intakta och säkra.

Förståelse för bokföringsinformationssystem (AIS)

Ett bokföringsinformationssystem är ett sätt att spåra all bokföring och affärsverksamhet för ett företag. Bokföringsinformationssystem består i allmänhet av sex huvudkomponenter: människor, förfaranden och instruktioner, data, programvara, IT-infrastruktur och interna kontroller. Nedan följer en detaljerad uppdelning av varje komponent.

1. AIS-personer

Personerna i ett AIS är systemets användare. Ett AIS hjälper de olika avdelningarna inom ett företag att samarbeta. Professionella som kan behöva använda en organisations AIS är bland annat:

• Redovisningspersonal
• Konsulter
• Affärsanalytiker
• Ledningspersonal
• Finanschefer
• Auditörer

Den ledande befattningshavaren kan till exempel sätta upp försäljningsmål som personalen sedan kan beställa lämplig lagermängd för. Inventarbeställningen meddelar bokföringsavdelningen om en ny betalningsskyldighet. När försäljning sker i ett företag kan de personer och avdelningar som är involverade i försäljningsprocessen vara följande:

1. Säljarna lägger in kundorderna i AIS.
2. Redovisningen fakturerar eller skickar en faktura till kunden.
3. Lagret sätter ihop beställningen.
4. Försändelseavdelningen skickar beställningen ut till kunden.
5. Redovisningsavdelningen får meddelande om en ny kundfordran, vilket är en skuldsedel från kunden som vanligtvis betalas inom 30, 60 eller 90 dagar.
6. Kundtjänstavdelningen spårar beställningen och kundens försändelser.
7. Ledningen använder AIS för att skapa försäljningsrapporter och utföra kostnadsanalyser, som kan inkludera lager-, frakt- och tillverkningskostnader.

Med ett väl utformat AIS kan alla inom en organisation få tillgång till samma system och hämta samma information. Ett AIS förenklar också processen att vid behov rapportera information till personer utanför organisationen.

Till exempel kan konsulter använda informationen i ett AIS för att analysera effektiviteten i företagets prisstruktur genom att titta på kostnadsdata, försäljningsdata och intäkter. Revisorer kan också använda uppgifterna för att bedöma ett företags interna kontroller, finansiella ställning och efterlevnad av bestämmelser som Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS bör utformas så att det uppfyller behoven hos de personer som kommer att använda det. Systemet bör också vara lätt att använda och bör förbättra, inte hindra effektiviteten.

2. Procedurer och instruktioner

Procedurerna och instruktionerna i ett AIS är de metoder som används för att samla in, lagra, hämta och bearbeta data. Dessa metoder är både manuella och automatiserade. Uppgifterna kan komma från både interna källor (t.ex. anställda) och externa källor (t.ex. kunders onlinebeställningar). Förfaranden och instruktioner kommer att kodas in i AIS-programvaran. Förfarandena och instruktionerna bör dock också ”kodas” hos de anställda genom dokumentation och utbildning. Förfarandena och instruktionerna måste följas konsekvent för att vara effektiva.

3. AIS-data

Ett AIS måste ha en databasstruktur för att lagra information, t.ex. strukturerat frågespråk (SQL), som är ett dataspråk som vanligen används för databaser. SQL gör det möjligt att manipulera och hämta data som finns i AIS för rapporteringssyften. AIS kommer också att behöva olika inmatningsskärmar för de olika typerna av systemanvändare och datainmatning, samt olika utdataformat för att tillgodose behoven hos olika användare och olika typer av information.

Den data som finns i ett AIS är all finansiell information som är relevant för organisationens affärsverksamhet. Alla affärsdata som påverkar företagets ekonomi bör ingå i ett AIS.

Den typ av data som ingår i ett AIS beror på verksamhetens art, men den kan bestå av följande:

• Säljorder
• Kundfaktureringsutdrag
• Säljanalysrapporter
• Inköpsrekvisitioner
• Försäljningsfakturor
• Kontrollregister
• Allmänt. huvudbok
• Inventariedata
• Löneinformation
• Tidredovisning
• Skatteinformation

Data kan användas för att utarbeta bokslut och finansiella rapporter, inklusive åldrande av fordringar, avskrivningsscheman, en försöksbalans och en resultaträkning. Att ha alla dessa uppgifter på ett ställe – i AIS – underlättar företagets bokföring, rapportering, analys, revision och beslutsfattande. För att uppgifterna ska vara användbara måste de vara fullständiga, korrekta och relevanta.

Å andra sidan är exempel på uppgifter som inte skulle ingå i ett AIS memoarer, korrespondens, presentationer och manualer. Dessa dokument kan ha ett tangerande samband med företagets ekonomi, men med undantag för standardfotnoter är de egentligen inte en del av företagets ekonomiska bokföring.

4. AIS-programvara

Mjukvarukomponenten i ett AIS är de datorprogram som används för att lagra, hämta, bearbeta och analysera företagets finansiella data. Innan det fanns datorer var ett AIS ett manuellt, pappersbaserat system, men idag använder de flesta företag datorprogramvara som grund för AIS. Små företag kan använda Intuits Quickbooks eller Sages Sage 50 Accounting, men det finns även andra. Små och medelstora företag kan använda SAP:s Business One. Medelstora och stora företag kan använda Microsofts Dynamics GP, Sage Groups MAS 90 eller MAS 200, Oracles PeopleSoft eller Epicor Financial Management.

Kvalitet, tillförlitlighet och säkerhet är nyckelkomponenter i en effektiv AIS-programvara. Chefer förlitar sig på den information som den producerar för att fatta beslut för företaget, och de behöver information av hög kvalitet för att kunna fatta välgrundade beslut.

AIS-program kan anpassas för att tillgodose de unika behoven hos olika typer av företag. Om ett befintligt program inte uppfyller ett företags behov kan programvaran också utvecklas internt med betydande input från slutanvändarna eller utvecklas av ett tredjepartsföretag specifikt för organisationen. Systemet kan till och med läggas ut på ett specialiserat företag.

För börsnoterade företag kommer Sarbanes-Oxley-bestämmelserna, oavsett vilket program och vilka anpassningsalternativ företaget väljer, att i viss utsträckning diktera AIS:s struktur. Detta beror på att SOX-bestämmelserna fastställer interna kontroller och revisionsförfaranden som börsnoterade företag måste följa.

5. IT-infrastruktur

Informationsteknisk infrastruktur är bara ett fint namn för den hårdvara som används för att driva redovisningsinformationssystemet. De flesta av dessa hårdvaruposter skulle ett företag behöva ha ändå och kan omfatta följande:

• Datorer
• Mobila enheter
• Servrar
• Skrivare
• Spänningsskydd
• Routrar
• Lagringsmedia
• En reservkraftsförsörjning

Förutom kostnader, faktorer att ta hänsyn till när man väljer hårdvara är hastighet, lagringskapacitet och om den kan utökas och uppgraderas.

Det kanske viktigaste är att den hårdvara som väljs för ett AIS måste vara kompatibel med den avsedda programvaran. Helst skulle den inte bara vara kompatibel utan optimal – ett klumpigt system är mycket mindre användbart än ett snabbt system. Ett sätt för företag att enkelt uppfylla kraven på kompatibilitet mellan maskinvara och programvara är att köpa ett nyckelfärdigt system som innehåller både den maskinvara och programvara som företaget behöver. Att köpa ett nyckelfärdigt system innebär teoretiskt sett att företaget får en optimal kombination av hårdvara och mjukvara för sitt AIS.

Ett bra AIS bör också innehålla en plan för underhåll, service, utbyte och uppgradering av komponenter i hårdvarusystemet, samt en plan för bortskaffande av trasig och föråldrad hårdvara, så att känsliga data förstörs fullständigt.

6. Interna kontroller

En AIS:s interna kontroller är de säkerhetsåtgärder som den innehåller för att skydda känsliga uppgifter. Dessa kan vara så enkla som lösenord eller så komplexa som biometrisk identifiering. Biometriska säkerhetsprotokoll kan innefatta lagring av mänskliga egenskaper som inte förändras med tiden, t.ex. fingeravtryck, röst och ansiktsigenkänning.

En AIS måste ha interna kontroller för att skydda mot obehörig datoråtkomst och för att begränsa åtkomsten till auktoriserade användare, vilket inkluderar vissa användare inom företaget. Den måste också förhindra obehörig åtkomst till filer av personer som endast har tillgång till utvalda delar av systemet.

En AIS innehåller konfidentiell information som inte bara tillhör företaget utan även dess anställda och kunder. Dessa uppgifter kan omfatta:

• Socialförsäkringsnummer
• Löne- och personalinformation
• Kreditkortsnummer
• Kundinformation
• Företagets finansiella uppgifter
• Finansiell information om leverantörer och säljare

Alla uppgifter i ett AIS bör krypteras, och tillgången till systemet bör loggas och övervakas. Systemaktiviteten bör också kunna spåras.

Ett AIS behöver också interna kontroller som skyddar det mot datavirus, hackare och andra interna och externa hot mot nätverkssäkerheten. Det måste också skyddas mot naturkatastrofer och strömstötar som kan orsaka dataförluster.

Verkliga exempel på redovisningsinformationssystem

Ett väl utformat AIS gör det möjligt för ett företag att fungera smidigt på daglig basis medan ett dåligt utformat AIS kan hindra dess verksamhet. Det tredje användningsområdet för ett AIS är att när ett företag har problem kan uppgifterna i dess AIS användas för att avslöja vad som gick fel. WorldCom och Lehman Brothers är två exempel på detta.

WorldCom

I 2002 använde WorldComs internrevisorer Eugene Morse och Cynthia Cooper företagets AIS för att avslöja nästan 4 miljarder dollar i bedrägliga kostnadsfördelningar och andra bokföringsposter.Deras utredning ledde till att ekonomichef Scott Sullivan avskedades och till ny lagstiftning – avsnitt 404 i Sarbanes-Oxley Act, som reglerar företagens interna finansiella kontroller och förfaranden.

Lehman Brothers

När man undersökte orsakerna till Lehmans kollaps var en genomgång av företagets AIS och andra datasystem en viktig del, tillsammans med insamling och granskning av dokument samt vittnesförhör. Sökandet efter orsakerna till företagets kollaps ”krävde en omfattande utredning och granskning av Lehmans operativa system, handelssystem, värderingssystem, finansiella system, redovisningssystem och andra datasystem”, enligt den 2 200 sidor tjocka granskningsrapporten i nio volymer.

Lehmans system är ett exempel på hur ett AIS inte bör vara uppbyggt. I utredaren Anton R. Valukas rapport står följande: ”När Lehman ansökte om konkurs upprätthöll företaget ett lapptäcke av över 2 600 mjukvarusystem och tillämpningar …”. Många av Lehmans system var oklara, föråldrade eller icke-standardiserade.”

Prövaren beslutade att fokusera sina ansträngningar på de 96 system som verkade mest relevanta. Denna undersökning krävde utbildning, studier och trial and error bara för att lära sig att använda systemen.

Valukas rapport noterade också: ”Lehmans system var i hög grad beroende av varandra, men deras relationer var svåra att tyda och inte väldokumenterade. Det krävdes extraordinära ansträngningar för att reda ut dessa system för att få fram nödvändig information.”

Slutsatsen

De sex komponenterna i ett AIS arbetar alla tillsammans för att hjälpa nyckelpersoner att samla in, lagra, hantera, bearbeta, hämta och rapportera sina finansiella data. Att ha ett välutvecklat och underhållet redovisningsinformationssystem som är effektivt och korrekt är en oumbärlig del av ett framgångsrikt företag.