Overspannen werknemers: tekenen en mogelijke gevolgen

Heeft u overspannen werknemers?

Het is normaal dat u wilt dat uw werknemers zo productief mogelijk zijn, en elk bedrijf zal af en toe momenten hebben die drukker zijn dan andere. Maar maak niet de veelgemaakte fout om uw toptalent te verslijten.

Om een burn-out bij werknemers te voorkomen, balanceert u uw hoge verwachtingen met solide strategieën om te voorkomen dat werknemers overweldigd raken.

Overwerkte werknemers kunnen elk gebied van uw bedrijf beïnvloeden. Hier is hoe:

• Productiviteit keldert wanneer werknemers niet in staat zijn om alles gedaan te krijgen.
• Kwaliteit verslechtert wanneer werknemers niet de tijd kunnen nemen om hun werk goed te doen.
• Groei stagneert wanneer werknemers zich niet kunnen losmaken om nieuwe training te volgen of een proces te implementeren dat het bedrijf zou kunnen helpen.
• Klantenservice neemt af wanneer werknemers alleen gericht zijn op rondkomen en zich niet kunnen concentreren op het opbouwen en onderhouden van klantrelaties.
• Reputatie lijdt wanneer een bedrijf bekend staat om het runnen van zijn werknemers in de grond.
• Moraal neemt een duikvlucht wanneer werknemers passie verliezen. Ze burn-out of verlaat het bedrijf.

Meer dan de helft van de Amerikaanse werknemers voelt zich overwerkt of burn-out, volgens de Staples Business Advantage Workplace Index 2016. Het is belangrijk om de tekenen van overwerkte werknemers vroegtijdig te herkennen om burn-out te voorkomen en, hopelijk, het verloop te helpen verminderen.

Let op deze zes waarschuwingssignalen van overwerkte werknemers:

Slechte werkprestaties

Let op werknemers die deadlines niet halen, projecten te laat of incompleet inleveren, of het absolute minimum doen om rond te komen.

2. Absenteïsme

Noteer wanneer teamleden vaak te laat zijn of werk missen.

Verhoogde werknemersemoties

Heeft u waargenomen dat werknemers een korter lontje hebben wanneer ze gestrest zijn; zijn ze vaak afgeleid, ongelukkig of niet betrokken?

Slechte feedback van klanten

Medelen klanten dat ze een verandering in de dienstverlening hebben opgemerkt? Hebt u opmerkingen gehoord als “Goh, ik probeer dingen te plannen met Shannon, maar ze plant vier maanden vooruit. Ze moet het wel erg druk hebben.”

5. Lange werkdagen

Waak ervoor dat werknemers na werktijd, in het weekend en op feestdagen tijd in het bedrijf steken en geen vakantie nemen.

Verraderlijke uitspraken

Waarschuw opmerkingen als: “Ik woon hier bijna”, of “Ik wou dat ik vakantie kon nemen, maar ik zou 40 uur extra moeten werken alleen al om er een te nemen”, of “Ik kan me het laatste boek dat ik voor mijn plezier heb gelezen niet herinneren.” Werknemers zeggen deze dingen misschien half gekscherend, maar ze zijn echt een noodsignaal.

Tot op de bodem van burn-out

Als u deze tekenen ziet, is het tijd om te handelen voordat burn-out begint. Praat met elke werknemer een-op-een om de omvang van het probleem te achterhalen.

U zult ook wat meer informatie willen verzamelen over de werklast van de werknemer of overwegen een professionele werkgeversorganisatie, of PEO, in te huren om dieper te graven in de processen van uw organisatie voor het beheren van de workflow.

Een functieanalyse kan ook nuttig inzicht verschaffen.

Wat is de taakomschrijving van de werknemer? Is die redelijk? Of is ze verantwoordelijk voor vijf banen in één? Vervolg met een tijdstudie. Besteedt de werknemer in kwestie 10 uur per week aan administratief werk, terwijl ze zich zou moeten concentreren op de verkoop van uw product of op andere, belangrijkere taken?

Als u deze tekenen bij meer dan één werknemer ziet, neem dan de cultuur van uw organisatie onder de loep.

Is lange uren maken de norm? Is het OK, en wordt het zelfs beschouwd als een punt van trots, voor werknemers om te zeggen dat ze overwerkt zijn?

Als dat het geval is, zullen overwerkte werknemers u waarschijnlijk niet vertellen wanneer ze overspannen zijn en een burn-out naderen. Ze zullen uw bedrijf gewoon verlaten en ergens anders een baan zoeken.

Wees proactief om overwerkte werknemers te voorkomen

Het ideale scenario zou zijn om overbelasting van uw werknemers in de eerste plaats te voorkomen. Hoewel dit niet altijd mogelijk is, weten bedrijfsleiders vaak van tevoren wanneer ze een werknemer nodig hebben om meer te werken – bijvoorbeeld wanneer het bedrijf een nieuwe klant binnenhaalt of een onmisbare werknemer vertrekt.

Ben eerlijk en transparant wanneer het nodig is dat werknemers extra tijd inleveren, en stel vervolgens een plan op om hen te helpen hiermee om te gaan. Als iemand uw organisatie verlaat, kunt u misschien de werklast verschuiven of tijdelijke of parttime hulp inschakelen.

Vertel werknemers stap voor stap wat u van plan bent te doen om hen te helpen totdat een vervanger is aangenomen, en uw tijdlijn voor het doorvoeren van veranderingen.

Gebruik deze beste praktijken om te voorkomen dat uw werknemers worden overweldigd

Het beheren van de werklast van uw personeel, en ervoor zorgen dat uw werknemers er geen stress van ondervinden, is een continu proces. Hier zijn enkele praktijken die u zou kunnen proberen:

• Neem regelmatig contact op met werknemers, in één-op-één gesprekken, om te zien hoe ze het doen met hun werkdruk, en om hulp en begeleiding te bieden. Zorg ervoor dat niemand van u de bijeenkomsten mist.
• Voer bedrijfsenquêtes, exit-interviews en zelfs stay-interviews uit om te zien of de cultuur van uw bedrijf overwerken normaliseert. Hoe denken ze over hoeveel ze werken? Welke ondersteuning hebben ze nodig?
• Stel werknemers in staat om thuis te werken of flexibele uren te werken. Niet pendelen naar kantoor kan een enorm verschil maken als mensen zich overweldigd voelen.
• Breek vergaderingen af die ineffectief zijn en geen duidelijke doelen hebben.
• Benadruk efficiëntie als een cruciaal onderdeel van de cultuur van uw bedrijf, train uw personeel over wat efficiëntie betekent in uw organisatie, en help hen inefficiënties te elimineren.
• Stimuleer uw werknemers om nee te zeggen – of het nu gaat om een extra project of een klantbezoek dat net zo gemakkelijk met een telefoontje kan worden afgehandeld.
• Verstrek lunch of snacks aan werknemers die overuren maken. (Voor werknemers die recht hebben op uitbetaling van overuren, moet u ervoor zorgen dat alle gewerkte tijd, inclusief lunches indien gewerkt, wordt vastgelegd en uitbetaald. Volg alle Fair Labor Standards Act-voorschriften.)
• Verstuur regelmatig salarisenquêtes om te zien hoe uw organisatie ervoor staat. Als u uw werknemers onderbetaalt, zal dit sneller leiden tot een burn-out, en ze zullen eerder vertrekken als ze overwerkt zijn.
• Zorg ervoor dat uw personeel hun PTO gebruikt en vrij neemt na drukke seizoenen (zoals het belastingseizoen voor accountantskantoren).

Met deze strategieën in de hand, zult u goed uitgerust zijn om uw werknemers te helpen hun werklast te beheren.

Om te leren hoe een PEO uw organisatie kan helpen solide strategieën te ontwikkelen om efficiënter te werken en burn-out van werknemers te voorkomen, kunt u ons gratis e-book downloaden: HR-outsourcing: Een stap-voor-stap gids voor professionele werkgeversorganisaties (PEO’s).