A jó költségbecslés elengedhetetlen ahhoz, hogy egy projektet a költségvetésen belül tartsunk. Egy projekt életciklusa során számos költség merülhet fel, és egy pontos becslési módszer jelentheti a különbséget egy sikeres és egy sikertelen terv között. A becslést azonban könnyebb mondani, mint megtenni. A projektek kockázatokkal járnak, a kockázatok pedig váratlan költségekkel.
A költségbecslés az a folyamat, amely figyelembe veszi ezeket a tényezőket, és olyan költségvetést számol ki, amely megfelel a sikeres projekthez szükséges pénzügyi kötelezettségvállalásnak. A projektköltségbecslés a hídépítéstől az új gyilkos alkalmazás kifejlesztéséig mindenre vonatkozik. Minden pénzbe kerül, ezért minél világosabb a szükséges összeg, annál valószínűbb, hogy eléri a célját.
A költségbecslés áttekintése
Az Egyesült Államok kormányzati számvevőszékének meghatározása szerint a költségbecslés “az egyes költségelemek összegzése, bevált módszerek és érvényes adatok felhasználásával, egy program jövőbeli költségeinek becslésére, a ma ismert adatok alapján”.”
A hiteles költségbecslés alapvető jellemzőit a következőképpen határozza meg:
- A feladatok egyértelmű azonosítása
- Széleskörű részvétel a becslések elkészítésében
- Elérhető érvényes adatok
- Szabványosított struktúrák a becslésekhez
- Megoldások a következőkre program bizonytalanságai
- Az infláció elismerése
- Kivont költségek
- A becslések független felülvizsgálata
- A becslések felülvizsgálata jelentős programváltozások esetén
12-A költségbecslés lépéses folyamata
Az U.USA kormánya egy 12 lépéses folyamatot határozott meg, amely megbízható és érvényes költségbecsléseket eredményez. Ezt a tizenkét lépést az alábbiakban ismertetjük.
- A becslés céljának meghatározása: Határozza meg a becslés célját, a szükséges részletesség szintjét, a becslés címzettjét és a becslés általános hatályát.
- Becslési terv kidolgozása: Állítson össze egy költségbecslő csapatot, és vázolja fel a megközelítésüket. Fejlesszen ki egy ütemtervet, és határozza meg, hogy ki fogja elvégezni a független költségbecslést. Végül készítse el a csapat ütemtervét.
- Jellemzők meghatározása: Készítse el a cél, a rendszer és a teljesítmény jellemzőinek alapszintű leírását. Ez magában foglalja a technológiai vonatkozásokat, a rendszerkonfigurációkat, az ütemterveket, a stratégiákat és a meglévő rendszerekkel való kapcsolatokat. Ne feledkezzen meg a támogatásról, a biztonságról, a kockázati elemekről, a tesztelésről és a gyártásról, a telepítésről és karbantartásról, valamint a hasonló örökölt rendszerekről.
- Határozza meg a becslési megközelítést: Határozzon meg egy munkabontási struktúrát (WBS), és válassza ki a WBS egyes elemeihez legjobban illeszkedő becslési módszert. Végezze el a költség- és ütemezési tényezők keresztellenőrzését; majd hozzon létre egy ellenőrző listát.
- Határozza meg a szabályt és a feltételezéseket: Határozza meg világosan, hogy mi szerepel és mi nem szerepel a becslésben, és határozza meg a konkrét feltételezéseket.
- Adatok beszerzése: Készítsen adatgyűjtési tervet, és elemezze az adatokat a költségtényezők megtalálása érdekében.
- Pontbecslés kidolgozása: Költségmodell kidolgozása az egyes WBS-elemek becslésével.
- Érzékenységi elemzés elvégzése: A költségek érzékenységének vizsgálata a becslési bemeneti értékek és a fő feltételezések változásaira, és a fő költségtényezők meghatározása.
- Kockázat- és bizonytalansági elemzés elvégzése: Határozza meg a WBS egyes tételeihez kapcsolódó költség-, ütemezési és műszaki kockázatokat, valamint azok kezelésének módját.
- Dokumentálja a becslést: Dokumentáció készítése a folyamat minden egyes lépéséről, hogy mindenki egy oldalon álljon a költségbecsléssel.
- Becslés bemutatása a vezetőségnek: Tájékoztassa a döntéshozókat a költségbecslésekről, hogy megkapja a jóváhagyást.
- Frissítse a becslést: Minden változást frissíteni és jelenteni kell. Végezzen egy utólagos vizsgálatot is, ahol dokumentálhatja a tanulságokat.
A költségbecslés kihívásai
A költségbecslés során számos tényező bizonytalan. Például, ha a projekt nem olyan, mint a korábbiak, akkor a tapasztalat nem segít eligazodni. Ha a tervezési horizont távolabbra esik, annál nagyobb a bizonytalanság. Ez azt jelenti, hogy minél hosszabb a projekt időtartama, annál kevésbé lesz pontos a költségbecslés.
Aztán ott van a csapat: a rendelkezésre álló készségek és tapasztalatok szintje nagyban befolyásolja a projekt összköltségét.
Projektköltségbecslési technikák
Mindezek a tényezők hatással vannak a projektköltségbecslésre, ami megnehezíti a pontos becslések elkészítését. Szerencsére vannak olyan technikák, amelyek segíthetnek a pontosabb költségbecslés kialakításában.
Analogos becslés
Kérje olyan szakértők segítségét, akik hasonló projektekben tapasztalattal rendelkeznek, vagy használja fel saját múltbeli adatait. Ha hozzáférhet releváns múltbeli adatokhoz, próbálja ki az analóg becslést, amely olyan precedenseket mutathat, amelyek segítenek meghatározni, hogy a projekt korai szakaszában mik lesznek a jövőbeli költségek.
Statisztikai modellezés
Létezik statisztikai modellezés, vagy parametrikus becslés, amely szintén a fő költségtényezők múltbeli adatait használja, majd kiszámítja, hogy mik lennének ezek a költségek, ha a projekt időtartama vagy más szempontja megváltozna.
Alulról felfelé történő becslés
Egy részletesebb megközelítés az alulról felfelé történő becslés, amely az egyes feladatok becsléseit használja, majd ezeket összeadva határozza meg a projekt teljes költségét.
Hárompontos becslés
Egy másik megközelítés a hárompontos becslés, amely három forgatókönyvvel számol: a legvalószínűbb, az optimista és a pesszimista tartományokkal. Ezeket aztán egy egyenletbe helyezik, hogy kialakítsák a becslést.
Tartalékelemzés
A tartalékelemzés meghatározza, hogy mennyi tartalékot kell elkülöníteni a rendkívüli helyzetekre. Ez a megközelítés a bizonytalansággal próbál megküzdeni.
A minőség költsége
A minőség költsége a projekt során a hibák elkerülésére fordított pénzt és a projekt után a hibák kezelésére alkalmazott pénzt használja. Ez segíthet a projekt teljes költségbecslésének finomhangolásában. A szállítók ajánlatainak összehasonlítása pedig szintén segíthet a költségek kiszámításában.
Dinamikus eszközök
A költségbecslés során segít, ha egy online szoftver segítségével összegyűjti az összes projektinformációt. Projektmenedzsment szoftver, amely kongresszusban használható számos ilyen technikával, hogy megkönnyítse a folyamatot. Használjon online szoftvert a projektcsapatok, feladatok és célok meghatározásához. Még a beszállítóit is kezelheti, és nyomon követheti a költségeket a projekt előrehaladtával. Megmutatjuk, hogyan.
Hogyan segíthet a ProjectManager.com a költségbecslésben
A ProjectManager.com egy olyan projektmenedzsment szoftver, amely olyan funkciókkal rendelkezik, amelyek segítenek pontosabb projektköltségbecslést készíteni. Online Gantt-diagramunk segítségével nyomon követheti a projektek és feladatok költségeit és kiadásait.
Specifikus feladatok költségeinek becslése
Az egyes feladatok becslésekor a költségeket szintén összegyűjtheti és nyomon követheti online Gantt-diagramunkon. Itt hozzáadhat egy oszlopot a becsült költségekhez, az alapköltséghez és a tényleges költségekhez, hogy segítsen a projekt végrehajtását követően a költségvetésen belül maradni.
Az online Gantt-diagramunk nemcsak a feladatok nyomon követésére alkalmas, hanem beállíthatja az egyes projektfeladatokhoz kapcsolódó anyagköltségek és fix költségek nyomon követésére is, és nyomon követheti a költségvetés és a tényleges költségek közötti különbséget, ahogyan azt az egyes feladatoknál is megteheti. Mindezeket az adatokat egy oldalon gyűjti össze.
Kezdje egy projekt létrehozásával, majd lépjen a ProjectManager.com Gantt nézetére. Ha már rendelkezik adatokkal, akkor azokat az oldal jobb felső részén található importálás gombra kattintva importálhatja. Vagy használhatja ezt az online Gantt-diagramot az adatok összegyűjtéséhez. Ezt könnyen megoszthatja a csapattagokkal és az érdekelt felekkel, amikor készen áll arra, hogy hozzájárulást vagy jóváhagyást kérjen.
Az erőforrások költségbecslése
A ProjectManager.com erőforrás-kezelési funkciója egy másik eszköz, amely segíthet a pontosabb projektköltségbecslés elérésében. Lehetőséget kínál arra, hogy a feladatok és projektek munkaterhelésén keresztül tekintse át a költségeit.
A projekt tervezésénél az erőforrás-kezelő eszközünkkel figyelembe veheti többek között az alkalmazottak időbeosztását, az eszközbérlést, a szabadságokat és az irodahelyiségeket, amelyek hatással lesznek a költségvetésére. A projekt erőforrásainak elosztása a költségvetés kiegyensúlyozásának egyik módja.
Készítsen erőforrástervet a tervezett erőforrások időpontjának ütemezésével, azzal, hogy mennyi ideig lesz rájuk szüksége, és hogy kik lesznek érintettek. Ez magában foglalja az esetleges felszerelés- vagy helyszínbérlést is. Emellett bontja le az egyes tevékenységekhez szükséges erőforrások napi mennyiségére is. Ezután hozzon létre egy ütemtervet a részletes erőforrásokkal, beleértve az időtartamot és a becsült költségeket.
A projekt költségeinek becslésekor a legjobb eszközökre van szüksége, amelyek segítenek a pontosabb költségvetés kiszámításában. A ProjectManager.com egy felhőalapú projektmenedzsment szoftver online Gantt-diagramokkal és erőforrás-menedzsment funkciókkal, amelyek segítségével ellenőrizheti a projektköltségeket. Nézze meg, hogyan segíthet a ProjectManager.com a projektköltségek becslésében, ha még ma igénybe veszi ezt a 30 napos ingyenes próbaverziót.