Une bonne estimation des coûts est essentielle pour maintenir un projet sous le budget. De nombreux coûts peuvent apparaître au cours du cycle de vie d’un projet, et une méthode d’estimation précise peut faire la différence entre un plan réussi et un plan raté. Cependant, l’estimation est plus facile à dire qu’à faire. Les projets comportent des risques, et les risques entraînent des coûts inattendus.
L’estimation des coûts est le processus qui prend en compte ces facteurs, et calcule un budget qui répond à l’engagement financier nécessaire à la réussite du projet. L’estimation des coûts d’un projet s’applique à tout, de la construction d’un pont au développement de cette nouvelle killer app. Tout cela coûte de l’argent, donc plus vous êtes clair sur le montant requis, plus vous avez de chances d’atteindre votre objectif.
Un aperçu de l’estimation des coûts
Par ailleurs, le United States Government Accountability Office définit l’estimation des coûts comme « la somme des éléments de coûts individuels, en utilisant des méthodes établies et des données valides, pour estimer les coûts futurs d’un programme, sur la base de ce qui est connu aujourd’hui. »
Il définit en outre les caractéristiques de base d’une estimation crédible des coûts, notamment :
- Identification claire des tâches
- Grande participation à la préparation des estimations
- Disponibilité de données valides
- Structures normalisées pour les estimations
- Prévisions pour… incertitudes du programme
- Reconnaissance de l’inflation
- Coûts exclus
- Examens indépendants des estimations
- Révision des estimations pour les changements importants du programme
12-.Step Process for Cost Estimation
Le gouvernement américain a identifié un processus en 12 étapes pour l’estimation des coûts.S. a identifié un processus en douze étapes qui permet d’obtenir des estimations de coûts fiables et valides. Ces douze étapes sont décrites ci-dessous.
- Définir le but de l’estimation : Déterminer le but de l’estimation, le niveau de détail qui est requis, qui reçoit l’estimation et la portée globale de l’estimation.
- Développer un plan d’estimation : Rassemblez une équipe d’estimation des coûts, et décrivez son approche. Développez un calendrier, et déterminez qui fera l’estimation indépendante des coûts. Enfin, créez le calendrier de l’équipe.
- Définir les caractéristiques : Créez une description de base de l’objectif, du système et des caractéristiques de performance. Cela comprend toutes les implications technologiques, les configurations du système, les calendriers, les stratégies et les relations avec les systèmes existants. N’oubliez pas le support, la sécurité, les éléments de risque, les tests et la production, le déploiement et la maintenance, et tout système hérité similaire.
- Déterminer l’approche d’estimation : Définissez une structure de répartition du travail (SRT) et choisissez la méthode d’estimation la mieux adaptée à chaque élément de la SRT. Vérifiez par recoupement les facteurs de coût et de calendrier ; puis créez une liste de contrôle.
- Identifiez la règle et les hypothèses : Définissez clairement ce qui est inclus et exclu de l’estimation, et identifiez les hypothèses spécifiques.
- Obtenir des données : Créer un plan de collecte de données, et analyser les données pour trouver les facteurs de coût.
- Développer une estimation ponctuelle : Développer un modèle de coût en estimant chaque élément de la SRT.
- Effectuer une analyse de sensibilité : Tester la sensibilité des coûts aux changements des valeurs d’entrée de l’estimation et des hypothèses clés, et déterminer les principaux inducteurs de coûts.
- Effectuer une analyse des risques et des incertitudes : Déterminez les risques de coût, de calendrier et techniques inhérents à chaque élément de la SRT et la façon de les gérer.
- Documentez l’estimation : Disposez d’une documentation pour chaque étape du processus afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde en ce qui concerne l’estimation des coûts.
- Présenter l’estimation à la direction : Briefez les décideurs sur les estimations de coûts pour obtenir leur approbation.
- Mettre à jour l’estimation : Toute modification doit être mise à jour et faire l’objet d’un rapport. De plus, effectuez un post-mortem où vous pouvez documenter les leçons apprises.
Défis de l’estimation des coûts
Il y a beaucoup de facteurs qui sont incertains lors de l’estimation des coûts. Par exemple, si le projet n’est pas comme les précédents, alors l’expérience ne pourra pas vous guider. Si l’horizon de planification est plus lointain, plus l’incertitude est grande. Cela dit, plus la durée du projet est longue, moins les estimations de coûts seront ciblées.
Et puis il y a l’équipe : le niveau de compétence et d’expérience disponible va avoir un grand facteur sur les coûts globaux du projet.
Techniques d’estimation des coûts du projet
Tous ces facteurs ont un impact sur l’estimation des coûts du projet, ce qui rend difficile de parvenir à des estimations précises. Heureusement, il existe des techniques qui peuvent aider à développer une estimation des coûts plus précise.
Estimation analogique
Sollicitez l’aide d’experts qui ont de l’expérience dans des projets similaires, ou utilisez vos propres données historiques. Si vous avez accès à des données historiques pertinentes, essayez l’estimation analogique, qui peut montrer des précédents qui aident à définir ce que seront vos coûts futurs dans les premières étapes du projet.
Modélisation statistique
Il existe une modélisation statistique, ou estimation paramétrique, qui utilise également les données historiques des principaux facteurs de coût, puis calcule ce que seraient ces coûts si la durée ou un autre aspect du projet était modifié.
Estimation ascendante
Une approche plus granulaire est l’estimation ascendante, qui utilise les estimations des tâches individuelles et les additionne ensuite pour déterminer le coût global du projet.
Estimation en trois points
Une autre approche est l’estimation en trois points, qui aboutit à trois scénarios : les fourchettes les plus probables, optimistes et pessimistes. Ceux-ci sont ensuite mis dans une équation pour développer une estimation.
Analyse de la réserve
L’analyse de la réserve détermine la quantité de réserve pour imprévus qui doit être allouée. Cette approche tente de lutter contre l’incertitude.
Cost of Quality
Le coût de la qualité utilise l’argent dépensé pendant le projet pour éviter les échecs et l’argent appliqué après le projet pour traiter les échecs. Cela peut aider à affiner l’estimation du coût global de votre projet. Et la comparaison des offres des fournisseurs peut également aider à déterminer les coûts.
Outils dynamiques
Quand vous estimez les coûts, il est utile d’utiliser un logiciel en ligne pour recueillir toutes les informations de votre projet. Logiciel de gestion de projet qui peut être utilisé en congrès avec plusieurs de ces techniques pour aider à faciliter le processus. Utilisez un logiciel en ligne pour définir vos équipes de projet, vos tâches et vos objectifs. Même gérer vos fournisseurs et suivre les coûts au fur et à mesure que le projet se déroule. Nous allons vous montrer comment.
Comment ProjectManager.com peut aider à l’estimation des coûts
ProjectManager.com est un logiciel de gestion de projet qui a des fonctionnalités pour aider à créer une estimation plus précise des coûts du projet. Notre diagramme de Gantt en ligne peut être utilisé pour vous aider à suivre les coûts et les dépenses des projets et des tâches.
Estimez les coûts de tâches spécifiques
Lorsque vous estimez des tâches individuelles, les coûts peuvent également être collectés et suivis sur notre diagramme de Gantt en ligne. Ici, vous pouvez ajouter une colonne pour les coûts estimés, le coût de base et les coûts réels pour vous aider à maintenir le projet dans le budget une fois qu’il a été exécuté.
Notre diagramme de Gantt en ligne peut non seulement suivre les tâches, mais vous pouvez le configurer pour suivre les matériaux et les coûts fixes associés à chaque tâche du projet, et surveiller la différence entre le budget et les coûts réels, comme vous pouvez le faire avec chaque tâche. Toutes ces données sont rassemblées sur une seule page.
Débutez par la création d’un projet, puis allez dans la vue Gantt sur ProjectManager.com. Si vous avez déjà des données, vous pouvez les importer en cliquant sur le bouton d’importation en haut à droite de la page. Vous pouvez également utiliser ce diagramme de Gantt en ligne pour collecter les données. Il peut être facilement partagé avec les membres de l’équipe et les parties prenantes lorsque vous êtes prêt à obtenir des commentaires ou une approbation.
Estimez le coût des ressources
La fonctionnalité de gestion des ressources sur ProjectManager.com est un autre outil qui peut vous aider à réaliser une estimation plus précise du coût du projet. Elle offre un moyen d’examiner vos coûts à travers la charge de travail entre les tâches et les projets.
Lorsque vous planifiez un projet avec notre outil de gestion des ressources, vous pouvez tenir compte des horaires des employés, des locations d’équipement, des vacances et de l’espace de bureau, entre autres facteurs qui auront un impact sur votre budget. La répartition des ressources d’un projet est une façon d’équilibrer un budget.
Créer un plan de ressources en prévoyant les dates des ressources prévues, la durée pendant laquelle vous en aurez besoin et les personnes qui seront impliquées. Cela inclut toute location d’équipement ou de site. De plus, décomposez cela en quantité de ressources nécessaires pour chaque activité sur une base quotidienne. Ensuite, créez un calendrier avec des ressources détaillées, y compris la durée et les coûts estimés.
Lorsque vous estimez les coûts d’un projet, vous voulez avoir les meilleurs outils pour vous aider à calculer un budget plus précis. ProjectManager.com est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud avec des diagrammes de Gantt en ligne et des fonctionnalités de gestion des ressources qui vous permettent de contrôler les coûts de votre projet. Voyez comment ProjectManager.com peut vous aider à estimer les coûts de votre projet en prenant cet essai gratuit de 30 jours aujourd’hui.