Introduction to Accounting Information Systems (AIS)

ja veroviranomaiset pystyvät käyttämään niitä.

Erityiskoulutetut kirjanpitäjät työskentelevät perusteellisesti AIS:n kanssa varmistaakseen, että yrityksen taloustapahtumat ja kirjanpito ovat mahdollisimman tarkkoja ja että taloustiedot ovat helposti niiden saatavilla, jotka tarvitsevat niitä oikeutetusti – samalla kun tiedot pysyvät ehjinä ja turvallisina.

Esittely kirjanpidon tietojärjestelmiin

Kirjanpidon tietojärjestelmien ymmärtäminen

Kirjanpidon tietojärjestelmä on tapa, jolla seurataan yrityksen kaikkea kirjanpitoa ja liiketoimintaa. Kirjanpidon tietojärjestelmät koostuvat yleensä kuudesta pääkomponentista: ihmiset, menettelyt ja ohjeet, tiedot, ohjelmistot, tietotekninen infrastruktuuri ja sisäinen valvonta. Jäljempänä on eritelty kukin komponentti yksityiskohtaisesti.

1. AIS:n ihmiset

AIS:n ihmiset ovat järjestelmän käyttäjiä. AIS auttaa yrityksen eri osastoja työskentelemään yhdessä. Ammattilaisia, jotka saattavat joutua käyttämään organisaation AIS:ää, ovat esimerkiksi:

• kirjanpitäjät
• Konsultit
• liiketoiminta-analyytikot
• johtajat
• päälliköt taloushallinnosta
• tilintarkastajat

Johto voi esimerkiksi asettaa myyntitavoitteet, joita varten henkilökunta voi tilata sopivan määrän varastoa. Varastotilaus ilmoittaa kirjanpitoon uudesta maksuvelvoitteesta. Kun yrityksessä tehdään myyntiä, myyntiprosessiin osallistuvia henkilöitä ja osastoja voivat olla esimerkiksi seuraavat:

1. Myyjät syöttävät asiakastilaukset AIS-järjestelmään.
2. Kirjanpito laskuttaa tai lähettää laskun asiakkaalle.
3. Varasto kokoaa tilauksen.
4. Kuljetusosasto lähettää tilauksen asiakkaalle.
5. Kirjanpito-osasto saa ilmoituksen uudesta myyntisaatavasta, joka on asiakkaalta saatu velkakirja, joka maksetaan yleensä 30, 60 tai 90 päivän kuluessa.
6. Asiakaspalveluosasto seuraa tilausta ja asiakkaan lähetyksiä.
7. Johto käyttää AIS:ää myyntiraporttien laatimiseen ja kustannusanalyysien tekemiseen, joihin voi sisältyä varasto-, lähetys- ja valmistuskustannuksia.

Hyvin suunnitellun AIS:n avulla kaikki organisaation työntekijät pääsevät käsiksi samaan järjestelmään ja voivat hakea samat tiedot. AIS myös yksinkertaistaa tarvittaessa tietojen raportointia organisaation ulkopuolisille henkilöille.

Konsultit voivat esimerkiksi käyttää AIS:n tietoja analysoidakseen yrityksen hinnoittelurakenteen tehokkuutta tarkastelemalla kustannustietoja, myyntitietoja ja tuloja. Myös tilintarkastajat voivat käyttää tietoja arvioidakseen yrityksen sisäistä valvontaa, taloudellista tilaa ja säännösten, kuten Sarbanes-Oxley Actin (SOX), noudattamista.

AIS olisi suunniteltava siten, että se vastaa niiden henkilöiden tarpeita, jotka sitä tulevat käyttämään. Järjestelmän olisi myös oltava helppokäyttöinen, ja sen olisi parannettava eikä estettävä tehokkuutta.

2. Järjestelmän olisi oltava helppokäyttöinen. Menettelyt ja ohjeet

AIS:n menettelyt ja ohjeet ovat menetelmiä, joita se käyttää tietojen keräämiseen, tallentamiseen, hakemiseen ja käsittelyyn. Nämä menetelmät ovat sekä manuaalisia että automatisoituja. Tiedot voivat olla peräisin sekä sisäisistä lähteistä (esim. työntekijät) että ulkoisista lähteistä (esim. asiakkaiden verkkotilaukset). Menettelyt ja ohjeet koodataan AIS-ohjelmistoon. Menettelyt ja ohjeet olisi kuitenkin ”koodattava” myös työntekijöihin dokumentoinnin ja koulutuksen avulla. Menettelyjä ja ohjeita on noudatettava johdonmukaisesti, jotta ne olisivat tehokkaita.

3. AIS-tiedot

AIS:ssä on oltava tietokantarakenne tietojen tallentamista varten, kuten strukturoitu kyselykieli (Structured Query Language, SQL), joka on tietokannoissa yleisesti käytetty tietokonekieli. SQL:n avulla AIS:ssä olevia tietoja voidaan käsitellä ja hakea raportointitarkoituksiin. AIS tarvitsee myös erilaisia syöttönäyttöjä erityyppisiä järjestelmän käyttäjiä ja tietojen syöttöä varten sekä erilaisia tulostusmuotoja eri käyttäjien ja erityyppisten tietojen tarpeiden täyttämiseksi.

AIS:n sisältämät tiedot ovat kaikkia organisaation liiketoimintakäytäntöjen kannalta olennaisia taloudellisia tietoja. Kaikkien yrityksen talouteen vaikuttavien liiketoimintatietojen tulisi mennä AIS:ään.

AIS:n sisältämien tietojen tyyppi riippuu liiketoiminnan luonteesta, mutta se voi koostua seuraavista:

• Myyntitilaukset
• Asiakkaiden laskutustositteet
• Myyntianalyysiraportit
• Ostopyynnöt
• Toimittajien laskut
• Tarkastusrekisterit
• Yleistä asioista. pääkirja
• Varastotiedot
• Palkanlaskentatiedot
• Aikakirjanpito
• Verotiedot

Tietoja voidaan käyttää kirjanpidon selvitysten ja talousraporttien laadinnassa, mukaan lukien myyntisaamisten vanheneminen, poisto- tai poistosuunnitelmat, koetase ja tuloslaskelma. Kun kaikki nämä tiedot ovat yhdessä paikassa AIS:ssä, ne helpottavat yrityksen kirjanpitoa, raportointia, analysointia, tilintarkastusta ja päätöksentekoa. Jotta tiedot olisivat hyödyllisiä, niiden on oltava täydellisiä, tarkkoja ja olennaisia.

Toisaalta esimerkkejä tiedoista, jotka eivät kuulu AIS:ään, ovat esimerkiksi muistiot, kirjeenvaihto, esitykset ja käsikirjat. Näillä asiakirjoilla saattaa olla tangentiaalinen yhteys yrityksen talouteen, mutta tavanomaisia alaviitteitä lukuun ottamatta ne eivät varsinaisesti kuulu yrityksen taloushallinnon kirjanpitoon.

4. TALOUSARVIOT AIS-ohjelmistot

AIS:n ohjelmistokomponentti on tietokoneohjelmat, joita käytetään yrityksen taloustietojen tallentamiseen, hakemiseen, käsittelyyn ja analysointiin. Ennen kuin tietokoneita oli olemassa, AIS oli manuaalinen, paperipohjainen järjestelmä, mutta nykyään useimmat yritykset käyttävät tietokoneohjelmia AIS:n perustana. Pienet yritykset saattavat käyttää Intuitin Quickbooks- tai Sagen Sage 50 -kirjanpito-ohjelmaa, mutta on olemassa muitakin. Pienet ja keskisuuret yritykset saattavat käyttää SAP:n Business One -ohjelmaa. Keskisuuret ja suuret yritykset saattavat käyttää Microsoftin Dynamics GP:tä, Sage Groupin MAS 90:tä tai MAS 200:aa, Oraclen PeopleSoft-ohjelmaa tai Epicor Financial Management -ohjelmaa.

Tehokkaan AIS-ohjelmiston tärkeimpiä osatekijöitä ovat laatu, luotettavuus ja turvallisuus. Johtajat luottavat sen tuottamiin tietoihin tehdessään yrityksen päätöksiä, ja he tarvitsevat laadukasta tietoa voidakseen tehdä järkeviä päätöksiä.

AIS-ohjelmistot voidaan räätälöidä vastaamaan erityyppisten yritysten yksilöllisiä tarpeita. Jos olemassa oleva ohjelma ei vastaa yrityksen tarpeita, ohjelmisto voidaan myös kehittää yrityksen sisällä loppukäyttäjien merkittävällä panoksella tai ulkopuolinen yritys voi kehittää sen nimenomaan kyseistä organisaatiota varten. Järjestelmä voidaan jopa ulkoistaa siihen erikoistuneelle yritykselle.

Julkisesti noteeratuille yrityksille Sarbanes-Oxley-säännökset sanelevat jossain määrin AIS:n rakenteen riippumatta siitä, minkä ohjelmiston ja räätälöintivaihtoehdot yritys valitsee. Tämä johtuu siitä, että SOX-säännöksissä vahvistetaan sisäinen valvonta ja tilintarkastusmenettelyt, joita pörssiyhtiöiden on noudatettava.

5. Tietotekninen infrastruktuuri

Tietotekninen infrastruktuuri on vain hieno nimi laitteistolle, jota käytetään kirjanpidon tietojärjestelmän käyttämiseen. Suurin osa näistä laitteistokohteista yrityksellä olisi joka tapauksessa oltava, ja niihin voi kuulua seuraavia:

• tietokoneet
• mobiililaitteet
• palvelimet
• tulostimet
• ylijännitesuojat
• reitittimet
• tietovälineet
• Tallennusvälineet
• Varavirtalähde

Kustannusten lisäksi, laitteiston valinnassa huomioon otettavia tekijöitä ovat nopeus, tallennuskapasiteetti ja se, voidaanko laitteistoa laajentaa ja päivittää.

Periaatteessa tärkeintä on, että AIS-laitteistoon valitun laitteiston on oltava yhteensopiva suunnitellun ohjelmiston kanssa. Ihannetapauksessa se ei olisi vain yhteensopiva vaan optimaalinen – kömpelöstä järjestelmästä on paljon vähemmän hyötyä kuin nopeasta. Yksi tapa, jolla yritykset voivat helposti täyttää laitteistojen ja ohjelmistojen yhteensopivuusvaatimukset, on ostaa avaimet käteen -periaatteella toimiva järjestelmä, joka sisältää sekä yrityksen tarvitsemat laitteistot että ohjelmistot. Avaimet käteen -järjestelmän ostaminen tarkoittaa teoriassa sitä, että yritys saa AIS-järjestelmäänsä optimaalisen yhdistelmän laitteistoja ja ohjelmistoja.

Hyvän AIS-järjestelmän tulisi myös sisältää suunnitelma laitteistojärjestelmän osien ylläpitoa, huoltoa, vaihtamista ja päivittämistä varten sekä suunnitelma rikkoutuneiden ja vanhentuneiden laitteistojen hävittämistä varten, jotta arkaluonteiset tiedot tuhoutuvat kokonaan.

6. Hyvän AIS-järjestelmän tulisi sisältää myös suunnitelma laitteiston ylläpidosta, huollosta, korvaamisesta ja päivittämisestä. Sisäinen valvonta

AIS:n sisäinen valvonta on sen sisältämiä turvatoimenpiteitä arkaluonteisten tietojen suojaamiseksi. Ne voivat olla niin yksinkertaisia kuin salasanat tai niin monimutkaisia kuin biometrinen tunnistus. Biometrisiin turvaprotokolliin voi kuulua sellaisten ihmisen ominaisuuksien tallentaminen, jotka eivät muutu ajan mittaan, kuten sormenjäljet, ääni ja kasvojentunnistus.

AIS:ssä on oltava sisäiset kontrollit, joilla suojataan luvattomalta tietokoneen käytöltä ja rajoitetaan käyttöoikeus valtuutettuihin käyttäjiin, joihin kuuluvat myös jotkin yrityksen sisäiset käyttäjät. Sen on myös estettävä sellaisten henkilöiden luvaton tiedostojen käyttö, joilla on oikeus käyttää vain tiettyjä järjestelmän osia.

AIS sisältää luottamuksellisia tietoja, jotka eivät kuulu vain yritykselle vaan myös sen työntekijöille ja asiakkaille. Näitä tietoja voivat olla:

• Sosiaaliturvatunnukset
• Palkka- ja henkilöstötiedot
• Luottokorttinumerot
• Asiakastiedot
• Yrityksen taloustiedot
• Toimittajien ja myyjien taloustiedot

Kaikki AIS-tietojärjestelmän tiedot olisi salattava, ja pääsy järjestelmään olisi lokitallennettava ja sitä olisi valvottava. Järjestelmän toiminnan tulisi myös olla jäljitettävissä.

Verkko- ja tietojärjestelmä tarvitsee myös sisäistä valvontaa, joka suojaa sitä tietokoneviruksilta, hakkereilta ja muilta sisäisiltä ja ulkoisilta uhkilta verkkoturvallisuudelle. Se on myös suojattava luonnonkatastrofeilta ja virtapiikeiltä, jotka voivat aiheuttaa tietojen katoamista.

Reaalimaailman esimerkkejä kirjanpidon tietojärjestelmistä

Hyvin suunnitellun AIS:n avulla yritys voi toimia sujuvasti päivittäin, kun taas huonosti suunniteltu AIS voi haitata sen toimintaa. Kolmas AIS:n käyttökohde on se, että kun yritys on vaikeuksissa, sen AIS:n tietoja voidaan käyttää selvittämään, mikä meni pieleen. WorldComin ja Lehman Brothersin tapaukset tarjoavat kaksi esimerkkiä.

WorldCom

Vuonna 2002 WorldComin sisäiset tarkastajat Eugene Morse ja Cynthia Cooper käyttivät yrityksen AIS-järjestelmää paljastaakseen lähes 4 miljardin dollarin edestä vilpillisiä kulujen kohdentamisia ja muita kirjanpitokirjauksia.Heidän tutkimuksensa johti talousjohtaja Scott Sullivanin irtisanomiseen sekä uuteen lainsäädäntöön – Sarbanes-Oxley Actin 404 §:ään, jolla säännellään yritysten sisäistä talousvalvontaa ja -menettelyjä.

Lehman Brothers

Tutkittaessa Lehmanin konkurssin syitä keskeisessä asemassa olivat AIS:n ja muiden tietojärjestelmien tarkastelu, asiakirjojen kerääminen ja tarkastelu sekä todistajien haastattelut. Yhtiön konkurssin syiden etsiminen ”edellytti Lehmanin toiminta-, kaupankäynti-, arvostus-, rahoitus-, kirjanpito- ja muiden tietojärjestelmien laajaa tutkimista ja tarkastelua”, todetaan 2 200-sivuisessa, yhdeksänosaisessa tutkintaraportissa.

Lehmanin järjestelmät ovat esimerkki siitä, miten AIS:ää ei pitäisi rakentaa. Tutkija Anton R. Valukas toteaa raportissaan: ”Lehmanilla oli konkurssihakemuksen jättöhetkellä yli 2600 ohjelmistojärjestelmän ja sovelluksen tilkkutäkki…”. Monet Lehmanin järjestelmistä olivat vaikeaselkoisia, vanhentuneita tai epätyypillisiä.”

Tarkastaja päätti keskittyä 96 järjestelmään, jotka vaikuttivat olennaisimmilta. Tämä tarkastus vaati koulutusta, opiskelua ja kokeilemista vain oppiakseen käyttämään järjestelmiä.”

Valukan raportissa todettiin myös, että ”Lehmanin järjestelmät olivat erittäin riippuvaisia toisistaan, mutta niiden välisiä suhteita oli vaikea tulkita eikä niitä ollut dokumentoitu hyvin. Tarvittavien tietojen saaminen tarvittavista järjestelmistä vaati poikkeuksellisia ponnisteluja.”

Lopputulos

AIS:n kuusi osatekijää toimivat yhdessä auttaakseen avainhenkilöitä keräämään, tallentamaan, hallitsemaan, käsittelemään, hakemaan ja raportoimaan taloudellisia tietoja. Hyvin kehitetty ja ylläpidetty kirjanpidon tietojärjestelmä, joka on tehokas ja tarkka, on menestyvän yrityksen välttämätön osa.