Los propietarios de empresas ajenas al comercio minorista a veces descartan la prevención de pérdidas como un reto sólo para las tiendas minoristas. Pero todos los negocios pueden beneficiarse implementando estrategias de prevención de pérdidas que protejan su inventario y sus cuentas.
Una sólida estrategia de prevención de pérdidas le ayudará a:
- Proteger su cuenta de resultados.
- Mejorar la satisfacción del cliente manteniendo un inventario preciso.
- Desarrollar una cultura de seguridad y responsabilidad que conduzca a unos empleados más felices y comprometidos.
- Los hurtos
- Los fraudes o errores de los proveedores, como cuando se recibe un pedido sin existencias
- Los robos de los empleados, que cuestan 2.9 billones al año
- Errores administrativos, como un error de contabilidad o un precio de venta incorrectamente listado
- Daños en el inventario, como el desperdicio o el deterioro
¿Qué es la prevención de pérdidas?
La prevención de pérdidas es un esfuerzo organizado por parte de una empresa para reducir todas y cada una de las pérdidas de ingresos. Las pérdidas generalmente ocurren debido a problemas con la contabilidad o los controles de inventario. Las causas específicas incluyen:
Por qué toda empresa debe tener una estrategia de prevención de pérdidas
En realidad, cualquier estrategia que decida adoptar debe encajar en su plan general de gestión de la seguridad física. Pero incluso una pequeña inversión en prevención de pérdidas mejorará sus márgenes de beneficios.
La prevención de pérdidas también tiene algunos beneficios indirectos útiles.
Los empleados se dan cuenta cuando se producen robos a su alrededor y cuando los errores administrativos afectan a su trabajo. Estos problemas pueden tener un grave impacto en la moral. Hacer un esfuerzo proactivo para prevenir las pérdidas muestra tanto a los empleados como a los clientes que usted invierte en dirigir un negocio de alto rendimiento. Responderán positivamente a ese esfuerzo.
8 estrategias probadas para la prevención de pérdidas
Aquí tiene algunas estrategias probadas para la prevención de pérdidas que protegerán su negocio y le ayudarán a desarrollar una cultura de seguridad en su lugar de trabajo:
Emplee a sus empleados y anímelos a participar
Los expertos en prevención de pérdidas han descubierto que animar a los empleados a participar en una nueva iniciativa de prevención de pérdidas suele ser más eficaz que simplemente ofrecerles programas de recompensas o castigos para que cumplan. Tienen que ver la iniciativa como una buena causa que pueden apoyar. Cuando los empleados se implican en el éxito de la empresa, es mucho más probable que la protejan de las pérdidas.
Explique a los empleados que quiere crear un mejor entorno de trabajo para ellos y que la prevención de pérdidas forma parte de ese plan. Para reforzar su mensaje, puede encontrar otras formas de mostrar a los empleados que los valora y se preocupa por su éxito personal.
Conecte su estrategia de prevención de pérdidas con otros esfuerzos para apoyar a sus empleados.
Considere la posibilidad de implementar también:
- Eventos de agradecimiento a los empleados más frecuentes
- Mentores de carrera
- Calendarios de aumento de sueldo basados en el rendimiento, cuando sean una opción financiera
Tenga políticas claras
La prevención de pérdidas debe aplicarse con regularidad y consistencia para que sus esfuerzos se afiancen realmente. La forma más rápida de perder la confianza de los empleados es que vean que la empresa aplica los procedimientos de prevención de pérdidas de forma incoherente. Su mejor herramienta para hacer cumplir un nuevo programa de prevención de pérdidas es una política bien documentada.
Todo el mundo en su empresa necesita saber cómo se espera que ayuden a prevenir las pérdidas. Tienen que entender cuáles son las responsabilidades de la empresa. Además, su política debe detallar todos los procedimientos necesarios para prevenir y responder a las pérdidas.
Si su empresa se ha enfrentado a robos internos en el pasado, es posible que desee considerar la posibilidad de ajustar sus políticas de contratación. Aunque debe tratar a los empleados como activos en su estrategia de prevención de pérdidas, debe asegurarse de que está contratando personal que protegerá a su empresa.
Considere si merece la pena realizar comprobaciones adicionales de referencias o de antecedentes para los puestos de personal de almacén, por ejemplo, y si las comprobaciones de crédito tienen sentido como parte de la selección de candidatos a contables.
Use una comunicación clara &Formación
Haga que la prevención de pérdidas forme parte de la orientación de sus nuevos empleados. Explique que su empresa se preocupa por sus empleados y quiere que trabajen en un entorno seguro.
Necesita la ayuda de sus empleados para retirar del lugar de trabajo a las personas que cometen robos antes de que se conviertan en un peligro para sus compañeros o para la empresa. También necesita que alerten a los gerentes tan pronto como detecten cualquier error contable.
Después de la orientación, asegúrese de que la prevención de pérdidas se mantiene en la mente de sus empleados. Envíe informes de situación a los directores para que reciban información periódica sobre cómo su departamento, tienda o equipo está previniendo las pérdidas. Comuníquese con regularidad, quizás en un correo electrónico para toda la empresa, para recordar a todos la importancia de la prevención de pérdidas.
Actualización de la contabilidad
Recuerde que la prevención de pérdidas es algo más que hacer frente a los robos. A veces, las pérdidas sólo se notan en el balance. Considere si puede necesitar nuevas prácticas contables.
Muchos negocios sólo llevan a cabo una contabilidad de costes, lo que significa que hacen un seguimiento del inventario basado en el coste que han pagado por lotes completos de artículos. Instaurar una contabilidad al por menor lleva más trabajo, pero suele detectar más errores administrativos. Este método de contabilidad hace un seguimiento de los precios reales de venta al por menor a lo largo del tiempo, incluyendo los márgenes de beneficio, las rebajas y los precios de venta de los artículos individuales.
Puede identificar más fácilmente las mermas utilizando la contabilidad al por menor que con otros métodos. La contrapartida es que el seguimiento del inventario con la contabilidad minorista debe ser mucho más riguroso. Por ejemplo, un error de rebaja parecerá una merma si no se identifica inmediatamente con este método.
Automatizar los controles de inventario
Identifique qué medidas puede automatizar. El uso de la automatización ayudará a compensar la mano de obra adicional necesaria para realizar una mejor prevención de pérdidas
Puede desplegar taquillas de activos inteligentes para prevenir la pérdida de su propio y costoso equipo empresarial. Las taquillas de activos registran automáticamente cada transacción para que siempre sepa quién ha firmado la salida de cada artículo, sin posibilidad de que se produzcan errores humanos.
Los sistemas de vigilancia del contenido de las taquillas pueden verificar que se colocan los artículos correctos en los compartimentos. Cada pieza del equipo está etiquetada con una etiqueta RFID inalámbrica de corto alcance. Esas etiquetas se leen en el sistema de taquillas cuando se coge o se devuelve el equipo.
Esto reduce los robos internos y los errores honestos. Un usuario no puede afirmar falsamente que ha devuelto un portátil a una taquilla desatendida, porque el sistema puede verificar si el portátil fue realmente colocado en el compartimento. Incluso puede configurar el sistema de taquillas para que envíe una alerta a los supervisores si los activos no se devuelven o si se intenta una devolución falsa.
Use elementos disuasorios fuertes
Presentar la apariencia de una seguridad fuerte es tan importante como tener realmente una seguridad fuerte. Demostrar que se toma en serio las pérdidas con medidas de seguridad llamativas puede ser muy eficaz.
¿Tiene actualmente personal dedicado a trabajar para evitar los robos o las mermas en persona en algún local? ¿Puede, en cambio, desplegar cámaras de vigilancia? La presencia de cámaras de vigilancia puede ser un fuerte elemento disuasorio de los robos, incluso si no están grabando.
Las etiquetas antirrobo visibles en los artículos del inventario también disuadirán a los ladrones. Una simple señalización en las entradas advirtiendo de que se está vigilando el robo puede hacer que los ladrones busquen un objetivo menos vigilado.
Supervise las tendencias de las pérdidas
Algunas pérdidas sólo serán evidentes con el tiempo. Los errores de contabilidad a menudo se revelan de esa manera, y las pequeñas pérdidas de inventario pueden acumularse con el tiempo.
Debe recopilar un flujo constante de datos sobre esos inventarios y cuentas. Observe si surgen tendencias. Analice los datos en busca de patrones o pérdidas inesperadas.
Realice auditorías regulares y programadas de esas cuentas. Pida a los gestores que realicen un determinado número de auditorías sorpresa cada trimestre. La evaluación periódica del rendimiento de su programa de prevención de pérdidas lo mantendrá rentable y evitará que gaste en exceso en nuevas iniciativas o en tecnología innecesaria.
Adapte
De vez en cuando, recuerde a todos en su empresa los objetivos de su programa de prevención de pérdidas. Sea abierto y transparente sobre el funcionamiento de sus estrategias de prevención de pérdidas. Proporcione información a los directivos y a los empleados sobre el rendimiento de sus departamentos y de la empresa en su conjunto.
Asegúrese de seguir proporcionando esa información de forma constante. Los empleados desarrollarán el hábito de evaluar su trabajo, lo que a su vez conducirá a más mejoras. Su estrategia de prevención de pérdidas se convertirá en un bucle que se autoperpetúa.
Puede elegir entre estas ocho ideas diferentes para ver qué funciona. Pero, como recomiendan los expertos en seguridad, asegúrese de tener una estrategia integrada. Asegúrese de que cada medida de prevención de pérdidas que aplique funcione como parte de su programa de seguridad general.
Aprenda más sobre las estrategias de prevención de pérdidas
Ha invertido una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dinero en su negocio. Poner en marcha una estrategia eficaz de prevención de pérdidas es una forma excelente de proteger esa inversión.
La prevención de pérdidas es sólo uno de los componentes de un sólido programa de seguridad física. Comience por aplicar su nueva estrategia de prevención de pérdidas y, a continuación, vea de qué otra forma podría mejorar el rendimiento de su negocio.
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