Überlastete Mitarbeiter: Anzeichen und mögliche Folgen

Haben Sie überlastete Mitarbeiter?

Es ist ganz natürlich, dass Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter so produktiv wie möglich sind, und in jedem Unternehmen gibt es gelegentlich Zeiten, in denen mehr los ist als in anderen. Aber machen Sie nicht den häufigen Fehler, Ihre Top-Talente zu verschleißen.

Um ein Burnout Ihrer Mitarbeiter zu vermeiden, sollten Sie Ihre hohen Erwartungen mit soliden Strategien ausgleichen, die verhindern, dass Ihre Mitarbeiter überfordert werden.

Überlastete Mitarbeiter können sich auf jeden Bereich Ihres Unternehmens auswirken. Hier erfahren Sie, wie:

• Die Produktivität sinkt, wenn die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, alles zu erledigen.
• Die Qualität verschlechtert sich, wenn die Mitarbeiter sich nicht die Zeit nehmen können, ihre Arbeit richtig zu erledigen.
• Das Wachstum gerät ins Stocken, wenn die Mitarbeiter sich nicht losreißen können, um eine neue Schulung zu absolvieren oder ein Verfahren einzuführen, das dem Unternehmen helfen könnte.
• Der Kundenservice nimmt ab, wenn die Mitarbeiter nur darauf bedacht sind, über die Runden zu kommen, und sich nicht auf den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen konzentrieren können.
• Der Ruf leidet, wenn ein Unternehmen dafür bekannt ist, seine Mitarbeiter in den Ruin zu treiben.
• Die Moral geht in den Keller, wenn die Mitarbeiter ihre Leidenschaft verlieren. Sie brennen aus oder verlassen das Unternehmen.

Mehr als die Hälfte der amerikanischen Arbeitnehmer fühlen sich überarbeitet oder ausgebrannt, so der Staples Business Advantage Workplace Index 2016. Es ist wichtig, die Anzeichen für überlastete Mitarbeiter frühzeitig zu erkennen, um Burnout vorzubeugen und hoffentlich die Fluktuation zu verringern.

Achten Sie auf diese sechs Warnzeichen für überlastete Mitarbeiter:

Schlechte Arbeitsleistung

Achten Sie auf Mitarbeiter, die Fristen nicht einhalten, Projekte verspätet oder unvollständig abliefern oder nur das Nötigste tun, um zurechtzukommen.

2. Fehlzeiten

Beobachten Sie, wenn Teammitglieder häufig zu spät kommen oder bei der Arbeit fehlen.

Erhöhte Emotionen der Mitarbeiter

Haben Sie beobachtet, dass Mitarbeiter unter Stress eine kürzere Zündschnur haben, oft abgelenkt, unglücklich oder unengagiert sind?

Schlechtes Kundenfeedback

Melden Kunden, dass sie eine Veränderung im Service bemerkt haben? Haben Sie Kommentare gehört wie: „Meine Güte, ich versuche, mit Shannon Termine zu vereinbaren, aber sie plant vier Monate im Voraus. Sie muss sehr beschäftigt sein.“

5. Lange Arbeitszeiten

Achten Sie auf Mitarbeiter, die nach Feierabend, an Wochenenden und Feiertagen arbeiten und keinen Urlaub nehmen.

Entlarvende Aussagen

Achten Sie auf Kommentare wie: „Ich lebe praktisch hier“ oder „Ich wünschte, ich könnte Urlaub nehmen, aber ich müsste 40 Stunden zusätzlich arbeiten, nur um einen zu nehmen“ oder „Ich kann mich nicht an das letzte Buch erinnern, das ich zum Spaß gelesen habe.“ Mitarbeiter sagen diese Dinge vielleicht halb im Scherz, aber in Wirklichkeit sind sie ein Notsignal.

Burnout auf den Grund gehen

Wenn Sie diese Anzeichen erkennen, ist es Zeit zu handeln, bevor ein Burnout einsetzt. Sprechen Sie mit jedem Mitarbeiter unter vier Augen, um das Ausmaß des Problems herauszufinden.

Sammeln Sie weitere Informationen über das Arbeitspensum des Mitarbeiters oder ziehen Sie in Erwägung, eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) zu beauftragen, die die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen genauer untersucht.

Eine Arbeitsplatzanalyse kann ebenfalls nützliche Erkenntnisse liefern.

Wie lautet die Aufgabenbeschreibung des Mitarbeiters? Ist sie sinnvoll? Oder ist sie für fünf Aufgaben in einem zuständig? Führen Sie anschließend eine Zeitstudie durch. Verbringt die betreffende Mitarbeiterin 10 Stunden pro Woche mit Verwaltungsarbeit, obwohl sie sich eigentlich auf den Verkauf Ihres Produkts oder andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren sollte?

Wenn Sie diese Anzeichen bei mehr als einem Mitarbeiter feststellen, sollten Sie die Unternehmenskultur genauer unter die Lupe nehmen.

Ist es die Norm, lange Arbeitszeiten zu haben? Ist es für die Mitarbeiter in Ordnung und sogar eine Frage des Stolzes, wenn sie sagen, dass sie überlastet sind?

Wenn das der Fall ist, werden überlastete Mitarbeiter Ihnen wahrscheinlich nicht sagen, wenn sie gestresst sind und kurz vor dem Burnout stehen. Sie werden Ihr Unternehmen einfach verlassen und sich woanders einen Job suchen.

Gehen Sie proaktiv vor, um überlastete Mitarbeiter zu verhindern

Im Idealfall sollten Sie die Überlastung Ihrer Mitarbeiter von vornherein verhindern. Das ist zwar nicht immer möglich, aber Führungskräfte wissen oft schon im Voraus, wann sie einen Mitarbeiter mehr arbeiten lassen müssen – zum Beispiel, wenn das Unternehmen einen neuen Kunden gewinnt oder ein unentbehrlicher Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Seien Sie ehrlich und transparent, wenn es notwendig ist, dass Mitarbeiter zusätzliche Zeit investieren, und stellen Sie dann einen Plan auf, wie sie damit umgehen können. Wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt, können Sie vielleicht die Arbeitslast umverteilen oder eine Aushilfs- oder Teilzeitkraft einstellen.

Sagen Sie Ihren Mitarbeitern Schritt für Schritt, was Sie vorhaben, um ihnen zu helfen, bis ein Ersatz eingestellt ist, und wie der Zeitplan für die Änderungen aussieht.

Nutzen Sie diese bewährten Praktiken, um Ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern

Die Arbeitslast Ihrer Mitarbeiter zu bewältigen und dafür zu sorgen, dass sie nicht überfordert werden, ist ein fortlaufender Prozess. Hier sind einige Praktiken, die Sie ausprobieren sollten:

• Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern regelmäßig in persönlichen Gesprächen an, wie sie mit ihrer Arbeitsbelastung zurechtkommen, und bieten Sie ihnen Hilfe und Anleitung. Achten Sie darauf, dass keiner von Ihnen die Besprechungen verpasst.
• Führen Sie Unternehmensumfragen, Austrittsinterviews und sogar Aufenthaltsinterviews durch, um herauszufinden, ob die Kultur Ihres Unternehmens Überarbeitung normalisiert. Wie empfinden die Mitarbeiter, wie viel sie arbeiten? Welche Unterstützung brauchen sie?
• Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, zu Hause zu arbeiten oder ihre Arbeitszeiten flexibel zu gestalten. Nicht ins Büro pendeln zu müssen, kann einen großen Unterschied machen, wenn man sich überfordert fühlt.
• Streichen Sie Besprechungen, die ineffektiv sind und keine klaren Ziele haben.
• Betonen Sie Effizienz als wichtigen Teil Ihrer Unternehmenskultur, schulen Sie Ihre Mitarbeiter darin, was Effizienz in Ihrem Unternehmen bedeutet, und helfen Sie ihnen, Ineffizienzen zu beseitigen.
• Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Nein zu sagen – sei es zu einem zusätzlichen Projekt oder einem Kundenbesuch, der genauso gut mit einem Telefonanruf erledigt werden könnte.
• Bieten Sie Mitarbeitern, die Überstunden machen, ein Mittagessen oder einen Imbiss an. (Achten Sie bei Mitarbeitern, die Anspruch auf Überstundenvergütung haben, darauf, dass alle geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der Mittagspausen, erfasst und bezahlt werden. Befolgen Sie alle Vorschriften des Fair Labor Standards Act.)
• Verschicken Sie regelmäßig Gehaltserhebungen, um zu sehen, wie Ihr Unternehmen abschneidet. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter unterbezahlen, führt dies schneller zu Burnout, und wenn sie überlastet sind, verlassen sie Ihr Unternehmen eher.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ihre PTO nutzen und sich nach arbeitsintensiven Zeiten (z. B. Steuersaison für Wirtschaftsprüfungsunternehmen) freinehmen.

Mit diesen Strategien sind Sie gut gerüstet, um Ihren Mitarbeitern bei der Bewältigung ihrer Arbeitsbelastung zu helfen. Das Ergebnis ist, dass sie zufriedenere und gesündere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sind.

Um zu erfahren, wie ein PEO Ihrem Unternehmen helfen kann, solide Strategien zu entwickeln, um effizienter zu arbeiten und Burnout bei Mitarbeitern zu verhindern, laden Sie unser kostenloses E-Book herunter: HR Outsourcing: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden für professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs).