Många stora företagsmöten och konferenser inleder programmet med en öppningssession, som ibland kallas plenarsession eller allmän öppningssession. Dessa sessioner förknippas oftast med större konferenser, kongresser eller kongresser, men de kan också användas vid mindre företagsevenemang.
Öppningssessioner planeras alltid för en bestämd tidsperiod i början av programmet. De pågår vanligtvis i en till två timmar. De presentationer som planeras under dessa tider kan ge evenemangsarrangörer och värdar ett unikt tillfälle att vända sig till sina deltagare.
Vad utgör en öppningssession?
Öppnande allmänna sessioner kännetecknas av en schemalagd presentation eller serie av presentationer av en rad olika talare. De är inriktade på att vända sig till den allmänna publiken.
Vissa evenemangsprogram erbjuder så småningom samtidiga breakout-sessioner där deltagarna delas in i mindre grupper för presentationer och workshops. Andra delar upp publiken nästan omedelbart för sessioner som är avsedda för vissa roller, färdigheter eller intressen. Plenarsessionen är dock ett tillfälle att tala till alla deltagare tillsammans.
Organisatörens ledare kan välja att ta upp allmänna punkter på dagordningen och beskriva målen för det övergripande programmet. Öppningsmötena brukar också innehålla en huvudtalare och andra presentatörer som hjälper till att sätta tonen för kongressen.
Dessa presentationer kan hållas i en mängd olika format, men själva mötena är per definition öppna för alla deltagare.
Varför börja med ett plenarsammanträde?
De mest effektiva inledande allmänna sessionerna är de som organiseras för att gynna publiken och deltagarna i evenemanget, inte arrangörerna. Evenemangsarrangörerna kan ta tillfället i akt att ta upp företags- eller föreningsverksamhet, evenemangslogistik och punkter på dagordningen, men en bra plenarsession bör också underhålla och motivera publiken.
Effektiva program kräver publikens engagemang och intresse. Evenemangsarrangörer måste kämpa för att få tillbaka det intresset om de förlorar det från början. De inledande allmänna sessionerna bör inleda programmet på ett bra sätt.
Mål och syften
Goda inledande sessioner brukar ta upp någon kombination av följande mål:
- Motivera, utbilda och/eller underhålla och engagera publiken.
- Sätt tonen för programmet.
- Skapa en minnesvärd upplevelse.
- Delge viktig information.
De bästa allmänna öppningssessionerna uppfyller alla dessa mål. Plenarsessionen för en årlig konferens kan innehålla ett välkomstbudskap från organisationens ordförande, följt av ett tal från den konferencier som kommer att fungera som moderator under hela evenemanget.
Plenarsessionen kan avslutas på ett starkt sätt med en gästtalare som håller en presentation om att motivera deltagarna att uppnå vissa mål.
När det görs rätt
En bra inledande allmän session sätter stämningen för hela evenemanget. Du kommer att bibehålla intresset om du kan hålla plenarsammanträdet på topp. Du vill motivera deltagarna. Ge dem information som de inte kände till tidigare som en försmak av vad som komma skall. Skapa en kontakt med dem.
Och ja, det är bra att lägga in lite underhållning, men du vill inte att underhållningen ska vara hela showen.